Il media che reinventa l'impresa
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Un diagramma di Ganntt è essenziale per una pianificazione efficace dei progetti e delle attività. Dalla definizione dell'elenco dei compiti al follow-up delle attività. Si tratta di uno strumento pratico per modellizzare le attività in modo semplice.
Siete principianti nella gestione di progetti?La barra temporale del vostro diagramma di Gantt viene tracciata in un foglio Excel e volete dotarvi di un software Gantt dedicato? Questo articolo è fatto per voi. Troverete la nostra selezione alla fine dell'articolo. Confrontate i software per la creazione di un diagramma di Gantt online per far decollare i vostri progetti.
Il diagramma di Gantt è un modello di project management essenziale per realizzare le vostre attività nelle migliori condizioni possibili. Permette di redigere un piano e di visualizzare tutte le attività da svolgere e già completate grazie alla loro rappresentazione grafica.
Ci sono molti strumenti per creare un diagramma di Gantt in pochi semplici clic di mouse, ma la sua costruzione è sempre la stessa:
Gantt evidenzia anche l'interdipendenza dei compiti e attività tra loro. In altre parole, per eseguire un'operazione N, l'operazione N-1 deve essere stata precedentemente eseguita. Ad esempio, per eseguire un'operazione di "invio della campagna di emailing", è necessario che siano stati eseguiti i compiti di creazione di contenuti, creazione grafica dell'email, segmentazione del database dei contatti, ecc. In termini concreti, i compiti sono collegati da una freccia per rappresentare graficamente la loro interdipendenza. Si tratta di una componente importante per il Work Breakdown Structure.
La gestione e il rispetto delle scadenze è una delle sfide più difficili nella gestione di un'attività. Con un diagramma di Gantt, è possibile definire con precisione ogni milestone, la data di inizio, la durata e/o la data di scadenza. Avrete un migliore controllo sullo stato di avanzamento del vostro progetto e quindi sui costi.
Un diagramma di Gantt permette di definire con precisione le attività da svolgere e di gestire le risorse (tempo, budget, risorse umane) in ogni fase del progetto. Sapete dove state andando, quali sono le vostre scadenze e potete passare da un'attività all'altra in modo logico senza perdere tempo.
Il vantaggio del Gantt è che è adatto a tutti i tipi di attività: lancio di una campagna di marketing, sviluppo di una versione software, impostazione di una strategia di comunicazione, progetto IT, ecc. Può anche essere adattato a tutti i settori di attività.
La rappresentazione grafica delle attività e delle pietre miliari è il cuore del diagramma di gantt, l'uso dei colori per definire le priorità o eventuali ritardi e l'avanzamento delle attività rendono molto veloce la visualizzazione dell'avanzamento del progetto. In un batter d'occhio, è possibile avere un'idea chiara dello stato di avanzamento del progetto e prendere decisioni appropriate, ad esempio in caso di ritardi.
Tutti gli stakeholder del progetto hanno accesso al plan, all'elenco dei compiti e, in generale, a tutte le informazioni relative al progetto. La comunicazione e la coesione sono consolidate all'interno dei team di progetto.
In primo luogo, è necessario elencare tutti i compiti del progetto. Per i progetti di grandi dimensioni, è possibile definire sotto-compiti per strutturare ulteriormente il progetto. Ricordate che l'obiettivo del diagramma di Gantt è quello di darvi una migliore visuale sul vostro progetto; definire le priorità e/o raggrupparle per tipo di attività può aiutarvi. Sentitevi liberi di entrare nei dettagli per elencare i vostri compiti: più siete precisi, più visibilità avrete sul vostro progetto e più eviterete ritardi dovuti a omissioni.
Per ogni compito o sottocompito, devono essere assegnate una o più risorse. Le risorse sono generalmente calcolate in percentuale: una persona a tempo pieno è del 100%. Se un compito richiede due persone a tempo pieno, le risorse assegnate saranno del 200%.
Le vostre attività sono elencate e avete identificato tutte le vostre risorse. Ora è necessario definire la data di inizio e la durata di ogni attività. Questa fase è fondamentale per monitorare lo stato di avanzamento del progetto e garantire un monitoraggio rigoroso. Consente inoltre di visualizzare la possibile sovrapposizione di più attività e di anticipare la disponibilità di risorse, ad esempio.
Questo passo può sembrare meno importante, ma in realtà è importante quanto gli altri, perché aiuta a definire la sequenza dei tuoi compiti e quindi a seguire correttamente il vostro programma.
È possibile creare collegamenti di vario tipo tra i vostri compiti:
Il collegamento tra i compiti è rappresentato da frecce. Un compito può essere collegato a diversi compiti precedenti (tutti questi devono essere completati per completarlo) o successivi (il completamento di questo compito condiziona gli altri).
Le milestone segnano eventi importanti del progetto e rappresentano date chiave per l'avanzamento del progetto, come ad esempio la firma di un contratto. Aiutano a visualizzare lo stato di avanzamento delle attività.
Con un software gratuito di gestione del progetto, è possibile gestire nello stesso ambiente il follow-up dei vostri compiti, la condivisione dei file, la comunicazione di squadra, ecc. Non è più necessario moltiplicare il software per gestire i vostri progetti o file per i grafici di Gantt, se siete abituati a farli in Excel, per esempio.
In ogni caso per progetti più semplici, Excel è più che sufficiente. Ecco quindi il nostro modello gratuito da scaricare:
Modello di Diagramma di Gantt in Excel
DownloadIl software aiuta a promuovere la collaborazione di squadra, una parte essenziale di un progetto di successo. Gli strumenti di comunicazione (ad esempio la messaggistica istantanea) facilitano lo scambio di informazioni.
Alcuni software Gantt offre anche un'applicazione mobile per gestire i vostri progetti ovunque. Lavorate ovunque tu siate, seguite i vostri progetti in modo più preciso, annotate le voste idee anche fuori dall'ufficio!
Clarizen è il leader di mercato nel software di project management con un rapporto qualità/prezzo molto interessante.
Collega le conversazioni dei dipendenti, i compiti e i progetti in un unico ambiente collaborativo che coinvolge tutti gli stakeholder del progetto. Un sistema di notifica fornisce l'accesso alle informazioni in tempo reale. Non avrete più spiacevoli sorprese nel corso dei vostri progetti.
Tra le caratteristiche:
Sciforma si basa su tre moduli complementari per un utilizzo ottimale della soluzione: ottimizzare le risorse, gestire i progetti in base alla strategia aziendale e consentire ad ogni dipendente di seguire i propri compiti. La soluzione si sincronizza con i team che seguono il metodo agile. Essa corrisponde quindi in particolare alle imprese informatiche, ai gruppi di ricerca e sviluppo e alle imprese di servizi.
Monday.com è un software estremamente versatile e adatto a tutti i team che debbano lavorare su di un progetto. Consente di adoperare diversi stili di lavoro agile e in maniera assolutamente intuitiva grazie alla sua grafica chiara ed accattivante. Inoltre, si tratta di un software perfetto per team che si trovano in differenti paesi o semplicemente che lavorano secondo metodologie di smartworking.
Tra le sue funzionalità principali troviamo:
Projectmanager.com è un software online estremamente intuitivo. Permette di creare diagrammi di Gantt a cui aggiungere le tasks differenziando tutte le colonne a seconda del colore per rendere tutto più comprensibile anche solo a livello visivo. Consente, inoltre, di collaborare col proprio team e di tenere sotto controllo l'avanzamento del progetto e le performance.
Si può integrare con il pacchetto Office in modo da non creare conflitti con il formato dei file condivisi.
Il software può essere testato gratuitamente sulla piattaforma online.
Per conoscerlo e fare la scelta migliore, iniziate ad analizzare e definire con precisione le vostre esigenze. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, del vostro settore di attività, del tipo di progetti in cui siete coinvolti, dei vostri clienti, etc., lo strumento fatto per voi può variare. Per avere un'idea chiara e decidere le caratteristiche di cui avete bisogno, scegliete una versione di prova.
