Come si inquadra il progetto? 6 passi, un esempio di nota di scoping e gli strumenti per aiutarvi

L 'inquadramento del progetto è la fase chiave che stabilisce il percorso e i parametri da seguire prima della pianificazione e del lancio del progetto .

Un buon inquadramento consente di stabilire obiettivi coerenti e di definire scadenze e budget per evitare contrattempi.

Si tratta quindi di una fase della gestione efficace del progetto che non dovrebbe essere saltata.

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Perché un progetto deve essere inquadrato?

La fase di scoping serve a definire l' ambito del progetto e viene subito dopo la fase preliminare del progetto, che generalmente comprende :

• analisi dei bisogni
• studio delle opportunità
• studio di fattibilità (utilizzando il metodo Proof of Concept, ad esempio).

Al momento dello scoping del progetto, effettuato sotto forma di una o più interviste, le informazioni iniziali raccolte aiutano a :

• strutturare il progetto
• ricordare il contesto, le sfide e gli obiettivi
• identificare le risorse umane e tecniche necessarie
• definire il budget e le scadenze.

Questa fase fondamentale consente al cliente e al titolare del progetto, o al project manager, di discutere e comunicare le istruzioni al team di progetto, in modo che tutte le parti interessate abbiano una chiara comprensione e visibilità delle aspettative e delle risorse da mobilitare.

Al termine di questi incontri, viene redatto un promemoria di scoping, che funge da riferimento per il progetto e consente di condividere internamente le informazioni chiave. È noto anche come :

• dichiarazione di missione
• nota informativa
• nota di lancio
• carta del progetto.

Come si scrive una nota di scoping? I 6 passi chiave

Prima di buttarvi a capofitto in un progetto, fate un respiro profondo... e scrivete una nota di scoping. Questo documento strutturante getta solide fondamenta. Ecco le fasi da seguire per garantire che l'ambito del progetto sia quello giusto 🧅.

Fase 1: presentare il progetto (in due parole chiare)

Spiegate da dove nasce l'esigenza :

• è una richiesta del cliente?
• È un'idea interna?
• È un'emergenza normativa?

Poi descrivete brevemente il contesto: il reparto interessato, il problema attuale, l'impatto previsto.
Dovete fare in modo che i vostri lettori (sponsor, team, management) vogliano essere coinvolti.

Fase 2: Definire gli obiettivi del progetto

Non utilizzate formule vaghe come "migliorare la produttività". Siate chirurgici.
Un' applicazione web consegnata? Un processo HR automatizzato?

Specificate anche gli indicatori di successo: +20% di lead? -15% di riduzione dei tempi di elaborazione?

L' obiettivo del progetto è la bussola che guiderà tutto ciò che segue.

Spoiler: senza obiettivi chiari, le parti interessate si muoveranno rapidamente in tutte le direzioni.

Fase 3: dettagliare l'ambito... e cosa c'è fuori dall'ambito

All'inizio l' ambito è spesso vago. È una cattiva idea. Qui definiamo :

• le funzioni coperte
• i moduli forniti
• gli utenti interessati.

Ma si specifica anche cosa non verrà fatto. Esempio : l'assistenza clienti non sarà inclusa in questa prima versione.
Questa è LA sezione che evita richieste aggiuntive ("solo un'altra piccola funzione?") lungo il percorso.

Fase 4: elencare gli stakeholder e i ruoli

Identificate tutte le persone coinvolte nell'ambito del progetto e nelle fasi successive :

• chi è il responsabile (spesso il project manager)?
• chi convalida i risultati?
• chi fornisce le informazioni?
• chi può bloccare i progressi (e come convincerlo)?

Nominando le parti interessate, è possibile anticipare gli attriti e stabilire una comunicazione chiara fin dall'inizio.

Fase 5: Pianificare le fasi principali

Stabilite le fasi principali del progetto:

• definizione del progetto
• progettazione
• test
• implementazione,
• feedback.

Stabilite delle tappe visibili e raggiungibili, con delle date. Non è un punto fermo, ma stabilisce il ritmo. Questo rassicura gli sponsor ed evita l'effetto tunnel.

Fase 6: Prevedere i rischi e le risorse necessarie

1. Elencate le aree di incertezza (dipendenza tecnica, disponibilità di risorse, carico di lavoro del team di progetto, ecc.)
2. Proporre un piano B realistico per ogni punto sensibile.
3. Includete anche le risorse necessarie: budget, strumenti di gestione del progetto, competenze esterne.

È meglio fissare i limiti ora che scoprirli quando è il momento di pagare il conto.

Scaricate un esempio di promemoria di scoping

A titolo di ispirazione, Appvizer ha fornito un esempio di promemoria di definizione del progetto che potete scaricare in formato .doc o .pdf.

Metodi e strumenti per inquadrare un progetto

Metodo QQOQCP

Il metodo QQOQCP può essere utilizzato per rispondere alle principali domande di definizione del progetto:

• ⃞ Chi:
  • il cliente,
  • il responsabile del progetto
  • il team di progetto
  • tutte le parti interessate, come gli eventuali subappaltatori,
  • gli utenti finali;

• Cosa:
  • lo scopo del progetto,
  • il suo perimetro, o ambito, cioè il suo contenuto, i processi da seguire, la sua divisione in diversi sottoprogetti, se applicabile,
  • le specifiche funzionali (progetto web);

• Dove:
  • la posizione del progetto, se è sul web, quale pagina, anteriore o posteriore?
  • la sede dei prossimi incontri di controllo in base alle varie milestone identificate;

• Quando:
  • L'inizio e la fine del progetto,
  • le scadenze,
  • le varie fasi principali;

• Come:
  • i metodi da utilizzare
  • le risorse umane, tecniche e di bilancio da mobilitare,
  • le opportunità da cogliere
  • i vincoli e i rischi potenziali da evitare;

• Perché:
  • il contesto,
  • gli obiettivi,
  • le esigenze espresse,
  • i benefici attesi.

☝️ Nella gestione dei progetti, è preferibile indicare il cosa e il perché all'inizio della nota di scoping.

Oltre al metodo QQOQCP per la stesura del documento di portata, si possono utilizzare altre tecniche complementari per definirne il contenuto, in particolare le fasi principali, le risorse e le scadenze del progetto.

La struttura di scomposizione del prodotto (PBS)

La Product Breakdown Structure, o PBS, è una bussola per strutturare i deliverable. L'idea? Suddividere il progetto in sottoprodotti concreti, visibili e consegnabili. Non si tratta di compiti, ma di elementi tangibili:

• un documento di specifiche
• un modello convalidato
• un manuale d'uso, ecc.

Il PBS assomiglia a un albero genealogico di risultati attesi. Ogni ramo rappresenta una versione più precisa del prodotto finale. E alla fine di ogni ramo: risultati chiari che possono essere mostrati, testati e consegnati. In breve, qualcosa di concreto.

Questo è uno strumento formidabile per chiarire la portata del progetto. Evita le incomprensioni tra il cliente, le parti interessate e il team di progetto. E poiché si concentra sul "che cosa", è il complemento perfetto della WBS, di cui parleremo più avanti.

La struttura di ripartizione del lavoro (WBS)

Mentre la PBS risponde alla domanda "che cosa consegniamo?", la Work Breakdown Structure (WBS) affronta la domanda "come ci arriviamo". Qui il progetto viene suddiviso in compiti, attività e sottofasi. In breve, le azioni concrete da intraprendere per raggiungere gli obiettivi.

Ogni nodo rappresenta :

• una fase
• un'attività
• un sottoinsieme logico.

Si inizia con il deliverable principale, poi si entra più nel dettaglio fino a raggiungere un livello operativo: il livello in cui una persona può assumere il compito e portarlo a termine senza alcuna sfumatura artistica.

Questa suddivisione permette di :

• allocare meglio le risorse
• stimare il carico di lavoro
• identificare le dipendenze tra i compiti.

Un consiglio: collegare la WBS a un calendario (come un diagramma di Gantt) e alle persone responsabili aiuta ad allineare l'intero team di progetto.

La Struttura di ripartizione dell'organizzazione (OBS)

L' Organisation Breakdown Structure (OBS) è l'immagine organizzativa speculare della WBS. In questo caso, l'attenzione non è più rivolta ai compiti o ai deliverable, ma ai ruoli e alle responsabilità:

• chi fa cosa nel progetto?
• Chi convalida?
• Chi esegue?
• Chi guida?

L'OBS definisce la struttura gerarchica del team di progetto. Permette di assegnare il lavoro della WBS ai profili giusti, in base alle loro competenze o alla loro posizione nell'organizzazione. È un alleato prezioso per chiarire le catene decisionali... ed evitare il "ah, pensavo fossi tu" nel bel mezzo della fase di scoping.

Incrociare WBS e OBS per ottenere la matrice RACI. Uno strumento imbattibile per scoprire..:

• chi è responsabile
• chi è coinvolto
• chi viene consultato
• chi è informato in ogni fase del progetto.

E no, OBS non è l'acronimo di "On Bricole en Silence" 😉

Macroprogettazione

La macroprogettazione è la visione dall'alto del progetto. Non scendiamo ancora nei dettagli, ma segniamo le fasi principali, le tappe fondamentali e le pietre miliari. L'obiettivo: vedere a colpo d'occhio dove si sta andando... e quando si dovrebbe arrivare.

Questo calendario semplificato è un formidabile strumento di comunicazione. Consente agli stakeholder di orientarsi facilmente senza impantanarsi nelle date. Inoltre, aiuta il project manager ad anticipare i colli di bottiglia e ad allocare le risorse nel tempo.

📊 Il formato? Sta a voi decidere. Timeline, calendario Gantt ridotto, calendario condiviso... purché ci sia visibilità, il mezzo non ha importanza.

Il budget provvisorio del progetto

Si dice spesso che il denaro non può comprare la felicità... ma senza budget non può esistere un progetto. Il budget provvisorio è una parte essenziale del quadro di progetto. Serve a stimare le risorse finanziarie necessarie per completare con successo ogni fase.

Stipendi, strumenti, servizi esterni, viaggi, attrezzature... Ogni voce di spesa deve essere prevista. È meglio puntare in alto che rimanere senza soldi a metà strada.

Un buon budget è anche uno strumento decisionale per le parti interessate. Permette di convalidare (o meno) l'avvio del progetto. E di monitorare eventuali discrepanze tra previsioni e realtà, una volta avviata l'azione.

🧠 Un consiglio: accompagnate il vostro budget con ipotesi chiare e un margine per gli imprevisti. Il rischio zero non esiste.

Strumenti per la definizione del progetto

I software di gestione dei progetti vi supportano dallo scoping alla stesura delle specifiche, dalla pianificazione al monitoraggio del progetto. Vi permettono di strutturare la nota di scoping, di collaborare con il team di progetto e di tenere un registro chiaro di ogni fase. Ecco 5 strumenti che meritano un posto nella vostra cassetta degli attrezzi digitale:

• Notion è il campione della flessibilità. È possibile creare una nota di scoping collaborativa, aggiungere liste di controllo, scadenze e persino documenti di riferimento. La sua interfaccia modulare è ideale per documentare ogni fase del processo di scoping, mantenendo un aspetto visivo piacevole.

• ClickUp combina attività, documenti, pianificazioni e tracciamento del tempo. È possibile integrare la Struttura di scomposizione del prodotto, generare una WBS e assegnare ruoli dalla Struttura di scomposizione dell'organizzazione. È lo strumento che vi permette di passare dallo scoping all'esecuzione senza cambiare piattaforma.

• Avete bisogno di un macropiano chiaro da condividere con gli stakeholder? TeamGantt è quello che fa per voi. La sua interfaccia intuitiva consente di costruire grafici di Gantt visivi e di associare compiti, tappe e responsabilità.

• Se il vostro progetto prevede molta documentazione tecnica o procedure, Confluence è un ottimo alleato. Collegato a Jira, permette di archiviare ogni versione della nota di portata, di documentare le decisioni e di tenere traccia dei contributi di ogni stakeholder.

• Asana è particolarmente utile per suddividere un progetto in attività, stabilire le scadenze e monitorare i progressi di ogni fase. È lo strumento perfetto per gestire la transizione dalla definizione dell'ambito all'azione, mantenendo una comunicazione fluida tra tutti i membri del team.

• Se il vostro progetto IT richiede una gestione più tecnica, potete anche esplorare Trello, monday.com o Microsoft Project. C'è uno strumento per tutti, purché sia adatto alla storia.

Buone prassi nella definizione del progetto

👉 Coinvolgere le giuste parti interessate fin dall'inizio

Non c'è scoping efficace senza i cervelli giusti intorno al tavolo. Identificate le principali parti interessate e consultatele per tempo. Le loro aspettative, i loro vincoli e i loro segnali di debolezza sono preziosi per definire una portata realistica.

👉 F are più domande che risposte

Non siete lì per impressionare, ma per capire. Elencate i requisiti, riformulate, approfondite. L'inquadramento è prima di tutto un'indagine. E sì, siete autorizzati a fare la stessa domanda cinque volte, purché chiarisca l'obiettivo del progetto.

👉 Scrivete nero su bianco... poi rileggete ad alta voce

Il documento di scoping non è solo un documento interno. Verrà riletto, convalidato e condiviso. Perciò siate chiari, strutturati e precisi. Evitate il gergo inutile. Una buona pratica è quella di farlo rileggere da una persona non coinvolta nel progetto. Se questa persona capisce, avete vinto.

👉 Anticipare le lacune del piano

Non tutto sarà definito in modo definitivo. Ci saranno circostanze impreviste. Preparate un certo margine di manovra (nel budget, nei tempi, nelle risorse). E formalizzate i rischi fin dall'inizio, anche se non tutti ne sono soddisfatti. Questo non è essere pessimisti, è essere professionali.

👉 Non lavorare da solo nel tuo angolo

Chiedete alle persone di correggere le bozze, mettete in discussione le ipotesi, organizzate un workshop se necessario. L'inquadramento è collettivo: più è condiviso, più sarà rispettato una volta avviato il progetto.

E soprattutto: resistete alla tentazione di completare il quadro "in fretta". È proprio quando si pensa che "tutto è chiaro" che si perdono i veri segnali deboli.

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Dopo la fase di scoping, è il momento di agire!

La fase di scoping si sta concludendo, la nota di scoping è stata scritta, rivista e modificata se necessario, e tutte le parti interessate sono pronte?

È ora di lanciare il progetto! Ecco il vostro kick-off!