Guidare il progetto verso il successo con le specifiche [+ modello].

Le specifiche sono uno strumento prezioso per la definizione del progetto.

Sia che stiate pianificando il lancio di un sito web, di un' applicazione mobile, di una riprogettazione o di qualsiasi altro progetto digitale, la stesura di una serie di specifiche è il primo passo fondamentale verso un progetto di successo.

Per aiutarvi a capire come scriverle, questo articolo spiega cos'è una specifica, a cosa serve e quali sono i diversi tipi (specifiche funzionali e specifiche tecniche).

☝️ Vi forniamo anche il nostro modello di specifiche, un esempio e gli strumenti per aiutarvi a scrivere le vostre.

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Cosa sono le specifiche?

Specifiche: definizione

Il documento di specifiche, noto anche come CDC, è un documento redatto all'inizio di un progetto. Viene utilizzato per formalizzare le esigenze, gli obiettivi, i vincoli, l'ambito, le funzionalità previste, le scadenze e il budget stimato.

Di solito è il project manager a redigere le specifiche, anche se possono essere redatte esternamente da un fornitore di servizi.

Quali sono i vantaggi della stesura delle specifiche?

Le specifiche consentono di:

• riflettere e definire i vostri obiettivi. In questo modo è possibile determinare gli elementi che devono essere presenti per raggiungerli;
• definire le priorità del progetto
• aiutare i vostri interlocutori a darvi la migliore consulenza possibile;
• stimare il budget e i tempi necessari per completare il progetto;
• redigere un piano del carico di lavoro per aiutarvi a gestire le risorse.

In pratica, lo scopo delle specifiche è quello di fungere da base per la pianificazione e la gestione del progetto.

Quando si devono redigere le specifiche?

Le specifiche devono essere redatte prima dell'avvio del progetto.

Come avrete capito, questo documento è essenziale per definire con precisione le specifiche e gli obiettivi di progetti complessi, sia che si tratti di :

• il lancio di nuovi prodotti
• la collaborazione con i fornitori
• l'approvazione di budget.

Svolge un ruolo centrale nel garantire una comprensione uniforme tra tutte le parti interessate, riducendo il rischio di incomprensioni e ottimizzando la gestione del progetto.

Questo documento è quindi fondamentale prima di avviare iniziative che richiedono uno stretto coordinamento e una chiara definizione delle aspettative.

2 tipi di specifiche: funzionali e tecniche

Esistono due tipi di specifiche:

• Specifiche funzionali: sono concepite per delineare un progetto. Definiscono le esigenze che il futuro prodotto dovrà soddisfare, in termini di funzionalità. In seguito, vengono trasmesse come base per le specifiche tecniche, che traducono i requisiti funzionali in specifiche tecniche.
• Specifiche tecniche: si concentrano sull'aspetto tecnico dello sviluppo del progetto. Traduce le esigenze funzionali in requisiti tecnici ed evidenzia i vari vincoli. Questo documento è essenziale per il lavoro degli sviluppatori, al fine di massimizzare le possibilità di soddisfare con precisione le esigenze.

💡 Le specifiche funzionali e tecniche sono spesso incluse nella stessa specifica generale, ma possono anche essere scritte separatamente.

Preferite le spiegazioni visive? Questo video spiega tutto quello che c'è da sapere sulle specifiche. 🎬

Come si redigono le specifiche di progetto? Contenuti e buone pratiche

Fase 1: Presentazione dell'azienda

Questo primo compito consiste nel descrivere brevemente l 'azienda per la quale si sta realizzando il progetto. È particolarmente utile quando vengono chiamati fornitori di servizi esterni, in modo che abbiano un'idea chiara di chi sia il loro cliente.

Non è necessario essere esaustivi. È sufficiente elencare le informazioni essenziali per comprendere la ragion d'essere dell'azienda (il suo perché).

👉 Alcuni esempi:

• il settore di attività e il mercato di riferimento,
• il suo core business
• i suoi prodotti o servizi di punta,
• la sua visione a breve, medio e lungo termine,
• i contatti.

Fase 2: Presentazione del progetto

Il contesto

• Quali esigenze deve soddisfare?
• Perché sono emersi e come?
• Chi beneficerà del progetto?

L'obiettivo è quello di spiegare i dettagli del progetto, in modo che tutti i soggetti coinvolti comprendano la posta in gioco e lavorino per soddisfarla nel modo più efficace possibile.

Esempio:

Progetto di revisione di un pacchetto software aziendale EDM per soddisfare meglio le esigenze degli utenti.

Gli obiettivi

Lo stesso tipo di progetto può nascondere intenzioni e obiettivi diversi. Per questo motivo è fondamentale conoscerli e specificare i risultati attesi, al fine di:

• muoversi nella giusta direzione
• prendere decisioni consapevoli.

Il metodo SMART è il modo migliore per farlo. Si tratta di valutare l'adeguatezza di un obiettivo assicurandosi che sia:

• Specifico(chiaramente definito, in particolare utilizzando il metodo QQOQCP,
• Misurabile(quantificabile),
• Raggiungibile(tenendo conto delle risorse necessarie disponibili, ad esempio),
• Realistico(pertinente),
• Definiti nel tempo(fissando una scadenza, in particolare definendo una tabella di marcia).

👉 Alcuni esempi:

• ottenere un tasso di risposta per la propria piattaforma due volte più veloce;
• aumentare la produttività degli utenti del 50%;
• dematerializzare il circuito di validazione dei documenti.

L'ambito

Stabilire l'ambito di un progetto significa definirne i limiti, con l'obiettivo di determinare con precisione il contesto in cui si svilupperà:

• Il progetto riguarda un'azienda? Un gruppo?
• L'impatto è regionale, dipartimentale, nazionale o internazionale?
• Comporta l'uso di più lingue? ecc.

👉 Esempio:

La piattaforma è utilizzata dalle varie filiali del gruppo, sparse in tutta la Francia. Si tratta di circa 250 utenti.

Elementi esistenti

Infine, è necessario includere tutti gli elementi esistenti che renderanno il progetto più facile da capire e da implementare.

👉 Alcuni esempi:

• versioni precedenti,
• simulazioni
• documenti di presentazione
• nome del dominio, ecc.

Fase 3: descrivere il target del progetto

Forse nella fase precedente avete già specificato a chi è rivolto il progetto, ma in alcuni casi è necessario entrare più nel dettaglio. Quanto più precisamente si descrive l'obiettivo (o gli obiettivi), tanto maggiori sono le possibilità di raggiungerlo. Anche se questo esercizio non è facile da realizzare, vi renderà più pertinenti al lavoro che avete svolto.

💡 Il vostro progetto è rivolto ai vostri clienti? Allora definite il vostro marketing persona, cioè il profilo fittizio del vostro cliente ideale, con il maggior numero di informazioni possibili:

• nome
• età
• situazione personale
• occupazione
• stipendio,
• interessi,
• domande, problemi incontrati, vincoli,
• estratti di frasi scritte o pronunciate, tipo di vocabolario utilizzato.

Per raccogliere queste informazioni, potete:

• porre domande ai vostri clienti
• analizzare le informazioni fornite dai vostri clienti potenziali
• leggere le discussioni sui forum che trattano i loro problemi;
• raccogliere informazioni più precise dai moduli di contatto o di download.

👉 Esempio:

Date un'occhiata al nostro articolo dedicato al marketing delle persone, che contiene un esempio e un modello scaricabile per aiutarvi a creare il vostro.

Fase 4: valutare la concorrenza

Sebbene questa fase sia facoltativa a seconda del tipo di progetto, diventa rapidamente essenziale in alcuni casi, come lo sviluppo di un sito web. Se volete posizionare il vostro sito con successo, dovete sapere chi sono i vostri concorrenti principali e secondari ed elencare le informazioni più importanti su di loro nelle vostre specifiche.

Poi sta a voi determinare il vostro posizionamento proponendo qualcosa di fondamentalmente nuovo, oppure qualcosa di simile ma più adatto alle esigenze del vostro pubblico di riferimento.

👉 Alcuni esempi:

• Chi sono i vostri concorrenti diretti e indiretti?
• Quali sono i loro punti di forza?
• Quali sono i loro punti deboli?
• Qual è il loro posizionamento e la loro immagine di marca?
• Cosa vi differenzia da loro?

Fase 5: Definizione delle linee guida grafiche ed ergonomiche

Nel contesto dei progetti web, questa parte è utile quando :

• si dispone già di una carta grafica per specificarne i componenti;
• volete crearne una nuova, ma volete che sia coerente con quella precedente.

👉 Esempi di elementi da specificare:

• il logo,
• la tipografia
• colori
• illustrazioni, ecc.

Fase 6: Definire il budget

Fornire una stima del budget complessivo aiuterà i potenziali fornitori di servizi a redigere i loro preventivi.

☝️ Fate attenzione a non sottovalutarlo! Dovrebbe essere coerente con le vostre esigenze, ma anche includere tutti gli elementi che avranno un impatto sul progetto a lungo termine, come la scalabilità di un software o di un sito web, ad esempio.

Fase 7: specificare i tempi di realizzazione

Nelle vostre specifiche, specificate la scadenza entro la quale verrà fornito il prodotto finale. Come per il budget, non sottovalutate il tempo necessario per completare ogni elemento. Siate realistici, altrimenti rischiate di :

• non rispettare le scadenze
• di ritrovarsi con un progetto mal riuscito.

💡 Buono a sapersi: la data di consegna indicata nelle specifiche può essere inclusa in un preventivo o in una fattura e diventare contrattualmente vincolante.

Per i progetti complessi, non esitate a fissare diverse tappe (con consegne intermedie) e a proporre un calendario sotto forma di diagramma di Gantt.

Fase 8: elencare le specifiche funzionali

Le specifiche funzionali definiscono gli obiettivi del progetto e ciò che il prodotto dovrà fare. 💭

Vengono utilizzate anche per stabilire le specialità tecniche, ma su questo punto torneremo più avanti.

Funzionalità

La parte funzionale delle specifiche mira a tradurre, come suggerisce il nome, i requisiti in funzionalità.

Più si dettaglia questa parte :

• meno le funzionalità saranno soggette a interpretazione;
• e più i risultati saranno vicini ai vostri obiettivi.

Esempio:

• titolo,
• obiettivo,
• descrizione,
• obiettivo,
• sottocaratteristiche,
• vincoli e regole di gestione,
• livello di priorità.

💡 Come potete assicurarvi di elencare tutte le caratteristiche da sviluppare senza dimenticarne nessuna? Alcuni team scelgono di utilizzare la mappatura dell'impatto. Questo metodo prevede la stesura di una mappa chiedendo:

• Qual è l'obiettivo principale del sito?
• Chi sono i destinatari?
• Quali sono le loro esigenze?
• Quali funzionalità possono soddisfare queste esigenze?

Esempio di mappatura dell'impatto per il sito web di un hotel:

La struttura ad albero

Se il vostro progetto prevede un sito web o un'applicazione mobile, proponete la vostra visione della sua struttura ad albero nelle specifiche.

👉 Esempio:

• categorie,
• sottocategorie
• navigazione,
• organizzazione.

💡 Per facilitare la lettura del testo, presentatelo sotto forma di diagramma. Riprendiamo l'esempio del nostro hotel:

Il contenuto

Infine, in questa sezione, elencate i diversi tipi di contenuti che appariranno sul vostro sito web.

👉 Alcuni esempi:

• articoli di blog
• video
• immagini,
• documenti scaricabili.

Non esitate a fornire dettagli su come volete che siano presentati e gestiti.

Fase 9: elencare le specifiche tecniche

Se le specifiche funzionali descrivono in dettaglio ciò che il prodotto deve fare, le specifiche tecniche descrivono in dettaglio come il prodotto lo farà. ⚙️

Il documento ha quindi lo scopo di evidenziare i requisiti tecnici e i vincoli del progetto per soddisfare le esigenze, oltre a menzionare le preferenze per i metodi e i processi di sviluppo.

👉 Alcuni esempi:

• metodi di pagamento online,
• la soluzione di hosting
• l'architettura del server
• scelta della piattaforma o del CMS,
• strumenti di amministrazione,
• vincoli di integrazione,
• linguaggio informatico,
• gestione della sicurezza dei dati,
• manutenzione,
• migrazione,
• compatibilità con i browser, ecc.

Fase 10: Aggiungere eventuali appendici

Infine, aggiungete come appendici tutti i documenti che possono essere utili per pensare o realizzare il progetto.

Esempio:

• Wireframe,
• mock-up
• mock-up,
• schizzi.

💡 L'utilizzo del software giusto rende molto più semplice la stesura delle specifiche.

⚒️ Un esempio è la piattaforma di lavoro collaborativo per project manager monday.com.

Questo strumento, personalizzabile al 100%, offre una visione centralizzata e in tempo reale dei flussi di lavoro e dei progetti della vostra azienda. Di conseguenza, sarete in grado di individuare gli elementi chiave delle vostre specifiche, come le priorità aziendali, le scadenze e le risorse umane e di bilancio disponibili. Queste informazioni sono visibili a tutti, favorendo la comunicazione e la collaborazione.

Esempi di specifiche di progetto da scaricare

Per aiutarvi a redigere le specifiche del vostro progetto, Appvizer ha fornito un esempio di specifiche in formato PDF da compilare. Sta a voi completarlo con le vostre informazioni!

Esempio di specifica completa

🔎 Nota: i nomi delle aziende, le persone, gli strumenti e i dati citati in questo esempio sono del tutto fittizi. Qualsiasi somiglianza con entità reali è puramente casuale.

Presentazione dell'azienda

Nome: Cultiveo

Settore: AgriTech sostenibile

Mercato: Francia / Spagna / Belgio

Core business: Sviluppo di sensori intelligenti per ottimizzare l'irrigazione e la gestione del suolo

Prodotti di punta: Sensore meteo SensoDrop, applicazione mobile SolTrack

Visione: entro il 2028, Cultiveo mira a ridurre del 30% il consumo di acqua nelle aziende agricole europee.

Contatti: responsabile dei progetti digitali, dipartimento IT, responsabile dei prodotti software

Presentazione del progetto

Il contesto

La rapida crescita di Cultiveo rende più complessa la gestione interna dei progetti. Ogni team utilizza uno strumento diverso, con conseguenti duplicazioni e mancanza di visibilità.

Il progetto consisteva nel creare uno strumento di gestione unificato per tutti i team (tecnico, marketing, logistica), al fine di centralizzare i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza.

Gli obiettivi

• Specifici: creare un portale interno per la gestione di progetti multi-squadra.
• Misurabile: aumentare del 40% il tasso di consegne puntuali.
• Raggiungibile: il team era già stato formato su Notion e Trello
• Realistico: budget e risorse interne convalidati
• Tempestivo: inizio della produzione previsto entro il 30 novembre 2025.

Ambito di applicazione

Il progetto riguarda 5 dipartimenti, ovvero 110 utenti distribuiti in 3 Paesi. Deve funzionare in 3 lingue: francese, spagnolo e inglese.

Elementi esistenti

• Modelli organizzativi su Trello (da migrare)
• Identità visiva (linee guida grafiche in .AI e .PDF)
• Nome di dominio interno riservato: project.cultiveo.work
• Documentazione di onboarding condivisa su Google Drive

Target del progetto

Target: dipendenti incaricati del monitoraggio dei progetti nelle divisioni prodotto, IT e R&S.

Persona principale : Karim, junior project manager, 28 anni, utilizza Notion quotidianamente, alla ricerca di uno strumento più visuale e strutturante per gestire progetti multi-country.

Valutazione della concorrenza

3 soluzioni analizzate:

• FlowTrack: molto completo ma costoso
• ProManage360: buona compatibilità con le API, ma UX datata
• Stratiplan: facile da imparare, ma con funzionalità di reporting limitate.

Differenziatori ricercati: flessibilità, multiutenza, connettività con la suite Google, ecc.

Carta grafica ed ergonomica

• Logo: versione quadrata + versione testuale (SVG e PNG)
• Colori: verde bosco (#0E9438), sabbia (#E7D7BA), nero (#101010)
• Tipografia: Inter (regolare, medio, grassetto)
• Illustrazioni: pittogrammi vettoriali di contorno

Bilancio di previsione

Budget: 14.000 euro IVA esclusa per la personalizzazione, l'integrazione, la documentazione e la manutenzione per un anno.

Tempi di realizzazione

• Lancio: 10 settembre 2025
• Versione beta: 15 ottobre 2025
• Accettazione finale: 25 novembre 2025

Le tappe saranno tracciate tramite un diagramma di Gantt integrato nella piattaforma.

Specifiche funzionali

Funzionalità previste

• Creazione di progetti con fasi e sottoattività
• Assegnazione di ruoli e gestione dei diritti di accesso
• Visualizzazione Kanban + pianificazione settimanale
• Centro notifiche e sistema di commenti
• Cronologia delle modifiche

Struttura ad albero

• Cruscotto
• I miei progetti
• Calendario
• Centro risorse
• Amministrazione

Contenuto

• Descrizioni dei progetti
• Esempi di progetti da consegnare
• Moduli di monitoraggio
• Allegati (.docx, .pdf, .csv)

Specifiche tecniche

• Cloud europeo (OVHcloud o Scaleway)
• Autenticazione SSO (Google, Azure)
• Supporto multilingue
• API REST per l'integrazione con il CRM interno
• Backup giornaliero + crittografia AES-256
• Conformità RGPD

Appendici

• Carta grafica di Cultiveo
• Mockup wireframe a bassa fedeltà (PDF)
• Tabella di analisi della concorrenza
• Diagramma dei ruoli degli utenti

Semplificare la stesura delle specifiche con l'intelligenza artificiale: 5 strumenti

Scrivere le specifiche può diventare rapidamente un rompicapo cinese: troppe informazioni, poco tempo e un team già impegnato. La buona notizia è che l 'intelligenza artificiale può aiutare!

Analizzando le esigenze di , l'ambito del progetto e gli obiettivi, l'intelligenza artificiale può generare un documento strutturato, chiaro e personalizzato al 100%. Vi guida passo dopo passo, dalla presentazione dell'azienda alle specifiche funzionali o tecniche.

Risultati:

• si risparmia tempo,
• dimenticate meno parti fondamentali
• produrre un progetto di specifiche solido.

È anche uno strumento intelligente per allineare tutte le parti interessate fin dall'inizio ed evitare le zone d'ombra nel corso del progetto.

E no, non è solo per gli smanettoni o per le grandi aziende. Molti strumenti sono disponibili gratuitamente o a basso costo e possono essere integrati nel vostro software di gestione progetti preferito.

🛠️ Alcuni strumenti di intelligenza artificiale per aiutarvi:

• Notion AI: perfetto per strutturare una specifiche direttamente nel vostro spazio di lavoro collaborativo;

• ChatGPT: genera modelli di specifiche personalizzate a partire da richieste dettagliate;

• Tability: trasforma gli obiettivi di un progetto in piani d'azione chiari e con scadenze precise, perfetti per applicare il metodo SMART direttamente nel vostro CDC;

• Whimsical AI: crea diagrammi, diagrammi ad albero, wireframe e mappe mentali con un aiuto intelligente, utilissimo per illustrare visivamente la portata o la funzionalità del progetto;

• Taskade AI : genera flussi di lavoro a partire da un semplice brief, utili per definire le fasi del progetto e automatizzarne la suddivisione in attività.

Allora, siete pronti a trasformare la fatica di scrivere le specifiche in un compito espresso assistito dall'AI? 😉

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Specifiche e agilità per anticipare i cambiamenti

Le specifiche sono essenziali per fornire un quadro di riferimento per il vostro progetto e per aiutarvi a riflettere e a formalizzare le vostre esigenze e i vostri obiettivi. Consentono di comunicarli alle varie parti interessate, in modo che tutti possano prendere decisioni informate nel loro lavoro e offrire soluzioni per soddisfarle al meglio.

Tuttavia, bisogna accettare che il progetto possa evolvere, sia perché nuovi fattori esterni cambiano la situazione, sia perché è difficile essere esaustivi e perfettamente precisi nell'esprimere le proprie esigenze.

È qui che lavorare con un metodo agile diventa interessante, perché permette di presentare una versione funzionale del prodotto il prima possibile, in modo da poter apportare modifiche alle specifiche nel corso del progetto.