Product backlog: come adottare questa metodologia Agile

Cosa si intende con il termine backlog o product backlog?

Fate parte di una squadra agile che utilizza il metodo Scrum e vorreste conoscerne tutte le particolarità? Oppure siete un Product Owner e desiderate imparare a creare e gestire questo processo in modo efficiente? O siete semplicemente curiosi di scoprire i vantaggi di questa metodologia e il valore che il metodo agile può apportare ai vostri progetti?

Nel presente articolo vi mostriamo come il product backlog costituisca un alleato per una gestione agile dei progetti, svelandone tutti i segreti.

Il product backlog costituisce un elemento imprescindibile del metodo Scrum, un framework agile che facilita lo sviluppo, il rilascio e la gestione di prodotti complessi.

La filosofia alla base del metodo è ben riassunta da una frase di Jeff Sutherland, uno dei suoi padri fondatori:

Nel framework del metodo Scrum, si distinguono 2 tipologie di backlog:

• il product backlog. Consiste in una lista di funzionalità (user story) attese sul prodotto.
• lo sprint backlog. Consiste in una lista di task in corso o da compiere dagli sviluppatori in un dato periodo (iterazione). Sono gli sviluppatori a definire le tempistiche necessarie per ogni azione.

☝️ Lo sapevate? Nel product backlog si parla di user stories e non di attività o task.

In questo articolo ci concentreremo in particolar modo sul product backlog. Gestito e organizzato dal Product Owner, cui spetta il compito di organizzare, identificare e prioritizzare tutte le user stories, in base a diversi parametri (valore commerciale, grado di rischio, data prevista per la realizzazione, ecc.).

💡 Nel processo di prioritizzazione viene spesso calcolato il ROI (Return on Investment): se ad esempio due user stories detengono lo stesso “valore di business”, si assegna una priorità più alta alla user story più semplice da sviluppare.

Ecco un esempio di product backlog:

Per adottare questa metodologia, è molto importante che il Product Owner e il team di sviluppo seguano con cura alcuni passaggi:

1. trovare le funzionalità (user story) da sviluppare per avanzare sul progetto;
2. descrivere con precisione le caratteristiche ricercate per ogni funzionalità;
3. attribuire un grado di priorità in base alla rilevanza per l’obiettivo del progetto. Si parla in questo caso di story point: una misura relativa della dimensione e complessità di una user story;
4. partendo dalla roadmap, definire un piano di rilasci per le varie funzionalità;
5. suddividere gli elementi nei vari sprint backlog;
6. organizzare dei meeting con gli scrum teams, per discutere della to do list e dell’organizzazione generale,
7. vegliare costantemente sul product backlog, aggiornando, sistemando e correggendo priorità e piano di rilasci (backlog refinement).

Il product backlog può essere immaginato come una sorta di fila d’attesa piena di richieste da parte dei clienti. Di seguito, vi proponiamo 3 suggerimenti per utilizzare questo metodo con successo.

Come si è visto poc’anzi, il product backlog è costituito da un gran numero di informazioni. È quindi importante organizzare i file in categorie e ordinarli in base al livello di priorità:

• progetto di appartenenza,
• tipo di cliente,
• reparto incaricato dell’esecuzione,
• responsabile progetto o product owner,
• sprint di riferimento. Vale a dire il periodo temporale in cui vanno svolti ( ad esempio durante lo sprint di dicembre).

💡 A seconda del tipo di progetto su cui lavorate in azienda, potete sempre aggiungere altri dati come il budget, gli orari di lavoro, ecc.

I dati e categorie devono essere raccolti in un documento o programma accessibile a tutti i membri del team. Per fare questo, vi sono più opzioni.

Il metodo tradizionale prevede l’utilizzo di un foglio di lavoro Excel condiviso. Se però la vostra organizzazione è grande e complessa, con un gran numero di progetti, potrebbe trattarsi di una soluzione limitante. In questo caso, è opportuno dotarsi di una soluzione di project management provvista delle giuste funzionalità.

Affinché il product backlog sia utilizzato al meglio, è opportuno che le risorse umane ricevano una formazione adeguata.

Il backlog altro non è che un diverso modo di lavorare e di avvicinarsi ai progetti in corso. Derivato della metodologia Agile, è un processo che mette il focus sul lavoro di squadra e sul raggiungimento degli obiettivi tramite un approccio collaborativo.

☝️ Anche se si tratta di un progetto “aperto” e modificabile da tutti, è bene che il Product Owner rimanga il responsabile ultimo della buona gestione del progetto di sviluppo.

Nei primi tempi, è buona norma organizzare sessioni di formazioni per abituare il team all’uso della metodologia. Una buona abitudine può essere quella di dedicare 15, 30 minuti al giorno per parlare delle difficoltà riscontrate e delle possibili soluzioni.

È poi utile svolgere incontri e formazioni extra, come ad esempio:

• onboarding con i clienti per definire il progetto,
• pianificare gli sprint. Stabilendo il periodo di tempo e le task da realizzare,
• valutare gli sprint. Al termine di ognuno di essi è importante analizzare a fondo cosa ha funzionato e cosa meno, ecc.

In tutte le aziende, l'organizzazione dei compiti costituisce un aspetto di cruciale importanza. Per rimanere al passo coi tempi, è oggi indispensabile approcciarsi al project management con una metodologia Agile. Infatti, procedimenti quali il product backlog, permettono di ottimizzare un gran numero di processi aziendali.

Le metodologie per la gestione dei progetti sono molte. E voi, quali avete testato? Quali ritenete essere le più efficaci? Raccontateci la vostra esperienza!