Agile project management: definizione e consigli

agile project management

Cos'è il project management agile? Con i suoi principi di suddivisione in sottoprogetti autonomi e sviluppo iterativo, si differenzia dal metodo tradizionale che mira ad affrontare ogni fase di un progetto in modo sequenziale.

I metodi agili mirano a portare ad un finale che soddisfi al meglio le esigenze degli utenti e le aspettative dei clienti. Nell'ambito di Scrum, uno degli approcci agili più noti, il team di progetto si affida agli sprint (iterazioni) nel processo di creazione del prodotto.

In questo articolo, scopriremo cosa si intende per project management agile:quali sono i principi fondanti degli approcci agili e come funzionano, con un focus sullo Scrum, così come i mezzi per la loro attuazione nella vostra organizzazione. Togliete le barriere e passate all'Agile

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Elementi di definizione: project management, PPM e metodologia

Che cos'è il project management?

Il project management è un approccio metodico che consiste nel coordinare le risorse (umane, materiali e finanziarie) per svolgere compiti che permettono di raggiungere un obiettivo precedentemente definito, in un periodo di tempo limitato.

Il management inizia non appena si pianificano:

  • i compiti e le relative scadenze, 
  • risorse del progetto per raggiungerle, 
  • chi saranno i manager per gestireil loro follow-up, 
  • il budget del progetto.  

Un follow-up delle fasi è necessario per garantire che il progetto sia in linea con le scadenze, rispettando il bilancio e assicurando che il prodotto finale soddisfi le specifiche.

Il project manager è la persona che organizza e supervisiona il corretto svolgimento del progetto nel suo complesso, tenendo conto di tutti i suoi aspetti.

Cos'è la gestione del portafoglio progetti?

Un portafoglio di progetti comprende diversi progetti che coinvolgono risorse umane, di bilancio e materiali comuni. Il Project Portfolio Management (PPM) consiste nel supervisionare tutti i progetti e gestirli nel loro insieme, identificandoli e assegnandoli a ciascuna delle priorità secondo una determinata strategia.

Grazie ad una dashboard globale, i project manager e i team di gestione hanno visibilità su tutti i progetti e sono in grado di ottimizzare l'allocazione delle risorse.

Inoltre, le regole e i processi di gestione applicabili a tutti rendono la gestione più efficace, migliorando il monitoraggio individuale e facilitando il processo decisionale e la gestione. Infine, il rischio complessivo è meglio controllato e la redditività di ogni progetto è misurata.

Qual è lo scopo di una metodologia di progetto?

Una metodologia di progetto è l'uso di un insieme di approcci e attività specifiche per condurre un progetto.

Viene utilizzato per strutturare l'organizzazione passo dopo passo, al fine di ottimizzare l'intero processo.

In questo modo viene definito il quadro di riferimento e vengono rassicurati il responsabile di progetto e le varie parti interessate.

Presentazione della metodologia agile

L'approccio agile: flessibilità e visibilità nella gestione dei progetti

Più che un metodo, la modalità agile è un approccio, o addirittura una cultura nel modo in cui un progetto viene affrontato. Si differenzia dalle più tradizionali metodologie di project management, che seguono un quadro lineare e predittivo, incentrato su flessibilità, comunicazione e segmentazione.

I classici approcci a cascata, detti anche Waterfall o "V cycle", hanno un formato fisso con fasi più compartimentate. Adottando il metodo agile, optiamo per un metodo empirico con :

  • obiettivi a breve termine: nessuna pianificazione nel minimo dettaglio dello stato di avanzamento del progetto;
  • previsioni sullo stato di avanzamento del progetto, sulla base dell'esperienza: lasciare il posto a riaggiustamenti permanenti;
  • sforzi di personalizzazione: l'obiettivo è quello di soddisfare in primo luogo le esigenze degli utenti e non le specifiche specificate in fase di progettazione;
  • i risultati live del progetto eliminando il famoso "effetto tunnel", cioè la mancanza di visibilità durante l'avanzamento del progetto fino al suo completamento, che può portare ad un divario tra il risultato atteso dal cliente e il prodotto finale consegnato.

I suoi principi fondamentali: il Manifesto Agile

L'approccio agile si basa su valori e principi comuni, stabiliti e formalizzati nel Manifesto Agile da esperti, al fine di migliorare lo sviluppo del software. I quattro valori sono citati nella seguente tabella:

Noi preferiamo piuttosto che
Gli individui e le interazioni

i processi e gli strumenti

Un software funzionante la documentazione esaustiva
La collaborazione col cliente la negoziazione dei contratti
Rispondere al cambiamento seguire un piano

Da questi valori fondamentali derivano i seguenti 12 principi:

  • Raggiungere la soddisfazione del cliente attraverso la consegna regolare e tempestiva delle funzionalità previste.
  • In qualsiasi momento durante il progetto, rimanete aperti a modificare le richieste e consideratele come opportunità per aggiungere valore al progetto.
  • Pianificare consegne frequenti basate su cicli brevi di poche settimane o mesi, con risultati operativi per testare la funzionalità.
  • Favorire una stretta collaborazione tra gli utenti e il team di sviluppo per tutta la durata del progetto.
  • Consentire alle parti interessate una maggiore autonomia, offrendo loro un ambiente di lavoro motivante e fiducia nel raggiungimento degli obiettivi prefissati.
  • Favorire una modalità di comunicazione faccia a faccia piuttosto che canali di comunicazione tecnologica: le interazioni sono più ricche ed efficaci.
  • Avere un software operativo, una condizione molto importante per progredire.
  • Seguire un ritmo sostenibile e costante, in linea con le capacità di tutte le parti interessate.
  • Concentrarsi sulla qualità tecnica e il buon design per migliorare l'agilità.
  • Mantenere le cose semplici arrivando all'essenziale e riducendo al minimo il lavoro non necessario.
  • Assicuratevi che la squadra si organizzi per ottenere prestazioni migliori.
  • Rivedere regolarmente i metodi di lavoro del team e considerare come migliorare l'efficienza adattando i processi e gli strumenti utilizzati.

Come funziona un metodo agile?

In termini concreti, sulla base dei principi sopra menzionati, manterremo diverse idee importanti:

👉 La pianificazione a monte dell'intero progetto è controproducente. I pericoli sono probabili e possono portare ad un nuovo inizio di pianificazione che è diventato obsoleto per il nuovo ambiente. Si tratta quindi di fissare obiettivi a breve termine e di suddividere il progetto in diversi sottoprogetti. Dopo il raggiungimento di ogni obiettivo, si realizza il successivo, e così via fino al raggiungimento dell'obiettivo finale.

👉 I cambiamenti sono accettati e accolti come opportunità per creare valore aggiunto. In questo modo, l'imprevisto ha il suo posto e incoraggia il team a reagire in modo flessibile agli eventi imprevisti e ad adeguare i propri processi di lavoro. I cambiamenti nella richiesta iniziale conferiscono al cliente anche un vantaggio competitivo.

👉 Un rapporto di fiducia tra il cliente e il team di progetto: dialogo e comunicazione sono privilegiati, che favorisce la reattività alle esigenze del cliente. Dopo le sue revisioni, ogni fase viene convalidata. Si tiene conto dell'evoluzione delle sue esigenze e si procede immediatamente ad aggiustamenti per un prodotto finale che soddisfi il più possibile le sue aspettative.

💡 In conclusione, l'agilità si basa su un'evoluzione flessibile: nulla è incastonato nella pietra al momento del lancio, e il team di progetto deve essere pronto a confrontarsi con le critiche e a mettersi in discussione per cercare costantemente di migliorare i propri metodi di lavoro.

I vantaggi e gli svantaggi

Vantaggi

  • Una grande flessibilità: gli eventi imprevisti sono accolti e presi in considerazione e si arriva ad una maggiore reattività;
  • Frequenza e regolarità degli scambi: si instaura un solido rapporto di fiducia e collaborazione tra il team di progetto e il cliente, che è uno degli stakeholder del progetto stesso. Inoltre, attraverso continui feedback e test, viene migliorata l'affidabilità e la qualità del prodotto finale;
  • Controllo qualità costante: il cliente può valutare i risultati dopo ogni fase, in base alle proprie esigenze. E in cambio, le richieste dei clienti sono integrate dal team in tempo reale. C'è una reale visibilità sullo stato di avanzamento del progetto;
  • Migliore e più progressivo controllo dei costi: dopo ogni fase, il team rivede il budget consumato e quello rimanente. Ciò richiede che le decisioni siano prese in base al bilancio: continuare, sospendere o addirittura annullare il progetto.

Svantaggi

  • Poca documentazione o materiale scritto, poiché il dialogo è al centro del metodo. Ciò solleva il problema dell'assenza di una registrazione scritta, che può costituire un ostacolo agli appalti, ad esempio;
  • Non tutti i clienti sono disponibili o interessati ad investire così tanto nella realizzazione di un progetto;
  • Il metodo non è universale e difficile da applicare in strutture con un alto livello di funzionamento gerarchico. Infatti, il suo funzionamento si basa sulla collaborazione e quindi su una modalità più orizzontale che verticale;
  • Mentre il controllo dei costi è consentito, la visione a lungo termine del bilancio complessivo del progetto è limitata. Il cliente è disposto a dare maggiore flessibilità al suo budget e possibilmente erogare importi non pianificati?

Metodo agile: quale scegliere?

I diversi metodi agili

Esiste un'ampia varietà di metodi cosiddetti "agili", ognuno con le proprie specificità:

  • Scrum,
  • Extreme Programming ou XP,
  • Lean,
  • Crystal Clear,
  • Adaptative Project Framework (APF),
  • Adaptative Software Development (ASD), 
  • Agile UX,
  • Feature-Driven Development (FDD),
  • Dynamic System Development Method (DSDM), etc.

Abbiamo scelto di evidenziare in particolare il metodo Scrum, uno degli approcci agili più popolari.

Focus sul metodo Scrum

Inizialmente concepito specificamente per i team di sviluppo e i loro progetti tecnici, il metodo Scrum è ora applicabile a qualsiasi tipo di attività o progetto, incluso il marketing.

Il cambiamento è al centro del suo sviluppo: se si nota una deviazione dagli obiettivi fissati durante le fasi di attuazione del progetto, l'approccio e i processi sono adattati alle nuove esigenze.

Anche la segmentazione è un pilastro di questo metodo: il team si concentra su una parte limitata e controllabile delle funzionalità da integrare ed è quindi meglio in grado di riadattarle man mano che vanno avanti.

schema riassuntivo modello scrum

© Medium

Gli stakeholder del progetto sono:

  • il "Product Owner" (il proprietario del prodotto)
  • lo Scrum Master
  • il team
Stakeholder Ruolo
Product Owner
  • rappresenta gli interessi del cliente
  • interviene sulla parte funzionale
  • definisce le funzionalità del prodotto finale
  • ridefinisce le priorità dei compiti e le specificità dei prodotti rispetto agli sprint (iterazioni)
Scrum Master
  • come parte integrante del team, è il coordinatore del progetto
  • garante dell'applicazione del quadro metodologico di Scrum da parte del gruppo di lavoro
  • promuove l'interazione, l'auto-aiuto e la comunicazione
  • come un allenatore, aiuta la squadra ad andare avanti, cercando costantemente di migliorare
Team
  • i membri del team  lavorano al progetto
  • competenze specifiche (spesso sviluppatori)

Strumenti a supporto del metodo Scrum

Per supportare il metodo Scrum, non c'è niente come uno strumento progettato per il monitoraggio collaborativo dello sprint. Ve ne presentiamo alcuni.

Il software di gestione del progetto e di PPM Projectmanager.com favorisce un approccio agile integrando una scheda Kanban:

screenshot projectmanager.com

Allo stesso modo, il software Zoho Projects è molto adatto a supportare il metodo Scrum, perché integra nativamente strumenti come Kanban o gli elementi del backlog.

zoho projects kanban

Compatibile con tutti i metodi di gestione dei progetti, il software Oracle Primavera sarà anche un alleato nella pianificazione e gestione dei vostri progetti secondo metodologie agili.

Oracle Primavera screenshot

Le 5 chiavi del successo del metodo agile

N° 1: ridurre l'effetto tunnel

Il modo migliore per capire le esigenze degli utenti è quello di permettere loro di testare il prodotto mentre vanno avanti in situazioni di vita reale.

Un prodotto di successo è quello che meglio soddisfa le esigenze degli utenti.

L'effetto tunnel si verifica generalmente quando il proprietario del progetto e il team di progetto si consultano solo all'inizio del progetto e alla fine, senza interagire durante la fase di realizzazione del progetto (da qui il termine tunnel), quando è la più importante. Pertanto, la mancanza di visibilità può causare insoddisfazione e frustrazione da parte degli utenti.

Per evitare questo, il tempo che intercorre tra la formulazione di un requisito e la realizzazione della funzione corrispondente dovrebbe essere ridotto. Il prodotto viene arricchito man mano che viene sviluppato e la sua conformità viene controllata regolarmente.

N° 2: Rimanete aperti al cambiamento.

In ogni progetto, anche se di minore entità, i rischi sono inevitabili. Ancor più di questo tipo di imponderabili, i team di progetto si trovano a volte di fronte a cambiamenti di direzione e linee guida rispetto al lancio.

Tali cambiamenti dovrebbero essere visti come opportunità piuttosto che come ostacoli. Infatti, nuove idee possono emergere e portare al prodotto funzionalità non pianificate e creare valore.

L'apertura al cambiamento è essenziale per creare le condizioni ottimali per l'innovazione.

N°3: Comunicare efficacemente

Comunicazione diretta piuttosto che attraverso strumenti di comunicazione: e-mail, notifiche, specifiche scritte in un documento sono tutti vettori di comunicazione che possono portare a malintesi.

Infine, la comunicazione faccia a faccia rimane la chiave: tutti gli attori coinvolti, senza intermediari tra il product manager, che rappresenta gli utenti, e il team di sviluppo per la parte funzionale. L'interazione è fondamentale ogni giorno per raggiungere un chiaro obiettivo orientato al "prodotto".

Tuttavia, quando il dialogo non è sempre possibile, gli strumenti di project management che incoraggiano il lavoro collaborativo, consentono di centralizzare i dati per facilitare il monitoraggio e rendere più efficace la comunicazione.

N° 4: Concentrarsi sull'essenziale

Le specifiche di un progetto sono spesso molto estese e contengono più funzionalità del necessario, la maggior parte delle quali può anche non essere utilizzata. L'obiettivo è quello di adottare un approccio minimalista dando priorità alle funzionalità a più alto valore aggiunto.

In questo modo, una prima versione del prodotto con le sue funzioni essenziali potrà essere rapidamente sviluppata e testata dagli utenti. A seconda dei risultati dei test, possono essere aggiunte, modificate, migliorate, ecc.

N° 5: Obiettivo di miglioramento continuo

L'idea non è quella di sviluppare un piano perfettamente dettagliato del progetto prima ancora che venga lanciato, ma di testare pratiche e tecniche efficienti per un singolo progetto. Attraverso le iterazioni, il team sfida regolarmente il modo in cui lavora e utilizza un approccio empirico per ottimizzare la sua efficacia.

È quindi possibile mantenere i metodi "vincenti" o respingere quelli meno efficienti, sempre nell'ottica di migliorare il processo di attuazione nel suo complesso. In questo modo, man mano che l'esperienza viene messa in pratica, il progetto può essere avviato prima e il tempo speso meno tempo a pianificarlo.

Conclusione

Più che una metodologia, l'Agile è un vero stato d'animo che richiede un approccio completamente nuovo alla gestione dei progetti, lontano dai metodi tradizionali a cascata. La sfida principale, al centro dell'agile, è quella di fornire valore nel più breve tempo possibile per soddisfare il cliente in un ambiente che tende a diventare più complesso (concorrenza, incertezza sugli sviluppi del mercato, ecc.).

Infine, grazie ai suoi tre pilastri di proattività, azione e reattività, Agile permette di creare e fornire un prodotto di qualità ad alto valore aggiunto, adattandosi ai cambiamenti del proprio ambiente.

A tal fine, principi e valori devono guidare tutta la gestione agile dei progetti, e il software che facilita il lavoro collaborativo, come abbiamo detto, può essere una risorsa importante.

Avete adottato la cultura agile della vostra organizzazione e, in caso affermativo, quali sono le vostre esperienze? In caso contrario, quali sono i vostri freni?

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