Come fare un progetto? Guida pratica per punti

Da Virginia Fabris
Il 11/02/21
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Vuoi realizzare un progetto, ma nella tua testa frullano milioni di domande senza risposta su come poterlo redigere correttamente? Nessun problema, siamo qui per aiutarti!

Esistono dei principi di base per il successo nella stesura di un progetto. In questo articolo, vedremo nel dettaglio il procedimento ideale per realizzare il tuo progetto personale e le possibili varianti apportabili per renderlo unico.

Cos’è un progetto?

Oggigiorno “progetto” è diventata una parola d’ordine nel panorama aziendale, tant’è che esistono svariate figure responsabili della sua pianificazione, realizzazione e della sua ottimizzazione. Ma, in definitiva, come si definisce questo concetto? Cos’è un progetto?

Si può definire un progetto come un insieme di azioni coordinate verso il perseguimento di uno scopo, che deve essere raggiunto in un determinato lasso di tempo.

In altre parole, il progetto è un processo autonomo finalizzato al raggiungimento di un obiettivo specifico. È delimitato da tappe di realizzazione ed ha un inizio ed una fine ben definiti.

Come fare un progetto?

Per redigere un buon progetto bisogna innanzitutto essere a conoscenza di come si struttura il suo ciclo vita.

In generale, un progetto si compone normalmente di 7 fasi:

  1. La pianificazione
  2. La stesura della bozza
  3. La stesura del progetto
  4. La revisione (e correzione)
  5. La presentazione
  6. L’azione
  7. La valutazione

Vediamo queste tappe nel dettaglio.

Prima tappa: la pianificazione di un progetto

La prima tappa del ciclo vita del progetto è fondamentale, in quanto costituisce il suo fondamento. Si tratta di una fase abbastanza lunga e si compone di molti passaggi. Vediamoli insieme.

Raccogliere le informazioni utili

Nella fase iniziale di un progetto è necessario per prima cosa raccogliere le informazioni che ne consentiranno la redazione. A questo punto, i membri del team di lavoro operano in maniera sinergica con i clienti e tutte le parti interessate per capire:

  • Qual è l’ambito di realizzazione del progetto?

La realizzazione progettuale è una pratica diffusa in moltissimi contesti diversi: dal settore scientifico, a quello industriale, dal mondo del marketing a quello della formazione scolastica. Sebbene i criteri di base per la stesura rimangono gli stessi, ogni ambito richiede dei parametri di realizzazione diversi. Come risultato si avranno tipi di progetti differenti.

In questo senso, è opportuno svolgere un’analisi del contesto di riferimento, della possibile concorrenza, in modo tale da essere in grado di sviluppare una strategia vincente.

  • A chi è rivolto il progetto?

Conoscere il proprio target di riferimento è fondamentale per poter creare un progetto funzionale. Infatti, un progetto anche eccellente dal punto di vista formale e di contenuto può fare cilecca se non risulta congeniale alla categoria a cui è rivolto.

È necessario informarsi attentamente sulle necessità, sui desideri, sulle inclinazioni dei soggetti interessati. In questo modo sarà possibile realizzare un progetto che risulti soddisfacente secondo i loro standard di valutazione.

  • Quali sono le tempistiche da rispettare?

È necessario definire un arco temporale all’interno del quale va progettato, abbozzato, realizzato e presentato il progetto.

  • Quali sono i costi previsti?

Ogni progetto è un investimento e implica una certa spesa: è bene stimarla in fase iniziale. Avere un punto di riferimento riguardo al budget è decisivo per la pianificazione ottimale delle fasi successive del progetto.

  • Quali ruoli vanno definiti all’interno dell’organizzazione progettuale?

Ogni membro del team di progetto deve sapere esattamente cosa deve fare. Deve essere reso consapevole del suo ruolo all’interno del progetto, il suo obiettivo e come deve procedere verso il suo raggiungimento.

  • Che modus operandi adottare?

Il gruppo di lavoro va istruito attraverso la definizione di linee guida da seguire che consentano un alto grado di produttività.

È importante fissare dei punti di monitoraggio e di valutazione durante il processo. I check-points sono fondamentali per capire se il progetto sta procedendo nella direzione giusta.

  • Quali sono gli obiettivi da raggiungere?

Definire gli obiettivi del progetto è un punto chiave nel processo di pianificazione. Infatti, il progetto si sviluppa in funzione di determinati obiettivi. In assenza di questi ultimi, una stesura progettuale risulterebbe priva di consistenza e, in definitiva, di senso.

Questa fase preliminare nella realizzazione di un progetto è solitamente compito del Project Manager.

Individuare il problema

Fondamentale per imbastire un buon progetto è definire la problematica che si intende affrontare. La corretta domanda da porsi è:

Per risolvere quale problema/per rispondere a quale esigenza sto sviluppando il mio progetto?

Una volta definito il fulcro attorno a cui sviluppare il progetto, bisognerà contestualizzarlo in modo corretto. Da porsi, in questo momento, sono le seguenti domande:

  • A che processo/situazione è riferibile il problema?
  • Quali sono le cause che l’hanno generato?
  • Quali sono state le soluzioni finora proposte per la sua risoluzione?
  • Dove hanno funzionato o fallito queste ultime e/o dove potrebbero essere migliorate?

Trovare una soluzione creativa

Qualunque progetto che si rispetti deve far corrispondere alla problematica che affronta una soluzione creativa funzionale ed efficace.

☝ Molte soluzioni possono sembrare, a primo acchito, geniali e sensazionali. Tuttavia, bisogna che esse siano innanzitutto fattibili. Infatti, molte idee molto valide a livello teorico sono poco traducibili nella pratica. Prestare attenzione, quindi, a sviluppare una soluzione che sia attuabile.

4. Missione e sostenibilità

È bene ricordare che il progetto è sempre sviluppato per uno specifico target. Esso deve, dunque, risultare appetibile per il potenziale cliente o committente o pubblico di riferimento. Lo scopo è la persuasione della sua efficacia.

Il progetto, dunque, deve contenere una missione che stia a cuore al target delineato e deve proporre una soluzione agile, invitante e convincente. Esso deve anche dar prova della sua validità e sostenibilità a livello di sfruttamento di risorse e impiego di budget.

Seconda tappa: la bozza di progetto

La stesura preliminare del progetto è un supporto che aiuta il team a farsi un’idea dell’efficacia o della possibile debolezza del proprio programma. Evidenti diventano i punti da migliorare, i parametri mancanti, le scelte da modificare. Tramite una bozza, infatti, sarà possibile avere uno sguardo d’insieme del progetto.

☝ La bozza dovrà comprendere tutti i punti esposti in precedenza: problematica, soluzione e come arrivarci.

Terza tappa: la proposta di progetto

Una volta realizzata la bozza del progetto, questa va esaminata ed, eventualmente, modificata o convalidata. Concluso questo procedimento, si potrà passare alla stesura effettiva del progetto.

È importante che un progetto sia pertinente anche a livello formale: trattandosi di un testo persuasivo, esso deve riportare uno schema ben preciso di realizzazione. Deve presentare, infatti:

  • Un’introduzione. Chiara e decisa, deve offrire informazioni di base, come: qual è il problema e perché è importante doverlo risolvere?
  • Un corpus in cui viene delineato come si intende affrontare la problematica e quali soluzioni vengono proposte. In questa parte è necessario offrire riferimenti precisi sul budget necessario, sulla strumentazione utilizzata e sulle tempistiche di svolgimento.
  • Una conclusione. Di carattere simile all’introduzione, deve essere breve ma pregnante. È il momento di ripercorrere in maniera riassuntiva i capisaldi del progetto e di presentare eventuali conseguenze. Importante, in questo momento conclusivo, è evidenziare i vantaggi che apporterà la realizzazione del progetto.
  • Eventuali appendici (schede tecniche, copie di articoli, ecc.).

Consigli di scrittura

Qualunque sia la natura e la finalità di un progetto, è essenziale che esso comunichi il messaggio in modo chiaro e coinvolgente. Nella stesura progettuale non sono favorite le formulazioni prolisse e i giri di parole: bisogna andare dritti al punto ed esprimersi in modo conciso.

Ecco alcuni consigli pratici di scrittura:

  • Evitare le espressioni gergali: potrebbero essere prese come un indice di scarsa educazione e, quindi, di mancanza di preparazione;
  • Evitare le forme passivanti, in quanto di più difficile comprensione;
  • Utilizzare frasi brevi, ma pregnanti;
  • Utilizzare un linguaggio comprensibile.

Quarta tappa: revisione e correzione

Come in ogni lavoro di qualità, è necessario operare un procedimento di revisione. Errare è umano e capita spesso: sviste, errori di scrittura o battitura, lacune, errori di calcolo possono essere molto frequenti. Vale la pena, dunque, spendere del tempo a rivedere l’intero progetto.

☝ È fondamentale assicurarsi che sia stato raggiunto lo scopo fissato durante la fase iniziale. È bene anche assicurarsi che il contenuto sia corroborato da fatti e non da opinioni personali. Infatti, la forza persuasiva di un progetto si basa anche sulla sua affidabilità e attendibilità: le fonti di riferimento sono importanti per il lettore.

Quinta tappa: presentazione del progetto

A questo punto il progetto è pronto! Non resta altro da fare che renderlo fruibile al gruppo di riferimento per il quale è stato pensato.

Che sia stato realizzato su committenza, al fine di persuadere un cliente o per convincere un determinato gruppo target, il progetto va presentato, ovvero va condiviso con la parte interessata. In questo momento è importante preparare una presentazione adeguata, se serve, anche supportata da una visualizzazione tramite Beamer.

☝ Chiunque presenti il progetto deve possedere delle spiccate doti comunicative e relazionali: la persuasione si basa anche sulla capacità di coinvolgere l’audience e catturare la sua attenzione di per sé fugace.

Sesta tappa: passare all’azione

Dopo aver definito il progetto e dopo averlo presentato, è il momento di passare all’azione. Questo è il punto, infatti, in cui la teoria deve essere tradotta in pratica.

In base al tipo di progetto realizzato, bisognerà entrare in contatto con le agenzie o le imprese responsabili dello svolgimento delle operazioni descritte nel progetto. Questo è il momento, dunque, di affidarsi ai professionisti del mestiere per concretizzare le idee espresse nella stesura progettuale.

Settima tappa: monitoraggio e valutazione finale

A progetto realizzato e concluso, è bene operare un sistema di valutazione complessiva sulla base dei risultati ottenuti. In questo momento finale è bene porsi le seguenti domande:

  • Il progetto è andato a buon fine?
  • È stato facilmente attuabile?
  • Sono emersi impedimenti e/o problematiche durante la realizzazione? Se sì, quali?
  • Cos’ha funzionato particolarmente bene nel progetto e cosa può essere migliorato?
  • Il cliente è risultato soddisfatto?

La fase di monitoraggio finale è estremamente importante per poter migliorare la propria performance nella realizzazione di un progetto e non deve, per questo, essere trascurata.

Bene, ora sei in possesso di tutte le informazioni necessarie per dedicarti ad una stesura progettuale… sei pronto? In bocca al lupo!

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