Matrice RACI: alla ricerca del “responsabile”

Matrice RACI: alla ricerca del “responsabile”

Il successo dei vostri progetti dipende da buona gestione e visione chiara delle responsabilità dei vari attori. Ogni responsabile, e in particolare il project manager, dovrebbe definire una visione d'insieme dei ruoli al fine di ottimizzare la distribuzione dei compiti ed evitare perdite di tempo.

Per affrontare le varie sfide della gestione dei progetti, la Matrice di Allocazione delle Risorse RACI si sta rivelando uno strumento di governance indispensabile per le aziende. Come implementarlo ed estenderne efficacemente le possibilità in un modello agile?

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La matrice RACI: definizione e principi di gestione

L'acronimo RACI (responsible, accountable, consulted, informed), o RAM (responsibility assignment matrix), si riferisce a una matrice organizzativa di facile utilizzo. È rappresentata sotto forma di una tabella di allocazione delle risorse che ripartisce funzioni e responsabilità tra i vari stakeholder di un progetto.

Il metodo RACI è uno strumento che viene utilizzato per mappare le attività e definire i ruoli degli stakeholder e dei membri del team. Sintetizza visivamente il "chi fa cosa", delinea il perimetro e il campo d'azione di un dato progetto per strutturarlo.

Nella gestione dei progetti,tale matrice può essere utilizzata per evitare problemi di governance, compresa la ridondanza dei ruoli e la diluizione delle responsabilità. Permette di identificare tutti i compiti assegnati e le loro assegnazioni, ma anche la necessità di intervento e di informazione in ogni fase del processo per una buona gestione degli obiettivi.

Questa visione d'insieme permette anche il controllo delle scadenze, al fine di evitare qualsiasi dimenticanza o dispersione, con la possibilità di impostare facilmente un sistema di promemoria indispensabile nella gestione del team.

Come utilizzare e costruire una matrice RACI?

Secondo i principi di gestione del metodo RACI, i revisori dei conti, gli esperti, i manager e i responsabili di progetto devono redigere una lista di contributi incrociati per definire i ruoli e i processi organizzativi attuati in un quadro di progetto. Per costruire una matrice RACI è quindi necessario elencare :

  • sulle linee, i diversi compiti e le attività connesse al progetto
  • sulle colonne, tutti i singoli attori o entità multiple

Ad ogni intersezione dello strumento, vengono poi assegnate una o più lettere del sistema RACI, ognuna delle quali designa un ruolo specifico e la reazione tra queste parti.

Di seguito è riportato un esempio di matrice RACI:

Cosa Chi
  Management Project manager Direttore artistico Sviluppatori Stagisti
Attività 1 A R C I I
Attività 2 A R I C I
Attività 3 A/R A C/I A I
Attività 4 A/R A I A I

Ognuna delle lettere di questo modello di allocazione delle risorse può essere tradotta in nel modo seguente, secondo quattro tipi di stakeholder coinvolti nel progetto:

  • Una R per il responsabile dell'azione che garantisce il corretto svolgimento del lavoro.
  • Una A per l'attore che assume, approva ed eventualmente realizza l'azione se è sia R che A.
  • Una C per gli agenti periferici (collaboratore) che vengono consultati per dare il loro parere in base alla loro specialità.
  • Un I per gli agenti che saranno informati dell'andamento delle azioni senza necessariamente agire direttamente.

In alcuni casi specifici, al modello RACI possono essere aggiunte le lettere V e S, ciascuna delle quali designa rispettivamente il responsabile per alcune convalide di qualità e il firmatario per l’approvazione.

Una volta stabilita la matrice RACI, il responsabile o il capo progetto ha la possibilità di rivedere la tabella in verticale e in orizzontale per verificare se la distribuzione di ruoli e responsabilità è equilibrata e se la distribuzione dell'autorità è efficiente e giustificata.

Il metodo RACI: limiti e soluzioni

La matrice RACI è uno strumento di gestione per una buona governance, ma non è un sistema a sé stante per modellare un processo di gestione in quanto tale. Affinché la sua utilità sia efficace, occorre prima di tutto definire chiaramente l'ambito di ogni processo e stabilire chiaramente i compiti e le fasi del progetto, altrimenti vi è il rischio di variabilità nell'interpretazione e di confusione nell'assegnazione dei ruoli.

Così, nonostante i suoi indiscussi vantaggi nella gestione dei progetti, il concetto di RACI si dimostra spesso limitato durante gli audit che rivelano handicap che possono diventare un vero e proprio onere per il contratto:

  • Non è un sistema automatizzato
  • Non è una matrice flessibile
  • Non è uno strumento a 360°
  • Non è un modello adatto all'outsourcing

Allora, cosa si può fare per risolvere questi problemi? Come implementare un metodo RACI più flessibile e agile, adattato alla struttura della vostra organizzazione? La risposta è necessariamente nell'adozione di un software innovativo per la gestione di progetti e attività.

Adottare un software di project management, lo strumento per andare oltre

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Verso una maggiore automazione della matrice RACI?

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