6 passi per costruire un diagramma di Gantt e gestire le attività senza perdere una pietra miliare
Il diagramma di Gantt è lo strumento di pianificazione del progetto essenziale per ogni project manager, perché è molto utile.
Ma come si costruisce? Quale strumento utilizzare per la propria attività? Il nostro buon vecchio Excel o un software dedicato? 🤔
Niente panico, abbiamo tutte le chiavi per aiutarvi a creare il diagramma. Per aiutarvi a orientarvi tra le attività e le scadenze e a rispettarle, vi guideremo attraverso 7 passi per costruire il vostro diagramma di Gantt e portare il vostro progetto al successo, con un modello gratuito come bonus!
Che cos'è un diagramma di Gantt? Definizione
Un diagramma di Gantt è uno strumento di gestione del progetto che visualizza graficamente :
- i diversi compiti (sull'ordinata)
- e i loro tempi di completamento (sull'asse orizzontale) in base all'unità di tempo scelta: giorni, settimane, mesi, ecc.
Risultato: ogni elemento è materializzato da una barra orizzontale.
💡 Sebbene sia stato inventato nel 1890 dall'ingegnere polacco Karol Adamiecki, oggi si utilizza la versione realizzata qualche anno dopo dall'americano Henry Gantt. 👇
Qual è lo scopo di un diagramma di Gantt?
Per il project manager, permette di vedere a colpo d'occhio :
- le diverse attività pianificate
- l' inizio, la fine e la durata stimata di ogni attività,
- eventuali sovrapposizioni tra le attività
- le eventuali dipendenze tra le attività,
- l' inizio e la fine dell'intero progetto,
- eventuali rischi da evitare nella pianificazione delle attività.
In breve, fornisce una visione d'insieme del progetto, consentendo di definire la roadmap e aiutando il project manager a pianificare e poi gestire il progetto nelle migliori condizioni possibili.
Come creare un diagramma di Gantt in 7 passi?
Fase 1: Definire l'ambito del progetto
Nella fase di pre-progetto, prima di iniziare, è necessario essere chiari su :
- gli obiettivi del progetto,
- il calendario: per cominciare, chiedetevi se avete una data di consegna prevista,
- le risorse disponibili, in particolare il team di progetto,
- i risultati attesi, che aiutano a definire le tappe del progetto.
Fase 2: redigere un elenco di compiti e tappe fondamentali
- Iniziate a suddividere il progetto in attività principali: queste sono le fasi principali del progetto.
- Identificate le principali milestone che scandiscono l'avanzamento del progetto: deliverable, convalida, ecc.
- Per ogni attività principale, elencate le sottoattività da svolgere.
Le pietre miliari rappresentano le tappe fondamentali del progetto, come gli obiettivi intermedi da raggiungere. Segmentano il progetto in fasi principali, scandite da eventi importanti, e servono come punti di riferimento per la gestione.
💡 Quale livello di granularità scegliere per il subtasking? A seconda della scala del vostro progetto, solo voi potete definirlo.
Il nostro consiglio: siate abbastanza precisi da suddividere al meglio i compiti all'interno del team e da vedere l'avanzamento del progetto attraverso il completamento dei compiti, ma non troppo, con il rischio di perdersi nell'enorme numero di compiti.
Fase 3: stimare la durata dei compiti
- Per alcuni compiti avete già una scadenza definita, ad esempio se corrispondono alla consegna di un deliverable. Quindi sapete quanto tempo ci vorrà.
- Per gli altri compiti, stimate la loro durata in base all'unità di misura che ritenete più accurata per il vostro progetto (ore, giorni, settimane, mesi).
👉 Come si fa a stimare la durata di un compito? Ad esempio, basandosi su :
- la difficoltà del compito,
- la necessità di coordinamento e comunicazione: gli scambi tra le parti interessate possono rallentare il completamento di un compito,
- le fasi di convalida: ad esempio, non aspettatevi che il vostro management sia in grado di convalidare una decisione non appena viene presa, perché questo può richiedere tempo a seconda delle loro agende.
I compiti devono poi essere suddivisi in ordine cronologico, con :
- la data di inizio
- la data di fine
- e la loro durata.
Ogni compito ha la forma di un rettangolo orizzontale, come una barra di avanzamento.
Fase 4: Creare le interdipendenze
Stabilite delle connessioni tra i compiti del progetto per definirne la sequenza logica. Ad esempio, il completamento dell'attività "Raccogliere i requisiti dell'utente" determinerà l'inizio dell'attività successiva, "Scrivere la storia dell'utente".
Esistono diversi tipi di dipendenza:
- da inizio a inizio: un compito può iniziare solo se il compito precedente è iniziato;
- start to finish: un'attività può terminare solo se l'attività precedente è iniziata;
- end to start: un'attività può iniziare solo se l'attività precedente è terminata;
- end to end: le attività devono terminare nello stesso momento.
💡 Utilizzare un diagramma PERT (Program Evaluation and Review Technique). Questo diagramma "prepara" il diagramma di Gantt determinando una data iniziale e una data finale per ogni fase. Inoltre, evidenzia il percorso critico: la sequenza ottimale di attività per completare il progetto entro la scadenza.
Fase 5: Pianificare le attività
Per ogni attività avete già una data di inizio, una data di fine e/o una durata. Non resta che inserirli nel calendario del progetto.
Diversi compiti si sovrappongono e non sapete come assegnare le priorità? Utilizzate una matrice di Eisenhower per definire il grado di urgenza e di importanza di ogni compito.
Fase 6: assegnare le risorse umane
Ultimo passo: assegnare ogni compito a un responsabile. Stimate la quantità di lavoro assegnata a ciascuna persona per bilanciare i compiti in base alla loro disponibilità. In questo modo, ogni membro del team di progetto ha un proprio programma e sa come dare priorità ai propri compiti.
Il nostro articolo dedicato condivide alcuni consigli per una buona gestione delle risorse del progetto.
Fase 7: Monitorare e regolare il Gantt man mano che il progetto procede
Monitorate regolarmente l'avanzamento delle attività. Confrontate le barre di avanzamento con le date di inizio previste. Siete in ritardo sulla tabella di marcia? Una dipendenza interrotta? È necessario agire rapidamente per evitare un effetto domino.
Adattate il grafico non appena un' attività cambia durata, una risorsa diventa indisponibile o viene raggiunta una nuova pietra miliare.
Potete anche aggiungere una colonna "% di completamento" o utilizzare uno strumento di gestione del progetto che aggiorna automaticamente i dati. È più visivo, più semplice e il team risparmia una quantità incredibile di tempo.
Creare un diagramma di Gantt in Excel: il nostro modello gratuito!
Excel è un ottimo strumento per creare un semplice diagramma di Gantt per un progetto di piccole dimensioni, utilizzando un diagramma a barre sovrapposte. È molto più pratico di Word o PowerPoint!
Non preoccupatevi di costruirlo da soli: Appvizer ha creato un modello di Gantt in Excel gratuito pronto all'uso:
Tutto ciò che dovete fare è inserire i vostri compiti e le relative scadenze! Tenete presente, però, che Excel non è uno strumento di collaborazione, che la sua manutenzione può essere macchinosa (la minima modifica di una scadenza comporta l'aggiornamento del file per tutte le parti coinvolte) e che la sua leggibilità diminuisce con l'aumentare del progetto.
Quale software per il diagramma di Gantt devo usare?
Software per diagrammi di Gantt gratuiti
Per aumentare le prestazioni e l'agilità, optate per un software di diagrammi di Gantt online gratuito:
- Elegantt, un'estensione di Trello,
- Teamgantt,
- Ganttpro.
Tuttavia, ci sono alcuni svantaggi: i pacchetti gratuiti non offrono una cronologia illimitata o la sincronizzazione con i calendari. Gli ultimi due strumenti hanno anche un numero limitato di utenti.
La nostra selezione di strumenti di gestione dei progetti per padroneggiare il Gantt
I software per la creazione di un diagramma di Gantt sono numerosi. Dalla semplice gestione delle attività alla gestione del portafoglio progetti: le opzioni sono tantissime, sta a voi trovare quella che fa per voi!
⚒️ Ecco la nostra selezione di software di gestione dei progetti:
- Beesbusy è semplice da configurare e utilizzare e offre ai suoi utenti le viste "Quando", "Chi" e "Cosa" per aiutarli a prendere decisioni.
- In Fitnet Manager, il manager può visualizzare e valutare tutti gli orari del personale in un colpo d'occhio, in base all'avanzamento del progetto.
- monday.com si concentra sulla collaborazione e centralizza tutte le informazioni sul progetto in un'interfaccia chiara e divertente, con una vista Gantt personalizzabile.
- In Planzone, le dipendenze tra le attività vengono aggiornate in tempo reale man mano che il progetto avanza, evidenziando il diagramma di flusso delle attività.
- Proggio offre una soluzione dinamica, facile da usare e visiva che copre le esigenze dell'azienda dalla pianificazione all'esecuzione.
- Sciforma è particolarmente adatto alle esigenze dei metodi agili e Prince2, che utilizzano i diagrammi di Gantt per la gestione dei progetti.
Va notato che alcuni strumenti si spingono oltre, con funzionalità su misura per integrare il diagramma di Gantt, ma anche altre metodologie o strumenti (mindmap o Kanban, per esempio). Sono ideali per la gestione di progetti molto grandi e per l'integrazione con altri strumenti.
⚒️
- SuitePro G di IQar,
- Wrike,
- z0 Gravity.
3 esempi di utilizzo del diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt non è limitato alle grandi aziende o agli ingegneri. È un potente alleato in qualsiasi campo in cui la gestione dei progetti è fondamentale. Ecco alcuni esempi per ispirarvi 👇.
Esempio 1: Progetto di marketing
Immaginate una campagna di lancio di un prodotto. Dovete coordinare la stesura dei contenuti, le riprese di un video e la pubblicazione sul sito web e sui social network. Ogni compito ha una :
- durata
- una data di inizio
- una dipendenza,
- un team dedicato.
Il Gantt diventa il vostro centro di controllo 🧭.
Esempio 2: eventi
Per organizzare una fiera o una conferenza, è necessario pianificare tutto:
- prenotazione delle sale
- comunicazione
- logistica
- programma dei relatori...
Grazie al grafico, è possibile visualizzare ogni fase, ogni pietra miliare, e tenere sotto controllo i tempi, giorno dopo giorno.
Esempio 3: Costruzione
Nel settore delle costruzioni, è impossibile destreggiarsi senza un buon strumento di pianificazione. In questo caso, il diagramma di Gantt diventa il cemento del progetto, consentendo di gestire :
- il coordinamento dei mestieri
- il rispetto delle norme
- la consegna dei materiali, ecc.
In questo modo è possibile evitare ritardi e sovrapposizioni tra i gruppi di lavoro.
🧠 Non importa quale sia il settore in cui operate: quando diverse attività devono essere collegate tra loro per un certo periodo di tempo, il diagramma di Gantt è il vostro migliore alleato.
I nostri ultimi consigli per l'utilizzo del diagramma di Gantt
5 buone pratiche
Ecco alcune cose da fare per ottenere il massimo dal vostro diagramma di Gantt:
- utilizzare un codice colore semplice e leggibile: verde per le attività completate, blu per quelle in corso, grigio per quelle future, ad esempio;
- indicare la versione del programma: "versione del 28/07" o "ultimo aggiornamento il..." per evitare duplicazioni;
- mostrare le milestone (spesso rappresentate da diamanti) anche se non hanno durata;
- aggiungere una colonna "Stato": "non iniziato", "in corso", "completato", "da rivedere", ecc;
- adattare il diagramma al vostro ambiente di lavoro: dipartimenti, team, priorità, ecc.
Errori da evitare
Nessuno vuole un Gantt che sembri un'opera d'arte contemporanea. Ecco cosa evitare:
- non sovraccaricare il diagramma: un numero eccessivo di elementi impedisce la leggibilità, quindi bisogna concentrarsi sulle attività principali;
- non usare troppo le dipendenze fisse: il vostro programma deve essere in grado di evolversi con il lavoro ;
- Non ignorate i tempi morti: convalida, consegna o semplicemente un giorno di pausa;
- evitate gli strumenti troppo rigidi: se passate più tempo a gestire il vostro Gantt che a fare progressi sul vostro progetto , c'è un problema;
- Non lasciate che il vostro Gantt cada nel dimenticatoio.
Il diagramma di Gantt in breve
Come potete vedere, il diagramma di Gantt è assolutamente essenziale per qualsiasi buon progetto... e per mantenerlo tale. ☝️
Con i nostri consigli, i nostri metodi passo-passo e gli strumenti giusti a disposizione, avete tutte le chiavi per implementare questo diagramma nelle vostre attività.
Allora, siete stati conquistati dal diagramma di Gantt per i vostri progetti?