Trello vs Notion: quale strumento di gestione dei progetti scegliere per migliorare la produttività?
Quando si cerca uno strumento di gestione dei progetti semplice, flessibile ed efficace, vengono sempre fuori due nomi: Trello e Notion. Due giganti della gestione collaborativa, due filosofie... e una scelta da fare.
- Da un lato, Trello: la stella di Kanban, visuale, intuitivo e progettato per tracciare le attività su base quotidiana.
- Dall'altra, Notion: l'applicazione all-in-one che combina note, database, dashboard e documentazione di gruppo.
Quindi, Trello o Notion? Quale è più adatto al vostro modo di lavorare, alle dimensioni del vostro team o alle vostre esigenze di produttività?
In questo confronto completo, esaminiamo da vicino le caratteristiche, l'interfaccia, il prezzo, le integrazioni e i casi d'uso di questi due pacchetti software, per aiutarvi a fare la scelta migliore, senza perdere tempo.
Che cos'è Trello?
Panoramica di Trello
Trello è la lavagna digitale per i team moderni. Sviluppato da Atlassian, questo software di gestione visiva si basa su un approccio Kanban semplice ed estremamente efficace. Si organizza il lavoro sotto forma di schede, colonne ed elenchi, che si possono spostare, annotare, taggare o condividere in un batter d'occhio.
Il suo punto di forza? Un' interfaccia ultra-intuitiva che consente di gestire i progetti, tenere traccia delle attività e collaborare in tempo reale senza attriti. Che stiate pianificando il lancio di un prodotto, gestendo uno sprint agile o organizzando un calendario editoriale, Trello si adatta a un'ampia gamma di utilizzi... a patto che non gli chiediate troppo quando si tratta di strutturare i dati.
Le caratteristiche principali di Trello
Trello brilla per la sua semplicità, ma questo non significa che manchi di funzioni chiave. Prima di entrare nel dettaglio, ricordiamo che Trello è uno strumento modulare. Il suo cuore è costituito dalle tabelle. Ma grazie a una ricca libreria di Power-Up (integrazioni), può essere trasformato in un vero e proprio hub di produttività. Ecco cosa troverete nel suo arsenale nativo (e tramite le Power-Up):
- Schede Kanban: struttura visiva a colonne per tracciare l'avanzamento dei compiti;
- schede personalizzabili: per aggiungere liste di controllo, scadenze, allegati, commenti e altro;
- etichette e filtri: per ordinare, organizzare e dare priorità alle attività;
- automazioni (Butler): attivazione automatica di azioni in base a regole definite;
- condivisione e collaborazione in team: menzioni, notifiche, autorizzazioni avanzate;
- Power-Ups: integrazione con Google Drive, Slack, Notion, GitHub, ecc;
- visualizzazione del calendario e della timeline: per visualizzare la pianificazione nel tempo (versione a pagamento).
Trello
Vantaggi e svantaggi di Trello
Anche se ampiamente adottato, Trello non è una soluzione perfetta. Come ogni strumento di gestione, brilla in alcuni casi... e mostra i suoi limiti in altri.
✅ La sua semplicità, la chiarezza visiva e la capacità di far lavorare insieme un team in tempi record. Per piccole strutture o progetti ben delineati, spesso è tutto ciò che serve. Iniziamo con ciò che Trello fa meglio:
- rapido da imparare: non è necessaria alcuna formazione per iniziare;
- interfaccia chiara e intuitiva: le colonne e le schede parlano da sole;
- ideale per Kanban: gestione visiva dei compiti molto efficace;
- collaborativo e flessibile: ideale per team multi-progetto;
- numerose integrazioni tramite Power-Ups: Slack, Google Workspace, Notion Trello, ecc;
- generosa versione gratuita: sufficiente per molte esigenze.
Ma non appena si vuole andare oltre la strutturazione, i database o la gestione complessa, Trello raggiunge i suoi limiti. È qui che può risultare troppo semplice... o addirittura frustrante. Ecco i suoi punti deboli:
- mancanza di struttura gerarchica: niente sottopagine o database avanzati;
- dipendenza da Power-Up per alcune funzioni cruciali;
- non è adatto a progetti molto complessi o molto documentati;
- vista limitata al di fuori di Kanban (calendario e timeline disponibili solo a pagamento);
- le funzioni di automazione sono ancora basilari.
Che cos'è Notion?
Presentazione generale di Notion
Notion è il coltellino svizzero degli strumenti di lavoro digitali. In parte gestore di note, in parte database no-code e in parte software di gestione dei progetti, questa applicazione all-in-one sta trasformando il modo in cui i team organizzano le informazioni, i progetti e la collaborazione.
Progettato come spazio di lavoro personalizzabile, Notion consente di costruire il proprio sistema: pagine, blocchi, modelli, dashboard... tutto è modulare. A differenza di Trello, che impone una struttura, Notion offre una tela (virtualmente) bianca da organizzare secondo le proprie esigenze.
Il risultato è una soluzione ultra-flessibile, ma che potrebbe richiedere un po' di tempo per raggiungere il suo pieno potenziale.
Le principali caratteristiche di Notion
Notion si distingue per la sua capacità di unire la presa di appunti, la gestione delle attività, i database e la documentazione in un'unica interfaccia fluida. Si potrebbe dire che Notion è uno strumento anti-rigido. Non c'è un modello imposto: si assemblano le funzionalità come blocchi LEGO per creare lo spazio di lavoro ideale. Ecco i principali elementi costitutivi:
- pagine e sottopagine illimitate: per organizzare progetti, documenti o guide interne;
- blocchi di contenuto: testo, immagini, to-dos, embed, tabelle, codice, ecc;
- database dinamici: in visualizzazione tabella, calendario, kanban, galleria o elenco;
- gestione integrata dei compiti: assegnazione, scadenza, stato, priorità, ecc;
- sistema di relazioni e filtri: per incrociare i dati tra i database;
- modelli personalizzabili: per non dover partire da zero;
- collaborazione in tempo reale: commenti, menzioni, permessi di accesso, ecc;
- clipper e integrazioni web: acquisizione di contenuti web, connessione a Slack, Trello, Google Calendar, ecc;
- API aperte: per automatizzare e connettersi con altri strumenti (tramite Zapier, Make, ecc.).
Notion
Vantaggi e svantaggi di Notion
Notion è uno di quegli strumenti seducenti a prima vista, ma la cui potenza si rivela davvero evidente quando lo si usa quotidianamente. Ricco, bello, modulare... può anche essere confuso e persino frustrante per alcuni profili.
Cominciamo dagli aspetti positivi: massima flessibilità, informazioni centralizzate, aumento della produttività... Notion soddisfa tutte le esigenze dei team moderni che cercano uno spazio di lavoro intelligente:
- spazio di lavoro all-in-one: gestione di progetti, note, attività, documentazione... tutto in un unico posto;
- ultra-flessibile e personalizzabile: si adatta a tutti i flussi di lavoro;
- potente database: relazioni, filtri, viste multiple;
- design moderno e UX: piacevole da usare ogni giorno;
- collaborazione fluida: perfetta per condividere informazioni e feedback;
- strumento no-code: consente di automatizzare e strutturare senza bisogno di uno sviluppatore;
- versione gratuita completa per freelance e piccoli team.
Ma questa libertà ha un prezzo :
- curva di apprendimento più lunga rispetto a Trello ;
- nessuna gestione reale delle dipendenze tra le attività (tipo Gantt) ;
- nessuna automazione nativa avanzata (richiede Zapier o Make);
- prestazioni lente su database molto grandi;
- meno intuitivo per gli utenti non tecnici;
- funzionalità offline limitate.
Trello vs Notion: caratteristiche a confronto
Quando si tratta di scegliere uno strumento di gestione dei progetti, la funzionalità è spesso il terreno di scontro. Trello e Notion condividono alcuni elementi fondamentali (Kanban, attività, collaborazione), ma hanno approcci radicalmente diversi.
Ecco una tabella di confronto sintetica 👇 :
| Funzionalità | Trello | Notion |
| Vista Kanban | Nativo | Disponibile tramite database |
| Vista Calendario / Timeline | ⚠️ Sì, ma limitata e gratuita | Sì, gratuito e personalizzabile |
| Gestione delle attività | Semplice ed efficiente | Molto completa e personalizzabile |
| Note e documentazione | Molto limitata | Nativo e potente |
| Database | ❌ Assente | Centrale |
| Automazione | Maggiordomo (integrato) | ❌ Necessità di strumenti esterni |
| Personalizzazione dello spazio | ⚠️ Limitato alla struttura Kanban | Libero e visivo |
| Modelli predefiniti | Di base | Molto numerosi e potenti |
| Collaborazione in tempo reale | Sì, sì, sì | Sì |
| API e integrazioni di terze parti | + Power-Up | + API aperta |
Focus sulla gestione delle attività
Trello offre una gestione delle attività semplice e lineare. Si crea una scheda, la si aggiunge a una colonna, si aggiunge una lista di controllo, una scadenza, una persona assegnata... e via. Ideale per i flussi di lavoro lineari o per i team che amano le immagini senza complessità.
Notion offre una gestione ultra-flessibile: ogni attività è una riga in un database, con campi personalizzabili (priorità, data, tipo, stato, ecc.). Ci vuole un po' di più per configurarlo, ma si guadagna in struttura e controllo.
💡 Verdetto: Trello è più semplice, Notion è più potente.
Attenzione alla personalizzazione dello spazio di lavoro
Notion vince a mani basse. È possibile creare :
- cruscotti
- sottopagine
- database collegati..,
con logica personalizzata, il tutto in un ambiente elegante.
Trello rimane molto rigido: non è possibile allontanarsi dalla lavagna Kanban, nemmeno con i Power-Up. È possibile aggiungere delle viste, ma rimane compartimentato.
💡 Verdetto: Notion è l'ideale se volete adattare lo strumento al vostro metodo di lavoro.
Focus sulla collaborazione di gruppo
Entrambi gli strumenti brillano su questo punto. Trello si concentra sulla semplicità:
- menzioni,
- notifiche,
- commenti,
- gestione dei membri da parte della commissione.
Notion va oltre:
- commenti nel contesto,
- cronologia delle modifiche,
- permessi a grana fine (lettura, modifica, duplicazione),
- spazi condivisi per la documentazione e i progetti del team.
💡 Verdetto: Tie per i piccoli team, Notion in vantaggio per gli ambienti strutturati o documentati.
Focus sulla gestione del database
Trello non offre un vero e proprio sistema di database. Ogni tabella è isolata e le schede non sono collegate tra loro.
Notion consente di creare database relazionali, con :
- filtri
- viste multiple
- ordinamento dinamico
- e persino calcoli.
Un vero vantaggio per progetti complessi o multidimensionali.
💡 Verdetto: nozione, nessun appeal.
Concentrarsi sull'automazione
Trello offre un proprio strumento di automazione: Butler. Permette di creare regole semplici (se una carta viene spostata, allora si informa X) e di automatizzare alcune azioni ripetitive. È pratico, ma limitato.
Notion non offre ancora l' automazione nativa (o molto poco). È necessario utilizzare Zapier, Make o gli script tramite l'API. Più potente, ma anche più tecnico.
💡 Verdetto: Trello vince per facilità, Notion per potenza... se lo si sa usare.
Trello vs Notion: confronta i prezzi
| Piano | Trello | Nozione |
| Gratuito | Sì :
|
Sì :
|
| Base | Standard - € 4,26 / utente / mese :
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Plus - € 9,50 / utente / mese :
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| Intermedio | Premium - € 8,51 / utente / mese :
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Business - € 19,50 / utente / mese :
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| Impresa | Enterprise - € 14,90 / utente / mese:
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Enterprise - su richiesta:
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Trello vs Notion: quale interfaccia è più intuitiva?
Trello e Notion hanno ciascuno la propria filosofia UX. Una si concentra sulla semplicità visiva immediata, l'altra sulla modularità avanzata. In entrambi i casi, l'ergonomia può fare la differenza per la produttività quotidiana.
| Criteri | Trello | Notion |
| Rapido da imparare | Immediato | ⚠️ Ci vuole un po' di tempo per abituarsi |
| Personalizzazione della visualizzazione | ❌ Molto limitata | Pagine, colori, icone, blocchi |
| Struttura di navigazione | Lineare e semplice | Gerarchica, ma più densa |
| Organizzazione dei contenuti | Per colonna | Per pagine e database |
| Versione mobile | Fluida e ottimizzata | Buona, ma a volte lenta |
| Modalità buio/luce | Disponibile | Disponibile |
| Multilingua | Si | Si |
Analisi della facilità d'uso e dell'ergonomia
Grazie alla sua interfaccia visiva Kanban, Trello è immediatamente accattivante. Non c'è bisogno di un tutorial: si capisce subito come creare attività, spostarle e classificarle. È lo strumento preferito da chi vuole agire senza configurazioni.
Notion, invece, richiede un po' più di tempo per essere padroneggiato. Ma una volta acquisita la padronanza, è una macchina da guerra organizzativa. Si naviga tra pagine, database, viste e blocchi con un piacere quasi zen. Tutto è personalizzabile... a volte troppo per i profili che vogliono solo "spuntare una casella".
Accessibilità mobile
Entrambi offrono applicazioni mobili ad alte prestazioni, ma con alcune sfumature:
- Trello mobile rimane fluido, anche con numerose tabelle;
- Notion mobile è completo, ma può diventare meno reattivo con database pesanti o carichi di pagina complessi.
💡 Verdetto:
- per un'interfaccia semplice, visiva e immediata: Trello.
- per un'interfaccia modulare, completa e personalizzabile: Notion, a patto che ci si impegni un po'.
Trello vs Notion: integrazioni a confronto
Quanto meglio uno strumento di gestione dei progetti si integra con il vostro stack di collaborazione o CRM, tanto più diventa un centro nevralgico della vostra produttività. Che si tratti di un team tecnico, di prodotto o di marketing, le integrazioni native, la facilità di configurazione e le capacità di automazione fanno spesso la differenza.
👉 Numero di integrazioni disponibili
- Trello: ⭐⭐⭐⭐⭐
Oltre 200 Power-Up disponibili nel marketplace ufficiale, che coprono gli strumenti più utilizzati: Slack, Google Drive, Notion Trello, GitHub, Microsoft Teams, Jira, Zapier, Salesforce, ecc. E tramite Zapier o Make, le possibilità diventano quasi illimitate.
- Notion: ⭐⭐⭐⭐☆
Meno integrazioni native dirette, ma un'API aperta ampiamente utilizzata da strumenti di terze parti. Integrazione con Slack, Google Calendar, GitHub, Figma, Linear e possibile sincronizzazione con Trello o ClickUp tramite Zapier/Make. L'ecosistema è in rapida evoluzione, ma rimane sempre più tech-friendly.
👉 Facilità di configurazione
- Trello: ⭐⭐⭐⭐☆
I PowerUp possono essere installati in pochi clic, con un buon livello di personalizzazione dell'interfaccia. La maggior parte è progettata per essere plug & play, anche se alcune integrazioni avanzate (come gli strumenti CRM o di ticketing) richiedono alcune modifiche.
- Nozione: ⭐⭐⭐☆☆
Meno accessibile per i non addetti ai lavori: alcune integrazioni richiedono di passare attraverso l'API o strumenti esterni come Zapier. La documentazione è chiara, ma la configurazione richiede spesso un minimo di logica tecnica.
Personalizzazione e automazione
- Trello: ⭐⭐⭐⭐☆
Le regole del maggiordomo consentono di collegare le integrazioni a trigger automatici (ad esempio, quando una scheda viene spostata, notifica Slack). È abbastanza intuitivo, ma l'automazione avanzata richiede di destreggiarsi con Power-Up o strumenti come Zapier.
- Notion: ⭐⭐⭐⭐☆
Notion, tramite le sue API e gli integratori di terze parti, offre un livello di personalizzazione molto elevato, in particolare per la sincronizzazione dei dati, l'avvio di flussi di lavoro tra applicazioni o la creazione di dashboard alimentati dinamicamente. Ma questo spesso richiede strumenti come Make o la logica no-code.
Conclusione
- Trello è in vantaggio se cercate integrazioni rapide da configurare, con un'esperienza utente fluida, ideale per i team orientati all'esecuzione o al prodotto.
- Notion, più tecnico, si rivolge a chi vuole costruire un sistema su misura, interconnesso con il proprio stack aziendale, a patto di dedicargli un po' di tempo (o di passare attraverso un costruttore no-code).
Quando scegliere Trello o Notion?
Trello e Notion rispondono a esigenze molto diverse. Mentre Trello si distingue per la sua facilità d'uso, Notion è interessante per la sua ricchezza di funzionalità e la sua modularità. Per fare la scelta giusta, bisogna partire dal contesto del proprio team, dal tipo di progetto e dal livello di complessità che si vuole gestire.
Casi d'uso tipici di Trello
Trello è lo strumento ideale per i team agili, i freelance e le PMI che vogliono andare dritti al punto. Non c'è bisogno di una struttura complessa: basta pianificare, seguire e consegnare. È lo strumento perfetto per tenere sotto controllo i progetti senza perdersi nella strutturazione.
Ecco i casi d'uso più comuni:
- pianificazione di campagne di marketing con scadenze e semplici liste di controllo;
- monitoraggio dello sviluppo Agile in modalità Kanban (sprint, backlog, release);
- gestione dei compiti del team in un ambiente non tecnico;
- impegni personali o professionali: semplici, visivi e accessibili;
- monitoraggio della produzione di contenuti (scrittura, validazione, pubblicazione);
- gestione dell'assistenza clienti di primo livello tramite integrazione con Slack o Gmail.
In breve: scegliete Trello se avete bisogno di uno strumento rapido da implementare, visuale e senza curva di apprendimento.
Casi d'uso tipici di Notion
Notion è progettato per i team che documentano, strutturano e centralizzano. Diventa rapidamente il cuore organizzativo di un'azienda o di un progetto, soprattutto se è necessario collegare numerose fonti di informazioni e creare una logica su misura.
È la soluzione ideale in questi casi:
- creazione di un wiki o di una base di conoscenza interna per il vostro team;
- tracciare un progetto complesso con diverse dimensioni (clienti, stato di avanzamento, scadenze, consegne...);
- centralizzazione dei processi aziendali: onboarding, risorse umane, documentazione tecnica, ecc;
- gestione del team di prodotto: roadmap, backlog, versioni, feedback degli utenti, ecc;
- pianificazione editoriale multicanale, con viste dinamiche (kanban, calendario, tabella);
- gestione di database interconnessi: CRM, lead management, partnership, ecc.
In breve: optate per Notion se cercate uno strumento di lavoro completo in grado di adattarsi ai vostri processi, anche quelli più specifici.
Semplificare o strutturare? La scelta è vostra tra Trello e Notion
Quindi, Trello o Notion? Come abbiamo visto, queste due applicazioni di gestione dei progetti non hanno la stessa filosofia o gli stessi punti di forza:
- Trello è uno strumento semplice, veloce e visuale, ideale per i team che vogliono solo gestire le attività e andare avanti senza farsi prendere dai grattacapi, e la sua interfaccia Kanban rimane una delle più efficaci sul mercato;
- Notion, dal canto suo, offre uno spazio di lavoro all-in-one; è una soluzione modulare che brilla quando si tratta di centralizzare le informazioni, documentare, strutturare o collegare tra loro i database.
🧠 La scelta migliore dipende quindi dalle vostre reali esigenze:
- se avete un piccolo team, un progetto ben definito o un processo semplice ➤ Trello farà il suo dovere;
- se cercate uno strumento di gestione versatile e scalabile che possa sostituire diversi pacchetti software ➤ Notion è un'ottima scelta.
In ogni caso, questi due software di produttività offrono una solida versione gratuita. La cosa migliore? Provateli per qualche giorno con il vostro team per vedere quale si adatta meglio al vostro flusso di lavoro.
FAQ - Trello vs Notion
Trello e Notion sono gratuiti?
Sì, entrambi gli strumenti offrono una versione gratuita.
- Trello Free consente di creare fino a 10 tabelle per spazio di lavoro, con funzioni di base e alcune automazioni.
- Notion Free offre un uso illimitato in termini di numero di pagine, con accesso ai database, ma alcune funzioni avanzate (permessi, ospiti, cronologia) sono riservate ai piani a pagamento.
Posso collegare Trello a Notion?
Sì, tramite integrazioni di terze parti come Zapier, Make (ex Integromat) o l' API di Notion. È possibile sincronizzare le schede di Trello con le pagine o i database di Notion, creare automazioni tra i due o collegare la gestione delle attività.
Esempio: creare automaticamente una scheda Trello quando viene aggiunta un'attività in Notion.
Quale strumento scegliere per un team non tecnico?
Trello è spesso preferito dai team non tecnici grazie alla sua interfaccia intuitiva e alla logica 100% visuale.
Notion, che è più ricco, può richiedere un po' di configurazione all'inizio - ma una volta configurato, diventa molto accessibile, anche per i profili non tecnici.
Qual è lo strumento più adatto alla documentazione di gruppo?
Senza esitazione: Notion.
La sua struttura di pagine, database e modelli lo rende una soluzione perfetta per centralizzare la documentazione, creare un wiki interno, gestire i processi o condividere i contenuti tra i team.
Trello può essere utilizzato a questo scopo, ma solo per una documentazione molto semplice.
Qual è la soluzione più sicura, Trello o Notion?
Entrambi gli strumenti puntano molto sulla sicurezza:
- Trello (Atlassian) offre crittografia dei dati, autorizzazioni a grana fine e certificazioni come la SOC 2. Notion offre anche crittografia, autorizzazioni a grana fine e certificazioni a grana fine.
- Anche Notion offre crittografia, gestione degli accessi, SSO e un'infrastruttura cloud sicura. Il suo piano Enterprise offre opzioni avanzate di governance dei dati.
Articolo tradotto dal francese