Asana vs Trello: il duello del project management

Asana e Trello sono due strumenti di project management molto popolari nelle aziende che lavorano quotidianamente in maniera collaborativa e Agile o per progetti una tantum. Questi due software online sono molto spesso messi a confronto, perché il loro approccio alla gestione dei progetti è visivo, divertente e collaborativo. Questa ricetta vincente ha permesso a milioni di dipendenti in tutto il mondo di lavorare in "modalità progetto" con tutti i benefici che può portare: produttività, raggiungimento degli obiettivi, visibilità, organizzazione senza stress, migliuore programmazione, successo del progetto ecc.

In questo confronto, abbiamo testato Asana vs Trello nella loro ultima versione per evidenziare le loro differenze fondamentali e permettervi di fare la scelta più appropriata per il vostro team di progetto

Asana è un software di task e project management progettato per il team work al quotidiano e la pianificazione di progetti una tantum. Asana incorpora i fondamenti degli strumenti di project management per fornire una struttura che struttura i team, fornendo al contempo un'esperienza flessibile e collaborativa. Questo software è stato progettato per consentire ai membri del team di collaborare e comunicare meglio; questo al fine di aumentare significativamente la produttività, indipendentemente dalla portata e dalla complessità del progetto e dei team.

Trello è uno strumento organizzativo universale per progetti personali e professionali. Trello offre un approccio molto specifico alla gestione dei progetti, sostituendo i compiti con "Cards" e i progetti con "tabelle". Questo approccio basato sul Kanban fornisce un ambiente altamente visivo per progetti come Post-it su una lavagna bianca. Questo strumento di project management è rilevante sia per la pianificazione e l'organizzazione della creazione di un sito web, sia per l'organizzazione del trasloco in un nuovo appartamento.

Sia Trello che Asana non richiedono formazione manageriale per nessuna particolare metodologia di gestione del progetto (ad esempio, gestione di progetti MOOC), certificazione, gestione del cambiamento, metodologia di pianificazione del progetto o implementazione supervisionata (supporto da parte di un integratore). Sono semplici strumenti collaborativi e gestiti interamente tramite l'interfaccia web. Sono adatti a tutte le squadre che desiderano lavorare insieme in modo più agile (meno rigido).

Abbiamo appena visto che Trello e Asana sono entrambi progettati per la gestione del progetto Agile, ma con una chiara differenza iniziale nel loro approccio. Questo si riflette immediatamente nell'esperienza utente. La tabella seguente mostra solo le differenze di funzionalità:

Dal punto di vista funzionale, la principale differenza tra Trello e Asana è il modo in cui i compiti sono visualizzati e pianificati. Asana offre un ambiente migliore quando un progetto contiene circa 30 attività (questo è il caso più delle volte) mentre l'esclusiva table view di Trello sfrutta i piccoli progetti per offrire maggiore visibilità e usabilità.

Su questo punto, il nostro parere è che un elenco di compiti, sottocompiti e la possibilità di raggrupparli insieme è quasi essenziale nella pianificazione del progetto e quindi Trello è molto limitante.

Va anche notato che nel 2016, Asana ha aggiunto una table view con sistema di Dragging and Dropping quasi identica a quella di Trello pur mantenendo il suo stile raffinato, molto apprezzato dai suoi utenti. Questa caratteristica è stata chiaramente progettata per attrarre gli appassionati di Trello.

La table view permette di ritrovare l'esperienza Kanban all'interno di Asana

Nella versione gratuita, Asana offre più funzioni di Trello: è il desiderio di quest'ultimo di limitare al minimo indispensabile le caratteristiche native del suo strumento. Per un uso intensivo di Trello, alla versione base viene aggiunto un catalogo di applicazioni chiamato Power-Ups, a condizione che si passi alla versione premium.

Attenzione però: i Power-Up per board sono pieni di buone idee, ma sono sviluppati da sviluppatori indipendenti che non fanno parte di Atlassian (proprietario di Trello): l'omogeneità e la qualità dei Power-Up non è sempre garantita.

Applicazioni power-ups disponibili su Trello

Importante Asana e Trello sono considerati strumenti di project management collaborativo (lavoro di squadra) e quindi non svolgono le funzioni di soluzioni software di project management quali:

• Gestione dei timesheet per il monitoraggio del tempo trascorso,
• Preventivo e fatturazione,
• Gestione delle risorse,
• Piano di lavoro (carico di lavoro),
• Project Portfolio Management (PPM): Asana lancerà una funzione PPM .
• Ciclo di vita del progetto,
• Messaggistica istantanea e video,
• Gestione del rischio,
• Gestione finanziaria: gestione dei costi, monitoraggio del bilancio,
• Gestione dei documenti (GED).

Asana e trello adottano strategie di prezzo molto simili:

• Una versione gratuita illimitata nel tempo (a differenza di una prova gratuita) su cui le piccole squadre possono rimanere per sempre;
• Una versione premium per le aziende che vogliono avere tutte le caratteristiche della soluzione;
• Una versione Enterprise per le aziende più esigenti in termini di servizi.

Dopo diversi mesi di utilizzo di Asana in versione gratuita, il limite al numero di collaboratori e la possibilità di creare campi personalizzati ci hanno fatto passare alla versione premium. Con Trello, è il limite di 1 Power-Up per tabella e 10MB (cioè 2 o 3 file) chei spinge ad aggiornare.

Il rapporto qualità-prezzo dipende principalmente da come gestite i vostri progetti:

• La versione gratuita è molto buona in entrambi i software, purché si gestiscano piccoli progetti. Se i progetti diventano complessi, con Trello ci si sente costantemente limitati;
• La versione premium, invece, è più qualitativa con Asana: dà la sensazione di avere uno strumento professionale e strutturante quando Trello mantiene un lato amatoriale.

Vantaggi di entrambi gli strumenti:

• Entrambi hanno una versione gratuita;
• Sono facili da usare;
• Essi facilitano il coordinamento delle parti interessate al progetto;
• Consentono di gestire efficacemente i progetti e di monitorarne lo stato di avanzamento;
• Sono collaborativi, produttivi e semplificano la comunicazione;
• Centralizzano le informazioni e consentono di sincronizzare le azioni.
• Svantaggi di entrambi gli strumenti:

Non consentono di gestire progetti complessi con tutte le loro dimensioni (budget, PPM, personale, ecc.).

Vantaggi di Trello:

• Integrazione estremamente veloce: l'apertura di un account gratuito avviene in 10 secondi senza problemi;
• Lo strumento è rapido e molto intuitivo da usare;
• Il suo utilizzo è ancora più divertente che mai dopo diversi mesi di utilizzo;
• L'interfaccia è minimalista, tuttavia, dando la possibilità di aggiungere funzionalità aggiuntive (Power-Up) per gli utenti più esigenti.

Svantaggi di Trello:

• Lo strumento è troppo semplicistico per progetti di media-alta complessità;
• La vista solo in forma di Kanban è frustrante oltre una trentina di cards;
• L'utilizzo è limitato a progetti una tantum e non alla produttività quotidiana (gestione delle attività di squadra);
• Non è possibile creare sottoattività con lo stesso livello di dettaglio delle attività madri.

• Il suo uso quotidiano e per progetti singoli ne fanno una piattaforma collaborativa, tanto usata quanto la messaggistica;
• Ottimo rapporto qualità/prezzo;
• Possibilità di variare le viste in base alle proprie preferenze;
• Buon equilibrio tra strutturazione e flessibilità;
• Molto completo in termini di funzionalità con buone integrazioni.

Un flusso di lavoro più avanzato e la gestione dei numeri di ticket sostituirebbe software come Redmine.

Tipo di aziende utilizzatrici

• Libero professionista,
• Piccole imprese / start up,
• SMES, SMIS,
• Dipartimenti specifici delle grandi aziende.

Stakeholder

• Tutti i dipendenti,
• Responsabile di progetto.

Tipo di progetti

• Progetto IT: principalmente sviluppo di software,
• Brainstorming,
• Progetti creativi: progetto web, piano di comunicazione,
• Progetti di innovazione: creazione di una nuova linea di prodotti,
• Coordinamento quotidiano delle squadre (solo Asana),
• Lavoro collaborativo (solo Asana).

Metodologie raccomandate

• Nessuna o Agile

Trello e Asana sono strumenti informatici altamente efficienti che offrono un alto livello di flessibilità nella gestione dei progetti.

Nel caso di Asana, lo strumento svolge anche la missione di gestione collaborativa delle attività quotidiane di ciascun dipendente (esclusi i progetti). Trello si dimostra un ottimo strumento di organizzazione per piccoli progetti nella sua versione gratuita.

D'altra parte, il limite della sua copertura funzionale spinge a passare rapidamente alla versione premium. Tuttavia, quasi allo stesso prezzo, la versione premium di Asana offre più funzioni per un uso più ampio e strutturato.