Project management: i migliori software online per creare un diagramma di Gantt

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Un software Gantt è un software di pianificazione essenziale per una gestione efficace dei progetti. Dalla definizione dell'elenco dei compiti al follow-up del progetto, offre una visione grafica e globale del vostro progetto. E' anche uno strumento decisionale. La gestione dei compiti è la base per una gestione di successo del progetto: si ottiene visibilità sulle proprie attività e risorse.

Sei un principiante nella gestione di progetti? Il vostro diagramma di Gantt viene tracciato in Excel e volete dotarvi di un software Gantt dedicato? Questo articolo è fatto per voi. Troverete la nostra selezione alla fine dell'articolo. Confrontate i software di gestione dei progetti per far decollare i vostri progetti.

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Cos'è un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt è lo strumento di project management essenziale per realizzare il vostro progetto nelle migliori condizioni possibili. Permette di redigere un piano di progetto e di visualizzare tutte le attività da svolgere e già completate grazie alla loro rappresentazione grafica.

Ci sono molti strumenti per creare un diagramma di Gantt, ma la sua costruzione è sempre la stessa:

  • colonna di sinistra: elenco delle attività e delle sotto-compiti associati
  • linea di intestazione: unità di tempo
  • ogni linea corrisponde ad un'attività, rappresentata da un rettangolo, più o meno lungo a seconda della durata dell'attività, o da un diamante per una pietra miliare del progetto (attività puntuale).

Gantt evidenzia anche l'interdipendenza dei compiti tra loro. In altre parole, per eseguire un'operazione N, l'operazione N-1 deve essere stata precedentemente eseguita. Ad esempio, per eseguire un'operazione di "invio della campagna di emailing", è necessario che siano stati eseguiti i compiti di creazione di contenuti, creazione grafica dell'email, segmentazione del database dei contatti, ecc. In termini concreti, i compiti sono collegati da una freccia per rappresentare graficamente la loro interdipendenza.

I vantaggi del diagramma di Gantt

Assistenza alla pianificazione

La gestione e il rispetto delle scadenze è una delle sfide più difficili nella gestione di un progetto. Con un diagramma di Gantt, è possibile definire con precisione ogni attività, la data di inizio, la durata e/o la data di scadenza. Avrete un migliore controllo sullo stato di avanzamento del vostro progetto e quindi sui costi.

Strutturare il progetto

Un diagramma di Gantt permette di definire con precisione i compiti da svolgere e di gestire le risorse (tempo, budget, risorse umane) in ogni fase del progetto. Sapete dove state andando, quali sono le vostre scadenze e potete passare da un'attività all'altra in modo logico senza perdere tempo.

Adattamento ad ogni progetto

Il vantaggio del Gantt è che è adatto a tutti i tipi di progetti: lancio di una campagna di marketing, sviluppo di una versione software, impostazione di una strategia di comunicazione, progetto IT, ecc. Può anche essere adattato a tutti i settori di attività. 

Avere una visione d'insieme visiva del progetto

La rappresentazione grafica delle attività e delle pietre miliari, l'uso dei colori per definire le priorità o eventuali ritardi e l'avanzamento delle attività rendono molto veloce la visualizzazione dell'avanzamento del progetto. In un batter d'occhio, è possibile avere un'idea chiara dello stato di avanzamento del progetto e prendere decisioni appropriate, ad esempio in caso di ritardi.

Rafforzare il lavoro di squadra

Tutti gli stakeholder del progetto hanno accesso al plan, all'elenco dei compiti e, in generale, a tutte le informazioni relative al progetto. La comunicazione e la coesione sono consolidate all'interno dei team di progetto.
 

Steps da seguire per creare un diagramma di Gantt

Step 1: Elenco dei compiti

In primo luogo, è necessario elencare tutti i compiti del progetto. Per i progetti di grandi dimensioni, è possibile definire sotto-compiti per strutturare ulteriormente il progetto. Ricordate che l'obiettivo del Gantt è quello di darvi una migliore visuale sul vostro progetto; definire le priorità e/o raggrupparle per tipo di attività può aiutarvi. Sentitevi liberi di entrare nei dettagli per elencare i vostri compiti: più siete precisi, più visibilità avrete sul vostro progetto e più eviterete ritardi dovuti a omissioni.

Step 2: Elenco e assegnazione delle risorse

Per ogni compito o sottocompito, devono essere assegnate una o più risorse. Le risorse sono generalmente calcolate in percentuale: una persona a tempo pieno è del 100%. Se un compito richiede due persone a tempo pieno, le risorse assegnate saranno del 200%.

Step 3: definizione del calendario del progetto

I vostri compiti sono elencati e avete identificato tutte le vostre risorse. Ora è necessario definire la data di inizio e la durata di ogni attività. Questa fase è fondamentale per monitorare lo stato di avanzamento del progetto e garantire un monitoraggio rigoroso. Consente inoltre di visualizzare la possibile sovrapposizione di più attività e di anticipare la disponibilità di risorse, ad esempio.

Step 4: Stabilire collegamenti tra i compiti

Questo passo può sembrare meno importante, ma in realtà è importante quanto gli altri, perché ti aiuta a definire la sequenza dei tuoi compiti e quindi a seguire correttamente il tuo progetto.

È possibile creare collegamenti di vario tipo tra i vostri compiti:

  • L'attività B non può essere avviata se l'attività A non è stata completata.
  • L'attività B non può essere avviata se l'attività A non viene avviata.
  • L'attività B non può essere completata se l'attività A non viene avviata.
  • L'attività B non può essere completata se l'attività A non è completata.

Il collegamento tra i compiti è rappresentato da frecce. Un compito può essere collegato a diversi compiti precedenti (tutti questi compiti devono essere completati per completarlo) o successivi (il completamento di questo compito condiziona gli altri).

Step 5: Aggiunta di pietre miliari

Le pietre miliari segnano eventi importanti del progetto e rappresentano date chiave per l'avanzamento del progetto, come ad esempio la firma di un contratto. Aiuta a visualizzare lo stato di avanzamento del progetto.

Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?

Centralizzare le informazioni

Con il software di gestione del progetto, è possibile gestire nello stesso ambiente il follow-up dei vostri compiti, la condivisione dei file, la comunicazione di squadra, ecc. Non è più necessario moltiplicare il software per gestire i vostri progetti o file per i grafici di Gantt, se siete abituati a farli in Excel, per esempio.

Rafforzare il lavoro collaborativo

Il software aiuta a promuovere la collaborazione di squadra, una parte essenziale di un progetto di successo. Gli strumenti di comunicazione (ad esempio la messaggistica istantanea) facilitano lo scambio di informazioni.

Lavoro in mobilità

Alcuni software Gantt offre anche un'applicazione mobile per gestire i vostri progetti ovunque. Lavorate ovunque tu siate, seguite i vostri progetti in modo più preciso, annotate le voste idee anche fuori dall'ufficio!

I migliori software gratuiti per la gestione dei vostri progetti online

N° 1: Zoho

zoho project

Zoho Projects è una soluzione gratuita per un massimo di 5 utenti e 2 progetti.
L'interfaccia visiva lo rende facile da usare. Un semplice drag and drop di un elemento è necessario per riprogrammare un'attività. Le dipendenze tra i compiti sono chiaramente evidenziate per poter procedere nei vostri progetti con una visione globale.

E' possibile modificare compiti o pietre miliari direttamente nel diagramma per evitare di perdere tempo ad aggiornare i dati. Un codice a colori identifica chiaramente ogni elemento in modo che nessuna informazione venga trascurata, che si tratti di pietre miliari, percentuale di completamento o dipendenza tra le attività.

Zoho Project si integra facilmente con Google Apps. 

N° 2: Asana

asana screenshot

Asana è adatta per progetti semplici fino a 15 persone.

Lo strumento fornisce il monitoraggio delle attività individuali e di squadra e la gestione delle attività in più progetti. La versione gratuita è completa; può essere sufficiente per molte aziende.

Questo strumento enfatizza la collaborazione: per ogni attività è disponibile uno spazio per i commenti. E' anche possibile essere "abbonati" ad un compito di monitoraggio dei suoi progressi, senza essere responsabili di tale compito.

Il software è intuitivo e ideale per il monitoraggio di piccoli progetti.

N° 3: Trello

trello screen

Trello è probabilmente la soluzione più conosciuta per la gestione di task . Può essere personalizzato per consentire l'utilizzo di uno strumento personalizzato che soddisfi le vostre esigenze. L'accento è posto su immagini e collaborazione per fornire un accesso diretto alle informazioni e snellire i processi di ogni progetto.

Basta uno sguardo per avere una visione d'insieme del progetto. Ogni attività è personalizzabile: è possibile aggiungere etichette, liste di controllo, allegati, ecc. per fornire quante più informazioni possibili alle persone che lavorano sullo stesso progetto.

L'interfaccia è divisa in tabelle con diverse colonne, ad esempio: idee, da fare, in corso, finito. Gli utenti spostano le attività da una colonna all'altra a seconda dell'avanzamento del progetto.

L'applicazione mobile è molto apprezzata anche dagli utenti. Trello è ideale per progetti semplici.

I limiti delle soluzioni gratuite

Un ambiente di progetto ridotto

Le offerte gratuite del software Gantt offrono solo un numero limitato di utenti o progetti. Se lavorate come liberi professionisit, questo potrebbe essere sufficiente per te. Ma se si lavora in un team, anche piccolo, ci si scontra rapidamente con i limiti di queste soluzioni.

Funzionalità di base

Per avere accesso a tutte le funzioni, e in particolare a quelle più avanzate, dovrete optare per un'offerta a pagamento. Analizzate le vostre esigenze, studiate le offerte e vedete se questo è sufficiente per voi... oppure no.

Archiviazione limitata dei dati

Un progetto significa scambiare file, file aggiornati con diverse versioni, andare avanti e indietro con il cliente, ecc. Il software di pianificazione ha il vantaggio di immagazzinare tutto nello stesso posto, ma è anche necessario che lo stoccaggio sia sufficiente, soprattutto per i progetti più grandi.

Il caso del software open source

Il software open source appare spesso come una soluzione veloce e libera nell'immaginario collettivo. Redmine, ad esempio, è uno degli strumenti gratuiti più popolari e diffusi. Gestione dei ticket, time tracking, integrazioni multiple e condivisione dei documenti... la sua copertura funzionale è piuttosto ampia. Possiamo anche menzionare ClockingIT o LibrePlan che offrono grafici Gantt interattivi. 

Open source non significa libero!
Se non pagate una licenza o un abbonamento per utilizzare il software, dovete comunque preventivare diverse centinaia di euro all'anno per coprire i costi di installazione di uno strumento open source: hosting della soluzione, installazione e manutenzione (da parte vostra o di un fornitore di servizi), backup, certificato SSL, o anche l'acquisto di un tema, essenziale per Redmine.

Top 3 software di pianificazione professionale

Tabella comparativa del software di planning

Software Target Punto forte
Clarizen PMI e grandi gruppi Ottimo rapporto qualità/prezzo
Sciforma Tutte le imprese Funzionalità avanzate
Projectmanager.com PMI e grandi gruppi Estremamente intuitivo

Clarizen

clarizen screen

Clarizen è il leader di mercato nel software di project management con un rapporto qualità/prezzo molto interessante. 

Collega le conversazioni dei dipendenti, i compiti e i progetti in un unico ambiente collaborativo che coinvolge tutti gli stakeholder del progetto. Un sistema di notifica fornisce l'accesso alle informazioni in tempo reale. Non avrete più spiacevoli sorprese nel corso dei vostri progetti.

Tra le caratteristiche:

  • monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento dei compiti,
  • la definizione delle priorità e la convalida del portafoglio di progetti,
  • migliore gestione dei problemi,
  • gestione della tabella di marcia, ecc.

Collegate Clarizen con Google Drive, Salesforce, SAP, Sharepoint, Sharepoint, Excel e altri strumenti per aumentare ulteriormente la produttività.

Sciforma

sciforma screen

Sciforma si basa su tre moduli complementari per un utilizzo ottimale della soluzione: ottimizzare le risorse, gestire i progetti in base alla strategia aziendale e consentire ad ogni dipendente di seguire i propri compiti. La soluzione si sincronizza con i team che seguono il metodo agile. Essa corrisponde quindi in particolare alle imprese informatiche, ai gruppi di ricerca e sviluppo e alle imprese di servizi.
 

Projectmanager.com

gantt screen projectmanager

Projectmanager.com è un software online estremamente intuitivo. Permette di creare diagrammi di Gantt a cui aggiungere le tasks differenziando tutte le colonne a seconda del colore per rendere tutto più comprensibile anche solo a livello visivo. Consente, inoltre, di collaborare col proprio team e di tenere sotto controllo l'avanzamento del progetto e le performance. 

Si può integrare con il pacchetto Office in modo da non creare conflitti con il formato dei file condivisi. 

Il software può essere testato gratuitamente sulla piattaforma online.

Quale software di project management online è adatto a voi?

Per conoscerlo e fare la scelta migliore, iniziate ad analizzare e definire con precisione le vostre esigenze. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, del vostro settore di attività, del tipo di progetti in cui siete coinvolti, dei vostri clienti, etc., lo strumento fatto per voi può variare. Per avere un'idea chiara e decidere le caratteristiche di cui avete bisogno, scegliete una versione di prova.

 

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