Project Officer: lo specialista della progettazione

Da Virginia Fabris
Il 02/02/21
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All’interno di un’azienda è, ormai, comune che siano impiegate delle figure con l’incarico di gestire la componente progettuale dell’azienda. Queste non solo devono coordinare il team, ma devono pianificare i progetti, monitorarli, valutarne l’adeguatezza (sia a priori che in corso d’opera), apportarvi, eventualmente, modifiche, e così via.

Attualmente esiste molta confusione attorno al profilo del “responsabile di progetto”. Con questa definizione molto generale, in italiano, viene spesso fatto riferimento sia al Project Manager, che al Project Leader, che al Project Officer. Tuttavia, queste figure professionali non sono identificabili in un unico profilo. Ecco perché vale la pena conoscere il significato delle formulazioni inglesi.

Facciamo chiarezza: in questo articolo ti verrà presentato il profilo professionale del Project Officer. Se sei interessato a scoprire le caratteristiche delle altre due categorie, consulta la sezione del nostro sito dedicata alla descrizione della figura professionale del Project Leader e del Project Manager.

Chi è il Project Officer?

Il Project Officer è il responsabile del Project Management Office (PMO), o ufficio di Project Management. Egli possiede un ruolo centrale nell'allineamento delle strategie e nella loro strutturazione all'interno dell'azienda e costituisce uno dei cardini della cultura aziendale.

Il Project Officer fornisce supporto essenziale a un progetto e lavora in cooperazione con il Project Manager ed altri membri del team, al fine di raggiungere il successo del progetto.

In linea di massima, il Project Officer può assumere le competenze sia del Project Manager, che del Project Leader. Infatti, non esistono confini netti tra le diverse categorie. In generale, però, si può dire che, mentre il Project Manager si occupa di processi legati ad un singolo progetto, il Project Leader si occupa delle persone coinvolte nella sua realizzazione, mentre il Project Officer si occupa dell’amministrazione dell’insieme dei progetti aziendali.

Che ruolo svolge all’interno dell’azienda?

Il Project Officer pianifica e coordina le attività progettuali dell’azienda e opera a supporto dei Project Manager e dei Project Administrator.

☝ Spesso questa figura professionale può essere confusa con quella del Project Manager. Le competenze sono simili. Tuttavia, il Project Officer non è responsabile del monitoraggio delle attività interne ad un solo progetto specifico, ma si occupa della gestione di più progetti.

Egli, infatti, deve occuparsi di controllare un insieme di progetti all’interno di una divisione o un dipartimento dell’azienda. Deve, poi, esaminare il valore cumulativo che ogni progetto sta fornendo al business ed assicurarsi che gli obiettivi dello stesso progetto siano in linea con la strategia generale dell’impresa nel medio e nel lungo termine.

La chiave del ruolo del Project Officer sta nelle sue competenze amministrative e tecnologiche, che gli permettono di monitorare più progetti contemporaneamente per valutarne l’adeguatezza rispetto agli obiettivi aziendali.

Che qualifiche deve possedere?

Il Project Officer può essere impiegato in una vasta gamma di tipologie industriali. Ad esempio, questa figura professionale è operativa in settori come quello dell'edilizia, dell'ingegneria, della comunicazione e delle tecnologie, nella gestione degli eventi e in ambito pubblico. Insomma, il Project Officer è richiesto ovunque ci sia la necessità di sviluppare ed attenersi a dei progetti.

Proprio per via di questo ampio raggio di applicazione di questa categoria professionale, il Project Officer può trovarsi a lavorare in differenti tipi di PMO. Questo comporta che un professionista che voglia dedicarsi a questa attività lavorativa dovrà dimostrarsi in possesso di caratteristiche diverse in base all’ambito di occupazione. Se, ad esempio, un Project Officer è ricercato nell’ambito delle Pubbliche Relazioni, per questo incarico sarà necessaria una figura professionale con delle competenze specialistiche in questo campo.

Tuttavia, in linea generale, l’attività centrale della professione del Project Officer è quella di garantire che i progetti siano instradati bene, procedano nel modo giusto e non siano in contrasto con gli obiettivi dell’azienda.

Quindi, al fine di esercitare la professione di Project Officer, non è di per sé necessario possedere una formazione specifica.

Infatti, è possibile ricoprire una tale posizione lavorativa senza detenere determinate qualifiche formali. È pur vero, tuttavia, che molti datori di lavoro preferiscono che i candidati prescelti abbiano qualifiche nel campo della gestione dei progetti.

Tra queste compaiono:

  • Una certificazione di Project Management. Esempi possono essere: una certificazione del PMI® (Project Management Institute), una certificazione dell’Istituto Italiano di Project Management (ISIPM), una certificazione dell’IPMA (International Project Management Association) o una certificazione PRINCE2 (PRoject IN Controlled Environment).
  • Corsi di formazione professionale per Project Manager;
  • Formazione universitaria conforme all’area di applicazione del futuro Project Officer;
  • Esperienza lavorativa in ambiti rilevanti.

Quali sono i suoi compiti e le sue responsabilità?

Il Project Officer ha un ruolo vitale nella gestione dei progetti aziendali. Egli, infatti, è incaricato di svolgere innumerevoli compiti. Fra questi rientrano attività anche molto diverse tra loro. Di seguito ne sono elencate alcune:

  • Raccolta dei dati riguardo al budget e alle spese;
  • Gestione del calendario del progetto;
  • Programmazione delle riunioni di progetto;
  • Organizzazione di meeting;
  • Assistenza alla leadership nella determinazione del giusto approccio all’utilizzo delle risorse;
  • Valutazione attenta di tutte le scelte esecutive;
  • Analisi trasversali;
  • Identificazione delle nuove tendenze e proposizione di cambiamenti nei modelli di esecuzione;
  • Suggerimenti riguardo a nuovi strumenti di pianificazione;
  • Coordinamento delle attività dei progetti;
  • Raccolta di feedback e report per consentire un progresso continuo all’azienda;
  • Redazione di presentazioni;
  • Organizzazione di formazioni sempre più aggiornate e innovative;
  • Gestione dei documenti;
  • Facilitazione della comunicazione attorno ai progetti;
  • Identificazione di problemi e rischi.

In definitiva, il Project Officer funge da responsabile dei progetti aziendali, che indirizza e sorveglia. Egli è il referente che aiuta i team a raggiungere il successo del progetto e colui che indice meeting e riunioni per avere un update continuo sulla situazione dei vari progetti. Il Project Officer contribuisce anche alla gestione trasversale delle tempistiche di esecuzione di tutti i progetti e può occuparsi della supervisione dell’utilizzo dei rispettivi budget.

Quanto guadagna?

Lo stipendio medio di un Project Officer è stimato da Glassdoor essere di 42.293 euro/anno.

Si tratta di una cifra approssimativa, che va calibrata in base a diversi parametri, come: il grado di preparazione del Project Officer, il suo bagaglio di esperienza, le inclinazioni dell’azienda, le tendenze del mercato, la situazione finanziaria del business, e così via.

Quali skills lo rendono unico?

Il profilo ideale di un Project Officer è difficile da delineare, in quanto comporta la compresenza di innumerevoli caratteristiche e savoir-faire differenti. Tra questi compaiono le seguenti skills:

  • Capacità di interazione intelligente con gli Stakeholder;
  • Sensibilità nella gestione dei rapporti interpersonali;
  • Pensiero analitico;
  • Abilità nell’utilizzo di programmi informatici (ad esempio fogli di calcolo o software di programmazione progettuale);
  • Organizzazione competente del tempo;
  • Autonomia;
  • Inclinazione al lavoro di squadra;
  • Abilità nella gestione della clientela.
  • Capacità di gestire più priorità sotto pressione;
  • Disinvoltura nel problem solving;
  • Puntualità nello svolgimento delle task e nel rispetto degli obiettivi anche a lungo termine;
  • Familiarità con documenti di tipo finanziario e di contabilità;
  • Eccellenti doti comunicative scritte e orali;
  • Spiccato senso critico, ma anche evidenti doti creative;

    In definitiva, il Project Officer è un pensatore analitico con eccellenti capacità di risoluzione dei problemi. È una personalità poliedrica in grado di svolgere compiti di tipo diverso contemporaneamente. È in grado di lavorare ad alti ritmi e in un ambiente di lavoro competitivo.

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