Matrice RACI: per sapere sempre “chi deve fare cosa”

Una gestione agile e una visione chiara delle responsabilità dei vari attori: ecco 2 elementi imprescindibili per il successo dei vostri progetti. Ogni responsabile, e in particolare il project manager, dovrebbe definire una visione d'insieme dei ruoli al fine di ottimizzare la distribuzione dei compiti ed evitare perdite di tempo. 

Per affrontare le varie sfide della gestione dei progetti, la Matrice di Allocazione delle Risorse RACI si sta rivelando uno strumento di governance indispensabile per le aziende che semplifica tutto ciò che riguarda la pianificazione delle risorse. Come implementarlo ed estendere le possibilità di raggiungere i propri obiettivi di progetto in un modello agile? [Bonus per i lettori Appvizer: un modello Excel gratuito da scaricare!]

L'acronimo RACI (responsible, accountable, consulted, informed), o RAM (responsibility assignment matrix), si riferisce a una matrice organizzativa di facile utilizzo. È rappresentata sotto forma di una tabella di allocazione delle risorse che mette sotto forma di matrice l'assegnazione di funzioni e responsabilità tra i vari stakeholder di un progetto.

Il metodo RACI è uno strumento che viene utilizzato per mappare le attività e definire i ruoli degli stakeholder e dei membri del team. Sintetizza visivamente il "chi fa cosa", delinea il perimetro e il campo d'azione di un dato progetto per strutturarlo.

Nella gestione dei progetti, tale matrice può essere utilizzata per evitare problemi di governance e di pianificazione del progetto, compresa la ridondanza dei ruoli e la diluizione delle responsabilità. Permette d'identificare tutti i compiti assegnati e le loro assegnazioni, ma anche la necessità d'intervento e d'informazione in ogni fase del processo per una buona gestione degli obiettivi.

Questa visione d'insieme permette anche il controllo delle scadenze, al fine di evitare qualsiasi dimenticanza o dispersione, con la possibilità d'impostare facilmente un sistema di promemoria indispensabile nella gestione del team.

Secondo i principi di gestione del grafico RACI, i revisori dei conti, gli esperti, i manager e i responsabili di progetto devono redigere una lista di contributi incrociati per definire i ruoli e i processi organizzativi attuati in un quadro di progetto. Per costruire una matrice RACI è quindi necessario elencare:

• sulle linee, i diversi compiti e le attività connesse al progetto
• sulle colonne, tutti i singoli attori o entità multiple

A ogni intersezione dello strumento, vengono poi assegnate una o più lettere del sistema RACI, ognuna delle quali designa un ruolo specifico e la reazione tra queste parti.

Di seguito è riportato un esempio di matrice RACI:

Ognuna delle lettere di questo modello di allocazione delle risorse può essere tradotta nel modo seguente, secondo quattro tipi di stakeholder coinvolti nel progetto:

• Una R per il responsabile dell'azione che garantisce il corretto svolgimento del lavoro.
• Una A per l'attore che assume, approva ed eventualmente realizza l'azione se è sia R che A.
• Una C per gli agenti periferici (collaboratore) che vengono consultati per dare il loro parere in base alla loro specialità.
• Una I per gli agenti che saranno informati dell'andamento delle azioni senza necessariamente agire direttamente.

In alcuni casi specifici, al modello RACI possono essere aggiunte le lettere V e S, ciascuna delle quali designa rispettivamente il responsabile per alcune convalide di qualità e il firmatario per l’approvazione.

Una volta stabilita la matrice RACI, il responsabile o il capo progetto ha la possibilità di rivedere la tabella in verticale e in orizzontale per verificare se la distribuzione di ruoli e responsabilità è equilibrata e se la distribuzione dell'autorità è efficiente e giustificata.

La matrice RACI è uno strumento di gestione per una buona governance, ma non è un sistema a sé stante per modellare un processo di gestione in quanto tale. Affinché la sua utilità sia efficace, occorre prima di tutto definire chiaramente l'ambito di ogni processo e stabilire chiaramente i compiti e le fasi del progetto, altrimenti vi è il rischio di variabilità nell'interpretazione e di confusione nell'assegnazione dei ruoli.

Così, nonostante i suoi indiscussi vantaggi nella gestione dei progetti, il concetto di RACI si dimostra spesso limitato durante gli audit che rivelano handicap che possono diventare un vero e proprio onere per il contratto:

• Non è un sistema automatizzato
• Non è una matrice flessibile
• Non è uno strumento a 360°
• Non è un modello adatto all'outsourcing

Tra le soluzioni per creare una matrice RACI c'è quella di scaricare un modello Excel. Si tratta di uno strumento economico e facile da utilizzare. 

Per quanto Excel sia uno strumento pratico bisogna comunque fare attenzione al fatto che non sempre sia la soluzione più efficace. Infatti al moltiplicarsi dei progetti aumentano gli errori i file diventano più pesanti.

Allora, cosa si può fare per risolvere questi problemi? Come implementare un metodo RACI più flessibile e agile, adatto al tipo di progetto? La risposta è necessariamente nell'adozione di un software innovativo per la gestione di progetti e attività.

Nella continuità della ricerca nel campo dell'ottimizzazione gestionale, software e applicazioni stanno ora facendo la loro comparsa nel panorama delle PMI e delle grandi aziende per assisterle in tempo reale.

Monday.com è una soluzione che va ben oltre il semplice Project Management trattandosi di uno strumento di Work OS estremamente completo. È un software che si può configurare secondo le proprie preferenze e permette di facilitare il lavoro di squadra ovunque i membri siano.

Tra le sue caratteristiche principali:

• Automazione delle task manuali per evitare errori
• Attribuzione dei ruoli ai membri del team e monitor progressi
• Integrabile con i principali strumenti sul mercato

Wrike è un software di Project Management che consente di gestire le attività in maniera semplice e con una visibilità a 360° delle informazioni. È l’ideale per il lavoro collaborativo perchè riesce a centralizzare tutte le comunicazioni su una sola piattaforma.

Tra le sue caratteristiche principali:

• Personalizzazione dashboard per mantenere una perfetta visuale
• Controllo spese e time management in real time
• Strumenti di approvazione e feedback rapidi

Twproject è un software di project management che semplifica ogni attività dall’inizio alla fine. Consente di attribuire ruoli a tutti i membri del team in modo che la loro posizione sia sempre chiara per tutta la durata del progetto. Grazie alla sua interfaccia sarete in grado di monitorare il carico di lavoro costantemente.

Tra le sue funzionalità principali:

• Monitoraggio dell’avanzamento dei progetti tramite Diagramma di Gantt
• Gestione e modifica dell’allocazione delle risorse
• Gestione issues tempestiva

L'automazione è un elemento chiave nell'evoluzione del metodo RACI per definire le responsabilità di tutti gli stakeholder, condividere le risorse e costruire un buon modello di gestione dei progetti. Contestualizzando, personalizzando e impostando i flussi e i promemoria interni ed esterni automatici, si adotta una gestione migliorata, agile, trasparente, sicura e versatile e nel complesso un miglioramento del processo aziendale.