Le 5 w: come applicare questo metodo alla vostra attività

le 5 w + h

Le 5 w (+H) rappresentano un metodo semplice ed efficace di analisi contestuale di una data situazione. In un contesto professionale, questa nozione di gestione del progetto permette alle persone di porsi le giuste domande per capire un particolare problema e rispondere in modo più efficiente che non gettandosi a capofitto nella risoluzione di un problema.

Permette, inoltre, ai team che lavorano in maniera collaborativa di condividere una visione comune di una situazione e di non deviare dal soggetto. In questo articolo vedremo come il metodo delle 5 w può essere applicato in situazioni professionali e soprattutto come sfruttarlo per ottenere risultati positivi per se stessi e per i propri progetti.

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Le 5W : definizione

Le 5W rappresentano un acronimo che significa "Chi? Dove? Perchè? Cosa? Quando? " il cui equivalente in inglese sono le 5 W (Who? Where?Why? What? When ) che possono essere completate da How.

Quello delle 5W è un metodo di analisi tipico del giornalismo anglosassone che mette in discussione le caratteristiche fondamentali di una situazione. Queste semplici domande forniscono elementi di fatto che, una volta assemblati, permettono di costituire una rappresentazione universale di un evento, di un interesse, di una situazione o di un contesto.

Questo metodo è particolarmente apprezzato nella comunità giornalistica per la sua semplicità (è solo un elenco di domande da ricordare) e la rappresentazione universale che offre di una situazione. Rispetta pienamente l'etica giornalistica di fornire informazioni complete e obiettive a tutti.

Dove si può applicare la regola delle 5 w?

L'interesse del metodo delle 5 W dipende essenzialmente dal contesto di applicazione. Ecco alcuni esempi concreti che evidenziano l'interesse dell'applicazione di questo metodo:

Relazione con il cliente

Nel contesto della relazione con il cliente, le 5w ci permettono di metterci nei panni del cliente per offrire i prodotti o i servizi giusti al momento giusto. Questo ci permette di sapere :

  • il suo obiettivo,
  • il suo bisogno,
  • il contesto che influenzerà la sua decisione (budget, vincoli di tempo, ecc.).

Se il metodo è ben applicato e le azioni di prospezione o di fidelizzazione dei clienti che ne risultano sono ben eseguite, è molto probabile che si otterrà in cambio un guadagno netto: migliore tasso di conversione dei clienti, minori costi di acquisizione dei clienti, meno risorse umane interessate dalla conversione dei clienti, ecc.

Facilitare le riunioni

Nell'ambito di una riunione interno, il metodo ha un interesse principale: elaborare una visione del tema dell'incontro che sarà condivisa da tutti i partecipanti.

Prendiamo l'esempio di un incontro programmato a causa di un calo delle vendite. L'obiettivo sarebbe quello di mettere in atto azioni per aumentare le entrate. Il passo preliminare è quindi quello di prendere coscienza della situazione, di condividere questa realtà per entrare direttamente nella fase di soluzione del problema senza prevaricazioni. In questo esempio che non c'è spazio per interventi improduttivi:

  • Chi: L'analista aziendale riporta le informazioni che ha osservato
  • Cosa: Diminuzione del fatturato
  • Dove: in 3 negozi nella regione di Milano
  • Quando: negli ultimi 15 giorni
  • Come: Dashboard collegato al software di gestione
  • Quanto : 30 000 €
  • Perché: Prodotti in legno venduti meno che nei 15 giorni precedenti.

Spiegazione e applicazione del metodo

 

Affinché il metodo funzioni pienamente, è necessario :

  1. Fare solo le domande che sono veramente rilevanti per il vostro problema.
  2. Evidenziare i punti più significativi che emergono dalle risposte.
  3. Predisporre azioni rilevanti in relazione ai punti significativi.

Who (chi)?

Chi dovrebbe permettervi di prendere in considerazione tutte le persone interessate e non necessariamente una sola. È possibile che abbiate diversi clienti tipici che dovrebbero essere inclusi in queste domande.

In questo caso è interessante fare una tabella con diverse voci:

  • Chi è al corrente della situazione?
  • Chi è il cliente di questo prodotto? Chi lo userà?
  • Chi è?
  • A chi è associata la persona in questo contesto?
  • Per conto di chi lavora?
  • Chi si occuperà del progetto?

What (che cosa)?

La domanda "cosa" si riferisce allo scopo del perché state implementando questa metodologia. Questo è spesso il fattore scatenante:

  • Qual è il problema?
  • Quale prodotto o servizio?
  • Qual è lo scopo della metodologia messa in atto?
  • In relazione a cosa sta lavorando la persona interessata?

Where (dove)?

Il Dove identifica il luogo o la località specifica interessata dal problema sollevato:

  • Dove si trova il cliente quando utilizza il prodotto?
  • Dov’è diretto?
  • Dove si verifica il problema?
  • Dove si trovano le informazioni?

When (quando)?

Il Quando si riferisce al momento o ai momenti in cui si verifica l'evento o gli eventi. Può anche indicare un periodo di tempo o una scadenza:

  • Quando il cliente utilizza il prodotto?
  • Da quando il pubblico si collega al mio sito?
  • Fino a quando speriamo di vendere questo prodotto?
  • Quando dobbiamo inviare la newsletter?
  • A che età avranno figli?

Why (perchè)?

Il perché si riferisce al motivo o alla causa scatenante della situazione. Ci permette di trovare i primi elementi della risposta:

  • Cosa ha causato il calo del fatturato?
  • Qual è il motivo che ha innescato l'acquisto?
  • Perché i clienti preferiscono la versione A alla versione B?
  • Perché i lettori visitano il nostro sito meno spesso?

How (come) ?

Il Come mette il focus su come i fatti si realizzano. Spesso è un elemento forte per spiegare una situazione:

  • A quali condizioni i clienti utilizzano il nostro prodotto?
  • Come ci hanno conosciuto gli acquirenti?
  • In che modo i lettori preferiscono accedere ai nostri contenuti?
  • Cosa ha portato la persona a questa situazione?

How much? Criterio opzionale

Il quanto permette di quantificare l'oggetto del problema in questione e spesso di valutarne la gravità:

  • Quanti soldi ci sono in ballo?
  • Qual è il prezzo?
  • Quante persone visitano il nostro sito mensilmente?
  • Quanto velocemente possiamo lanciare un nuovo prodotto?
  • In che misura la situazione ha un impatto sul nostro progetto?

Esempio concreto di applicazione del metodo 5w nelle vendite

Il metodo delle 5w è particolarmente utilizzato nelle vendite perché, come nel contesto giornalistico, il venditore sarà in contatto diretto con il potenziale cliente (prospect).

Infatti, il metodo delle 5 W gli consente di raccogliere informazioni esaustive e fattuali al fine di costruire argomenti di vendita rilevanti per questa particolare prospettiva. In parole povere, il metodo massimizza le vostre possibilità di vendere lo stesso prodotto a due persone sensibili ad argomenti diversi. Per esempio, diamo un'occhiata al seguente esempio:

La vostra azienda produce e vende palme:

  Domanda Giulia Paolo
Chi Chi pianta le palme a casa vostra Non lo so, ma non io in ogni caso! Io
Cosa Quale tipo di palme volete Due piccole Una palma come quelle sulle spiagge tropicali
Dove Dove verranno piantate Nel mio giardino a Roma Nella mia tenuta in Sicilia
Quando Entro quando vorreste riceverle Entro 2 settimane Mi è indifferente
Perchè Perchè volete delle palme Sono resistenti e belle Per affittare la tenuta più facilmente
Come Come pensate di trasportarle Non lo so ancora Nel mio rimorchio

In questo esempio, sembra che Giulia sarà sensibile al servizio che le fornirete (consegna, installazione). Ha le idee chiare su ciò che vuole, ma non sarà in grado di trasportare e piantare la palma da sola e non pensa a nessuno per farlo. Vendetele un servizio impeccabile e non un albero! Nel secondo caso, Paolo è più interessato a creare valore per la sua tenuta che ad arricchire la flora del suo giardino. In questo caso, vendergli l'albero più bello e perché no un accessorio (luci LED calde, amaca o altalena in teak) farà la differenza. Rassicuratelo calcolando per lui il ritorno dell'investimento.

Il nostro elenco di strumenti per accompagnare la vostra riflessione

Il metodo delle 5w è un modo strutturante che permette di analizzare una situazione individualmente o in team, ma potrebbe non essere lo strumento più efficace in tutte le circostanze. Ecco i limiti del metodo 5 W:

  • Richiede un tempo di analisi che non è possibile avere in uno spot tradizionale.
  • Richiede un'azione umana e quindi un rischio di errata interpretazione. Non può essere automatizzato.
  • È possibile non porre le domande giuste.
  • Non copre aspetti più sottili a causa della sua rigidità e delle sue domande di base molto generali.

Ecco alcuni strumenti che consentono di strutturare il vostro approccio in modo più efficiente rispetto a una metodologia manuale:

Categoria Vantaggi Esempio
Software CRM Gli strumenti CRM sono personalizzabili, il che significa che è possibile aggiungere campi per raccogliere le giuste informazioni sui propri clienti.

Alcuni includono uno script di vendita personalizzato per assicurarsi di porre le domande giuste.

Teamleader
Project management Gli strumenti di gestione del progetto offrono un alto livello di strutturazione e collaborazione delle informazioni. Monday.com
HR I moderni sistemi HRIS e gli strumenti di gestione dei talenti consentono la raccolta di dati essenziali per rispondere rapidamente alle sfide delle risorse umane.

Forniscono dei pannelli che permettono di comprendere tutti gli aspetti dell'attività HR, anche quelli più umani, come l'impegno dei dipendenti, la motivazione, ecc.

Altamira HRM
Marketing Gli strumenti di email marketing gestiscono automaticamente i promemoria o i suggerimenti dei prodotti in base al comportamento dell'acquirente.

Le piattaforme DMP (Data Management Platform) centralizzano tutti i dati per avviare azioni rilevanti senza l'intervento umano.

Mapp Acquire
Gestione idee e riunioni Le soluzioni di gestione dei meeting consentono ai team di strutturare le proprie idee e di utilizzarle in modo intelligente. QW-19, Sherpany

Conclusione

Il metodo delle 5w permette di costituire una rappresentazione universale di un evento, di un interesse, di una situazione o di un contesto al fine di raggiungere un obiettivo commerciale (vendite) o di risoluzione dei problemi.

Si tratta di una metodologia semplice, efficace e soprattutto collaudata che può essere utilizzata in una moltitudine di campi, anche se è di particolare interesse per i giornalisti e i professionisti della vendita. Questi ultimi lo usano per massimizzare le loro possibilità di vendere lo stesso prodotto a più persone sensibili a diversi argomenti, come abbiamo visto in un esempio concreto.

Tuttavia, il metodo soffre di alcuni limiti che possono essere superati da strumenti online che permettono di automatizzare la comprensione di una particolare situazione e di intraprendere azioni rilevanti.

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