Project management: flessibilità e collaborazione al centro

Da Roberta Salzano
Aggiornato il 20 maggio 2020, pubblicato il febbraio 2020
how-to backgroundProject management: flessibilità e collaborazione al centro

Il project management è un metodo di lavoro per progetto in cui il team lavora in modo collaborativo e trasversale su ogni attività. La modalità di gestione è più orizzontale per portare fluidità ed efficienza  e avere una marcia in più rispetto alla concorrenza. Ogni membro del personale conosce il proprio ruolo e le proprie responsabilità.

Quale metodologia e organizzazione deve essere adottata da un project manager e per il suo team? Vediamo, quindi, come lavorare meglio in modalità progetto.

Dalla pianificazione alla comunicazione, vediamo anche quali sono gli strumenti che meglio vi supportano nella realizzazione di qualsiasi progetto e che contribuiscono al suo successo.

Project management: definizione e funzionamento

Cos'è il project management?

Il project management è un modello di organizzazione e gestione delle attività basato su progetti trasversali e collaborativi.

Porta persone di diversi reparti o esterne all'azienda a collaborare allo stesso progetto o alla stessa missione per un periodo di tempo limitato, con un budget dedicato. Queste persone possono dedicare tutto il loro tempo a questo progetto comune o essere coinvolte in altre missioni in parallelo.

La modalità per progetto implica una metodologia specifica e un quadro organizzativo che inizia con la nomina di un capo progetto. Questa persona supervisionerà il progetto nel suo complesso.

Project management vs. product management

Il project management è spesso in contrasto con il product management, dato che sono due approcci fondamentalmente diversi:

  • Un progetto è un insieme di attività che contribuiscono alla realizzazione di un prodotto o servizio unico, per un periodo di tempo limitato. Riunisce le risorse (umane, materiali, ecc.) al fine di fornire i deliverable in risposta alla richiesta di un cliente o di un investitore. La sua attuazione deve rispettare l'ambito, le scadenze e il budget definiti a monte.
  • Il prodotto è un bene o un servizio che soddisfa le esigenze o gli usi dell'utente ed è il risultato di un'attività creativa, spesso operante in iterazioni (modalità agilità), in un'ottica di miglioramento continuo e di soddisfazione dell'utente.

Come funziona il project management

Come decompartimentare i diversi dipartimenti dell’azienda? Come possiamo far sì che tutti i dipendenti lavorino insieme allo stesso progetto senza perdersi in processi gerarchici o operativi dispendiosi in termini di tempo e controproducenti?

La gestione tramite project management stabilisce un quadro efficiente per scambi e decisioni senza intoppi, dando al contempo un posto centrale alla collaborazione. Ecco le caratteristiche principali del suo funzionamento:

  • La sfida è quella di strutturare un gruppo di lavoro e riunire dipendenti, esperti di business di diversi dipartimenti, attorno ad un progetto comune.
  • L'obiettivo è quello di guidare il progetto nel suo complesso e di rispondere alla richiesta iniziale in modo reattivo e collaborativo.
  • Il metodo di lavoro è trasversale: la gestione è orientata all'organizzazione, con legami meno gerarchici, per facilitare la collaborazione. Le regole e gli attori del progetto sono determinati a monte per rendere più fluide le fasi, le scadenze, il budget, ecc.
  • Infine, la gestione del progetto può essere centralizzata su uno strumento collaborativo per consentire al team di reagire in ogni fase, anticipare i rischi, regolare i carichi di lavoro, ecc.

Le chiavi del successo del project management

Un responsabile di progetto

Il project manager è coinvolto dall'inizio alla fine del progetto: dalla costituzione del team alla distribuzione dei compiti, compresa la definizione delle scadenze, la direzione del team e il monitoraggio dell'avanzamento del progetto.

Dovrà destreggiarsi tra diverse modalità d'azione:

  • gestire le squadre e lasciare una certa autonomia
  • pianificare ed eseguire
  • strutturare e mantenere la flessibilità
  • comunicare e prendere decisioni per andare avanti
  • star dietro alle cifre ma lasciare spazio alla creativita'...

... un vero e proprio lavoro da equilibrista!

Le principali qualità di un buon project manager: leadership, capacità di ascolto, capacità manageriali e comunicazione chiara. Il project manager deve creare un clima di fiducia e incoraggiare persone di diversa provenienza a lavorare insieme.

Una tabella di marcia chiara

Contiene una precisa tabella di marcia:

  • Il ruolo e le responsabilità di ogni membro del team di progetto sono chiaramente identificati.
  • Vengono definiti gli obiettivi di progetto,un piano di progetto,  le questioni, la strategia e l'attuazione operativa (scadenze, compiti).

La comprensione generale del progetto da parte di tutti i soggetti interessati dovrebbe essere verificata a monte.

Una struttura mentale

Fatevi uno schema mentale chiaro che vi aiuti ad analizzare un soggetto da tutte le sue prospettive, ad esempio provate le 5 W + H

  • What? (il punto centrale del progetto)
  • Who? ( il progetto coinvolge chi?)
  • Where? (luoghi fisici ma anche astratti)
  • When? (utile per definire una timeline)
  • Why? ( dare un senso a tutto il soggetto)
  • How? (strategia di esecuzione)

Vantaggi del project management

Lavorare in modalità progetto ha molti vantaggi, tra cui :

    • migliora la produttività dei vostri team: i dipendenti a cui vengono date responsabilità e che vengono valorizzati nei loro compiti sono più motivati, stimolati dagli aspetti collaborativi, che favoriscono la condivisione e lo scambio costruttivo;
    • aumenta il valore del capitale umano: grazie alle interazioni tra specialisti nel proprio business, ognuno impara e completa il proprio know-how: si scambiano metodi di lavoro e punti di vista, si condividono esperienze e competenze, si propone un ragionamento professionale precedentemente collaudato, ecc;
    • garantisce un livello di qualità atteso, o addirittura di superarlo: la sinergia creata attraverso il rapporto di squadra offre un valore inestimabile all'azienda: stimola l'intelligenza collettiva;
    • incoraggia l'innovazione e la creatività tra i membri del team, che sono portati ad esercitare le loro competenze su argomenti interfunzionali. Essi rafforzano così la loro capacità di adattamento;
    • diventa uno strumento di apprendimento permanente: "sfidati", i dipendenti possono sviluppare le loro competenze. Guadagnano anche in autonomia e flessibilità.

 6 step di Project Management per aumentare la performance

Fase 1: Fase di studio

Iniziare con una valutazione del progetto è essenziale per capire la sua natura, le sfide della sua implementazione per l'azienda e i benefici attesi.

Questo permette di elaborare obiettivi chiari e studiare la fattibilità del progetto, per specificare le necessità ed elencare i compiti da svolgere. In questo modo, svilupperete la soluzione migliore per raggiungere i risultati attesi.

Fase 2: Selezione delle risorse

Una volta nominato il Project Leader, le risorse devono essere selezionate anche sulla base delle loro competenze tecniche e della loro disponibilità, ma anche della loro capacità di lavorare in modo collaborativo.

È responsabilità del project manager assicurare il collegamento tra i vari attori del progetto e assicurarsi che ognuno conosca la funzione degli altri membri del team.

Fase 3: Pianificazione dei compiti

Il tuo progetto prenderà la forma di una serie di compiti da completare prima della scadenza del progetto. Invece di fare una rigida lista di compiti, puoi elencare tutti gli obiettivi principali (che diventano pietre miliari) e i sotto-obiettivi che li accompagnano. La visione sarà più concreta e meno restrittiva. Un obiettivo può essere raggiunto in diversi modi, ed è il risultato raggiunto che conterà.

Una volta definite le priorità, mettete gli obiettivi concreti in un programma, fissando delle scadenze. Il calendario scelto dovrebbe essere condiviso con tutti i membri del team e facilmente aggiustato per accomodare eventi imprevisti, come ritardi o assenza imprevista di risorse.

Fase 4: Condivisione della conoscenza

Il project manager, deve assicurarsi che le informazioni fluiscano tra i diversi membri del team. Se voi stessi avete competenze o conoscenze che sono essenziali per il progetto, non esitate a formare qualcuno che si occupi di certi compiti in vostra assenza, o a delegare quando necessario.

Fase 5: Comunicazione con tutte le parti interessate


Naturalmente, per andare avanti in modo efficiente e trasparente, la comunicazione è essenziale. Da un lato, si comunica con il proprietario del progetto o con i committenti per tenerli informati sull'andamento del progetto. D'altra parte, si agisce come un collegamento tra i diversi membri della squadra, cercando di rendere gli scambi più fluidi.

Per andare oltre, si può stabilire una cultura di squadra, per esempio introducendo una comunicazione "standardizzata": assicurarsi che tutti parlino la stessa lingua (senza acronimi troppo specifici o gergo aziendale) e usino gli stessi processi di lavoro.

Fase 6: Risoluzione dei problemi


La modalità del progetto, un'organizzazione basata sulla collaborazione, può suscitare una certa riluttanza da parte delle persone meno abituate a questa metodologia. Per permettere a tutti di adattarsi, il ruolo del project manager è quello di fornire supporto in modo che le regole siano comprese e applicate da tutti.

Oltre ai potenziali attriti tra i vostri dipendenti, possono sorgere altri problemi: il ritardo di un fornitore, l'assenza prolungata e non programmata di un dipendente, un cambiamento nelle esigenze del cliente, ecc. Sono tutte situazioni che richiedono di trovare soluzioni e riadattare il programma alle nuove priorità.

3 software che vi affianchino nella gestione per progetto

Senza un software, le attività project management sono complicate. Al crescere dei soggetti coinvolti o delle dimensioni del progetto si perde visibilità. Diventa quindi fondamentale rivolgersi ad un software di Project Management, il potere di dirvi quale sia il migliore non ce l’abbiamo ma ecco i nostri 3 del giorno:

Trello

Trello è lo strumento collaborativo per antonomasia. È apprezzato dalle aziende quanto dagli studenti. Tra le ragioni del suo successo la versione gratuita, la grande leva sul fattore visivo e la semplicità. Si tratta di uno strumento disponibile anche per mobile.

Tra le sue funzionalità:

  • Gestione task
  • Metodologia Scrum
  • Visualizzazione dello stato di avanzamento del progetto

Basecamp

Basecamp è molto più di un semplice strumento di project management, si tratta di uno stile di lavoro. Divide le attività (mail, chat, to do list etc) in spazi ben distinti. Una caratteristica che ci è piaciuta molto è la possibilità di impostare l’orario di lavoro per imparare a disonnettersi.

Tra le sue caratteristiche:

  • Chat
  • Domande ai collaboratori per vedere l’avanzamento del progetto
  • To do list

Wrike

Wrike è un altro dei software più famosi sul mercato del project management. I suoi utilizzatori lo amano per la sua completezza e facilità d’uso. Infatti consente di gestire un progetto dalla nascita alla consegna dei report finali. Tutto ciò adattandosi alle caratteristiche del vostro team.

Con Wrike potrete:

  • Pianificare attraverso il Diagramma di Gantt
  • Lavorare con il proprio team
  • Analizzare i risultati

Scegliere il Project Management

Infine, scegliete uno strumento ad alte prestazioni che si adatti alle vostre operazioni per gestire progetti e team e facilitare il lavoro cooperativo, la gestione delle risorse, la comunicazione e la gestione dei documenti. Alcune soluzioni integrano una ricca gamma di funzionalità, mentre altre ne sviluppano alcune, a volte più avanzate.

Non esitate a fare il test per vedere come l'uso di uno strumento potrebbe migliorare la vostra organizzazione in modalità progetto.

Pronti a passare alla modalità progetto?

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