6 passi per gestire il programma del progetto e rispettare le scadenze

La stesura di un programma di progetto preciso è essenziale per una gestione efficace del progetto. Per gestire un progetto è necessario partire da una base solida e sapere dove si sta andando. Ma da dove si deve partire?

È possibile considerare con precisione tutti i compiti da svolgere, le scadenze da rispettare e le risorse da assegnare? La risposta è sì.

Tuttavia, per ottenere questo risultato, una pianificazione intelligente del progetto richiede una metodologia precisa e strutturata.

In questo articolo spieghiamo come pianificare le fasi di un progetto utilizzando gli strumenti giusti (WBS, Gantt, ecc.). E poiché questa attività richiede l'esecuzione di una serie di compiti piuttosto complessi, vi presentiamo anche una selezione di software di supporto.

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Che cos'èla pianificazione del progetto?

Il ciclo di vita di un progetto prevede diverse fasi. Tuttavia, prima di buttarsi a capofitto nella realizzazione del progetto stesso, è necessario immergersi nella fase essenziale della pianificazione del progetto.

La pianificazione di un progetto comporta :

• identificare i vari compiti che compongono il progetto
• stabilire la priorità di questi compiti
• definire la durata e le scadenze
• determinare i costi e le risorse umane necessarie per completare il progetto,
• pianificare chiaramente tutte le fasi.

Questo lavoro preparatorio richiede un alto grado di precisione, ma i vantaggi per il project manager sono molteplici.

6 fasi per la pianificazione del progetto

Fase 1: comprendere l'obiettivo e le condizioni del progetto

La comprensione dell'obiettivo del progetto rimane la base. Pensarci prima riduce al minimo il rischio di rendersi conto di aver preso una strada sbagliata.

Per identificare i rischi del vostro progetto, ricorrete al metodo delle 5M.

Prima di iniziare la pianificazione, assicuratevi di essere pienamente consapevoli di :

• i vari deliverable da produrre
• i requisiti di scadenza
• il budget a disposizione.

Fase 2: definizione dei compiti del progetto

Il successo del progetto dipende in gran parte da questa fase cruciale.

💡 Il metodo:

Per definire con precisione i vari compiti che compongono il progetto e assicurarsi di non dimenticarne nessuno, adottare il metodo WBS (Work Breakdown Structure), noto anche come OTP (organigramma dei compiti del progetto).

Ciò comporta la determinazione dei deliverable più importanti e la loro suddivisione in sottoinsiemi. Ognuno di questi sottoinsiemi viene poi suddiviso in pacchetti di lavoro, o attività .

Il metodo WBS in dettaglio:

☝️ Si noti che alcuni team preferiscono strutturare il progetto con il metodo PBS (Product Breakdown Structure), che si concentra più sul prodotto da ottenere che sul lavoro da svolgere.

Fase 3: Pianificare i compiti

Una volta identificati tutti i compiti, è il momento di collegarli tra loro e metterli in ordine. Questa operazione si chiama programmazione dei compiti.

Ogni serie di compiti comprende predecessori (un compito che precede un altro) e successori (un compito che segue un altro) collegati tra loro. Esistono quattro tipi di collegamenti:

• Collegamenti da fine a inizio: l'attività B non può essere iniziata finché l'attività A non è stata completata.
• Collegamenti da fine a fine: l'attività B non può essere terminata finché l'attività A non è terminata. Tuttavia, non è necessario attendere che A finisca prima di iniziare B.
• Collegamenti da inizio a inizio: il compito B non può essere iniziato finché il compito A non è stato iniziato. D'altra parte, non è necessario che B venga avviato nello stesso momento di A.
• Legami tra inizio e fine: il compito B non può essere completato finché il compito A non è stato avviato.

Si noti che il project manager può prevedere diversi scenari per la programmazione dei compiti. Quindi, a seconda dell'avanzamento del progetto e delle eventuali difficoltà incontrate, può essere utilizzato un piano diverso.

💡 Il metodo:

La pianificazione dei compiti, soprattutto nei progetti complessi, viene spesso effettuata utilizzando il diagramma PERT.

Generalmente utilizzato insieme al diagramma di Gantt, la sua costruzione a rete rivela le connessioni e le interdipendenze tra i compiti, nonché i loro tempi di completamento.

In pratica, un'attività è rappresentata da una freccia circondata da due nodi che rappresentano le fasi. Ogni fase ha una data iniziale e una data finale.

Il metodo del diagramma PERT in dettaglio:

Fase 4: stimare la durata di ogni attività e del progetto

Grazie a questo passo decisivo ed essenziale nella creazione della roadmap del progetto, avrete una buona panoramica della durata complessiva del progetto.

Ma attenzione, richiede il coinvolgimento di tutti gli attori: ognuno è in una posizione migliore per fornire una stima corretta del tempo necessario per completare i compiti che lo riguardano.

Inoltre, nell'ottimizzare il vostro programma, tenete sempre conto dei vari vincoli temporali. Ad esempio, alcuni compiti, per motivi legali, devono assolutamente essere completati entro una data specifica.

💡 Il metodo:

Mentre il diagramma PERT visto sopra aiuta a determinare le prime e le ultime date per ogni attività, il Metodo del Percorso Critico aiuta a capire la durata dell'intero progetto.

Nel video precedente sul diagramma PERT, abbiamo visto come calcolare il margine totale per ogni attività (cioè la differenza tra la data più vicina e quella più lontana). Ma se un margine è uguale a 0, allora l'attività in questione si trova sul percorso critico del progetto.

In altre parole, la sequenza di attività sul percorso critico non deve essere soggetta ad alcun ritardo.

Il metodo del percorso critico in dettaglio:

Fase 5: assegnare le risorse a ciascun compito

Si tratta di stabilire chi fa cosa nel progetto.

A tal fine, bisogna definire il tempo di lavoro che ogni persona coinvolta nel progetto (compresi i collaboratori esterni) può dedicare allo svolgimento dei compiti, tenendo conto di tutti i vincoli: ferie, giorni festivi, tempo dedicato ad altri compiti, ecc.

Fase 6: redigere il programma

Una volta eseguite le fasi precedenti, non resta che costruire il calendario.

💡 Il metodo:

Utilizzando il diagramma PERT, potete ora costruire il vostro diagramma di Gantt.

Questo rappresenta le diverse attività di un progetto in una tabella con barre orizzontali, delimitate da un inizio e una fine. Fornisce una panoramica rapida e chiara dell'avanzamento del progetto.

Il diagramma di Gantt è anche un buon strumento per mostrare le milestone, cioè i punti di arresto chiave nel ciclo di vita del progetto (fine di una fase, evento importante come il lancio di un prodotto, bilancio, ecc.) Si noti che una volta superata una pietra miliare, è impossibile tornare indietro.

Il nostro consiglio: per i progetti di piccole dimensioni, in cui è facile gestire il tempo, è consuetudine utilizzare direttamente il diagramma di Gantt senza passare per il diagramma PERT.

Perché usare una tabella di marcia in un progetto?

Generalmente presentata sotto forma di tabella o grafico, la pianificazione di un progetto mostra i dati essenziali. Fornendo ai team una visione d'insieme, consente loro di :

• strutturare le idee a monte , chiedendosi quali compiti sono davvero essenziali per il completamento del progetto e quali risorse devono essere utilizzate. Pianificare un progetto significa organizzare le idee;
• tenere sotto controllo lo stato di avanzamento del progetto , in modo da poter individuare eventuali deviazioni durante il progetto e reagire per tempo;
• incoraggiare la comunicazione e il lavoro collaborativo per facilitare l'identificazione del proprio posto all'interno del progetto e del proprio impatto sull'insieme;
• assegnare le risorse giuste in base alla durata dei compiti e alle eventuali sovrapposizioni tra di essi, in modo da realizzare i progetti in modo più realistico.

Esempio di pianificazione del progetto in Excel

Grafico di Gantt con Excel

La pianificazione dei progetti in Excel è perfettamente fattibile. Inoltre, la maggior parte delle aziende possiede già il famoso foglio di calcolo. La tentazione di utilizzarlo, in particolare per redigere il diagramma di Gantt, è quindi grande.

Ecco come fare:

Tuttavia, se non siete completamente a vostro agio con un foglio di calcolo, possiamo fornirvi gratuitamente un pianificatore di progetti, basato sul modello del diagramma di Gantt, in formato Excel:

I limiti di Excel per la pianificazione dei progetti

Sebbene l'uso di Excel sia a prima vista vantaggioso, questo strumento presenta alcuni limiti. Ciò è tanto più vero quando si tratta di gestire progetti importanti, che richiedono modifiche in corso d'opera e il coinvolgimento di un gran numero di persone.

Ecco i principali limiti di Excel

• non è dinamico: l'aggiunta di nuovi compiti, ad esempio, richiede una manipolazione aggiuntiva;
• non è collaborativo : Excel non consente di invitare i team a lavorare direttamente sul diagramma di Gantt, ad esempio;
• manca di leggibilità.

A seconda delle esigenze, potrebbe quindi essere più appropriato utilizzare un software di gestione dei progetti.

Strumenti di pianificazione dei compiti: più adatti ai progetti collaborativi

Perché utilizzare un software di gestione dei progetti per redigere la pianificazione?

• Tengono conto dei numerosi parametri del progetto e facilitano la realizzazione delle fasi descritte in precedenza;

• Sono polivalenti e possono essere utilizzati anche per il monitoraggio successivo alla pianificazione e per reagire più facilmente in caso di problemi;

• facilitano gli scambi e la comunicazione tra le persone coinvolte nel progetto.

Ma quale soluzione scegliere per le proprie esigenze? Concentratevi su alcune soluzioni software collaudate.

Tabella riassuntiva della nostra selezione

Gladys: pianificazione collaborativa dei progetti

Gladys è un software di gestione dei progetti che vi aiuta a controllare la pianificazione e il monitoraggio dei vostri progetti, con particolare attenzione alla produttività e alla condivisione.

Uno spazio di lavoro completo con funzioni ultra-collaborative, che incoraggia il lavoro basato sui progetti, la creatività e l'innovazione nei vostri team.

Gladys in breve:

• una serie di strumenti di pianificazione integrati, come il tabellone Kanban, la pianificazione Gantt, le viste di pianificazione e la retroprogrammazione;
• uso semplice e intuitivo dello strumento: è possibile modificare una scadenza con un drag-and-drop o assegnare un compito a un membro del personale con un clic;
• messaggistica istantanea integrata per facilitare la comunicazione del progetto;
• un cruscotto per visualizzare il tempo trascorso, per individuo, per compito o per progetto;
• modelli di progetto disponibili, semplici o associati a una modalità di gestione predefinita, per risparmiare tempo;
• roadmap che aiutano a pianificare i progetti;
• un ambiente favorevole alla condivisione: documenti, monitoraggio e benchmark per progetto, per migliorare la collaborazione e la condivisione di idee.

Gladys

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VEDI SOFTWARE

Gestione intelligente per la casa connessa

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monday.com: pianificazione visiva semplificata

monday.com si concentra su una rappresentazione moderna e visiva dei vostri progetti per rendere la pianificazione ancora più semplice.

È possibile creare attività, scadenze e risorse in pochi clic, grazie a modelli predefiniti e flussi di lavoro personalizzabili in base alle proprie esigenze.

monday.com in poche parole:

• avvisi automatici per non dimenticare nulla e non accumulare ritardi;
• dashboard per monitorare l'avanzamento del progetto;
• integrazione con una serie di software per risparmiare tempo (Zapier, Dropbox, Slack, Trello, ecc.);
• la possibilità di presentare il progetto in diverse viste (Gantt o Kanban);
• oltre 100 modelli personalizzabili per far partire il progetto il più rapidamente possibile;
• una piattaforma collaborativa e dinamica, in cui tutto ciò che riguarda il progetto è
• in un unico luogo (documenti, commenti, note, agenda, ecc.);
  un'applicazione mobile che consente di seguire le modifiche in tempo reale ovunque ci si trovi.

monday.com

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VEDI SOFTWARE

La piattaforma più intuitiva per gestire progetti e squadre

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Proggio: i dipendenti al centro del progetto

Proggio consente a tutti i membri di un team di progetto di lavorare insieme grazie a un programma di facile utilizzo e comprensibile a colpo d'occhio.

Sviluppato più come strumento collaborativo completo che come semplice task manager, mette i dipendenti al centro del progetto.

Proggio in breve:

• una tabella dinamica che sostituisce il diagramma di Gantt;
• un programma di progetto trascritto attraverso un'interfaccia altamente visiva;
• una funzione di previsione rispetto al consuntivo che facilita l'identificazione delle modifiche al programma iniziale;
• una visione chiara dei carichi di lavoro del team, che semplifica la pianificazione e limita le fonti di stress;
• uno strumento che può essere adattato a tutti i tipi di progetto, sia a breve che a lungo termine;
• un software personalizzabile a seconda delle esigenze;
• possibile integrazione con Jira o Zapier.

Proggio

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Task & Project management collaborativa

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Project Monitor: lo strumento giusto per ogni progetto

Project Monitor è un pacchetto software completo e configurabile che si adatta facilmente a diversi tipi di progetti e portafogli di progetti.

Project Monitor è pensato per le PMI, i grandi gruppi e gli enti locali, nonché per tutte le linee di business (gestione generale, R&S, gestione operativa, ecc.).

Project Monitor in breve:

• un Gantt scalabile e un tracciamento ottimizzato delle tappe importanti;
• uso semplificato dei metodi Gantt e WBS e identificazione dei percorsi critici;
• un Gantt multiplo e dashboard per monitorare più progetti in un colpo d'occhio;
• piani di carico di lavoro per assegnare le giuste risorse a ciascuna azione;
• una libreria di progetti che può essere adattata alla vostra metodologia (waterfall, scrum, ecc.);
• uno strumento in grado di gestire da uno a 15.000 progetti;
• un software disponibile in modalità SaaS o on-premise.

Project monitor

78 recensioni

VEDI SOFTWARE

Gestione Progetti Efficace per Ottimizzare le Risorse

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Sciforma: la gestione del portafoglio progetti semplificata

Sciforma supporta il PMO (Project Management Office) nella gestione dell'intero ciclo del portafoglio progetti.

Con questo software è possibile gestire un gran numero di progetti complessi, sia a livello operativo che strategico.

Sciforma in poche parole:

• perfetta padronanza della pianificazione del progetto: diagramma di Gantt, gestione delle dipendenze, ecc;
• migliore reattività di fronte ai problemi di pianificazione;
• allocazione semplificata delle risorse;
• una visione d'insieme dei vostri portafogli di progetti per una gestione strategica pertinente;
• rapida implementazione e familiarizzazione con lo strumento;
• un software flessibile e scalabile che si adatta alla trasformazione della vostra attività: attivate moduli aggiuntivi in base alle vostre esigenze;
• una soluzione disponibile in modalità SaaS o on-premise.

Sciforma

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VEDI SOFTWARE

La gestione di progetti collaborativa per PMI

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Teamleader: il CRM dedicato alle professioni digitali per VSE/PMI

Teamleader in breve:

• assegnazione di priorità alle attività tramite un'interfaccia moderna e facile da usare,
• tracciamento del tempo (scadenze per ogni progetto, tempo impiegato dal personale per ogni progetto, ecc;)
• possibilità di fatturare direttamente ai team il loro lavoro, in base al tempo impiegato;
• visualizzare il progetto da ogni angolazione grazie a fasi chiare e frammentate del processo di lavoro;
• anticipare le possibili modifiche al progetto e al suo avanzamento grazie alla visualizzazione del calendario;
• strutturazione personalizzata e modelli di progetto disponibili per un utilizzo rapido ed efficiente;
• report completi per determinare il budget e le risorse necessarie per il progetto.

Teamleader

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VEDI SOFTWARE

Project Management Software

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Software Triskell: gestione del portafoglio progetti integrata con la direzione strategica

Triskell Software è una soluzione per la gestione del portafoglio progetti che ha la caratteristica di essere perfettamente allineata con la strategia e la governance aziendale.

Posizionata da Gartner nel mercato SEM (Strategy Execution Management), è la soluzione più adatta alle PMI e ai grandi clienti che desiderano una visione a 360° dell'esecuzione operativa della loro strategia.

Triskell in poche parole:

• copertura funzionale molto ampia della parte di pianificazione, e non solo (gestione di budget, risorse e programmi, ecc.);
• supporto per diverse metodologie di gestione dei progetti (agile o gate phase, ciclo V, approccio ibrido, ecc;)
• una serie di strumenti di pianificazione integrati, tra cui schede Kanban, diagrammi di Gantt e schede Scrum;
• un'allocazione semplificata e ottimizzata delle risorse, grazie a diversi scenari;
• una serie di funzionalità progettate per rafforzare la comunicazione e la collaborazione tra le parti interessate;
• un software flessibile, scalabile e personalizzabile, in grado di adattarsi perfettamente alle vostre esigenze specifiche;
• la possibilità di scegliere tra una distribuzione personalizzata (MVP) o una soluzione pacchettizzata.

Triskell Software

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VEDI SOFTWARE

PPM integrato nella gestione strategica per le PMI e i key account

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Wrike: gestione dei progetti orientata al team

Progettato specificamente per i PMO e i project manager di organizzazioni con più di 500 dipendenti, Wrike è uno strumento potente ma facile da usare.

Combina gestione dei progetti, comunicazione e collaborazione. La gestione del calendario dei progetti è uno dei suoi punti di forza.

Wrike in breve

• un diagramma di Gantt interattivo e dinamico per la visibilità dell'intero progetto;
• modelli di progetto duplicabili per una pianificazione delle attività che consenta di risparmiare tempo;
• monitoraggio preciso del progetto per anticipare i ritardi e prendere decisioni al momento giusto;
• gestione fluida delle risorse: ogni persona ha visibilità sulla distribuzione e sulla sequenza dei compiti;
• un cruscotto personale per una pianificazione più dettagliata delle attività da parte dei dipendenti;
• integrazioni con la casella di posta elettronica, Slack, Jira, Google Drive, Salesforce, ecc.

Wrike

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VEDI SOFTWARE

La piattaforma di progetto che ottimizza i flussi di lavoro

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z0 Gravity: per le PMI e gli enti locali con oltre 100 dipendenti

Pensato per le organizzazioni con più di 100 dipendenti e per gli enti locali, z0 Gravity offre ai professionisti della gestione dei progetti una piattaforma innovativa e visiva.

Con oltre 80 funzioni, offre una visione a 360° della gestione dei progetti e del portafoglio.

z0 Gravity in breve:

• pianificazione ottimizzata grazie al Gantt, alla vista Kanban, alla WBS e al filtro attività/persona;
• macro-pianificazione e retro-pianificazione;
• una piattaforma multivisione che consente di generare il livello di dettaglio desiderato, per un facile accesso alle informazioni necessarie;
• uno strumento che risponde a esigenze sia operative che strategiche;
• integrabile con le vostre applicazioni aziendali;
• facile da usare, anche per la gestione di progetti complessi;
• una soluzione su misura per la vostra organizzazione: scegliete le funzionalità di cui avete bisogno.

z0 Gravity

16 recensioni

VEDI SOFTWARE

Gestione del Lavoro Agile e Collaborativo

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Come scegliere lo strumento di pianificazione Tabella comparativa

Ecco una tabella comparativa degli strumenti di pianificazione dei progetti, pensata per aiutarvi a trovare il software giusto per le vostre esigenze aziendali, dimensioni e budget 👇.

Integrare l'intelligenza artificiale nella pianificazione dei progetti: quali sono le nuove sfide?

L 'intelligenza artificiale si sta facendo strada nella pianificazione dei progetti per :

• accelerare i processi
• ridurre gli errori umani
• aiutare a prendere decisioni più informate.

Ma in termini pratici, come si può utilizzare in modo intelligente nel lavoro quotidiano?

Come si può ottimizzare la pianificazione dei progetti con l'intelligenza artificiale?

L'IA agisce come un project manager che non dorme mai. Ecco cosa può fare per voi, da sola o come complemento ai vostri team:

• analizzare i dati storici dei vostri progetti precedenti per individuare i ritardi ricorrenti;
• prevedere la durata delle attività del progetto utilizzando algoritmi predittivi;
• identificare in tempo reale i rischi di mancato rispetto delle scadenze;
• consigliare automaticamente aggiustamenti del programma se una risorsa è assente o sovraccarica;
• generare un piano di progetto ottimizzato in pochi secondi.

Niente più fogli di calcolo infiniti da aggiornare manualmente. L'intelligenza artificiale vi permette di concentrarvi sulle attività a valore aggiunto, non sui clic.

2 esempi pratici di utilizzo dell'intelligenza artificiale per la pianificazione dei progetti

Caso 1: lancio di un nuovo prodotto

Un'azienda tecnologica utilizza uno strumento di intelligenza artificiale per pianificare il lancio di una nuova applicazione mobile. L'algoritmo :

• distribuisce automaticamente i compiti del progetto tra i team
• adegua le scadenze in base alle festività,
• propone un modello di pianificazione Gantt ottimizzato.

Risultato: un notevole risparmio di tempo fin dalla fase di definizione del progetto.

Caso 2: gestione di un progetto logistico complesso

Un fornitore di logistica stava gestendo diverse consegne da coordinare in 5 Paesi. Grazie all'intelligenza artificiale, il software :

• identifica le risorse disponibili al momento giusto
• anticipa i ritardi dei fornitori
• e adegua il programma del progetto in tempo reale.

E tutto questo senza (quasi) alcun intervento umano.

Strumenti di gestione dei progetti basati sull'intelligenza artificiale

🛠️ Sempre più strumenti di pianificazione dei progetti incorporano un livello di intelligenza artificiale. Ecco alcuni esempi che fanno il loro lavoro senza cavilli:

• monday.com: automatizza i flussi di lavoro e aiuta ad assegnare i compiti utilizzando suggerimenti intelligenti;
• Wrike: analizza le dipendenze tra le attività per adattare automaticamente il programma in caso di ritardi;
• Sciforma: incorpora funzioni predittive per stimare durate e rischi in progetti complessi.

Errori da evitare nella pianificazione di un progetto

Un progetto ben costruito è un progetto che parte con il piede giusto. Ma attenzione: anche i migliori pianificatori possono cadere in alcune trappole...

Ecco i principali errori da evitare affinché la pianificazione del progetto rimanga una leva e non una palla al piede:

• definire gli obiettivi del progetto in modo errato
• sottovalutare la durata dei compiti;
• dimenticare di coinvolgere i membri del team
• non identificare le dipendenze tra i compiti: un compito può bloccarne un altro;
• valutare male le risorse disponibili;
• non tenere conto dei margini;
• ignorare i rischi.

Come si tiene traccia dell'avanzamento del progetto una volta completata la pianificazione?

Una volta convalidata la pianificazione del progetto , inizia il vero lavoro:

• monitorare l'esecuzione del piano,
• adeguare, se necessario, il piano,
• mantenere tutti in linea.

Non basta avere un piano di progetto perfetto sulla carta. Bisogna anche sapere se le attività del progetto stanno procedendo, se le scadenze vengono rispettate e se le risorse vengono utilizzate correttamente.

Indicatori di performance, strumenti di monitoraggio del progetto, revisioni regolari con il team... ci sono diverse opzioni per mantenere la rotta senza perdere agilità.

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Niente più spiacevoli sorprese grazie alla pianificazione del progetto!

La pianificazione di un progetto implica la considerazione di molte variabili: applicate rigorosamente la metodologia di gestione del progetto richiesta.

Vi consigliamo di utilizzare un software in grado di guidarvi in modo intelligente attraverso i vostri processi, in modo da evitare problemi di scadenze, risorse e budget a volte difficili da anticipare.

Inoltre, questi software vanno oltre il semplice strumento di pianificazione delle attività e comprendono la gestione del progetto nella sua interezza: gestione del ciclo di vita del progetto fino alla sua chiusura, tracciamento dei KPI, scambi collaborativi, condivisione dei documenti, ecc.

Grazie a questi strumenti, non ci saranno più spiacevoli sorprese per il project manager e, in generale, per tutti i membri dell'azienda.

Come pianificate i vostri progetti? Quale software utilizzate? Raccontateci la vostra esperienza nella sezione commenti.