Il kit completo per redigere un budget di progetto come un professionista!
La stesura di un budget provvisorio del progetto è una delle fasi della gestione del progetto, e non la meno importante, perché tocca il delicato settore delle spese e delle risorse finanziarie.
Un budget realistico, che preveda le opportunità e soprattutto i rischi potenziali, garantirà la redditività del progetto e quindi il suo successo.
Ecco 6 consigli per redigere un budget previsionale per il vostro progetto, un modello, una tabella di esempio e un elenco di strumenti per aiutarvi! 👇
Che cos'è una previsione di budget?
Prima di entrare nel vivo della questione, torniamo alle basi.
Il bilancio di previsione è il documento finanziario che riassume tutte le spese e le entrate, cioè i costi e le entrate previsti.
In altre parole, è un piano finanziario che permette anche di stimare le entrate e le uscite future di un'azienda... E per la gestione dei progetti è assolutamente indispensabile redigerne uno, con l'obiettivo di anticipare le risorse necessarie e pianificare al meglio ogni attività. ☝️
Perché redigere un budget previsionale per un progetto?
Il budget di progetto fa parte di un processo di finanziamento che può essere suddiviso in tre fasi cruciali, durante le quali il project manager deve coinvolgere tutte le parti interessate:
- stima del costo di un progetto → stabilita facendo riferimento ai costi effettivi di progetti simili, se possibile, è collegata ai tempi previsti ;
- budgeting del progetto → le dotazioni di bilancio sono definite in base alla suddivisione del progetto ;
- controllo dei costi.
Una fotografia finanziaria realistica del progetto, il budget provvisorio consiste nell'elencare, identificare e classificare:
- inizialmente, le spese
- le entrate acquisite o in fase di acquisizione.
Grazie a questo strumento previsionale, potete visualizzare in anticipo la fattibilità del vostro progetto, apportare modifiche e puntare all' equilibrio o al margine previsto.
💼 Se cercate un esempio di bilancio previsionale per un progetto di start-up, leggete il nostro articolo dedicato alla creazione di un business plan.
Quali sono le fasi del calcolo del budget di un progetto?
Fase 1: definizione degli obiettivi del progetto
È impossibile prevedere le spese se non si sa ancora dove si sta andando. Iniziate definendo obiettivi chiari, realistici e misurabili.
Volete lanciare un'applicazione mobile? Organizzare un evento aziendale? Ristrutturare un edificio? Ogni obiettivo implica esigenze finanziarie molto diverse.
Fase 2: Definizione dettagliata dell'ambito del progetto
Non bisogna essere troppo vaghi. Elencate :
- tutti i compiti da svolgere
- i risultati attesi
- le fasi principali.
In breve, definite il quadro di riferimento in modo da non dimenticare nulla nel calcolo dei costi.
Un ambito ben definito vi aiuta anche ad anticipare i limiti: ciò che il progetto non copre. E questo è fondamentale per evitare spese eccessive dovute a richieste a sorpresa.
Fase 3: identificare le parti interessate
Chi è coinvolto nel progetto? Clienti, fornitori, dipendenti, partner... Tutti possono avere un impatto sui costi previsti.
La cosa migliore da fare è organizzare una riunione iniziale per conoscere le loro aspettative, i vincoli e le risorse disponibili. Per evitare malintesi fin dall'inizio.
Fase 4: stimare le risorse necessarie
Materiali, umani, tecnici... tutto deve essere esaminato. Di cosa avrete bisogno e per quanto tempo?
Fate un inventario completo. È qui che si inizia a farsi un'idea del costo complessivo del progetto, anche se solo approssimativamente.
Fase 5: Esaminare i rischi
Elencate i rischi potenziali (ritardi, aumenti di prezzo, assenze, ecc.) e valutatene l'impatto.
Questo vi permetterà di creare un margine di sicurezza nel vostro budget. E vi permetterà di stare tranquilli in caso di imprevisti.
Una volta completati questi passaggi, siete pronti per passare alla fase successiva: redigere il budget come uno chef. 👇
Come si redige un bilancio di previsione per un progetto? Uno sguardo approfondito ai metodi di calcolo
Identificare e classificare le voci di investimento
Prima di tutto, identificate le voci di investimento, cioè tutte le spese da pianificare, come :
Costi diretti
- Costi operativi (forniture, subappalti),
- costi di manodopera esterna
- costi di acquisto o di noleggio di attrezzature specifiche per il progetto (ad es. forniture, carta, noleggio di sale di formazione),
- costi di comunicazione del progetto (grafica, stampa, costi di distribuzione, ecc.),
- spese di viaggio, riunioni, ecc,
- la somma degli stipendi in proporzione al numero di ore (stimate) dedicate al progetto, note come "equivalenti a tempo pieno " (FTE).
Calcolo FTE = stipendio lordo + contributi del dipendente e del datore di lavoro x ore lavorate x numero di mesi o settimane
Costi indiretti
- spese varie: bollette dell'acqua, dell'elettricità e del telefono, affitti e spese di servizio, assicurazioni, manutenzione dei locali e delle attrezzature,
- costi di gestione: stipendi per servizi intersocietari o subappaltati (legali, contabili, sicurezza),
- tasse e imposte,
- spese finanziarie: prestiti bancari, interessi passivi, agi, ecc,
- costi generali di comunicazione, ecc.
☝️ I costi delle risorse allocate a più progetti, non esclusivamente al progetto in questione, sono condivisi utilizzando chiavi di distribuzione.
Esempio: per ripartire il costo dell'affitto, si considera il tempo medio di occupazione dei locali in base alle dimensioni di ciascun progetto, che viene ripartito in percentuale.
Se il progetto n. 1 occupa i locali per il 20% del tempo, il progetto n. 2 per il 30% del tempo e il progetto n. 3 per il 50% del tempo, assegniamo il 20% dei costi relativi all'affitto, all'elettricità, all'acqua, ecc. al progetto n. 1 e così via. al progetto n. 1 e così via.
Diversificare le fonti di finanziamento
Ora è il momento di pianificare le entrate.
In generale, e in particolare per i progetti nel settore del volontariato in cui si richiedono sovvenzioni, il bilancio di previsione deve diversificare le fonti di finanziamento (pubbliche, private, ecc.) al fine di :
- rassicurare ogni investitore che non tutto dipende da lui;
- attenuare il rischio che uno di essi si ritiri.
L'obiettivo è raggiungere l' equilibrio finanziario. Lo scopo di un finanziatore non è quello di aiutarvi a realizzare un profitto, ma di aiutarvi a raggiungere un obiettivo.
☝️ In un bilancio di previsione: spese = entrate. Spesso si aggiunge una quota di autofinanziamento per compensare la differenza tra risorse e spese previste e per dimostrare l'impegno dell'organizzazione.
Le possibili fonti di reddito sono
- vendita di prodotti
- fornitura di servizi
- sovvenzioni
- partnership
- autofinanziamento, ecc.
Valutare i contributi in natura
Stimate le spese "valutate" (prestito di attrezzature, prestito di una sala, lavoro volontario).
Questo è ancora più importante per le associazioni che richiedono una sovvenzione o per le aziende che cercano la partecipazione di un partner: spesso è necessario tradurre la somma richiesta in percentuale del progetto totale.
Se il costo della sede aumenta, il budget totale aumenta, ma la percentuale richiesta al finanziatore diminuisce.
Esempio di tabella di bilancio provvisorio del progetto
Modello di budget di progetto da scaricare
🎯 Questo modello Excel è adatto anche per un bilancio provvisorio di un progetto associativo.
6 consigli per un bilancio di successo
1 - Suddividere il budget
Piuttosto che redigere un bilancio per tutta la durata del progetto, cercate di farlo su base mensile.
In questo modo, avrete una migliore visibilità e sarete in grado di adattarvi ai vincoli che incontrerete (cambio di fornitore, ritardo in uno dei compiti). Inoltre, il margine di errore è minore.
Ad esempio, potete utilizzare una tabella Excel per elencare le fasi principali del vostro progetto in colonne, con i mesi su righe separate e i costi per ogni fase all'incrocio. Sarà poi facile sommarli per ottenere il budget totale previsto.
È inoltre opportuno distinguere tra le varie voci di spesa. Quando si esamina il bilancio, è importante individuare rapidamente quali voci sono in deficit e quali in attivo.
2 - Coinvolgere i collaboratori
In qualità di project manager, siete responsabili delle operazioni, ma non potete conoscere tutti gli elementi da prevedere nelle previsioni contabili, né tutte le voci di spesa e le esigenze di alcuni reparti che contribuiscono alla fase operativa del progetto (marketing, ricerca e sviluppo, ecc.).
La dimensione collaborativa è un altro fattore di successo nella gestione dei progetti.
Dovete assolutamente circondarvi di persone e coinvolgerle nella stesura del bilancio di previsione, in modo da unire tutte le vostre conoscenze pratiche.
Sconsigliamo vivamente di delegare questo compito al solo contabile. Amministrazione e campo devono andare di pari passo.
3 - Trovare il prezzo giusto
È normale sottovalutare o sopravvalutare alcune voci di spesa.
Sovrastimare i prezzi
Contrariamente a quanto si legge o si sente dire, non bisogna gonfiare troppo le spese. Diciamo che un piccolo margine di sicurezza (+5%) per i più incerti è consentito, ma in generale è meglio attenersi il più possibile alle previsioni reali.
È meglio accantonare una riserva di liquidità per non dover sostenere il peso di un guasto alle attrezzature o di un aumento dei costi, ad esempio.
Alcuni preferiscono aggiungere una linea "costi di gestione" pari al 10% del budget totale in fondo alla tabella.
Sottovalutare
Non sottovalutate nemmeno il budget: un budget troppo limitato può rivelarsi rapidamente una fonte di problemi e conflitti tra diversi compiti, portando alla cancellazione di alcuni compiti a prima vista secondari, ma essenziali (ad esempio, il controllo qualità).
Durante le fasi di implementazione del progetto, l' analisi dei fattori di rischio è proprio ciò che serve per evitare questo tipo di situazione.
4 - Non sottovalutare nemmeno le scadenze
Il tempo è denaro. Se state pianificando il lancio di un prodotto troppo presto, rimandarlo può far esplodere il vostro budget: prolungare una campagna e-mail, cancellare e rimandare la prenotazione della sede dell'evento, e così via.
E se chiedete ai vostri dipendenti di stimare il loro carico di lavoro futuro, sappiate che tenderanno a essere troppo ottimisti: aggiungete fino al 20% di margine di sicurezza al tempo che stimano di dedicare a ciascun compito (principio di precauzione).
Il budget provvisorio deve essere ricavato dal calendario provvisorio in cui tutte le risorse sono state stimate e assegnate.
5 - Monitorare il budget in modo rigoroso e regolare
Il budget è provvisorio e quindi soggetto a modifiche. Monitorate le spese effettive e il tempo impiegato da ciascun membro del team per ogni attività del progetto.
Confrontate i costi stimati con quelli effettivi per prevedere cosa succederà.
☝️ Tenete anche un registro dei vostri calcoli, in modo da poterli rivedere e capire come siete arrivati a un determinato risultato. E datate il vostro budget!
🎯 Per rendere questo monitoraggio più semplice ed efficace, vi consigliamo di utilizzare uno strumento come Zoho Projects! Potrete beneficiare di un monitoraggio continuo e di un' analisi dettagliata del budget. Non solo si tiene traccia dei costi e del tempo speso per ogni attività, ma si ottiene anche una panoramica globale del budget attraverso report dinamici e dashboard interattivi. In questo modo potrete essere sempre in linea con le previsioni di budget!
Zoho Projects
6 - Comunicare con il team
Un buon manager sa che il successo del progetto non dipende solo da una buona gestione.
Dipende dalle capacità e dall'impegno del vostro personale.
Una buona comunicazione, in particolare per quanto riguarda il budget del progetto e il suo sviluppo, contribuirà a :
- stimolare l'intelligenza collettiva
- decompartimentare le competenze,
- combinare i talenti,
- garantire buone relazioni all'interno del team,
- armonizzare i carichi di lavoro,
- far sentire i dipendenti al sicuro,
- e quindi eliminare molti dei fattori di rischio associati alle risorse umane (infortuni, disimpegno, sovraccarico di lavoro, ecc.).
Utilizzare lo strumento giusto
Il software di gestione dei progetti (o del portafoglio progetti) è sia uno strumento di gestione che una piattaforma collaborativa.
È completo e copre tutte le fasi chiave, dalla pianificazione al monitoraggio del progetto. Per quanto riguarda il budget, consente di :
- confrontare le previsioni con i dati reali, in particolare il costo delle risorse umane, per attività o per fase;
- monitorare il budget in tempo reale
- creare interdipendenze di budget tra diversi progetti (software di gestione del portafoglio progetti, o PPM);
- modificare e spostare in modo reattivo le attività in base alle variazioni del budget.
Software di gestione dei progetti
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Avete bisogno di un cruscotto per monitorare il budget del progetto? La piattaforma di lavoro collaborativo monday.com offre uno strumento semplice e chiaro per stimare il budget a monte, analizzando poi il costo effettivo di ogni attività. Bonus: utilizzare le formule per analisi più approfondite senza troppi sforzi.
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Software di project management, task management e project portfolio management, la forza di Proggio sta nel mettere al centro dei suoi utilizzi i team, non le attività.
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Un project e task manager, a metà strada tra strumenti ergonomici di gestione delle attività e strumenti più complessi, Wrike è ideale per le PMI agili.
Software di gestione del portafoglio progetti
- Clarizen è un PPM per esigenze più avanzate, che offre la stima del budget e della redditività, nonché il monitoraggio del conto operativo di un progetto o di un portafoglio, distinguendo tra spese OPEX e CAPEX, tra le altre cose!
- Con FoxPlan è possibile gestire i portafogli in modalità ibrida, supportando sia i metodi di gestione agile (in particolare per soddisfare le esigenze dei team IT) che quelli tradizionali. In questo modo, è possibile definire facilmente i budget per i progetti strategici a lungo termine per diversi anni, così come per i progetti più brevi che sono esposti a cambiamenti. Il tutto anticipando le derive e garantendo il miglior ritorno possibile sugli investimenti per il vostro portafoglio.
- Con PPM Project Monitor, potete ottimizzare il budget di tutti i vostri progetti: il software semplifica la raccolta e la valutazione delle richieste provenienti da tutte le aree aziendali, e quindi la costruzione del budget provvisorio. Tutti questi dati sono centralizzati e organizzati in un unico strumento, che facilita le decisioni, il monitoraggio dei progressi e la previsione di eventuali scostamenti. Risparmiate fino a un giorno alla settimana nel controllo della gestione del vostro portafoglio progetti.
- Il software SuitePro-G di IQar vi consente di impostare e configurare gli indicatori finanziari dei vostri progetti, di gestire le previsioni di budget e di generare report in tempo reale, in modo da poter controllare meglio le variazioni e la redditività. Visualizzate i benefici previsti per ogni progetto, rendendo più facile prendere le decisioni giuste.
- Teamleader è una soluzione all-in-one ideale per i VSE e le PMI specializzate in attività digitali. Organizzato intorno ai 3 aspetti fondamentali di un'azienda - vendite, fatturazione e organizzazione - il software vi aiuta a gestire una serie di progetti interni e dei clienti. È possibile stabilire le scadenze e monitorare le attività in tempo reale per rispettare il budget.
- Strumento completo e intuitivo per la gestione del portafoglio progetti (PPM), z0 Gravity è facile da usare per gestire simultaneamente diversi progetti su larga scala ed è adatto alle organizzazioni con più di 100 dipendenti.
Piattaforme collaborative
- Asana è un software di gestione del lavoro semplice e intuitivo che aiuta i team di piccole e medie dimensioni a coordinare e gestire le attività e i progetti.
- Piattaforma collaborativa e strumento di gestione dei progetti, Gladys è un ambiente di lavoro digitale completo che consente di gestire i progetti dalla A alla Z, ottimizzando la produttività e stimolando l'innovazione.
Il budget provvisorio, un fattore chiave per il successo del progetto
Come potete vedere, è molto importante dedicare il tempo e l'attenzione necessari allo sviluppo della strategia di progetto, tenendo conto di una serie di fattori, tra cui tempo, risorse finanziarie, obiettivi e persone. Quali sono le vostre migliori pratiche?