Retroplanning: cos'è e come si realizza per il project management

Retroplanning: come costruirlo in 5 semplici tappe

Retroplanning: come costruirlo in 5 semplici tappe

Il mancato rispetto delle scadenze può significare la perdita di clienti e una cattiva immagine per la vostra azienda. Il retroplanning rappresenta uno dei tanti metodi di pianificazione usati nel Project Management per centrare gli obiettivi di progetto e di business.

In base al tipo di progetto e alle specifiche esigenze di ogni azienda, questo metodo può essere più o meno applicabile.

In questo articolo vi sveliamo di cosa si tratta, quali sono gli step necessari per costruirlo e in e in quali situazioni è più adatto.

Vedrete, rispettare le scadenze non è mai stato così facile!

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Definizione

Retroplanning, termine preso in prestito dall’inglese, non ha un vero e proprio corrispettivo in lingua italiana.

Con questo termine si identifica un tipo di pianificazione a ritroso, a partire da una data di completamento stabilita. Per questo motivo è conosciuto con altri nomi come "reverse planning" o "backward schedule".

Parte integrante delle strategie di pianificazione utilizzate dai project manager, si tratta di un metodo molto interessante. Al pari di altri metodi convenzionali usati per la pianificazione, nel retroplanning occorre organizzare e prioritizzare i compiti. La sua peculiarità? Un funzionamento incentrato sulle date di scadenza, che sono inamovibili.

🎯 L’obiettivo principale, quindi, è completare i compiti rispettando le date, anche se non necessariamente nel minor tempo possibile.

Grazie alla flessibilità che questo tipo di pianificazione offre, viene solitamente utilizzato in progetti che richiedono frequentemente modifiche dell'ultimo minuto, in base alle richieste del cliente.

Come costruire un retroplanning in 5 step

#1. Preparate le informazioni

Raccogliete tutte le informazioni sul progetto in questione e organizzatelo in modo da definire chiaramente obiettivi e risultati da conseguire.

#2. Elencate i compiti

Iniziate a suddividere il progetto in diverse aree generali, per poi elencare via via le task e le subtask che li compongono. A livello teorico, si dovrebbe arrivare a una situazione in cui ogni compito è assegnabile alla responsabilità di un’unica persona.

L’obiettivo è avere il più possibile di compiti non scomponibili, come degli atomi. Così, la persona responsabile della task conosce con precisione da dove cominciare e ha maggiori probabilità di portare a termine il lavoro per tempo.

☝Fate attenzione a rispettare la cronologia del progetto e a tenere conto delle possibili interdipendenze tra le varie task.

#3. Definite i tempi

Questo step è forse il più importante, perché è quello in cui si cerca di garantire il rispetto delle scadenze e la consegna finale del progetto.

Dato che non sempre è facile definire con esattezza il tempo necessario per ogni compito, si deve stimare un tempo ragionevole per ognuno di essi, con un margine di errore per affrontare eventuali imprevisti.

#4. Costruite il retroplanning

Si inizia individuando l’ultima attività da svolgere, poi quella precedente e così via, fino a raggiungere la data di inizio del progetto.

☝ Fate attenzione a evitare la sovrapposizione di compiti, e cercate di fornire delle tempistiche ragionevoli per l’esecuzione di ogni task individuata.

#5. Affinate gli ultimi dettagli

Infine, grazie alla visualizzazione grafica del retroplanning, potete cercare di apportare alcuni correttivi e migliorie.

Potete, ad esempio, aggiungere alcune informazioni utili come:

  • l’allocazione del budget,
  • l’allocazione delle risorse umane, ecc.

I vantaggi della programmazione a posteriori

Oltre a permettervi di fissare obiettivi realistici, il retroplanning presenta diversi altri vantaggi, tra cui:

  • aumentare l’efficienza dei processi,
  • bilanciare i carichi di lavoro tra i dipendenti,
  • avere la giusta flessibilità per adattarsi ad eventuali cambiamenti negli ordini dei clienti,
  • garantire il rispetto delle scadenze per i prodotti da consegnare,
  • rispettare le scadenze.

☝Il rispetto dei tempi garantisce una produttività maggiore durante lo sviluppo del progetto.

Esempio di progettazione retroplanning

Ora che abbiamo visto come funziona, vi mostriamo un esempio semplice di retroplanning.

Ecco a cosa assomiglia un progetto per organizzare la partecipazione ad una fiera professionale:

Task - 1 anno - 8 mesi - 3 mesi - 3 settimane - 2 settimane Giorno X Responsabile
Prenotazione dello stand             Marco
Concezione dello stand             Giulia
Preparazione degli strumenti commerciali             Luca
Lancio della comunicazione marketing (newsletter, sito web, social network, ecc.             Andrea
Organizzazione e formazione del team per lo stand             Silvia
Giorno dell’evento              

Quali strumenti per avere successo con questo metodo?

A seconda del tipo di progetto che si intende sviluppare, delle esigenze specifiche e della complessità, è possibile scegliere come costruire il proprio retroplanning su misura.

Lo strumento classico utilizzato per la pianificazione è Excel. È abbastanza efficace e permette di aggiungere facilmente tutte le informazioni desiderate per ogni compito (budget assegnato, allocazione risorse umane, ecc.).

In alternativa, potete anche realizzarlo online tramite i fogli Google. Sono disponibili alcune estensioni che facilitano notevolmente la creazione di un modello di retroplanning. Così, potete risparmiare una quantità di tempo notevole ogni volta che dovete adattare il modello ad un nuovo progetto.

Infine, se ricercate una soluzione più complessa, elaborata e ricca di funzionalità innovative, potete scegliere di utilizzare un software di project management. Sul nostro sito, trovate diversi tool che permettono il retroplanning, avrete l’imbarazzo della scelta!

💡Un consiglio: i software per la pianificazione aziendale sono molti. Le soluzioni più recenti offrono diverse funzionalità interessanti in ottica collaborativa. In base alle vostre esigenze e dimensioni, noi di Appvizer vi consigliamo di scegliere i tool più innovativi da questo punto di vista.

Il retroplanning: un metodo agile adatto a tutti?

Nel project management, andare indietro dev’essere un modo per prendere lo slancio e guadagnare in efficienza.

Optare per il retroplanning garantisce una gestione fluida del flusso di lavoro, per rispettare le scadenze, aumentare la soddisfazione dei clienti e garantire più vendite e progetti.

Per progetti particolarmente complessi però, il rischio di sbagliare le previsioni e sforare i tempi prefissati è alto. Per natura, il retroplanning è quindi maggiormente adatto per progetti di dimensioni contenute.

Retroplanning, diagramma di Gantt, metodo Kanban, WBS, Lean management...districarsi tra i vari metodi di project management non è sempre facile!

E voi, avete già utilizzato qualcuno di questi metodi? Quali prediligete?

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