La vostra lista di cose da fare sembra infinita? Provate una di queste 12 applicazioni per organizzare le vostre attività

La lista delle cose da fare è uno strumento semplice e particolarmente efficace per gestire la vostra lista di cose da fare. Organizzare, ordinare e dare priorità ai propri compiti... Come si fa a creare un buon elenco di cose da fare per porre fine alla procrastinazione e cancellare finalmente i compiti dalla lista?

Questo articolo risponde a questa domanda, fornendovi alcuni consigli utili e una selezione di applicazioni per la creazione di elenchi di cose da fare che vi garantiranno la massima tranquillità. Prendetevi il tempo necessario per leggere questo articolo e poi cancellate quel compito dalla vostra lista 😉

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Lista delle cose da fare: 1 definizione, 8 vantaggi

"To do" in inglese significa "fare". Un elenco di cose da fare è quindi un elenco di cose da fare. Per estensione, associamo la lista delle cose da fare a una gestione minimalista dei compiti, che si propone di essere semplice da attuare ed efficace nel raggiungere i risultati attesi.

La creazione di elenchi di cose da fare presenta una serie di vantaggi, quali:

• non dimenticare più le cose da fare
• sapere a che punto siete rispetto alla vostra lista di cose da fare e ai vostri compiti quotidiani;
• avere un'idea chiara di ciò che si deve fare;
• essere efficienti nella propria organizzazione personale;
• tenere traccia di ciò che è stato fatto per poterne riferire;
• suddividere un lavoro o un progetto in compiti più piccoli e gestibili;
• organizzarsi meglio come parte di un team assegnando i compiti;
• smettere di procrastinare.

In un contesto professionale, sono soprattutto la produttività collettiva e la serenità a essere ricercate.

📌 Attenzione: è molto complicato dettagliare le attività senza compromettere la leggibilità del file. Excel è adatto per piccoli compiti, ma mostra rapidamente i suoi limiti.

Selezione di 12 software di gestione delle attività per gestire il vostro elenco di cose da fare

Se un elenco di cose da fare cartaceo o digitale in Excel non vi basta, abbiamo il software di gestione delle cose da fare di cui avete bisogno per gestire le vostre attività (e non solo!) in modo collaborativo e in movimento.

Tabella di confronto dei 12 migliori software per gli elenchi di cose da fare

Asana

Avete mille cose da fare e una sola testa per ricordarle tutte? Buone notizie: Asana ne ha diverse. Progettato per i team che si destreggiano tra progetti, compiti e obiettivi, Asana è uno strumento di gestione del lavoro ultravisivo e facile da usare.

Durante la giornata, potete creare elenchi di compiti, organizzarli per priorità, assegnarli ai vostri colleghi (o a voi stessi se siete multitasking) e monitorare i progressi in tempo reale. Asana si adatta al vostro modo di lavorare, proprio come un buon vecchio taccuino, con visualizzazioni di elenchi, programmi e grafici in stile Kanban:

🛠️ Caratteristiche principali per creare un elenco di cose da fare:

• creare attività con sottoattività e scadenze;
• classificare i compiti per progetto, etichetta o priorità;
• assegnazione a uno o più membri del team;
• visualizzazione a elenco, a calendario o a tabella;
• possibilità di aggiungere note, allegati e commenti;
• integrazione con Google Calendar per tenere traccia dei compiti della giornata;
• automazione delle azioni ripetitive (regole personalizzate);
• notifiche e promemoria per non dimenticare nulla.

Asana

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Project management, assegnazione compiti e teamwork

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Apibusy

Volete uno strumento che gestisca i vostri impegni senza farvi sudare freddo? 🐝 Beesbusy fa il suo lavoro senza inutili ronzii. Progettato sia per i professionisti che per i principianti, questo strumento di gestione dei progetti , prodotto in Francia, si concentra sulla chiarezza e sulla semplicità.

È possibile creare elenchi di cose da fare in pochi clic, pianificare gli incarichi e monitorare i progressi in tempo reale. Il tutto con un' interfaccia colorata che non vi farà scappare.

🛠️ Caratteristiche principali per la creazione di un elenco di cose da fare:

• creazione di compiti, sottocompiti e liste di controllo;
• visualizzazione a elenco, agenda o Gantt per organizzare il lavoro;
• aggiunta di note, allegati e commenti;
• assegnazione dei compiti per utente o per progetto;
• gestione del tempo stimato e del tempo rimanente;
• notifiche per essere sempre puntuali, anche il venerdì pomeriggio;
• sincronizzazione con la vostra agenda globale per evitare duplicazioni.

Beesbusy

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Organizzazione dei progetti ottimale e collaborativa

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Canva

Conosciamo Canva per i suoi design appariscenti. Ma sapevate che può essere usato anche come lista di cose da fare? Tra due creazioni di Instagram, potete organizzare i vostri compiti, annotare i vostri obiettivi e pianificare il vostro lavoro.

La parte migliore? La totale libertà. Si parte da un modello o da una pagina vuota, poi si personalizza tutto: colori, blocchi , tipografia. Una sorta di blocco note visivo che fa venire voglia di spuntare i compiti della giornata.

🛠️ Caratteristiche principali per la creazione di un elenco di cose da fare:

• modelli pronti all'uso per creare elenchi di cose da fare esteticamente gradevoli;
• possibilità di aggiungere blocchi personalizzati: note, scadenze, indicatori di priorità, ecc;
• interfaccia drag-and-drop semplice e intuitiva
• esportazione in PDF, immagine o link per condividere la vostra agenda;
• sincronizzazione con l'applicazione mobile per la gestione del tempo in mobilità;
• accesso a una libreria di immagini per illustrare i progetti;
• funzione collaborativa per creare insieme un elenco di cose da fare.

Canva

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Supporto alla comunicazione visuale

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Fallo domani

Procrastinatori di tutto il mondo, gioite! Do it Tomorrow trasforma la vostra tendenza a procrastinare in un metodo di organizzazione.

L'interfaccia imita un vero e proprio quaderno. A sinistra, i compiti della giornata. A destra, quelli che rimandate (ufficialmente) a domani. Minimalista, vintage e sicuro di sé al 100%.

Niente gadget. Solo un semplice elenco, per dare priorità alle cose importanti senza farsi prendere dall'urgenza. E a volte, non fare nulla subito è un'ottima strategia. Sì, lo è.

🛠️ Caratteristiche principali per creare un elenco di cose da fare:

• interfaccia a due colonne: oggi e domani ;
• aggiunta rapida di attività, senza necessità di account o registrazione;
• trascinamento per spostare gli impegni da un giorno all'altro;
• sincronizzazione tra applicazione web e mobile;
• design semplice e in stile taccuino;
• ideale per gestire appunti semplici senza sovraccaricarsi;
• disponibile in versione gratuita.

Easynote

Avete bisogno di uno strumento che combini elenchi di cose da fare, gestione di progetti e un'interfaccia zen? Easynote soddisfa tutte le esigenze... senza farvi sudare.

Progettato per i team e i freelance, Easynote offre un' interfaccia chiara, fluida e soprattutto molto flessibile. È possibile creare un elenco di attività su , aggiungere note e scadenze o collegarle ad altri progetti in corso. E tutto rimane sincronizzato.

È un po' come il blocco note che avrebbe dovuto frequentare la scuola di economia 👨‍🎓.

🛠️ Caratteristiche principali per la creazione di un elenco di cose da fare:

• creazione di compiti semplici o complessi, con sottocompiti;
• organizzazione per elenco, calendario o vista Kanban;
• aggiunta di note, documenti e commenti;
• gestione delle dipendenze tra le attività;
• tracciare il tempo speso per ogni attività;
• notifiche automatiche per garantire il raggiungimento degli obiettivi.

Easynote

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Gestione Progetti Semplificata per Team Dinamici

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Google Keep, nella suite Google WorkSpace

Vi piacciono le cose semplici, veloci ed efficienti? Google Keep è il blocco note digitale che sta al passo con voi. Niente fronzoli, solo l'essenziale per catturare le vostre idee e creare elenchi di cose da fare in un attimo.

L'applicazione si apre con un clic, si scrive ciò che deve essere fatto, si aggiunge un promemoria, un colore e si parte. È l'equivalente digitale di un post-it, ma sincronizzato su tutti i dispositivi.

🛠️ Caratteristiche principali per la creazione di un elenco di cose da fare:

• creazione rapida di note, elenchi o memo vocali;
• casella di spunta per ogni attività completata (soddisfacente, vero?);
• promemoria basati su data, ora o luogo;
• colori ed etichette per organizzare le attività;
• sincronizzazione con Google Drive e integrazione nella suite Google Workspace;
• accessibile tramite cellulare, tablet, browser o persino assistente vocale;
• perfetto per gestire una giornata intensa o per strutturare un progetto leggero.

Google Keep

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Organizzazione Semplice di Note e Idee

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Microsoft da fare

Il successore ufficiale di Wunderlist ha preso il sopravvento... e non si è accontentato di rimanere in disparte. Microsoft To Do offre un' esperienza fluida e chiara che, soprattutto, è ben integrata nell'ecosistema Microsoft 365.

L'app è perfetta per gestire le attività quotidiane, dal semplice promemoria per buttare la spazzatura al coordinamento di un progetto di squadra. Con la sua interfaccia ordinata, le opzioni ben studiate e la sincronizzazione istantanea, è tutto ciò che ci si aspetta da un buon strumento di gestione del tempo .

Una menzione speciale va alla vista "La mia giornata", che aiuta a rimanere in carreggiata senza annegare in elenchi infiniti.

🛠️ Caratteristiche principali per la creazione di un elenco di cose da fare:

• creazione di compiti con sottocompiti, scadenze, promemoria e ripetizioni;
• raggruppamento per elenco, tema o obiettivo;
• Funzione "La mia giornata" per pianificare le attività più importanti;
• aggiunta di note, allegati e passaggi da spuntare;
• sincronizzazione con Outlook e Microsoft 365;
• Interfaccia semplice e accattivante, accessibile su tutti i dispositivi;
• gratuito e senza pubblicità, anche nella versione completa.

Microsoft To Do

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Organizza la tua giornata con app per liste

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lunedì.com

Vi piacciono gli elenchi di cose da fare, ma odiate i fogli di calcolo che sembrano monotoni come un lunedì mattina? monday.com trasforma le vostre attività in blocchi colorati e dinamici che fanno quasi venire voglia di lavorare nel fine settimana.

È uno strumento di gestione del lavoro ultravisivo, pensato per i team che si destreggiano tra più progetti, scadenze e clienti. Ogni riga diventa un compito da seguire, assegnare, commentare e convalidare. Tutto è sincronizzato, dall'agenda alle riunioni Zoom. E se siete il tipo di persona che ama automatizzare tutto, apprezzerete i flussi di lavoro personalizzati.

🛠️ Caratteristiche principali per la creazione di un elenco di cose da fare:

• creazione di attività personalizzabili con scadenze, etichette, priorità e stato;
• Visualizzazione come elenco, pannello Kanban, calendario o linea temporale;
• aggiunta di note, commenti, file e collegamenti esterni;
• automatismi per creare, spostare o assegnare attività senza muovere un dito;
• monitoraggio dei progressi con codifica a colori e filtri per i progetti;
• integrazioni con oltre 40 strumenti (Google Calendar, Slack, Trello, Zoom, ecc.);
• versione gratuita disponibile per piccoli gruppi o freelance che desiderano efficienza senza spendere troppo.

monday.com

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La piattaforma più intuitiva per gestire progetti e squadre

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TickTick

Un nome che fa venire il ticchettio e un'interfaccia che aiuta a non perdere più un minuto. TickTick è l'applicazione che combina elenchi di cose da fare, pianificazione e persino un tocco di Zen con un timer Pomodoro integrato.

È leggera, fluida e sorprendentemente completa. Perfetta per i cervelli con mille idee al secondo. Si organizzano gli elenchi di cose da fare, si stabiliscono priorità e categorie e si spuntano a decine (con soddisfazione).

E la cosa migliore? Un 'ergonomia mobile impeccabile. Utilizzatelo tra due fermate di metropolitana o in coda.

🛠️ Caratteristiche principali per la creazione di un elenco di cose da fare:

• creazione rapida di attività con priorità, sotto-attività e promemoria;
• organizzazione per elenchi, cartelle o tag personalizzati;
• visualizzazione calendario, agenda o pianificazione settimanale;
• aggiunta di note, file e commenti;
• timer Pomodoro integrato per una gestione più efficiente del tempo;
• sincronizzazione su più dispositivi (web, cellulare, tablet, smartwatch).

TickTick

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Ottimizza le tue attività con il miglior software di task management

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Todoist

Il nome dice tutto: avete delle cose da fare, Todoist è qui per organizzarle. Semplice, elegante e, soprattutto, formidabilmente efficace, Todoist è uno dei pesi massimi degli elenchi di cose da fare digitali.

Il suo punto di forza? La chiarezza. Si inserisce un'attività, si aggiunge una scadenza e una priorità, e la si inserisce nella propria agenda. Il sistema di filtri ed etichette aiuta a rimanere in carreggiata, anche quando il carico mentale sembra una montagna.

È il compagno ideale per la vostra vita quotidiana, sia che siate professionisti dell'organizzazione... sia che siate campioni di post-it persi.

🛠️ Caratteristiche principali per la creazione di un elenco di cose da fare:

• aggiunta rapida di compiti utilizzando il linguaggio naturale ("domani alle 15", "ogni lunedì") ;
• classificazione per progetti, elenchi e livelli di priorità;
• visualizzazione a calendario, a elenco o a tabella, a seconda delle esigenze;
• aggiunta di note, commenti, file e link;
• promemoria, notifiche e obiettivi giornalieri;
• monitoraggio della produttività con punteggi e tendenze;
• versione gratuita altamente funzionale, versione premium per i professionisti della vendita al dettaglio.

Todoist

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Gestione Attività Intuitiva per la Massima Produttività

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Trello

Siete fan di post-it e lavagne bianche? Se è così, Trello è la versione digitale e collaborativa che fa per voi. Questo software trasforma i vostri progetti in colonne visive facili da spostare, organizzare e condividere.

Ogni compito diventa una scheda. Si trascina da un elenco all'altro - "Da fare", "In corso", "Fatto" - come un professionista dell'ordinamento. Il tutto con etichette, scadenze, liste di controllo e persino gif (sì, le gif sono utili per la motivazione).

Sia che lavoriate da soli o in team, è un ottimo strumento per organizzare il vostro lavoro senza problemi.

🛠️ Caratteristiche principali per creare un elenco di cose da fare:

• tabelle personalizzabili con elenchi e schede da trascinare;
• creazione di attività con descrizioni, scadenze, liste di controllo e allegati;
• organizzazione per progetto, tema o flusso di lavoro;
• integrazione con Google Drive, Slack, Calendar, ecc;
• aggiunta di note, commenti e membri del team;
• automazioni per risparmiare tempo tramite Butler;
• disponibile in versione gratuita, ideale per chi inizia da poco.

Trello

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Rappresentazione visiva di task e progetti

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Wimi

Un progetto, diversi stakeholder, una montagna di compiti da tenere sotto controllo? Wimi è lì per risolvere il problema. Questa applicazione francese riunisce tutti gli strumenti di cui un team ha bisogno per rimanere coordinato: elenchi di cose da fare, documenti, messaggistica e persino un drive sicuro.

Wimi è come un' agenda, un blocco note e un gestore di pianificazione, tutto sotto lo stesso tetto. È possibile centralizzare le informazioni, tenere traccia degli incarichi in tempo reale e collaborare senza inutili problemi.

🛠️ Caratteristiche principali per la creazione di un elenco di cose da fare:

• creazione di compiti con scadenze, stato e assegnazione per membro;
• organizzazione in elenchi, per cartella o per progetto;
• aggiunta di note, file, commenti e liste di controllo;
• viste Gantt, calendario e Kanban per una chiara panoramica del lavoro;
• gestione avanzata dei diritti e della riservatezza;
• sincronizzazione con i vostri strumenti (Google, Office, ecc.).

Wimi

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Strumento di team working e project management

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Quale applicazione per gli elenchi di cose da fare scegliere?

Tabella riassuntiva dei 12 strumenti per gli elenchi di cose da fare

I nostri consigli per la scelta

Scegliere un' applicazione pergli elenchi di cose da fare non significa solo spuntare una casella. Si tratta di trovare lo strumento giusto per il vostro modo di lavorare, il vostro carico di lavoro mentale... e lo stress del lunedì mattina.

Ecco alcuni consigli per evitare di perdere tempo a provare 15 applicazioni prima di trovare quella giusta:

1. Iniziare in modo semplice

Non c'è bisogno di puntare al razzo Apollo se volete solo un elenco di compiti da svolgere a casa. Google Keep, Microsoft To Do o TickTick sono perfetti per iniziare senza una fabbrica di gas.

2. Pensate al "team" se state collaborando

Gestite progetti, orari condivisi o clienti? Rivolgetevi ad Asana, Trello, monday.com o Beesbusy.
Offrono viste multiple, opzioni di delega e funzioni di tracciamento degli incarichi.

3. Guardate al vostro ecosistema

Siete già su Google? Keep si integra perfettamente.
Siete già su Microsoft 365? 👉 Microsoft To Do sarà più naturale.
Siete appassionati di design? 👉 Canva vi delizierà visivamente.

4. Provate le versioni gratuite

La maggior parte degli strumenti offre un pacchetto gratuito. È l'ideale per vedere se l'applicazione si adatta al vostro uso quotidiano.

5. Privilegiare l'usabilità

Uno strumento troppo complesso non verrà utilizzato. È meglio avere un metodo semplice da applicare che un mostro ricco di funzioni che si abbandona dopo una settimana.

Come si può sfruttare al meglio il software per gli elenchi di cose da fare?

Innanzitutto, create degli elenchi chiari, non dei contenitori. Un progetto, un elenco. Non confondete gli appuntamenti medici con le consegne ai clienti. Organizzate i vostri compiti come fareste con i vostri calzini: a coppie, non alla rinfusa.

E pianificate la giornata ogni mattina. Prima di rispondere alle e-mail, aprite l'applicazione e selezionate le attività veramente importanti. La funzione "La mia giornata" di Microsoft To Do, ad esempio, è perfetta per questo scopo.

Non utilizzate troppo i promemoria. Troppe notifiche uccidono la notifica. Non create un'agenda che suoni più della vostra sveglia. Rimanete strategici.

Raggruppate, ordinate e archiviate. Utilizzate cartelle, tag e filtri. Mantenete il vostro elenco di cose da fare leggibile e fluido, anche se state gestendo dieci progetti contemporaneamente.

Automatizzate ciò che può essere automatizzato. Se il vostro strumento consente regole, modelli o automazione (ciao Asana, monday.com o Trello), usateli. Risparmiare 3 minuti per ogni attività può diventare un'impresa alla fine del mese.

E soprattutto... spuntate. Può sembrare sciocco, ma spuntare un'attività completata dà una soddisfazione immediata.

Come si fa una lista di cose da fare efficace? 5 consigli fondamentali

Suggerimento 1: Suddividete i compiti nella vostra lista

Identificate e distinguete tra compiti veloci e lavoro di fondo, e bilanciate il carico di lavoro che rappresentano.

Certo, è bello cancellare i compiti e la sensazione di realizzazione è molto più forte, ma è anche necessario dedicare tempo ai compiti che richiedono tempo, perché sono quelli che vi portano lontano e vi danno una visione a lungo termine.

💡 Per mantenere il piacere di cancellare i compiti, suddividete il lavoro in compiti più piccoli (cancellare = piacere = motivazione a continuare).

Suggerimento 2: dare priorità ai compiti importanti

Definite, per ogni giorno, al massimo un compito prioritario, diversi compiti secondari e piccoli compiti meno importanti.

Esempio:

• Compito prioritario: fare la contabilità del mese;
• Attività secondarie: rifornimento e modifica dei prezzi sul sito web;
• Piccoli compiti: svuotare i cestini, innaffiare le piante, acquistare post-it.

La definizione delle priorità è essenziale. Utilizzate un metodo semplice: posizionate i compiti su una matrice con due assi: guadagno e sforzo. Si consiglia di dare la priorità ai compiti in verde e di mettere per ultimi quelli in rosso:

Suggerimento 3: Valutare il tempo e lo sforzo

Nel metodo di gestione dei progetti Agile Scrum, è consigliabile stimare il tempo da dedicare a un compito. Questo aiuta a stabilire le priorità dei compiti e a sapere cosa è ragionevolmente possibile fare in un giorno o in una settimana.

Ad esempio, in una giornata lavorativa di 7 ore, è possibile svolgere un compito di 4 ore e 2 compiti di 1,5 ore.

ℹ️ È consigliabile riservare tra il 10% e il 20% della giornata per far fronte agli imprevisti; in questo modo, anche le attività pianificate hanno maggiori possibilità di essere portate a termine.

Suggerimento 4: Concentratevi su compiti realizzabili

È controproducente imporsi compiti che richiedono più risorse e tempo di quelli che si hanno a disposizione.

Un altro errore comune è quello di inserire nella lista delle cose da fare degli obiettivi invece di un piano d'azione (to do = cose da fare, non obiettivi da raggiungere).

Ad esempio: "superare l'esame" è un obiettivo. È meglio concentrarsi su 4 compiti realizzabili come: comprare il libro, leggere il libro, esercitarsi, fare una simulazione d'esame.

Suggerimento 5: creare una lista di cose da fare piacevole e visiva

Prestate attenzione tanto alla forma della vostra lista di cose da fare quanto al suo contenuto: ad esempio, i colori sono un buon modo per identificare rapidamente l'importanza o l'urgenza di un compito, o chi è responsabile di un compito in caso di lavoro di squadra.

La lavagna Kanban permette anche di vedere l'avanzamento dei compiti, dalla loro creazione al loro completamento (da sinistra a destra).

Infine, è possibile raggruppare i compiti che è opportuno svolgere consecutivamente per aumentare la produttività.

Esempio di elenco di cose da fare scaricabile gratuitamente (Excel)

Excel consente di elencare le attività in modo ordinato, di filtrarle e di cercare rapidamente un'attività. Ecco un esempio di elenco di cose da fare in formato Excel da scaricare gratuitamente:

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Lista delle cose da fare, in breve

Un ultimo consiglio: rileggete regolarmente la vostra lista di cose da fare da cima a fondo per aggiornarla e riorganizzarla se necessario. Avrete anche la piacevole sensazione di avere il controllo della vostra agenda.

La scelta di uno strumento efficace, adatto ai vostri vincoli di budget e al vostro livello di esigenze, è particolarmente utile per stilare la vostra lista di cose da fare.

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