Top 6 dei sistemi di gestione progetti per tutte le tasche!

I software di project management stanno diventando sempre più innovativi e con funzionalità più avanzate. In effetti, essi occupano un posto di rilievo tra gli strumenti di gestione. Che voi siate responsabili del progetto, sviluppatori, marketer o creativi, questi software vi permetteranno di essere molto più produttivi e meno stressati. Siete limitati nel tempo e nel budget? Niente panico, ci sono dozzine di software di gestione progetti gratuiti o comunque pensati per tutti i budget, ecco una selezione dei più interessanti. Potete trovare tanti altri software di project management su Appvizer.

Contrariamente alla credenza, a pagamento non vuol dire di migliore qualità.

Una volta fatta questa premessa possiamo dire che dipende dalle vostre esigenze. Un software gratuito, infatti, spesso offre delle soluzioni interessanti ma limitate in termini di utenti o di progetti. Al contrario, con un software a pagamento è spesso possibile decidere quali sono i "propri limiti" optando per una soluzione su misura in base alle proprie necessità. Un altro fattore da prendere in conto è l'assistenza che ci aspettiamo di trovare. Infatti, i migliori servizi di assistenza sono quelli di tipo premium dove si possono avere diversi canali di comunicazione con l'azienda e tempi di risposta brevissimi.

Insomma, non esiste una risposta "one fits all". Una pratica comune da non sottovalutare è optare per un software che offre una versione gratuita. Infatti, permetterà di lavorare per progetto quando le dimensioni (e il budget) dell'azienda sono ancora limitati. Al tempo stesso sarà possibile passare a una versione Premium in un secondo momento. Tutto ciò permette di avere al tempo stesso un software con cui si è familiari e a proprio agio e una soluzione che cresce con le dimensioni e le necessità dell'azienda.

Scegliere un software vi permette di coordinare i membri del team e strutturare un piano di progetto in maniera ordinata limitando i rischi di ritardi o perdite finanziarie. Un lavoro più organizzato è senza dubbio più fluido e meno stressante.

Per la scelta del software ci sono criteri che dovrete prendere in conto soprattutto se volete allo stesso tempo mantenere un budget relativamente basso e avere le funzionalità a te necessarie per un'organizzazione top del vostro progetto. Nei paragrafi sottostanti vi spieghiamo nel dettaglio quali sono le domande che dovreste porvi.

Le software house non sempre garantiscono che i vostri dati non siano mai persi, danneggiati o rivenduti. Se questa rappresenta una vostra paura non esitate a investire su un software più costoso e sicuro.

Un task manager è spesso sufficiente per team agili di marketing e di vendita. Le nozioni di tempo speso, budget, Gantt non sono rilevanti come l'assegnazione di compiti ai vostri collaboratori o a voi stessi.

D'altra parte, i task manager sono troppo limitati per progetti IT reali. Ad esempio è impossibile fatturare, creare milestones o integrare una metodologia di Project Management. In questo caso sono da preferire soluzioni più sviluppate ma questo comporta un costo più elevato.

Lavorare per progetto non significa necessariamente pianificare un progetto. In molti team, il compito principale è quello di centralizzare le informazioni per collaborare e portare avanti un progetto insieme. La pianificazione di progetto consiste nell'analizzare tutte le variabili e le fasi di un progetto per costruire una pianificazione successiva. Nel Project Management, la pianificazione consente di controllare la consegna di un progetto.

La questione dell'evoluzione del vostro bisogno dovrebbe essere sollevata immediatamente. Infatti, se il vostro software libero vi blocca nell'evoluzione della vostra organizzazione, dovrete migrare i vostri dati verso un software più adatto. La migrazione è quindi molto complessa, lunga e costosa, senza alcuna garanzia che sarete in grado di migrare tutti i vostri dati.

Le limitazioni dei software di project management gratuiti spesso riguardano la funzionalità, ma non solo. Zoho Project, per esempio, limita la versione gratuita a un progetto. Altri software come Asana limitano l'uso gratuito a un certo numero di utenti. Prendete lo scenario più impegnativo (ad esempio 5 progetti paralleli e 30 utenti al massimo) e vedete quale sarà il costo in quel momento.

In questa selezione proponiamo dei software con una versione gratuita ma per cui è possibile fare un upgrade premium in un secondo momento, in questo modo potrete adattare il vostro budget a ognuna di queste soluzioni.

Asana è un eccellente strumento di gestione dei compiti che può essere distribuito su diversi progetti. La versione gratuita è così completa che, per la maggior parte delle aziende, non è necessario passare alla versione a pagamento.

Soprattutto, Asana permette di distribuire i compiti da svolgere tra tutti i dipendenti, supporta la collaborazione online e il dialogo per lavorare in modo più efficiente. Tutti sanno cosa fare quando arrivano in ufficio o dopo una riunione: niente più liste di cose da fare all'angolo dell'ufficio o riunioni che non portano ad azioni concrete.

Asana, tuttavia, pone alcuni problemi di utilizzo come l'eliminazione troppo facile dei task (con impossibilità di recupero) o l'impossibilità di personalizzare i campi dei task. Asana è quindi eccellente per la gestione di piccoli progetti collaborativi ma non permette una gestione del portfolio di progetti efficace.

Basecamp è un software SaaS  caratterizzato da un’interfaccia estremamente intuitiva. Consente l’utilizzo agli utenti senza eccessivi sforzi in termini di apprendimento iniziale e si propone come un valido strumento di collaborazione.Notevole è l’applicazione mobile, ben realizzata, essenziale nella sua completezza. Questo software purtroppo non è gratuito ma consente 30 giorni di prova gratuita e poi offre un servizio all inclusive a 99€/mese rivelandosi decisamente economico al crescere del numero degli utenti.

Redmine è una soluzione Open Source. Il software di progetto è gratuito, riconosciuto a livello globale e offre tutte le caratteristiche necessarie per lavorare in modalità progetto indipendentemente dalla configurazione del vostro team.

Attenzione, comunque: Redmine richiede di essere ospitato sui vostri server e di essere mantenuto da un team competente (backup, sicurezza, SSL). Il suo utilizzo non è quindi gratuito a causa dei costi di esercizio.

Il software è particolarmente adatto agli sviluppatori, ma il suo utilizzo è adatto a tutti i tipi di progetti. Redmine è apprezzato per la sua semplicità, la personalizzazione dei formati dei biglietti, delle priorità e dei flussi di lavoro.

D'altra parte,  la sua interfaccia austera e rigida(ci sono comunque temi)non sono le caratteristiche più apprezzate dal pubblico: nessun drag-and-drop o relativa prioritizzazione dei compiti per il momento, e gli usi sono al centro di una gestione efficiente del progetto.

Trello ha capito che la gestione del progetto è tutta una questione di collaborazione e di visualizzazione dello stato di avanzamento delle attività in corso. Trello permette di creare progetti che assumono la forma di tabelle in più colonne (personalizzabili).

In ogni colonna sono riportati i compiti o le idee  sotto forma di schede. I collaboratori le spostano da sinistra a destra a ogni step.

Trello è completamente gratuito  nella versione base e ha un'applicazione mobile molto ben progettata. D'altra parte, questa versione gratuita pone un problema di riservatezza e sicurezza dei dati.

La software house stessa ha ammesso di garantire "più sicurezza" nella versione a pagamento. Infine, Trello è più simile a un task manager che a uno strumento di project management in quanto trascura le funzioni di costo, tempo, budget e amministrazione.

Wethod è una soluzione adatta a coloro che vogliono gestire ogni tipo di progetto in modo completo e intuitivo, qualunque sia la loro attività: agenzie creative, società di consulenza, studi di architettura e ingegneria, software house, istituti di formazione, musei e fondazioni. Grazie a Wethod, possono gestire progetti e flussi di lavoro in maniera organizzata e automatizzata. Si ottiene così una visione a 360°dell’azienda, visualizzando la performance di vendita, la produttività, lo stato di un progetto, la distribuzione del carico di lavoro tra i membri del team. È una piattaforma che supporta l'intera gestione grazie a un sistema interconnesso tra CRM, project management e conto economico e fornisce grafici e approfondimenti sulle diverse aree di business.

I suoi report, poi, permettono di effettuare un' analisi strategica, sorvegliare la produttività dei progetti, lo stato di salute e il loro avanzamento dei progetti, così come l’organizzazione del team e delle attività. Il software incoraggia la crescita professionale, grazie alla condivisione di feedback, di abilità e interessi e a un sistema di OKRs che promuovono la collaborazione e il raggiungimento di obiettivi professionali.

Zoho è un software che offre una serie completa di strumenti online a prezzi imbattibili. Zoho Project è un esempio perfetto: l'offerta gratuita permette a un numero illimitato di utenti di lavorare su un solo progetto con tutte le caratteristiche essenziali.

Questi includono la gestione dei compiti, la gestione dei documenti, le risorse umane, i bilanci, la gestione del tempo, ecc. Zoho non si ferma qui: ha integrazioni con Microsoft Project, G Suite e DropBox.

Excel non è gratuito, ma poiché quasi tutte le aziende hanno questo software, possiamo considerare che il suo costo è pari a zero. Excel ha il vantaggio di non aggiungere nuovi strumenti e di essere in grado di fare quasi tutto quello che volete.

D'altra parte, Microsoft Excel non è sufficientemente strutturato per gestire rigorosamente un progetto. Infatti, anche partendo da un modello di gestione di progetto Excel, i rischi di errore non sono inevitabili (calcolo di disponibilità, margini, costi, tempi).

Inoltre, la cancellazione di voci non ha alcuna salvaguardia e la tracciabilità delle azioni è inesistente. Microsoft Excel è quindi consigliato per piccoli progetti, a condizione che siano basati su un modello collaudato e nella fase di studio del progetto. Lo strumento permette a diverse persone di collaborare per rimuovere rapidamente la Big Picture dal progetto.

Un software gratis di gestione dei progetti permette di organizzarvi e collaborare meglio senza richiedere un budget. Tuttavia, gli editori limitano le funzionalità e i servizi associati o utilizzano i dati degli utenti a fini pubblicitari per generare entrate.

Ci sono due tipi di software : i task manager che rispondono a problemi di collaborazione e gli strumenti di project management che rispondono a problemi di pianificazione. Tra software a pagamento e software libero, una terza opzione emerge con il software Open Source, che tuttavia richiede competenze tecniche per installare e mantenere il software.