Il diagramma di Ishikawa per un project management stress-free

diagramma di ishikawa

Il diagramma Ishikawa, un metodo analitico collaudato nella gestione della qualità, è facilmente applicabile anche nella gestione dei progetti.
Per garantire il buon funzionamento di un progetto, dalla progettazione al raggiungimento dei suoi obiettivi, sono essenziali l'analisi dei rischi, le leve, nonché l'anticipazione e la risoluzione dei problemi.
Il diagramma Ishikawa, o 5M,  permette di ricercare e rappresentare in modo sintetico non solo i vincoli che possono ostacolare il successo dei vostri progetti, ma anche gli obiettivi e i mezzi per raggiungerli.
Continuate a leggere per scoprire questo metodo e approfittare di alcuni concetti e suggerimenti per la gestione del progetto.

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Il metodo delle  5 M: definizione

Quello delle 5 M è un metodo utilizzato subito dopo una sessione di brainstorming, in un gruppo di lavoro multidisciplinare, per ordinare e organizzare tutte le idee.
Nato come uno strumento per la gestione qualità totale, è applicabile a tutte le linee di business dell'azienda, in particolare al risk management e al project management.

Il suo principio si basa su una classificazione delle diverse cause di un problema in 5 famiglie principali:

  • Materiale (materie prime, forniture, pezzi di ricambio, qualità, ecc,)
  • Ambiente -dal francese "milieu"-(ambiente, contesto, mercato, mercato, concorrenza, legislazione, ecc,)
  • Metodi (modalità operativa, ricerca e sviluppo, istruzioni, ecc,)
  • Materiali (attrezzature, macchinari, utensili, software, ecc.)
  • Manodopera (risorse umane, competenze, formazione, ecc.)

Questa classificazione è stata estesa nel tempo e nell'esperienza, stiamo parlando di 6 M, 7 M o anche 9 M!
Così, sono stati aggiunti:

  • Misura (quali indicatori sono utilizzati per analizzare i risultati?)
  • Management (metodi di gestione)
  • Money (bilancio assegnato)
  • Momento (periodo)
  • Mentale (motivazioni)
  • Manutenzione (follow-up)

Suggerimento: le categorie da determianre dipendono molto dal settore di attività e dal tipo di progetto, ci possono essere diverse M, più o meno numerose.
L'importante è che si adatti il più possibile ai vostri problemi.

L'applicazione delle 5M per step

diagramma a lisca di pesce

© Pinterest

  1. Indicare il problema o l'obiettivo, in modo semplice, oggettivo e quantificato;
  2. Brainstorm con persone provenienti da diversi reparti dell'azienda, con competenze complementari;
  3. Elencare i problemi menzionati con il metodo 5M e il diagramma di Ishikawa;
  4. Valutare le M che hanno l'impatto maggiore per dare priorità alle fasi del progetto o alle azioni correttive.

Il 5 M accoppiato con il metodo 5 P (5 perché)

Per ogni problema, si raccomanda di porre la domanda "perché" 5 volte.
La molteplicità dei "perché" è semplice: raramente c'è una sola causa di una situazione problematica.
Secondo il fondatore della metodologia 5P, dopo 5 domande, viene identificata la causa principale.

Esempio di metodo delle 5P

M: Manodopera Problema: i commerciali non sono motivati
Perchè 1 Perché alcuni premi sono stati eliminati.
Perchè 2 Perché gli obiettivi non sono stati raggiunti.
Perchè 3 Perché mancano strumenti di monitoraggio commerciale.
Perchè 4 Perché non è stato stanziato alcun budget per il loro acquisto.
Perchè 5 Perché il management ha preferito investire nel reclutamento di nuovi rappresentanti di vendita.

Altri metodi di analisi, anticipazione e monitoraggio

Esistono molte tecniche e metodi analitici tra cui:

  • il metodo HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) riguarda il controllo della sicurezza alimentare negli Stati Uniti, applicato da un laboratorio della NASA, e utilizza il metodo 5M per soddisfare il suo primo principio: l'analisi dei pericoli
  • il metodo 5W1H o metodo di Kipling (why, who, where,what, when, how)
  • 4 Ps nel marketing: prodotto, prezzo, place, promozione (comunicazione) , o anche 7 Ps con le persone, physical e processo
  • Metodo Six Sigma: creato per Motorola, mira a ridurre il margine di errore di un processo di qualità basato su indicatori quali le vendite e le recensioni dei clienti;
  • il diagramma di Gantt, un pannello di controllo che permette di rappresentare graficamente lo stato di avanzamento di un progetto in base a diversi indicatori,
  • il metodo Kanban: etichetta, tabella o post-it, per visualizzare il flusso di lavoro, ecc.

Il diagramma 5 M o diagramma di Ishikawa

È stato creato dal professor Kaoru Ishikawa (1915-1989), un ingegnere chimico giapponese e teorico della qualità.
L'insegnante si basava su 2 principi:

  • l'onnipresenza della qualità a tutti i livelli aziendali,
  • il coinvolgimento di tutti gli stakeholder dell'azienda nella sua ricerca.

Il diagramma è anche chiamato diagramma di causa ed effetto, diagramma a lisca di pesce o fishbone diagram.

Le lische rappresentano le cause e la testa, l'effetto, il problema finale, l'obiettivo.
È la traduzione grafica della 5 M, la sua rappresentazione visiva.

Molti esempi di diagrammi Ishikawa possono essere trovati online, mentre i PDF possono essere scaricati.
È anche facile realizzarli da soli con software come Word o Excel, o software di layout (Edraw, Visio, Canva, ecc.).
i template sono molto basic, l'obiettivo è che il documento sia leggibile e ben strutturato per aiutare nel processo decisionale strategico.

Costruzione dello schema

Il diagramma è la sintesi del metodo 5M, che è soprattutto un mezzo mnemonico per non perdere il filo in fase di riflessione.
 
Suggerimento: lasciare spazio sufficiente per scrivere tutte le idee e i commenti.

  1. Fare una freccia orizzontale, che punta verso destra, verso il problema o l'obiettivo identificato,
  2. Definire le M  e disegnare le lische, una per una, su entrambi i lati della linea orizzontale,
  3. Raggruppare le idee di brainstorming in ogni corrispondente M,
  4. Porre delle linee su ogni lisca, una per idea o problema sollevato, in relazione ad ogni M,
  5. Le frecce possono essere utilizzate a partire da questi tratti problematici per indicare le cause.

Esempio pratico delle 5M

esempio diagramma lisca di pesce

© MeeTheSkilled

Le 5M e il project management

Il project management è un approccio per guidare e coordinare i compiti svolti all'interno di un progetto al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali. Richiede un sacco di organizzazione, metodo e follow-up.
Il metodo 5M può soddisfare alcune delle sue esigenze.

Promemoria delle fasi del ciclo di vita del progetto

  • Definizione del bisogno, degli obiettivi
  • Sviluppo teorico della soluzione
  • Ripartizione del progetto in fasi e compiti
  • Determinazione delle risorse tecniche, finanziarie e umane
  • Determinazione di tempi, rischi e vincoli
  • Pianificazione e monitoraggio
  • Test e risultati

L'utilità del metodo dei 5 M nella gestione del progetto

A seconda dello scopo, il metodo 5M inizia con la definizione del problema da risolvere o dell'obiettivo da raggiungere.
Può quindi essere utilizzato nella fase 1 (sopra) visto che il riflesso delle 5 M si basa su un obiettivo, con "lische" e "sotto-lische" che rappresentano le leve d'azione, o nella fase 5, quando si concentra maggiormente su rischi e vincoli.

    Problema: Le vendite sono diminuite del 20% rispetto a N-1.
    Obiettivo: aumentare le vendite di almeno il 20% in N+1.

Più che la ricerca di disfunzioni, la ricerca di leve su cui basare il raggiungimento di un obiettivo è più che sufficiente per la gestione del progetto.

In sintesi, il metodo 5M è utile nella gestione dei progetti per:

  • la definizione di un obiettivo e le leve per raggiungerlo
  • l'anticipazione dei vincoli al corretto svolgimento di un progetto
  • l'adattamento di un progetto se viene rilevato un problema

Metodi sì, ma anche strumenti

La gestione dei progetti richiede metodi e strumenti adeguati per aumentare l'efficienza in termini di organizzazione, pianificazione e monitoraggio.

Se l'adozione di metodi come il 5 M, il 5W1H, e/o il metodo Kanban può essere strategica, esiste un software per assistere i project manager e i team dedicati alla loro gestione.
Questi prodotti software hanno in comune una dimensione collaborativa e, per i più completi, un elevato grado di interoperabilità con moduli complementari (CRM, ERP, contabilità).
 

Asana

Asana è un software collaborativo che funziona come un ponte di collegamento tra le attività dei team. Consente a tutti i soggetti coinvolti in un progetto di seguire passo a passo ogni attività. A livello di interfaccia, è molto visuale consentendo di avere le task sia su lista che sull'agenda. Interessante anche la possibilità di integrare le proprie scadenze dsu Google Agenda per un time management ottimale.

Tra le sue funzionalità principali:

  • Suddivisione attività in progetti
  • Follower di progetti e task
  • Commenti e menzioni

Project ERP - IFS

Project ERP è una soluzione estremamente interessante in quanto unisce le funzioni di planning tipiche degli strumenti di task management e project management ad un software ERP. Tutto ciò lo rende il software ideale per avere una visione a 360°.

Qualche caratteristica:

  • Work Breakdown structure
  • Pianificazione inversa
  • Gestione di più progetti

Microsoft Project

Microsoft Project non può mancare quando si parla di strumenti di project management. Attraverso le sue funzionalità collaborative facilita notevolmente lo scambio di documenti e informazioni. Questa soluzione online gestisce le risorse e i progetti ed è perfettamente integrabile con i principali software Microsoft.

Alcune funzionalità:

  • Gestione  documentale
  • Diagrammi di Gantt
  • Backup in cloud

Conclusioni

Come abbiamo visto questo metodo può semplificare enormemente la gestione dei progetti. Può essere una maniera per voi e il vostro team di visualizzare in maniera differente i problemi e analizzare i processi. In tutto ciò la scelta di un software adeguato può essere la ciliegina sulla torta per far lavorare la vostra equipe nella maniera migliore.

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