Strumenti di project management: a cosa servono?

Da Roberta Salzano
Aggiornato il 15 aprile 2020, pubblicato il maggio 2019
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Strumenti di project management: A cosa servono e quali benefici possono portare alla vostra azienda? Tutte le organizzazioni hanno progetti da gestire e spesso il lavoro in questi progetti è basato sulla collaborazione. Per garantire una gestione ottimale e il successo dei vostri progetti, adottate un software di gestione dei progetti online.

Lo studio del project managment institute “ Capturing the Value of Project Management through knowledge transfer” ha dimostrato che sempre più imprese si stanno strutturando per progetti. È quindi essenziale che le organizzazioni siano dotate di un software di Project Management ad alte prestazioni per garantire la qualità dei progetti e dei loro risultati. In questo articolo, trovate un confronto tra gli strumenti di gestione del progetto per organizzare al meglio i vostri compiti e migliorare le vostre prestazioni.

Cos’è uno strumento di project management?

Definizione

Uno strumento di project management è un software che vi assiste nel follow-up dei vostri progetti, sia dal punto di vista strategico che operativo. Dalle fasi di pianificazione con i diagrammi di Gantt ai flussi di lavoro, dal coordinamento del team alla comunicazione, questo tipo di strumento è essenziale per una gestione di successo del progetto. Una più efficiente gestione delle risorse porta a migliori performance sul budgeting e più chiarezza grazie alla tracciabilità delle spese.

Il lavoro collaborativo porta avanti i vostri progetti

Il mercato dei software per la gestione di progetti è ricco. Per offrirvi un'esperienza unica, alcuni strumenti evidenziano il lavoro collaborativo come fonte di produttività e prestazioni. Tutti gli stakeholder del progetto possono accedere allo strumento online: la comunicazione, la condivisione di informazioni e documenti sono semplificate. Il lavoro di squadra si sposta online evitando le tipiche difficoltà nell’incontrarsi di persona.

La mobilità porta avanti i vostri progetti

Alcuni strumenti si distinguono per la mobilità che offrono agli utenti. Non solo la formula SaaS consente l'accesso allo strumento da qualsiasi browser web o mobile, ma alcuni editori offrono anche un'applicazione di gestione del progetto, come ad esempio Taskworld per essere aggiornati sulle novità in tempo reale. Siete in viaggio  e avete bisogno di informazioni urgenti? Potete trovarle immediatamente sul vostro telefono e gestire i vostri progetti ovunque vi troviate.

Buone pratiche: come gestire i vostri progetti?

Per lavorare in modalità progetto in modo efficiente, sono necessarie alcune buone pratiche se si desidera migliorare le proprie prestazioni:

  • Lavorare su un progetto agile: classificando i compiti in base a "fare", "in corso" e "completato", si semplifica la gestione del progetto. Un Kanban è adatto per l'80% dei progetti realizzati in azienda (IT, marketing, comunicazione, ecc.). Una gestione del progetto agile consente quasi di automatizzare il controllo dello stato di avanzamento del progetto e ottenere un miglior monitoraggio.
  • Comunicare efficacemente per lavorare meglio insieme: alcune soluzioni includono la messaggistica collaborativa, la chat o sono collegate alla tua casella di posta elettronica, ad esempio. L'obiettivo? Limitare il numero di strumenti utilizzati e centralizzare tutto nello stesso ambiente per risparmiare tempo.
  • Centralizzare le informazioni: raccogliere tutti i dati e i documenti relativi ai vostri progetti nello stesso strumento centralizzato in modo da non dimenticare mai più nulla e trovare rapidamente ciò di cui avete bisogno.
  • Analizzare gli indicatori del vostro progetto per monitorare i progressi attraverso i vari cruscotti: potete vedere visivamente come stanno procedendo le attività, quali risorse vengono mobilitate o meno su un progetto, se il budget viene rispettato o meno, ecc.

Strumenti gratuiti per la gestione dei progetti

N° 1: Ganttic

Dal nome " Ganttic" si può già cogliere il richiamo al diagramma di Gantt, uno dei cardini del project management, questo software permette di essere utilizzato gratuitamente fino a 10 utenti. Dall’interfaccia estremamente intuitiva, ha tra le funzioni principali:

  • La pianificazione di risorse e progetti personalizzando i diritti di ciascun utente
  • Controllo del carico di lavoro di utenti e risorse in modo da potere agire per ottimizzare
  • Personalizzazione di dettagli
  • Creazione report

Per gestire al meglio le tempistiche questo prodotto è anche sincronizzato con google calendar. Per poter testare le 99 funzionalità non resta che provare la demo per 14 giorni.

N°2: Timeneye

Timeneye è gratuito nella versione utente singolo e a pagamente per le altre (pur garantendo un periodo di prova gratuito). Anche questo strumento è accessibile direttamente da browser garantendo piena mobilità. È molto comodo per la gestione di team e/o clienti. Tra le sue caratteristiche di punta:

  • Monitoraggio del tempo
  • Monitoraggio singoli membri del team
  • Gestione progressi e budget
  • Aumento produttività

Altra capacità rimarchevole è la generazione di report consuntivi per facilitare l’analisi di risultati e del progetto in sè.

I limiti dei software gratuiti

Versione di prova gratuita..... e poi?

La maggior parte degli editori offre una versione di prova gratuita del loro software per 15 o 30 giorni. Quindi stai attento e non confondere la prova gratuita con la licenza libera. Le versioni di prova sono molto utili per sapere se una soluzione soddisfa le vostre esigenze, ma se siete alla ricerca di uno strumento gratuito al 100%, sarete sorpresi dopo 30 giorni..... e delusi di non poter più utilizzare lo strumento che fa per voi!

Funzionalità limitate

Le soluzioni gratuite offrono meno caratteristiche rispetto ai loro concorrenti a pagamento. Ogni funzionalità richiede ricerca e sviluppo, che rappresenta un costo. È quindi comune che alcune funzioni più avanzate siano fatturate come opzione agli utenti.

Campo d'impiego troppo limitato

Il software gratuito è disponibile all'interno di un perimetro ben definito, un numero specifico di utenti oltre il quale la soluzione diventa a pagamento, ad esempio. Questo può benissimo andare bene per  imprenditori individuali, startup e microimprese, ad esempio, ma per strutture più grandi, generalmente con più di dieci utenti, dovrete guardare a soluzioni professionali (e quindi a pagamento).

Confronto degli strumenti di gestione a pagamento

SoftwarePunto di forza
Microsoft projectAdatto a tutti
WrikeCompleto
Zoho projectAltamente flessibile e integrabile

N°1: Microsoft project

Parlare dell’affidabilità di Microsoft project è praticamente superfluo, chiunque abbia mai utilizzato uno strumento di casa Microsoft ne è pienamente consapevole. Detto ciò, questo software è altamente adattabile a qualsiasi azienda.

Viene proposto sia in modalità cloud che locale ed è adattabile in base al numero di utenti. Come può essere facilmente intuito è facile da integrare con gli altri strumenti dell’azienda. Tra le funzionalità principali troviamo:

  • Gestione dei progetti
  • Gestione dei portfolio
  • Gestione risorse

Il tutto attraverso kanban e sofisticati strumenti di analisi e rappresentazione grafica.

N°2: Wrike

Wrike è un software di collaborazione noto e apprezzato a livello globale, deve il suo successo al connubio tra estrema adattabilità al team di progetto e completezza. Essendo un software basato sul cloud consente di partecipare a qualsiasi fase del progetto dalla propria postazione. La sua flessibilità è rimarcabile nella sua capacità di integrarsi con Google, Dropbox ed ecc e di leggere tutti i principali formati. Le principali funzionalità sono:

  • Diagramma di Gantt
  • Pianificazione delle risorse
  • Modelli
  • Tracking dello stato del progetto
  • App mobile
  • Collaborazione online

Questo software è disponibile in diverse versioni, in base al numero di utenti, con quella base che è addirittura gratis. Viene comunque garantita la possibilità di effettuare un periodo di prova gratuito.

N°3: Zoho project

Altro nome la cui fama lo precede: Zoho. Si tratta di una soluzione in cloud che consente ai team di portare a termine un progetto nel minor tempo possibile e ottimizzando il consumo di risorse. Tutti i membri del team lavorano seguendo una linea del tempo e i compiti da svolgere in modo che il follow up reciproco per le scadenze sia sempre possibile.

Tra le funzionalità principali di questo software di progetto:

  • Piattaforme collaborative
  • Diagrammi di gantt
  • Notifiche al responsabile di progetto
  • Pianificazione del progetto
  • Gestione del portafoglio
  • Gestione di progetti online

Per quanto riguarda le tariffe: sono crescenti in base al numero di progetti e allo spazio di archiviazione. Anche in questo caso è offerta la possibilità di una prova gratuita.

Guidate i vostri progetti ad alta velocità

La gestione del progetto richiede gli strumenti migliori per migliorare le prestazioni e ottimizzare i processi. Il software gratuito è un buon punto di partenza, soprattutto per gli auto-imprenditori o le piccole imprese, ma i loro limiti vengono rapidamente raggiunti, soprattutto dal punto di vista funzionale. A seconda della vostra azienda e delle vostre esigenze, un software a pagamento può essere una migliore opzione di ROI.

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