Il media che reinventa l'impresa
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Le 5 w (+H) rappresentano un metodo semplice ed efficace di analisi contestuale di una data situazione. In un contesto professionale, questo strumento di project managementpermette alle persone di porsi le giuste domande per capire un particolare problema e rispondere in modo più efficiente che non gettandosi a capofitto nella risoluzione di un problema.
Permette, inoltre, ai team che lavorano in maniera collaborativa di condividere una visione comune di una situazione e di non deviare dal soggetto. In questo articolo vedremo come il metodo delle 5 w può essere applicato in situazioni professionali e soprattutto come sfruttarlo per ottenere risultati positivi per se stessi e per i propri progetti.
Le 5W rappresentano un acronimo che significa "Chi? Dove? Perchè? Cosa? Quando? " il cui equivalente in inglese sono le 5 W (Who? Where?Why? What? When ) che possono essere completate da How.
Quello delle 5W è un metodo di analisi tipico del giornalismo anglosassone che mette in discussione le caratteristiche fondamentali di una situazione prima di poter scrivere un articolo di cronaca. Queste semplici domande forniscono elementi di fatto che, una volta assemblati, permettono di costituire una rappresentazione universale di un evento, di un interesse, di una situazione o di un contesto.
Usare la regola delle 5 W è particolarmente apprezzato nella comunità giornalistica per la sua semplicità (è solo un elenco di domande da ricordare) e la rappresentazione universale che offre di una situazione. Rispetta pienamente l'etica giornalistica di fornire articoli di giornale con informazioni complete e obiettive a tutti.
L'interesse del metodo delle 5 W dipende essenzialmente dal contesto di applicazione. Ecco alcuni esempi concreti che evidenziano l'interesse dell'applicazione di questo metodo:
Nel contesto della relazione con il cliente, le 5w ci permettono di metterci nei panni di un dato cliente per offrire i prodotti o i servizi giusti al momento giusto. Questo ci permette di regolare :
Se il metodo è ben applicato e le azioni di prospezione o di fidelizzazione dei clienti che ne risultano sono ben eseguite, è molto probabile che si otterrà in cambio un guadagno netto: migliore tasso di conversione dei clienti, minori costi di acquisizione dei clienti, meno risorse umane interessate dalla conversione dei clienti, ecc.
Nell'ambito di una riunione interno, il metodo ha un interesse principale: elaborare una visione del tema dell'incontro che sarà condivisa da tutti i partecipanti.
Prendiamo l'esempio di un incontro programmato a causa di un calo delle vendite. L'obiettivo sarebbe quello di mettere in atto azioni per regolare questo problema. Il passo preliminare è quindi quello di prendere coscienza della situazione, di condividere questa realtà per entrare direttamente nella fase di soluzione del problema senza prevaricazioni. In questo esempio che non c'è spazio per interventi improduttivi:
Affinché il metodo funzioni pienamente, è necessario :
Chi dovrebbe permettervi di prendere in considerazione tutte le persone interessate e non necessariamente una sola. È possibile che abbiate diversi clienti tipici che dovrebbero essere inclusi in queste domande.
In questo caso è interessante fare una tabella con diverse voci:
La domanda "cosa" si riferisce allo scopo del perché state implementando questa metodologia. Questo è spesso il fattore scatenante:
Il Dove identifica il luogo o la località specifica interessata dal problema sollevato:
Il Quando si riferisce al momento o ai momenti in cui si verifica l'evento o gli eventi. Può anche indicare un periodo di tempo o una scadenza:
Il perché si riferisce al motivo o alla causa scatenante della situazione. Ci permette di trovare i primi elementi della risposta:
Il Come mette il focus su come i fatti si realizzano. Spesso è un elemento forte per spiegare una situazione:
Il quanto permette di quantificare l'oggetto del problema in questione e spesso di valutarne la gravità:
Il metodo delle 5w è particolarmente utilizzato nelle vendite perché, come nel contesto giornalistico, il venditore sarà in contatto diretto con il potenziale cliente (prospect).
Infatti, il metodo delle 5 W gli consente di raccogliere informazioni esaustive e fattuali al fine di costruire argomenti di vendita rilevanti per questa particolare prospettiva. In parole povere, il metodo massimizza le vostre possibilità di vendere lo stesso prodotto a due persone sensibili ad argomenti diversi. Per esempio, diamo un'occhiata al seguente esempio:
La vostra azienda produce e vende palme:
| Domanda | Giulia | Paolo | |
| Chi | Chi pianta le palme a casa vostra | Non lo so, ma non io in ogni caso! | Io |
| Cosa | Quale tipo di palme volete | Due piccole | Una palma come quelle sulle spiagge tropicali |
| Dove | Dove verranno piantate | Nel mio giardino a Roma | Nella mia tenuta in Sicilia |
| Quando | Entro quando vorreste riceverle | Entro 2 settimane | Mi è indifferente |
| Perchè | Perchè volete delle palme | Sono resistenti e belle | Per affittare la tenuta più facilmente |
| Come | Come pensate di trasportarle | Non lo so ancora | Nel mio rimorchio |
In questo esempio, sembra che Giulia sarà sensibile al servizio che le fornirete (consegna, installazione). Ha le idee chiare su ciò che vuole, ma non sarà in grado di trasportare e piantare la palma da sola e non pensa a nessuno per farlo. Vendetele un servizio impeccabile e non un albero! Nel secondo caso, Paolo è più interessato a creare valore per la sua tenuta che ad arricchire la flora del suo giardino. In questo caso, vendergli l'albero più bello e perché no un accessorio (luci LED calde, amaca o altalena in teak) farà la differenza. Rassicuratelo calcolando per lui il ritorno dell'investimento.
Il metodo delle 5w è un modo strutturante che permette di analizzare una situazione individualmente o in team, ma potrebbe non essere lo strumento più efficace in tutte le circostanze. Ecco i limiti del metodo 5 W:
Ecco alcuni strumenti che consentono di strutturare il vostro approccio in modo più efficiente rispetto a una metodologia manuale:
| Categoria | Vantaggi | Esempio |
| Software CRM | Gli strumenti CRM sono personalizzabili, il che significa che è possibile aggiungere campi per raccogliere le giuste informazioni sui propri clienti.
Alcuni includono uno script di vendita personalizzato per assicurarsi di porre le domande giuste. |
Teamleader |
| Project management | Gli strumenti di gestione del progetto offrono un alto livello di strutturazione e collaborazione delle informazioni. | Monday.com |
| HR | I moderni sistemi HRIS e gli strumenti di gestione dei talenti consentono la raccolta di dati essenziali per rispondere rapidamente alle sfide delle risorse umane.
Forniscono dei pannelli che permettono di comprendere tutti gli aspetti dell'attività HR, anche quelli più umani, come l'impegno dei dipendenti, la motivazione, ecc. |
Altamira HRM |
| Marketing | Gli strumenti di email marketing gestiscono automaticamente i promemoria o i suggerimenti dei prodotti in base al comportamento dell'acquirente.
Le piattaforme DMP (Data Management Platform) centralizzano tutti i dati per avviare azioni rilevanti senza l'intervento umano. |
Mapp Acquire |
| Gestione idee e riunioni | Le soluzioni di gestione dei meeting consentono ai team di strutturare le proprie idee e di utilizzarle in modo intelligente. | QW-19, Sherpany |
Il metodo delle 5w permette di costituire una rappresentazione universale di un evento, di un interesse, di una situazione o di un contesto al fine di raggiungere un obiettivo commerciale (vendite) o di risoluzione dei problemi.
Si tratta di una metodologia semplice, efficace e soprattutto collaudata che può essere utilizzata in una moltitudine di campi, anche se è di particolare interesse per i giornalisti e i professionisti della vendita. Questi ultimi lo usano per massimizzare le loro possibilità di vendere lo stesso prodotto a più persone sensibili a diversi argomenti, come abbiamo visto in un esempio concreto.
Tuttavia, il metodo soffre di alcuni limiti che possono essere superati da strumenti online che permettono di automatizzare la comprensione di una particolare situazione e di intraprendere azioni rilevanti.
