Notion o Airtable: qual è la soluzione migliore per una gestione efficace dei progetti nel 2025?
Quando si parla di gestione dei progetti, due nomi continuano a venire fuori: Airtable e Notion. Queste due applicazioni no-code hanno rivoluzionato il modo in cui i team organizzano le informazioni, collaborano e creano spazi di lavoro personalizzati. Ma nonostante la loro reputazione comune di strumenti flessibili e moderni, non sempre soddisfano le stesse esigenze.
- Quindi, dovreste scegliere Airtable per la sua potenza e automazione del database?
- O Notion per il suo aspetto "all-in-one" con i suoi modelli, l'interfaccia intuitiva e l'estrema personalizzazione?
In questo confronto dettagliato, esaminiamo le loro caratteristiche, i piani, le integrazioni e i casi d'uso. L'obiettivo: aiutarvi a trovare la soluzione più adatta al vostro team, al vostro budget e ai vostri obiettivi di produttività.
Che cos'è Airtable?
Panoramica di Airtable
Airtable è uno strumento ibrido tra un foglio di calcolo e un database. Pensato per i team che desiderano strutturare le informazioni senza ricorrere alla codifica, trasforma semplici tabelle in applicazioni realmente personalizzate.
Laddove un foglio di calcolo tradizionale raggiunge rapidamente i suoi limiti, Airtable offre relazioni tra i dati, viste multiple (kanban, calendario, galleria, ecc.) e una forte collaborazione in tempo reale. Grazie ai suoi modelli pronti all'uso e all'ampia gamma di integrazioni, è adatto anche alla gestione dei progetti, al monitoraggio dei contenuti e alla gestione dei processi aziendali.
Le principali caratteristiche di Airtable
Prima di entrare nei dettagli, è importante capire che le funzionalità di Airtable non si limitano alla "gestione dei dati". L'applicazione offre una vera e propria cassetta degli attrezzi modulare, dove ogni team può creare i propri flussi di lavoro. È possibile partire da un modello esistente o costruirlo da zero per soddisfare le esigenze del progetto.
⚒️ Ecco le caratteristiche di Airtable che ne giustificano la popolarità:
- organizzazione dei dati sotto forma di tabelle relazionali ;
- viste multiple personalizzate (griglia, kanban, calendario, galleria, timeline);
- automazione di attività ricorrenti senza bisogno di codifica
- integrazioni native e API (Slack, Google Drive, Zapier, ecc.);
- collaborazione in tempo reale con permessi avanzati;
- sistema di template per accelerare l'implementazione del progetto.
Airtable
Vantaggi e svantaggi di Airtable
Come ogni strumento, Airtable ha i suoi punti di forza e i suoi limiti. L'obiettivo non è quello di cercare uno "strumento migliore in assoluto", ma di vedere in quali casi Airtable apporta un reale valore aggiunto... e in quali casi può frustrare un team.
Innanzitutto, il fascino di Airtable risiede nella sua capacità di rimanere semplice da usare pur rimanendo tecnicamente potente. È adatto sia alle start-up che alle grandi aziende grazie a :
- le numerose opzioni di personalizzazione e l'approccio "no-code";
- la sua grande flessibilità grazie alle viste multiple e ai database relazionali;
- un'interfaccia moderna e intuitiva, più visiva di un foglio di calcolo tradizionale;
- potenti automazioni che consentono di risparmiare tempo;
- un ricco ecosistema con numerose integrazioni e un'API aperta;
- adatto a una varietà di casi: gestione di progetti, CRM, monitoraggio della produzione, contenuti, ecc.
D'altro canto, alcuni utenti notano delle limitazioni che possono diventare restrittive, tra cui:
- la logica del database può sembrare complessa per i principianti;
- l'automazione rimane limitata rispetto agli strumenti specializzati
- i prezzi aumentano rapidamente per le funzioni avanzate;
- Notion è meno adatto alla scrittura di contenuti o alla gestione di documenti.
Che cos'è Notion?
Panoramica di Notion
Notion è uno strumento all-in-one che combina la presa di appunti, la gestione delle attività, un database leggero e la collaborazione di gruppo. Mentre Airtable si concentra sulla strutturazione dei dati, Notion si concentra sulla flessibilità: ogni pagina può diventare un documento, un wiki, un elenco di cose da fare o una tabella di monitoraggio dei progetti.
La sua interfaccia minimalista e modulare piacerà sia alle aziende che ai freelance. È facile costruire spazi su misura per le proprie esigenze: gestione dei progetti, documentazione interna, monitoraggio delle risorse umane, roadmap dei prodotti, ecc. Grazie alla varietà di modelli e all'elevato grado di personalizzazione, Notion è diventata un'applicazione essenziale per centralizzare le informazioni e migliorare la produttività del team.
Le principali caratteristiche di Notion
Prima di entrare nei dettagli, Notion va vista come una sorta di cassetta degli attrezzi digitale. Ogni utente può assemblare i suoi mattoncini (pagine, blocchi, basi, viste) per creare il proprio spazio di lavoro, che sia un semplice taccuino o un sistema completo di gestione dei progetti.
⚒️ Ecco le caratteristiche principali di Notion:
- pagine e blocchi modulari per la creazione di contenuti strutturati ;
- database semplici con viste multiple (tabella, elenco, calendario, galleria, kanban);
- collaborazione in tempo reale con menzioni, commenti e condivisioni;
- modelli pronti all'uso per velocizzare la creazione degli spazi;
- potente funzione di ricerca per sfogliare le informazioni;
- integrazioni con Slack, Google Drive, Zapier e API aperte.
Notion
Vantaggi e svantaggi di Notion
Come ogni strumento, Notion ha i suoi punti di forza e di debolezza. Il suo approccio modulare lo rende un'applicazione estremamente versatile, ma a volte può confondere alcuni utenti.
Notion si distingue innanzitutto per la facilità d'uso e il potenziale di personalizzazione. È un'applicazione ideale per centralizzare le informazioni e semplificare la collaborazione di gruppo:
- strumento all-in-one: note, gestione progetti, wiki, database;
- interfaccia minimalista e facile da usare;
- alto livello di flessibilità e personalizzazione;
- ricca libreria di modelli;
- eccellente soluzione per la documentazione e la gestione della conoscenza.
Tuttavia, Notion non è perfetto. Alcuni limiti diventano evidenti non appena lo si spinge verso usi più complessi:
- prestazioni talvolta lente con grandi volumi di dati ;
- database meno potenti di Airtable ;
- automazione limitata, necessità di strumenti di terze parti (Zapier, Make);
- la gestione offline è ancora parziale;
- meno adatto a processi aziendali altamente strutturati.
Airtable vs Notion: confronto tra le caratteristiche
| Caratteristiche | Airtable | Notion |
| Potente, relazionale, multi-vista | Potente, relazionale, multi-vista | Semplice, adatta alle piccole esigenze |
| Gestione dei progetti | Viste Kanban, timeline, automazione | Tabelle, elenchi di cose da fare, calendario, Kanban |
| Collaborazione | Permessi avanzati, monitoraggio in tempo reale | Condivisione semplice, commenti, menzioni |
| Modelli | Ampia scelta di modelli orientati al business (CRM, HR, ecc.) | Vari, spesso incentrati sull'organizzazione personale |
| Automazione | Nativa, flussi di lavoro visivi, API aperta | Limitata, dipendente da strumenti di terze parti (Zapier, Make) |
| Documentazione | Non molto adatta | Soluzione eccellente (wiki, pagine, blocchi) |
| Integrazioni | Ricca (Slack, Google, Zapier, ecc.) | Più limitata, ma API disponibile |
| Interfaccia | Più visiva, simile a un foglio di calcolo | Minimalista, con un focus su scrittura e wiki |
Si concentra sulla gestione dei progetti
Airtable eccelle nella strutturazione della :
- pipeline di vendita
- calendario editoriale,
- roadmap di prodotto.
Le viste multiple (kanban, timeline, Gantt) e l' automazione rendono fluidi i flussi di lavoro.
La flessibilità di Notion rende facile mescolare :
- attività
- documenti
- e note in un unico spazio,
ma a volte manca il rigore quando si tratta di progetti complessi.
💡 Verdetto: Airtable è in vantaggio per i team strutturati orientati alla gestione dei progetti, mentre Notion rimane ideale per progetti più flessibili e collaborativi.
Focus sul database
Airtable è un vero database relazionale:
- collegamenti tra tabelle,
- filtri potenti,
- grandi volumi di dati.
Notion offre un database semplificato, pratico per la gestione di elenchi o di un piccolo follow-up delle risorse umane, ma raggiunge rapidamente i suoi limiti non appena è necessario modellare relazioni complesse.
💡 Verdetto: Airtable vince per gli usi avanzati del database. Notion è adatto per esigenze semplici o personali.
Focus sui modelli
I modelli di Airtable sono fortemente orientati al business (CRM, tracciamento dei prodotti, risorse umane, marketing). Consentono una rapida implementazione di sistemi pronti all'uso.
Notion offre modelli flessibili e variegati, ideali per :
- documentazione
- gestione di progetti
- o per l'organizzazione personale,
ma che spesso devono essere adattati per l'uso aziendale.
💡 Verdetto: uguale. Airtable si rivolge ai professionisti con i suoi modelli orientati al business, Notion seduce con la sua flessibilità e creatività.
Focus sulla collaborazione
Airtable offre un sistema avanzato di permessi:
- ruoli,
- accesso per livello,
- monitoraggio in tempo reale.
È uno strumento pensato per team strutturati.
Notion, più semplice, si concentra sul co-editing fluido:
- condivisione delle pagine,
- commenti,
- menzioni.
Perfetto per la creazione di contenuti e la documentazione collettiva.
💡 Verdetto: leggero vantaggio di Notion per la collaborazione intuitiva e creativa; Airtable rimane più robusto per i team gerarchici di grandi dimensioni.
Focus sull'automazione
Airtable integra in modo nativo i flussi di lavoro automatizzati:
- notifiche
- aggiornamenti automatici,
- API robuste.
Notion, invece, si affida fortemente a strumenti esterni (Zapier, Make) per automatizzare. Questo aggiunge costi e complessità.
💡 Verdetto: Airtable domina ampiamente su questo punto grazie alle sue automazioni native e all'API più completa.
Airtable vs Notion: prezzi a confronto
Ecco la tabella di confronto dei prezzi di Airtable vs Notion, basata sulle informazioni ufficiali pubblicate nel settembre 2025.
| Piano | Airtable | Notion |
| Gratuito | Sì :
|
Sì :
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| Base | Team - € 16,93/utente/mese :
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Plus - €9,50/utente/mese:
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| Intermedio | Business - 38,10 €/utente/mese:
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Business - € 19,50/utente/mese :
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| Impresa | Scala aziendale - su preventivo :
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Enterprise - su richiesta:
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Airtable vs Notion: quale interfaccia è più intuitiva?
| Criterio | Airtable | Notion |
| Facile da usare |
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| Personalizzabile |
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| Accessibilità mobile | Applicazione mobile ad alte prestazioni, ma più adatta alla consultazione che alla creazione | Un'applicazione mobile fluida e completa, pensata per prendere appunti e gestire il quotidiano |
| Ergonomia generale |
|
Interfaccia minimalista ed elegante |
| Apprendimento | Ci vuole un po' di tempo per abituarsi |
|
⚖️ Verdetto:
- Airtable seduce con la sua potenza visiva e le sue visualizzazioni multiple, ma richiede una curva di apprendimento per i principianti;
- Notion è più semplice e veloce da imparare, il che lo rende più accessibile a un pubblico più ampio.
Airtable vs Notion: integrazioni a confronto
Quanto più una soluzione si integra con il vostro stack IT o CRM, tanto più diventa un pilastro centrale della vostra architettura software. Per i responsabili IT o i responsabili tecnologici, l'ampiezza del catalogo delle integrazioni, la facilità di configurazione e la profondità dell'automazione sono criteri fondamentali.
👉 Numero di integrazioni disponibili
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐⭐
Oltre 1.000 integrazioni tramite Airtable Apps, Zapier, Make e API. Connessioni native con Slack, Google Drive, Dropbox, Gmail, HubSpot, Salesforce, Jira, Trello... Airtable si distingue come soluzione aperta, in grado di connettersi alla maggior parte degli strumenti aziendali.
- Notion : ⭐⭐⭐⭐☆
Un catalogo di integrazioni in rapida espansione, ma ancora più limitato di Airtable. Integrazioni native con Slack, Google Drive, Figma, GitHub e soprattutto un'API che consente di utilizzare Zapier o Make per estendere le possibilità. Sufficiente per la maggior parte dei casi d'uso, ma meno esaustivo di Airtable.
👉 Facilità di configurazione
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐☆
La maggior parte delle integrazioni sono plug & play e facili da configurare. L'API aperta consente ai team tecnici di spingersi oltre. Per l'uso standard non sono richieste competenze avanzate.
- Notion: ⭐⭐⭐☆☆
Integrare Notion con altre applicazioni è semplice se si utilizzano connettori esterni (Zapier, Make). D'altra parte, le integrazioni native rimangono basilari. I team tecnici a volte devono investire un po' più di tempo per costruire flussi di lavoro solidi.
Personalizzazione e automazione
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐☆
Grazie al suo motore di automazione integrato, Airtable può attivare azioni (notifiche, sincronizzazioni, aggiornamenti dei dati) direttamente collegate alle integrazioni. In combinazione con Zapier/Make, è possibile ottenere un elevato livello di personalizzazione.
- Notion: ⭐⭐⭐☆☆
Notion brilla meno su questo punto: è necessario passare attraverso strumenti di terze parti per automatizzare (Zapier, Make). L'API offre alcune possibilità interessanti, ma la profondità rimane limitata rispetto ad Airtable.
Conclusione:
- Airtable è chiaramente in vantaggio grazie al suo ricco catalogo di integrazioni e al suo motore di automazione nativo. È una scelta strategica per i team che vogliono centralizzare i dati e automatizzare i flussi di lavoro.
- Notion, invece, è più leggero ma efficace per le esigenze standard (documentazione, collaborazione, produttività personale). È adatto alle aziende che preferiscono la semplicità e non hanno bisogno di orchestrare decine di strumenti aziendali contemporaneamente.
Quando scegliere Airtable o Notion?
La scelta tra Airtable e Notion non dipende solo dalle funzionalità, ma soprattutto dalle vostre esigenze specifiche. Ogni strumento è più adatto a determinati scenari. Ecco come scegliere tra i due.
Esempio di utilizzo di Airtable
Airtable è essenziale quando un team deve gestire molti dati e mantenere una visione strutturata dei propri progetti. Il suo approccio orientato ai database relazionali e le sue funzioni di automazione lo rendono un alleato prezioso per le organizzazioni che vogliono ottimizzare i propri flussi di lavoro. Ecco solo alcune delle applicazioni in cui Airtable eccelle:
- monitoraggio della pipeline di vendita e gestione dei lead (CRM leggero);
- monitoraggio del calendario editoriale o della produzione di contenuti di marketing
- gestione di un catalogo prodotti con schede arricchite (e-commerce, SaaS, retail);
- organizzazione di eventi con diversi relatori, sedi e sponsor;
- pianificazione di progetti complessi con dipendenze e scadenze visive;
- centralizzazione dei dati di diverse applicazioni tramite API.
👉 Verdetto: scegliete Airtable se la vostra priorità è il rigore dei dati, la collaborazione strutturata e l' automazione dei processi.
Esempi di casi d'uso di Notion
Notion è stato progettato per i team che cercano uno spazio di lavoro flessibile e collaborativo. Il suo punto di forza è la capacità di centralizzare la documentazione, di facilitare la collaborazione e di adattarsi rapidamente a diversi utilizzi senza bisogno di pesanti configurazioni. Ecco alcuni casi d'uso per i quali Notion è la scelta ottimale:
- creazione di un wiki interno per centralizzare la documentazione aziendale;
- organizzazione personale (elenchi di cose da fare, annotazioni, pianificazione);
- gestione creativa dei progetti (progettazione di roadmap, brainstorming, tracciamento delle idee);
- collaborazione su documenti vivi (testi, specifiche, brief);
- semplice monitoraggio dei compiti del team tramite Kanban o viste di calendario;
- strutturare un' area di formazione o di onboarding per i nuovi dipendenti.
👉 Verdetto: scegliete Notion se la vostra priorità è la semplicità, la centralizzazione delle informazioni e la collaborazione creativa.
Il verdetto finale sul miglior software di gestione dei progetti
Il duello Airtable vs Notion non ha un vincitore assoluto: tutto dipende dalle vostre esigenze e dal vostro team.
Airtable è la scelta più logica per le aziende che hanno bisogno di gestire molti dati, automatizzare i processi e beneficiare di una visione strutturata dei progetti. È un vero e proprio database visivo, ideale per le organizzazioni orientate ai risultati e all'efficienza.
Notion, invece, seduce per la sua semplicità e il suo approccio all-in-one. È l'app perfetta per creare uno spazio di lavoro collaborativo, centralizzare la documentazione e aumentare la produttività di un team creativo.
Se non siete sicuri, la cosa più semplice da fare è provare le versioni gratuite: vi daranno un'idea chiara dell'interfaccia e delle funzionalità e vi mostreranno quale strumento si adatta meglio al vostro modo di lavorare.
FAQ - Airtable vs Notion
Airtable e Notion possono essere utilizzati insieme?
Sì, ed è persino una pratica comune. Molti team utilizzano Notion per la documentazione e la collaborazione e Airtable come database principale. Grazie alle integrazioni tramite Zapier, Make o API, è possibile sincronizzare i due strumenti.
Qual è la scelta migliore per un piccolo team?
Per un piccolo team la cui esigenza principale è quella di centralizzare le note, i documenti e i progetti, Notion è generalmente più adatto, grazie alla sua semplicità e al suo costo contenuto. Airtable può essere un buon complemento se il team gestisce già molti dati.
Notion può essere utilizzato come CRM?
Sì, ma con dei limiti. Notion può essere utilizzato come semplice CRM grazie ai suoi database e modelli. Tuttavia, per gestire grandi volumi di contatti o automatizzare flussi di lavoro complessi, Airtable (o un CRM dedicato) è più efficace.
Airtable o Notion: quale è più adatto alle grandi aziende?
Le grandi aziende spesso preferiscono Airtable per la sua scalabilità, la ricchezza di integrazioni e le autorizzazioni avanzate. Notion rimane una scelta eccellente come spazio per documenti e collaborazione, ma è meno robusto per la gestione dei dati su larga scala.
Articolo tradotto dal francese