Come si suddivide il progetto in attività utilizzando la struttura WBS?

Siete un project manager che desidera strutturare i propri compiti per pianificare il progetto? Utilizzate il metodo WBS (Work Breakdown Structure)!

La suddivisione del lavoro da svolgere in deliverable e sottocompiti aiuta a organizzare il progetto in un diagramma di flusso chiaro e conveniente.

Ma come si suddivide un progetto? E come si crea una buona WBS di progetto? In questo articolo troverete un metodo in 4 fasi, esempi e strumenti!

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WBS: definizione e obiettivi

Il metodo WBS è una tecnica di gestione dei progetti che prevede la suddivisione di un progetto principale in attività secondarie, che vengono poi suddivise in sottoattività. L'obiettivo è quello di :

• strutturare il progetto
• identificare l' architettura generale del progetto
• visualizzare tutti i risultati attesi e i compiti da svolgere.

La WBS, nota anche come OTP (organigramma dei compiti del progetto) o SDP (struttura di scomposizione del progetto), è nata nella guida PMBOK del Project Management Institute.

La WBS può assumere diverse forme:

• un diagramma di flusso, la forma più comune di WBS,
• una mappa mentale
• un elenco
• un piano.

7 vantaggi della WBS

• È altamente visiva: a colpo d'occhio è possibile vedere tutto il lavoro da svolgere, le priorità e le urgenze, limitando il rischio di essere colti di sorpresa durante l'avanzamento del progetto.
• Oltre al diagramma di Gantt, aiuta i team a identificare meglio le dipendenze tra le diverse attività.
• È un ottimo strumento di comunicazione per le varie parti coinvolte e infonde fiducia nel cliente.
• Il project manager utilizza la WBS per assegnare il budget totale del progetto alle unità sottostanti.
• Miglioramento della gestione dei rischi: è possibile individuare a colpo d'occhio eventuali malfunzionamenti, ad esempio rami incompleti o contenenti errori.
• Anticipare eventuali ritardi nella pianificazione. Un deliverable non è stato prodotto in tempo? È più facile reagire per limitare l'impatto sulle unità di livello superiore dello stesso ramo.
• Una migliore distribuzione degli sforzi all'interno dei team: la tabella di marcia del progetto è più chiara e diventa più facile riadattarla in base alle difficoltà incontrate durante la gestione del progetto.

Esempio di WBS

Il diagramma seguente fornisce un esempio visivo di WBS. Esso mostra :

• il progetto nella sua interezza, noto anche come progetto padre;
• suddiviso in deliverable, detti task figli;
• a loro volta suddivisi in sottoconsegne, dette anche sottocompiti, a seconda del livello di granularità richiesto in relazione alla complessità di ciascun compito...

... e così via, finché le unità alla base dell'organigramma non sono il più possibile gestibili per i team: i compiti al livello più basso, chiamati "pacchetti di lavoro" o "unità di lavoro", non devono più essere suddivisi.

Come si suddivide un progetto utilizzando il metodo WBS?

Fase 1: Definire il progetto da realizzare

Iniziate dalla parte superiore della struttura, con una visione macro del vostro progetto. Definite chiaramente i contorni del progetto totale e finito, quello che dovete consegnare al vostro cliente.

Questa fase fornisce la direzione da seguire e il significato di ciascuno dei compiti successivi.

Esempio: un progetto di creazione di un sito web per un'azienda locale.

Fase 2: identificare i principali risultati

Successivamente, identificate i principali deliverable direttamente sotto il progetto finito. Ogni deliverable segna l' avanzamento del progetto e contribuisce al suo completamento.

Nel nostro esempio, i principali deliverable, o compiti figli, sono :

1. analisi dei requisiti del cliente
2. definizione e convalida dell'ambito del progetto
3. pianificazione del progetto,
4. progettazione del sito,
5. sviluppo del sito,
6. la fase di test,
7. la messa in funzione,
8. manutenzione.

Fase 3: dividere i deliverable in sotto-deliverable

Infine, dividete ogni deliverable in sotto-deliverable, o sotto-compiti.

Il nostro consiglio 👉 è quello di suddividere le sottoattività in livelli di granularità sempre più fini, fino a quando i pacchetti di lavoro al livello finale non saranno sufficientemente costosi e gestibili, sia in termini di budget che di risorse umane.

Riprendiamo il nostro esempio. L'attività figlia "progettazione del sito" comprende diverse sottoattività, come :

1. definire la struttura del sito in base a ciò che già esiste e alle nuove funzionalità da aggiungere,
2. creazione di mock-up per ogni tipo di pagina,
3. progettare la navigazione del sito
4. creare una carta grafica per garantire la coerenza visiva del sito, ecc.

Fase 4: compilare il dizionario WBS

Niente a che vedere con questo, caro Robert! Il dizionario WBS è un documento che elenca il contenuto di ogni pacchetto di lavoro. Ogni pacchetto di lavoro ha una voce che include :

• la persona responsabile
• i prodotti da consegnare
• il costo
• le scadenze e i termini,
• i compiti principali da svolgere
• qualsiasi altra informazione rilevante che aiuti a completare il pacchetto di lavoro.

Questo dizionario è utile per definire il repository del progetto, con la struttura della WBS e le specifiche.

Come si crea una buona WBS? I nostri consigli su come utilizzarla

Regola 1: seguire la regola del 100%

Applicare la regola del 100% significa considerare che un progetto padre forma un insieme che contiene tutti i suoi "figli".

Questo perché un insieme di sottoconsegne deve sempre mostrare tutto il lavoro richiesto per la consegna di livello superiore.

Viceversa, la somma delle unità non deve rappresentare più del 100% di questo livello superiore: il metodo WBS esclude qualsiasi compito che non riguardi il progetto.

Illustrazione della regola del 100%:

Regola n. 2: evitare le sovrapposizioni

Quando costruite la vostra WBS, assicuratevi che ogni unità sia esclusiva e non compaia più volte in rami diversi.

Evitando le sovrapposizioni, questa regola vi protegge da qualsiasi confusione su chi è responsabile dell'esecuzione dei compiti.

Regola n. 3: definire la giusta finezza della suddivisione

Come si determina? Per ogni pacchetto di lavoro, stimate :

• il tempo necessario per completarlo
• il costo associato
• le risorse necessarie per realizzarlo.

Questa regola aiuta a essere precisi nella scomposizione: se un deliverable può essere quantificato con un alto grado di precisione, non richiede a priori ulteriori ramificazioni.

Regola n. 4: non cercare la simmetria nella struttura della WBS

Questo principio segue il precedente: ogni ramo della WBS non deve necessariamente avere lo stesso numero di livelli, perché la profondità della scomposizione si ferma non appena l'unità più bassa si dimostra sufficientemente quantificabile.

Di conseguenza, la forma finale della WBS può essere "asimmetrica".

Regola n. 5: puntare sui deliverable piuttosto che sulle azioni

Il modo migliore per guardare al progetto è in termini di risultati, non di elementi organizzativi o funzionali.

Il nostro consiglio 👉 Definite le varie unità in termini di risultati piuttosto che di azioni necessarie per raggiungerli. In questo modo, si ottiene una maggiore flessibilità nel processo di esecuzione di ciascun compito.

Esempio di diagramma di flusso WBS basato sui deliverable:

Scegliere lo strumento giusto: Excel o software dedicato?

A volte tutto ciò che serve per costruire la WBS è un semplice foglio di carta, una lavagna o dei post-it. Questi strumenti sono utili per il brainstorming o lo scambio di idee... ma raggiungono rapidamente i loro limiti.

👉 Se il vostro progetto è semplice (poche consegne, poche parti interessate), potete usare Excel per la vostra WBS. Su Internet si possono trovare esempi di strutture WBS da adattare e personalizzare.

👉 Per i progetti di medie e grandi dimensioni, o quando i team sono dispersi, l'utilizzo di un software è fondamentale per :

• costruire, e soprattutto rafforzare, la qualità visiva della WBS, uno dei prerequisiti più importanti per la sua efficacia,
• gestire in modo molto più semplice eventuali modifiche al diagramma
• aggiungere una dimensione collaborativa e agile al progetto.

🛠️ Quale software scegliere per creare una buona WBS?

• I vantaggi di Lucidchart :
  • un'interfaccia facile e intuitiva,
  • semplice operazione di drag-and-drop
  • personalizzazione del diagramma di flusso creato con i propri deliverable,
• I vantaggi di monday.com :
  • uno strumento visivo e intuitivo,
  • un sistema di tabelle personalizzabili per gestire i compiti e i sottocompiti,
  • visibilità delle scadenze per ogni deliverable.
• I vantaggi di Gladys:
  • un cruscotto personalizzabile per monitorare il tempo del progetto, il tempo impiegato per persona, per attività e per progetto,
  • un'interfaccia semplice, molto curata e adattabile al web (che si adatta a tutti i tipi di schermo),
  • una piattaforma collaborativa con strumenti su misura per la gestione dei progetti (Gantt, Kanban, Mindmap, ecc.).

Errori comuni da evitare

Anche con la migliore volontà del mondo, una struttura WBS mal progettata può creare scompiglio nella vostra organizzazione. Ecco le insidie più comuni da evitare.

1. Confondere i compiti con i deliverable
Non lo sottolineeremo mai abbastanza: la WBS si basa sui deliverable, non sulle attività del progetto.
Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) descrive in dettaglio ciò che deve essere fatto.
La WBS indica ciò che deve essere consegnato.
È una ripartizione per risultato, non per azione.

2. Creare livelli non necessari
Una struttura WBS troppo granulare può rallentare la gestione del progetto. Ogni livello deve avere uno scopo reale. Se dovete arrivare fino al "livello 12.3.2.bis", è ora di togliere il piede dall'acceleratore.

3. Dimenticate la regola del 100%.
Ogni elemento della WBS deve rappresentare il 100% del lavoro da svolgere al suo livello. Non l'80%, non il 120%, ma il 100%. Il resto è irrilevante.

4. Tagliare e incollare senza pensare
Un esempio trovato online è allettante. Ma ogni progetto è unico. Una WBS prefabbricata può diventare una trappola se non riflette gli obiettivi o le risorse reali.

5. Non coinvolgere il team
I membri del team devono essere coinvolti nella scomposizione del progetto. Spesso hanno una visione migliore del lavoro da svolgere, soprattutto in alcune fasi.

6. Dimenticare di aggiornare la WBS
Un progetto si muove. E la struttura della WBS deve stare al passo. Se rimane statica, perde ogni interesse per il monitoraggio in tempo reale.

7. Fare a meno di uno strumento adatto
Costruire una WBS su Excel va bene. Ma quando il progetto diventa più grande, uno strumento di gestione del progetto diventa rapidamente essenziale. Questo strumento aiuta a :

• visualizzare i livelli di
• assegnare gli elementi
• monitorare i progressi.

Dopo la WBS

Il metodo della WBS fornisce una panoramica della struttura di un progetto all'inizio del progetto e del percorso da seguire per completarlo. Tenete presente che sono disponibili altri strumenti complementari per compensare le carenze della WBS. Ad esempio, i diagrammi PERT e Gantt per identificare le scadenze e le interdipendenze tra le attività.

Dotatevi degli strumenti giusti per ottenere flessibilità e agilità, ma anche per risparmiare tempo in seguito nella gestione del progetto.

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FAQ sul metodo WBS

Che cos'è la WBS nella gestione dei progetti?

La WBS, o Work Breakdown Structure, è una suddivisione gerarchica di un progetto in consegne successive. Ogni elemento della struttura corrisponde a una consegna prevista, non a un compito. Il risultato è una visione chiara di ciò che deve essere prodotto, a quale livello e da chi.

Qual è la differenza tra WBS e Gantt?

La struttura WBS di suddivide il progetto in deliverable. Il diagramma di Gantt, invece, organizza i compiti nel tempo. La prima struttura il contenuto del lavoro, la seconda pianifica le fasi e la loro durata. Si completano a vicenda. E no, non è una battaglia tra Gantt e WBS: lavorano fianco a fianco.

La WBS deve essere utilizzata per tutti i progetti?

Non necessariamente. Se state organizzando un aperitivo di gruppo o un trasloco in ufficio, non c'è bisogno di tirare fuori la struttura della WBS. Ma quando ci sono più deliverable, risorse diverse e una gestione strutturata del progetto, la WBS diventa un alleato prezioso. Anche i progetti piccoli e complessi ne traggono vantaggio.

Quanti livelli sono necessari in una WBS?

Non esiste un numero magico. In genere, sono sufficienti da 3 a 5 livelli. L'obiettivo non è creare una fabbrica di gas, ma avere una struttura chiara, leggibile e utile per monitorare il lavoro. Troppi dettagli uccidono l'organizzazione.

È possibile creare una WBS agile?

Sì, ma con una certa flessibilità. In un progetto agile, la struttura della WBS può essere utilizzata per mappare i principali obiettivi o deliverable per ogni sprint o fase. Viene quindi utilizzata come una bussola, non come una mappa fissa.