10 consigli per elaborare al meglio un budget di progetto

Parlando si gestione di progetto non si può assolutamente dimenticare il budget preventivo del progetto. Si tratta infatti di una delle fasi della gestione del progetto, e di sicuro non la meno importante! Riguarda la parte delicata delle spese e delle risorse finanziarie.

Un progetto deve avere successo e la sua redditività è, in parte, una garanzia affinché questo avvenga.

Qui ci sono 10 suggerimenti per la creazione di un budget di progetto,i vantaggi che il software giusto può portarvi e  5 soluzioni in modalità SaaS che pensiamo facciano al caso vostro. In più per aiutarvi a semplificare la vostra gestione del budget, un modello Excel gratuito da scaricare!

Il budget di previsione di un progetto fa parte di un processo di finanziamento che può essere suddiviso in tre fasi cruciali, in cui il project manager deve coinvolgere tutti i dipartimenti dell'azienda :

• la valutazione del costo di un progetto,

→ stabilito facendo riferimento ai costi effettivi di progetti simili, ove possibile, è legato alla stima dei tempi di realizzazione,

• budgeting del progetto, 

→ Le dotazioni di bilancio sono definite in base alle parti del progetto,

• controllo dei costi.

Fotografia finanziaria e realistica del vostro progetto, il bilancio di previsione consiste nell'identificare e classificare:

1. le  spese, prima di tutto,
2. i ricavi acquisiti o in fase di acquisizione, in una seconda fase. 

La riflessione e lo sviluppo di una strategia a monte consentono di definire il bilancio che, a sua volta, ne garantisce la corretta attuazione.
Così, tra le sue missioni, il responsabile del progetto pilota:

1. la valutazione della fattibilità del progetto (studio di mercato, prima stima del budget necessario e delle risorse disponibili, ecc,)
2. la definizione degli obiettivi,
3. la divisione del progetto e la programmazione dei compiti,
4. l'assegnazione di risorse umane e materiali,
5. l'identificazione dei fattori di rischio,
6. pianificazione del progetto, programmazione,
7. la determinazione dei costi e la stesura del bilancio di previsione,
8. presentazione alla direzione per la convalida e, se necessario, apportare le correzioni necessarie,
9. monitorare lo stato di avanzamento del progetto,
10. l'adeguamento della pianificazione e del budget in tempo reale. 

Ci concentreremo qui sulla fase 7, che, data la sua posizione, è un passo fondamentale tra la fase strategica e quella operativa.

Grazie a questo strumento di anticipazione, è possibile visualizzare la fattibilità del progetto a monte, effettuare aggiustamenti e puntare al saldo o al margine atteso.

• Il budget previsionale (BP) di un progetto è utile:
• per contribuire al processo decisionale,
• prendere in considerazione diverse opzioni politiche più o meno ambiziose,
• per anticipare i tuoi risultati futuri,
• per confrontare i tuoi desideri con la realtà economica,
• per richiedere finanziamenti o partenariati,
• per presentare un progetto credibile e fattibile,
• per analizzare e confrontare regolarmente la vostra BP con le spese e i ricavi effettivi,
• per adattare il progetto, se necessario.

Come ogni bilancio, è diviso in due colonne: spese ed entrate, a loro volta suddivise in diverse categorie.

Le spese

Questo è il primo calcolo da fare, adattando poi di conseguenza il livello di ricavi necessari per soddisfare il requisito minimo di pareggio di saldo

Tra i costi diretti:

• la somma delle retribuzioni delle risorse umane interne in proporzione al numero di ore (previste) dedicate al progetto,

• costi operativi (appalti, subappalti, subappalti),
• il costo della manodopera esterna moltiplicato per la durata dell'intervento,
• le spese per l'acquisto o il noleggio di attrezzature specifiche del progetto (ad esempio forniture, carta, noleggio di un'aula di formazione),
• i costi relativi alle spese di comunicazione del progetto (costi grafici, di stampa, di diffusione, ecc,)
• spese di viaggio, riunioni, ecc.

Tra i costi indiretti (per il costo delle risorse assegnate a più progetti, non esclusivamente al progetto in questione, condivise attraverso chiavi di distribuzione):

• spese varie: acqua, elettricità, telefono, spese di affitto e noleggio, assicurazione, manutenzione dei locali e delle attrezzature,
• costi di gestione: stipendi per servizi interaziendali o in subappalto (ufficio legale, contabilità, sicurezza),
• tasse e dazi,
• oneri finanziari: prestiti bancari, interessi passivi,
• costi generali di comunicazione, ecc.

• vendita di prodotti,
• prestazione di servizi,
• sovvenzioni,
• partenariati,
• autofinanziamento, ecc.

Completo e rigoroso, comprende il calcolo del ritorno sull'investimento (ROI), ma anche uno studio previsionale del flusso finanziario, per valutare i progetti in portafoglio (PPM o Portfolio Project management, nel caso in cui più progetti siano gestiti in parallelo).

Per quanto riguarda i progetti fatte da associazioni che intendono richiedere sovvenzioni, il bilancio di previsione deve diversificare le fonti di finanziamento (pubblico, privato, ecc.) per rassicurare ogni investitore  che non tutto è basato su di quella fonte. Spesso viene aggiunta una quota di autofinanziamento per fare la differenza tra le risorse e le spese pianificate e mostrare il coinvolgimento della struttura. 
La ricerca di un margine è impossibile (natura non profit), solo equilibrio finanziario. Un finanziatore non ha lo scopo di aiutarvi a creare profitto, ma di raggiungere un obiettivo.

Indipendentemente dal tipo di impresa che pianifica un progetto, la diversificazione delle fonti di finanziamento permette di compensare l'eventuale ritiro di una di esse.

Stimare le spese "previste" (prestito di attrezzature, prestito di una stanza, volontariato). Questo è tanto più importante per le associazioni che richiedono una sovvenzione, o per le aziende che cercano la partecipazione di un partner: spesso è necessario tradurre l'importo richiesto in percentuale del progetto totale. Se la spesa viene valutata, il budget totale aumenta, ma la quota richiesta al finanziatore diminuisce in percentuale.

Piuttosto che stilare il budget per tutta la durata del progetto, provate a farlo su base mensile. Questo vi darà una migliore visibilità e una migliore capacità di adattamento ai vincoli incontrati (cambio di uno dei fornitori, ritardo su uno dei compiti). C'è anche meno margine di errore.

Ad esempio, è possibile presentare in una tabella Excel i titoli delle fasi principali del progetto in colonne, i mesi su righe separate e inserire i costi di ogni passo alla loro intersezione. Sarà quindi facile per voi fare la somma per ottenere il budget totale stimato.

Si può procedere anche per voce di spesa. In occasione di ogni revisione del bilancio, è importante individuare rapidamente i settori che registrano un disavanzo e i settori in positivo.

In qualità di project manager, gestite le operazioni, ma non potete conoscere tutti gli elementi da prevedere nelle previsioni contabili, né tutte le voci di spesa e le esigenze di alcuni dipartimenti che contribuiscono alla fase operativa del progetto (marketing, ricerca e sviluppo, ecc.).

La dimensione collaborativa è un altro fattore di successo nella gestione del progetto.
Dovete assolutamente circondarvi e coinvolgere i vostri collaboratori nella preparazione del budget di previsione, per fondere tutte le vostre conoscenze pratiche.

Si sconsiglia vivamente di delegare questo compito al solo contabile. L'amministrazione e l'equipe sul campo devono lavorare fianco a fianco.

È del tutto normale, ci sono alcune voci di spesa che sottovaluterete, o al contrario sopravvalutate.

Contrariamente a quello che si può leggere o sentire, non serve gonfiare le spese. Diciamo che un piccolo margine di sicurezza (+ 5%) per i più incerti è consentito, ma in generale, è meglio attenersi il più possibile alle vostre previsioni effettive.
Invece, è consigliato pianificare una riserva di cassa in modo da non soffrire troppo a causa, ad esempio, di un guasto alle apparecchiature o di un aumento delle spese.

Alcuni preferiscono aggiungere una linea "commissioni di gestione" equivalente al 10% del bilancio totale in fondo alla tabella.

D'altro canto, non è ideale nemmeno sottovalutare; un bilancio troppo limitato si rivela rapidamente fonte di problemi e conflitti tra diversi compiti, con la cancellazione di alcuni di essi a prima vista secondari, ma essenziali (ad esempio, il controllo di qualità). 
Nelle fasi di realizzazione del progetto, l'analisi dei fattori di rischio è proprio lì per evitare questo tipo di situazione che potrebbe causare danni.

Il tempo è denaro. Se si prevede di lanciare un prodotto troppo presto, il suo rinvio può far saltare il budget: estensione di una campagna di emailing, cancellazione e rinvio della prenotazione del luogo dell'evento, ecc.
E se chiedete ai vostri dipendenti di stimare il loro carico di lavoro futuro, sappiate che tenderanno ad essere eccessivamente ottimisti: aggiungete fino al 20% del margine di sicurezza al tempo che stimano di spendere per ogni compito (principio di precauzione). 

Il bilancio di previsione deve essere ricavato dalla pianificazione provvisoria in cui tutte le risorse sono state stimate e assegnate.

È provvisorio e quindi evolutivo. Monitorate le spese effettive e il tempo speso da ciascun membro del team per ogni attività del progetto e confrontare i costi stimati con i costi effettivi per anticipare ciò che accadrà in futuro.

Come ogni buon manager, sapete che il successo del progetto non dipende solo da una buona gestione. Si basa sulle competenze e sull'impegno dei vostri dipendenti.
In questo modo, una buona comunicazione, in particolare per quanto riguarda il bilancio del progetto e la sua evoluzione, rende possibile:

• stimolare l'intelligenza collettiva,
• decompartimentalizzare le competenze,
• unire i talenti,
• assicurare buone relazioni di squadra,
• armonizzare i carichi di lavoro,
• rassicurare i dipendenti,
• eliminare molti fattori di rischio associati alle risorse umane (incidenti, disimpegno, lavoro eccessivo, ecc.).

Non create il vostro budget di progetto in Excel o utilizzando modelli scaricabili. 
Per quanto riguarda il primo, è necessario avere una solida base contabile per pensare a tutte le voci di spesa e sapere dove conservarle.

Nel secondo, ogni progetto è troppo specifico per adattarsi ad un modello, e la qualità non è sempre presente.

Se vi affidate ad Excel o utilizzate software più avanzati, tenete un registro dei vostri calcoli in modo da poterli ripetere e capire come siete arrivati a questo o quel risultato. E datate il vostro budget!

Questo tipo di software è sia uno strumento di gestione che una piattaforma collaborativa.
In modalità SaaS (o cloud), permette di:

• supportare il project manager nella gestione del progetto, 
• rendere più fluida la gestione del progetto,
• consentire un follow-up trasparente e mobile,
• promuovere lo spirito di collaborazione,
• integrare tutte le applicazioni aziendali esistenti (CRM, task manager, ecc.)

Un software completo di project management può essere utilizzato in tutte le fasi chiave, dalla pianificazione del progetto al monitoraggio del progetto: tabelle di reporting, mind mapping, controllo dei costi e ottimizzazione finanziaria, gestione dei flussi informativi, allocazione delle risorse, indicatori di monitoraggio, pianificazione, ecc.

Dal punto di vista del bilancio,  nel dettaglio consente di:

• confrontare le previsioni con gli effettivi, compresi i costi delle risorse umane, per attività o per fasi,
• monitorare il bilancio in tempo reale,
• creare un'interdipendenza di bilancio tra i diversi progetti (software PPM),
• modificare, spostare i compiti in modo reattivo, secondo l'evoluzione del bilancio.

Ecco 5 software che si sono guadagnati la nostra fiducia e che conquisteranno facilmente anche voi:

Asana è un software di gestione del lavoro che aiuta i team a coordinare e gestire i loro compiti e progetti, dalla piccola alla media taglia.

Permette di:

• visualizzare i progetti e i loro compiti in modalità "calendario", "file allegati", "progressi", "elenco attività", "roadmap", "Kanban",
• notificare colleghi interessati al progetto,
• concedere il diritto di commento ad alcuni di loro,
• iniziare una conversazione con gli iscritto al progetto,
• automatizzare i flussi di lavoro attraverso l'integrazione con Zapier, Tray.io,
• sincronizzare le attività con gli strumenti di Google Suite (e-mail, calendario), Outlook, Slack, ecc...,
• strutturare le attività (sottoattività, attività dipendenti o ricorrenti, ecc.),
• aggiungere campi personalizzati,
• allegare file direttamente da DropBox, Google Drive o OneDrive.

Alcuni dei clienti: RedBull, Vodafone

Monday.com è un software che ha saputo andare oltre la semplice gestione di progetti. Si tratta di uno strumento completo che permette di svolgere tutte le proprie attività su una sola piattaforma.

Vediamo le funzionalità di Monday.com:

• Whiteboard collaborativo
• è integrato con Zoom per poter lavorare a distanza efficacemente
• diverse modalità di visualizzazione tra cui dashboard, timeline, calendari e lista
• analisi delle performance
• Controllo del tempo
• tra 5 e 1000 GB di archiviazione
• una chat per comunicare con i  collaboratori,

Teamleader è un ottimo software di task e project management ma questo è riduttivo, infatti attraverso questa sola piattaforma potrete gestire servizio clienti, CRM e fatturazione, incredible vero? in questa sede, però, ovviamente ci focalizzeremo solo sulla parte legata ai progetti.

Tra le funzionalità principali del modulo dedicato al project management:

• pianificazione task
• analisi di profittabilità
• templates
• allocazione risorse
• PPM
• gestione priorità e incidenti
• demand management
• alta personalizzazione
• gestione disponibilità

Clienti: Nauled srl, Factory Communication

Wimi è un software cloud di project management che consente un'effettiva semplificazione anche nella gestione dei documenti e del team in maniera collaborativa.

Le funzionalità chiave sono:

• Condivisione dell'agenda
• Chat
• Dashboard
• Gestione task
• Libreria documenti

Project e task manager, a metà strada tra strumenti ergonomici di gestione delle attività e strumenti più complessi, Wrike è ideale per le PMI agili.

Tra le sue caratteristiche:

• Grafici di Gantt dinamici per visualizzare l'avanzamento completo del progetto nel tempo,
• una migliore vista del pannello Kanban,
• un programma sincronizzato con le modifiche ai compiti,
• la possibilità di coinvolgere i clienti nella collaborazione al progetto,
• integrazione con i vostri strumenti preferiti (Salesforce, Hubspot, Google Apps, DropBox, Zapier, Zendesk, ecc.)

Tra i suoi clienti: Amazon, Ebay

Netsuite è un po' una scelta che diverge dalle opzioni finora proposte. Ma perchè accontentarsi di utilizzare diversi software per le diverse attività legate ai vostri progetti? con questa soluzione avete l'indiscusso vantaggio di poter scegliere quali moduli utilizzare e avere allo stesso momento, una soluzione di project management ma soprattutto una soluzione contabile. Il modulo di contabilità, infatti, vi consentirebbe di avere una visione meno approssimativa su tutti i flussi di cassa legati ad uno specifico progetto portandovi ad indiscutibili risparmi.

Tra le sue caratteristiche troviamo:

• Gestione e pianificazione finanziaria
• Business intelligence integrata
• Perfetto per le aziende in crescita in quanto si adatta ai loro ritmi
• Tutte le funzionalità saranno disponibili su un solo software

Come avete capito, è molto importante dedicare il tempo e l'attenzione necessaria allo sviluppo della vostra strategia di progetto, tenendo conto di vari fattori, tra cui il tempo, le risorse finanziarie, gli obiettivi e le risorse umane. 

Le soluzioni presentate vi permettono di ottimizzare l'organizzazione, la gestione e il follow-up dei vostri progetti, dando loro un posto speciale.

Sta a voi provare quello che sembra più adatto a voi, o diversi. 

Articolo inizialmente pubblicato nel luglio 2019