ClickUp vs Notion: l'incontro tra gli strumenti di gestione dei progetti nel 2025
ClickUp e Notion: due pesi massimi della gestione dei progetti che promettono di rivoluzionare il nostro modo di lavorare. Uno si concentra sulla produttività all-in-one, l'altro sulla flessibilità di uno spazio di lavoro modulare. Ma quando si cerca lo strumento giusto per strutturare le idee, gestire i compiti o collaborare con il team, la scelta può diventare rapidamente... un vero mal di testa.
👉 Che siate un freelance, una startup o un team di progetto ben oliato, queste due piattaforme hanno molto da offrire:
- ClickUp brilla per la sua ricchezza funzionale (qualcuno potrebbe dire eccessiva),
- mentre Notion affascina per il suo approccio più visivo e flessibile, a metà strada tra la presa di appunti, il database e il flusso di lavoro personalizzato.
In questo articolo diamo un'occhiata più da vicino ai due strumenti: caratteristiche, interfaccia, automazioni, integrazioni, prezzi... Nulla è stato lasciato al caso, per aiutarvi a scegliere la soluzione più adatta al modo in cui voi e il vostro team lavorate.
Che cos'è ClickUp?
Presentazione generale di ClickUp
ClickUp è il coltellino svizzero degli strumenti di gestione dei progetti. Progettato per centralizzare tutto il lavoro del team in un unico spazio, offre una moltitudine di visualizzazioni (elenco, calendario, Gantt, pannello Kanban, ecc.), una gerarchia ultra-rapida e funzionalità pensate sia per i team tecnici che per quelli di marketing.
Il suo obiettivo è sostituire tutti gli altri strumenti. Documenti, attività, messaggistica, automazione, obiettivi, reportistica... ClickUp vuole essere la piattaforma unica su cui si basa l'intera organizzazione.
Dal suo lancio, la piattaforma ha continuato a evolversi, portando sempre più avanti la personalizzazione, l' automazione e l'integrazione con strumenti di terze parti. Nel 2025, è uno strumento completo di gestione dei progetti rivolto a start-up, PMI, grandi aziende e persino a liberi professionisti ultra-organizzati.
Le principali caratteristiche di ClickUp
Prima di approfondire i punti di forza e di debolezza dello strumento, facciamo un rapido tour delle sue caratteristiche.
⚒️ Ecco le caratteristiche principali che fanno di ClickUp una piattaforma tanto potente quanto temuta per la sua curva di apprendimento:
- gestione avanzata delle attività: stati personalizzati, sottoattività, dipendenze, punti di carico, priorità, ecc;
- viste multiple del progetto: elenco, pannello Kanban, diagramma di Gantt, calendario, vista inbox;
- Documenti e Wiki: creazione di documenti collaborativi legati ai progetti (alternativa a Google Docs o Notion');
- obiettivi e OKR: tracciamento degli obiettivi, allineamento del team, progressi misurabili;
- automazioni: flussi di lavoro personalizzabili per automatizzare le azioni ripetitive;
- modelli: modelli pronti all'uso per progetti, attività, riunioni e processi interni;
- dashboard: reportistica avanzata con widget personalizzabili per monitorare l'attività dello spazio di lavoro.
ClickUp
Vantaggi e svantaggi di ClickUp
ClickUp è spesso percepito come uno strumento ultra-ambizioso "tutto in uno", ma questa promessa ha un prezzo: la complessità. Si tratta di una piattaforma progettata per utenti esperti, con una curva di apprendimento piuttosto ripida... a meno che non ci si limiti all'uso di base.
Ecco i vantaggi più spesso citati dagli utenti sul web:
- ultra-completo: c'è tutto, dal tracciamento delle attività alla reportistica ai documenti;
- visualizzazione personalizzabile: ogni membro del team può adattare la propria interfaccia;
- automazione potente e senza codice
- solido rapporto qualità-prezzo;
- modelli ben studiati per risparmiare tempo fin dall'inizio;
- team di supporto reattivo e comunità attiva.
Ma attenzione: chi dice "strumento tutto in uno" dice anche "strumento complesso". Ecco cosa emerge spesso dalle recensioni:
- troppe funzionalità uccidono la funzionalità: rischio di sovraccarico;
- un'interfaccia densa che può essere difficile da imparare;
- tempi di caricamento talvolta lenti con spazi di lavoro ampi;
- versione mobile limitata rispetto all'interfaccia web;
- non sempre adatto a piccoli team in cerca di semplicità.
Che cos'è Notion?
Panoramica di Notion
Notion è il campione della flessibilità. All'incrocio tra uno strumento per prendere appunti, un wiki collaborativo, un task manager e un database visivo, Notion permette di costruire qualsiasi cosa... purché si sappia cosa si vuole.
A differenza di ClickUp, che struttura le cose per voi, Notion parte da una pagina bianca. Siete voi a creare i mattoni del vostro spazio di lavoro, in base alle vostre esigenze: un CRM, un calendario editoriale, un sistema di gestione delle attività o uno spazio di documentazione per il team.
Estremamente popolare tra i freelance, le start-up e i creatori di contenuti, Notion ha conquistato anche le grandi aziende grazie alle sue nuove funzionalità di collaborazione, ai permessi avanzati e alla capacità di adattarsi a qualsiasi flusso di lavoro.
Le principali caratteristiche di Notion
Notion non è uno strumento che impone la propria logica. È una cassetta degli attrezzi in cui ogni elemento può diventare una funzionalità, a patto che si sappia come assemblarlo.
⚒️ Ecco i blocchi di costruzione più comunemente utilizzati:
- sistema di pagine annidate: struttura i contenuti come un sito web o un albero di documenti;
- blocchi personalizzabili: ogni elemento (testo, immagine, database, checklist, embed, ecc.) è un blocco modificabile;
- database: per gestire progetti, attività, contenuti o qualsiasi tipo di dati (con viste Kanban, tabelle, calendari, gallerie, ecc.);
- modelli: centinaia di modelli (ufficiali o creati dalla comunità) per iniziare rapidamente;
- collaborazione in tempo reale: commenti, menzioni, autorizzazioni per ruolo;
- Notion AI: assistente editoriale integrato per generare testo, riassumere o strutturare automaticamente;
- integrazioni e incorporazioni: connettività con Slack, GitHub, Google Drive, Figma, ecc. + visualizzazione dinamica di contenuti esterni.
Notion
Vantaggi e svantaggi di Notion
Ciò che rende potente Notion è anche ciò che può renderlo confuso. Lo strumento offre una libertà totale, ma questa libertà può anche portare a una mancanza di struttura. Soprattutto in un team.
Prima di esaminare le critiche, vediamo cosa c'è di così attraente in Notion:
- totale libertà organizzativa;
- design chiaro e minimalista che è un piacere usare;
- database potenti e flessibili;
- documentazione + gestione del progetto in un unico strumento;
- ampia comunità con migliaia di modelli disponibili;
- Notion AI integrato senza costi aggiuntivi nei piani a pagamento.
Ma non tutto è perfetto, soprattutto quando si cerca uno strumento per flussi di lavoro più rigidi o industrializzati:
- nessuna vera gestione nativa delle attività (nessuna automazione avanzata come quella di ClickUp) ;
- prestazioni a volte lente con file di grandi dimensioni o molte pagine;
- funzionalità avanzate limitate sui dispositivi mobili;
- curva di apprendimento per costruire un sistema efficiente;
- può diventare rapidamente un caos senza un vero rigore organizzativo.
ClickUp vs Notion: confronto tra le caratteristiche
Quando si tratta di scegliere uno strumento di gestione dei progetti, è tutta una questione di funzionalità. Alcuni cercano un cockpit completo con potenti automazioni, mentre altri preferiscono un' interfaccia più modulare e creativa. ClickUp e Notion non appartengono alla stessa categoria... ma si rivolgono agli stessi utenti.
| Funzionalità | ClickUp | Notion |
| Gestione delle attività | Molto avanzata | Di base ma personalizzabile |
| Viste multiple (elenco, kanban, Gantt, ecc.) | Completa | Limitata a tabella e calendario |
| Editor di documenti | Documenti integrati | Editor nativo molto potente |
| Automazione | Integrata, senza codice | Molto limitata (tramite strumenti esterni) |
| Basi di dati | Semplici (tabelle di attività) | Flessibili e potenti |
| Dashboard e reportistica | Personalizzabile | Praticamente inesistente |
| Collaborazione in tempo reale | Molto fluida | Molto fluida |
| IA integrata | Assistente alla produttività | Notion AI (scrittura + analisi) |
| Modelli | Professionale e settoriale | Ricchezza della comunità |
| Interfaccia mobile | Funzionale ma denso | Fluido e ben congegnato |
Focus sulla gestione di attività e progetti
ClickUp offre una gestione ultra-strutturata delle attività:
- stati personalizzati
- sottocompiti
- priorità,
- dipendenze,
- stima del tempo,
- tracciamento del tempo,
- commenti...
... è una vera macchina da guerra. Ideale per i team di tecnici, prodotti o agenzie.
Notion, invece, si basa su database personalizzabili che possono essere trasformati in schede Kanban o calendari. Meno struttura nativa, ma grande flessibilità. Perfetto per creare flussi di lavoro visivi e leggeri.
💡 Verdetto:
- per i team di progetto che hanno bisogno di struttura: ClickUp;
- per i creativi che vogliono adattare lo strumento al loro metodo: Notion.
Focus su automazione e flussi di lavoro
ClickUp integra l' automazione senza codice:
- cambiare lo stato di un'attività,
- assegnare automaticamente una persona,
- inviare una notifica...
Questo è un vero vantaggio per risparmiare tempo nei flussi di lavoro ricorrenti.
Notion è ancora molto limitato da questo punto di vista. Per automatizzare qualsiasi cosa è necessario utilizzare strumenti esterni come Zapier o Make, che richiedono un minimo di competenza tecnica.
💡 Verdetto: ClickUp domina ampiamente su questo punto.
Focus sui documenti e sulla presa di appunti
Notion è nato come strumento per prendere appunti. E su questo punto eccelle:
- interfaccia ordinata,
- una ricchezza di blocchi,
- gerarchia intuitiva
- formattazione fluida.
È possibile creare vere e proprie basi di conoscenza, wiki, guide, modelli di contenuti...
ClickUp include una funzione Documenti, ma è più limitata in termini di personalizzazione. D'altra parte, l'integrazione tra documenti e attività è molto fluida.
💡 Verdetto:
- per la scrittura e i wiki, Notion è imbattibile;
- per i documenti relativi ai progetti, ClickUp è molto efficace.
Focus sui database
Notion brilla in questo settore. Consente di creare database relazionali, con filtri :
- filtri
- tag
- viste multiple (tabella, calendario, galleria, ecc.).
Può essere utilizzato per gestire un CRM, un calendario editoriale o una roadmap di prodotto.
ClickUp offre una struttura gerarchica (Spazi > Cartelle > Elenchi > Compiti), ma non dei veri e propri database che possono essere modellati. Ogni attività rimane indipendente, anche se è possibile giocare con i campi personalizzati.
💡 Verdetto: Notion è la scelta più ovvia se avete bisogno di uno strumento di strutturazione in stile database.
Focus su dashboard e reportistica
Se volete gestire i vostri progetti con KPI visivi, ClickUp offre un modulo completo di cruscotti:
- grafici
- barre di avanzamento,
- statistiche di squadra,
- widget personalizzabili... tutto ciò che serve per il monitoraggio in tempo reale.
Notion, invece, è praticamente silente su questo punto. Si può armeggiare con sistemi di calcolo o di sintesi, ma niente di nativo o visivo.
💡 Verdetto: ClickUp è la migliore opzione per la reportistica visiva, soprattutto per i manager.
ClickUp vs Notion: confronta i prezzi
| Piano | ClickUp | Notion |
| Gratuito | Gratuito per sempre:
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Sì :
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| Base | Illimitato - € 8,51/utente/mese
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Plus - €9,50/utente/mese:
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| Intermedio | Business - € 10,21/utente/mese
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Business - € 19,50/utente/mese:
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| Impresa | Enterprise - su richiesta:
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Enterprise - su richiesta:
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ClickUp vs Notion: quale interfaccia è più intuitiva?
Un buon strumento di gestione non serve a nulla se ci si perde dentro. In questo ambito, ClickUp e Notion adottano approcci radicalmente diversi. Uno privilegia la ricchezza funzionale, l'altro la semplicità visiva. Quindi, chi si aggiudica il premio per l' usabilità?
| I criteri | ClickUp | Notion |
| Rapido da usare | Complesso all'inizio | Molto accessibile |
| Ergonomia generale | ❌ Interfaccia densa | Interfaccia snella |
| Personalizzazione visiva | Molto ampia (viste, colori, layout) | Elevata (temi, icone, blocchi) |
| Navigazione | ❌ Struttura gerarchica rigida ad albero | Navigazione fluida tra le pagine |
| Mobile (App) | Funzionale ma migliorabile | Molto fluida e intuitiva |
| Esperienza collaborativa | Molto ottimizzata per i team | Naturale ed efficiente |
🧠 Verdetto:
- se vi piacciono gli strumenti potenti e mirati con funzioni di gestione complesse, scegliete ClickUp, ma concedetevi un po' di tempo per adattarvi;
- se preferite un'interfaccia leggera e modulare, facile da usare quotidianamente, scegliete senza esitazione Notion.
ClickUp vs Notion: integrazioni a confronto
Quanto più facilmente uno strumento può essere integrato nel vostro stack digitale, tanto più diventa essenziale per la vostra organizzazione. Per i team di prodotto, marketing o IT, la capacità di uno strumento software di interagire con altri strumenti è un fattore chiave: meno attrito, più automazione e un flusso di lavoro più fluido.
👉 Numero di integrazioni disponibili
- ClickUp: ⭐⭐⭐⭐☆
Oltre 1.000 integrazioni disponibili, tramite connessioni native o tramite Zapier, Make, Webhooks o API REST. Ci sono i classici: Slack, Google Drive, Microsoft Teams, GitHub, Zoom, HubSpot, Salesforce... L'ecosistema è ricco, ma alcune integrazioni richiedono una configurazione manuale.
- Notion: ⭐⭐⭐⭐☆
Notion è rimasto a lungo indietro su questo punto, ma dal 2023 le cose sono cambiate molto. Ora offre integrazioni native con Slack, Jira, GitHub, Google Drive, Figma, Asana, ecc. Soprattutto, un'API pubblica ben documentata consente di sviluppare connessioni personalizzate. Molte integrazioni utilizzano ancora strumenti di terze parti come Zapier.
👉 Facilità di configurazione
- ClickUp: ⭐⭐⭐☆☆☆☆
La maggior parte delle integrazioni native sono semplici da attivare. Ma non appena si entra in casi più avanzati (CRM, automazioni in più fasi), è necessario scavare nella documentazione o passare attraverso un connettore esterno. Il ClickUp Apps Center aiuta, ma non tutto è plug & play.
- Nozione: ⭐⭐☆☆☆☆☆☆
Le integrazioni più semplici (come Slack o Google Calendar) sono abbastanza facili da attivare. Ma quando si tratta di creare flussi di lavoro sincronizzati, la configurazione diventa più tecnica. Spesso bisogna passare attraverso le API di Notion, Zapier o Make, il che può scoraggiare gli utenti non tecnici.
Personalizzazione e automazione
- ClickUp: ⭐⭐⭐⭐☆
Grande punto di forza. Le integrazioni possono essere collegate alle automazioni interne (assegnazione di attività, creazione di condizioni, notifiche...). È possibile creare scenari di automazione molto specifici senza scrivere una riga di codice, a patto di conoscere bene i trigger disponibili.
- Notion: ⭐⭐⭐☆☆☆
Notion offre alcune automazioni di base con Notion AI (riassunto automatico, completamento del testo) e connettori con Make o Zapier per automatizzare l'invio di e-mail, la creazione di attività, ecc. Ma tutto dipende da strumenti esterni: l'automazione rimane dipendente da un ecosistema di terze parti.
Conclusione
- ClickUp è in testa grazie alle sue integrazioni più mature, alle solide API e alle potenti automazioni native. È una scelta eccellente per i team che desiderano centralizzare le azioni tra più strumenti senza dover codificare;
- Notion, invece, sta facendo progressi, ma rimane più adatto a un uso modulare e manuale, o a utenti tecnici in grado di costruire i propri flussi di lavoro tramite strumenti esterni.
Quando scegliere ClickUp o Notion?
ClickUp e Notion sono due strumenti potenti... ma non sempre si rivolgono agli stessi tipi di team o progetti. Scegliere lo strumento giusto significa innanzitutto capire le proprie esigenze: struttura o libertà? Automazione o personalizzazione? Gestione macro o micro? Facciamo il punto.
Esempi di utilizzo di ClickUp
ClickUp è tagliato per chi ama (o ha bisogno) di struttura, centralizzazione e controllo operativo. Eccelle in contesti con flussi di lavoro complessi, team numerosi e progetti multidimensionali.
Ecco i contesti in cui ClickUp è una scelta ovvia:
- team tecnologici, di sviluppo, di prodotto o di supporto con flussi di lavoro rigidi e la necessità di una gestione basata sullo stato;
- agenzie o startup in crescita che vogliono centralizzare i propri strumenti (attività, documenti, reportistica...);
- manager che gestiscono diversi progetti e desiderano dashboard personalizzate per monitorare i progressi;
- organizzazioni che desiderano automatizzare i propri processi interni senza sviluppare;
- aziende con requisiti complessi di onboarding o di monitoraggio strutturato delle risorse umane;
- team interfunzionali che devono allinearsi a obiettivi comuni (OKR, roadmap di prodotto, ecc.).
Esempi di casi d'uso di Notion
Notion brilla in contesti in cui la creatività, la flessibilità e la documentazione sono prioritarie. Si rivolge a coloro che amano costruire il proprio sistema, pagina per pagina, blocco per blocco.
Ecco i profili che ottengono il massimo da Notion:
- freelance, creatori di contenuti, coach o consulenti che desiderano uno spazio di lavoro elegante e completo;
- team di marketing o comunicazione che gestiscono i contenuti, la pianificazione editoriale o le campagne in un unico strumento;
- organizzazioni che creano una base di conoscenza viva e ben strutturata;
- utenti che desiderano uno strumento ibrido che combini la presa di appunti, la gestione leggera dei progetti e un database;
- aziende che desiderano documentare i propri processi interni, le politiche del personale o le guide ai prodotti;
- tutti i team che apprezzano l'estetica, i modelli personalizzabili e la navigazione intuitiva.
ClickUp o Notion: il vostro prossimo strumento di gestione dipende dal vostro stile di lavoro
Alla fine, la questione non è tanto quale sia lo strumento migliore... ma quale sia lo strumento migliore per voi. Perché tra ClickUp e Notion non stiamo confrontando due software simili, ma due filosofie di lavoro.
ClickUp punta tutto su struttura, automazione e prestazioni. Perfetto per :
- team di progetto esigenti,
- flussi di lavoro complessi,
- organizzazioni che vogliono centralizzare tutto.
Richiede un po' di padronanza, ma si trasforma rapidamente in una cabina di regia potentissima per la gestione di tutto il lavoro.
Notion è una soluzione che si basa su flessibilità, creatività e fluidità. Ideale per :
- creare uno spazio di lavoro che rifletta la vostra immagine,
- documentare le vostre idee,
- gestire progetti senza rigidità.
Accessibile a tutti, si adatta alla vostra logica (e non viceversa).
E se non siete ancora sicuri... perché non provarli entrambi ? Entrambi gli strumenti offrono un piano gratuito, così potete farvi un'idea senza spendere troppo.
FAQ - ClickUp vs Notion: le domande più frequenti
ClickUp è migliore di Notion per la gestione di un team?
Sì, soprattutto se avete bisogno di strutturazione, definizione delle priorità, autorizzazioni precise e monitoraggio delle prestazioni. ClickUp è stato progettato per la gestione dei team, mentre Notion è più flessibile, ma meno attrezzato per progetti complessi.
Notion può essere utilizzato come strumento completo di gestione dei progetti?
Sì, ma con alcune limitazioni. Notion consente di creare schede Kanban, viste del calendario e database personalizzati. È sufficiente per progetti semplici o di medie dimensioni. D'altra parte, non dispone di automazione nativa, stato condizionale o reportistica avanzata come ClickUp.
Notion e ClickUp possono essere utilizzati insieme?
Assolutamente sì. Molti team utilizzano Notion per la documentazione (wiki, contenuti, guide interne) e ClickUp per la gestione operativa (attività, scadenze, sprint). I due strumenti possono essere collegati tramite Zapier, Make o l'API per sincronizzare alcuni elementi.
Quale strumento è più facile da imparare?
Notion è più facile per i principianti: interfaccia chiara, navigazione intuitiva, creazione di contenuti molto fluida. ClickUp è più completo, ma richiede un po' di tempo per familiarizzare con tutte le sue funzioni.
Quale versione gratuita è più interessante?
Entrambi offrono un generoso piano gratuito, ma :
- ClickUp Free è più ricco di funzionalità di progetto (viste multiple, gestione delle attività, documenti, ecc;)
- Notion Free brilla per la sua flessibilità nel creare wiki, database o spazi personali, senza troppi limiti.
Articolo tradotto dal francese