Non lasciate che le informazioni chiave vadano perse: imparate a scrivere un verbale di riunione pertinente [+ modello].
Il verbale di riunione è un documento essenziale per garantire la tracciabilità delle informazioni scambiate durante una riunione. Registrano le attività svolte e gli argomenti discussi dal team, in modo che possano essere trasformati in azioni concrete.
Per una gestione di successo del progetto, i verbali delle riunioni sono uno strumento essenziale per monitorare il progetto, registrando le decisioni prese per raggiungere gli obiettivi successivi. Come tutta la documentazione del progetto, deve essere disponibile per la consultazione in qualsiasi momento dopo la riunione.
È quindi fondamentale che sia ben scritto e chiaramente strutturato, in modo che tutto il team abbia lo stesso livello di informazioni. Ma come si fa e da dove si parte per padroneggiare l'arte del verbale?
Scoprite tutte le fasi della stesura di un verbale, le informazioni essenziali che contiene e un modello scaricabile da utilizzare come base per creare il vostro!
Verbali di riunione: le basi
Che cos'è un verbale di riunione e perché si dovrebbe redigere?
State organizzando o partecipando a una riunione di lavoro? 🤔 Qualunque sia il suo scopo, per sua stessa natura si basa sull'interazione e sullo scambio.
Quindi, per garantire che la riunione mantenga tutto il suo interesse, dovrete redigere un verbale di riunione. Questo documento consente di:
- tenere una registrazione scritta degli scambi orali,
- fornire una registrazione chiara, fedele ed esaustiva delle informazioni trasmesse,
- evitare interpretazioni divergenti
- allineare tutte le persone coinvolte, partecipanti e assenti,
- registrare l'assegnazione dei compiti ai responsabili,
- preparare incontri futuri sugli stessi argomenti, ecc.
☝️ A seconda del tipo di riunione, alcune CR o verbali di riunione richiedono una procedura di redazione specifica.
È il caso, ad esempio, dei progetti della pubblica amministrazione. L'approccio al verbale è simile, ma la forma e la presentazione saranno più rigorose.
Quali sono i 3 tipi di verbale?
Quando si tratta di registrare le discussioni, le decisioni e le azioni intraprese durante una riunione, la scelta del formato del verbale è fondamentale. ☝️
È possibile utilizzare tre tipi principali di verbali di riunione, ciascuno adattato a un contesto specifico.
Ognuno di questi formati risponde a esigenze specifiche in termini di :
- accuratezza
- tempo di scrittura
- livello di analisi.
L'adattamento del tipo di verbale al contesto della riunione garantisce una documentazione efficace e pertinente.
#1 Verbale integrale
Questo tipo di verbale è una trascrizione esaustiva e completa di ciò che è stato detto durante la riunione.
Presenta fedelmente il contributo di ciascun oratore, consentendo di cogliere l'intero discorso.
Per quali occasioni? Spesso utilizzati in contesti legali o in riunioni ufficiali, questi verbali sono ideali quando è richiesta una precisione assoluta.
Tuttavia, la loro produzione è lunga e complessa e di solito richiede una registrazione preliminare. 😮💨
#2 Verbale di sintesi
Più conciso del verbale, il verbale riassuntivo si concentra sui punti chiave discussi durante la riunione. Riassume le discussioni senza entrare nel dettaglio di ciascun oratore.
Per quali occasioni? Questo formato è comune per le riunioni aziendali, in quanto evidenzia i punti più rilevanti per il processo decisionale e il follow-up delle azioni. È apprezzato anche per la sua leggibilità ed efficacia.
#3 La relazione di sintesi
Il resoconto analitico si colloca a metà strada tra un resoconto integrale e un resoconto sintetico. Non elenca tutti i contributi, ma va oltre il semplice riassunto.
Oltre a riportare i punti discussi, fornisce un' analisi critica delle discussioni, delle decisioni prese e delle azioni da intraprendere.
Per quali occasioni? Questo tipo di report è utile per riunioni strategiche o comitati in cui l'analisi delle discussioni è importante quanto il loro contenuto.
Quali sono le diverse parti di un verbale?
L'intestazione: il foglio di identità del verbale
Questo formato è utilizzato nella maggior parte dei verbali, anche se si possono adattare informazioni specifiche per ogni riunione, ad esempio:
- il numero della riunione
- la data e l'ora della riunione
- il luogo della riunione
- i nomi dei partecipanti
- lo scopo della riunione.
Le riunioni di un'azienda possono essere interne o esterne. In quest'ultimo caso, è consigliabile stilare un elenco dei partecipanti, indicando l' organizzazione di appartenenza e la posizione ricoperta.
L'ordine del giorno: annunciare gli argomenti della riunione
A titolo introduttivo, questa prima parte annuncia l' ordine del giorno. Indica l'ora di inizio della riunione ed elenca gli argomenti da discutere durante la riunione. Questi possono includere :
- domande per la discussione
- argomenti da validare
- interventi dei partecipanti
- presentazione dei risultati, ecc.
Sviluppo: lo svolgimento della riunione
In questa sezione viene definito in dettaglio l'ordine del giorno.
I fatti, le discussioni e le questioni affrontate sono elencati in ordine cronologico.
In una riunione di monitoraggio di un progetto, ad esempio, questa sezione può :
- fornire un contesto, come gli obiettivi della fase trattata nella riunione,
- ricordare le attività pianificate tra la riunione precedente e quella odierna,
- descrivere tutte le azioni effettivamente svolte in questo periodo,
- indicare le azioni che non sono ancora state completate e il motivo (ostacoli incontrati),
- riferire sulle discussioni relative alla fase successiva del piano d'azione.
☝️ A seconda del tipo di progetto, il verbale può includere altri elementi, come la persona responsabile del compito, il calendario e il risultato atteso al termine dell'azione.
La fine della riunione è di solito il momento in cui si raggiungono gli accordi. Spesso queste questioni vengono messe ai voti. A questo proposito, il verbale deve includere
- l'elenco delle questioni valutate
- il numero di persone che hanno partecipato alla votazione
- le misure adottate in base ai risultati della votazione.
Il corpo del documento deve quindi essere un riassunto sia dei fatti che delle discussioni avvenute durante la riunione.
Conclusione: chiusura della riunione
Questa parte del resoconto della riunione riporta :
- le decisioni prese o i risultati delle votazioni,
- le azioni future e i relativi responsabili
- la data della prossima riunione e i dettagli (luogo, ora, argomento, ecc.).
Alla fine della sezione è previsto uno spazio per le firme. Di solito sono la persona che ha redatto il verbale (ad esempio il segretario) e la persona che ha convocato la riunione (ad esempio il project manager, il presidente, ecc.) a firmare il verbale.
☝️ Nel caso di un contratto, il verbale deve essere firmato dai rappresentanti di ciascuna delle parti coinvolte. A tal fine, il documento deve essere inviato per la firma e l'approvazione di tutti al termine della riunione.
Appendici: a supporto del contenuto della riunione
Le appendici non sono obbligatorie e non tutte le riunioni ne hanno bisogno.
A seconda degli argomenti discussi, possono essere stati utilizzati diversi documenti per integrare o illustrare ciò che è stato detto durante la riunione, come ad esempio :
- relazioni
- bilanci
- analisi statistiche
- grafici
- fotografie,
- specifiche tecniche di macchinari o attrezzature da acquistare, ecc.
Allegare queste appendici al verbale le rende disponibili per la consultazione e fornisce un supporto scritto a quanto detto durante la riunione.
Esempio di verbale di riunione (Excel)
Ecco un esempio di verbale di riunione contenente gli elementi di base sopra elencati. Utilizzatelo come base per preparare il documento prima della vostra riunione. ☝️
Per farvi risparmiare tempo e facilitare il vostro lavoro, Appvizer vi fornisce gratuitamente un documento pronto all'uso.
Questo modello di verbale di riunione può essere scaricato in formato Excel e personalizzato in base alle esigenze del vostro progetto o riunione. Tutto ciò che dovete fare è compilare le sezioni!
Come si scrive un buon verbale di riunione? 6 passi fondamentali
Fase 1: preparazione
Per essere sicuri di essere efficienti durante la riunione, preparate il documento che userete per raccogliere tutte le informazioni della riunione.
Il modello, come mostrato sopra, vi aiuterà a essere più efficienti.
Fase 2: prendere appunti
Per redigere un verbale il più accurato possibile, è ovvio che durante la riunione è necessario prendere appunti.
Per essere sicuri di catturare tutte le informazioni importanti nel documento, è una buona idea procurarsi un dispositivo (app per smartphone o dittafono) con cui registrare la riunione , in modo da poterla trascrivere perfettamente in seguito.
⚒️ Non avete tempo (o voglia 😮💨) di trascrivere tutto manualmente? Lo capiamo, e lo capisce anche RingCentral. Ecco perché RingCentral non solo consente di organizzare riunioni in videoconferenza, ma anche di registrare le riunioni e di trascriverne automaticamente il contenuto! Pratico, vero?
💡 Questo è diventato ancora più vero negli ultimi anni con le riunioni ibride o completamente remote!
Fase 3: informazioni essenziali
Ecco le informazioni fondamentali da includere nella vostra CR:
- il titolo del documento
- l'identità dell'azienda
- il nome e/o il numero della riunione
- la data della riunione e, se applicabile, l'ora della riunione,
- la data in cui è stato redatto il verbale,
- lo scopo della riunione (compreso il nome del progetto, se applicabile),
- l'ordine del giorno,
- i nomi e le posizioni dei partecipanti,
- il corpo del documento, cioè lo svolgimento della riunione, suddiviso in parti e sottoparti,
- la conclusione contenente i passi successivi da compiere,
- il nome della persona che ha redatto il rapporto,
- la data della riunione successiva, se applicabile.
Per tutte le altre informazioni contenute nello sviluppo, fate attenzione a trascrivere la riunione in modo fedele, senza aggiunte o omissioni su argomenti importanti.
Non è necessario riportare esattamente i dialoghi, ma in sostanza le idee chiave scambiate e le decisioni prese insieme.
💫 Scoprite altri metodi e consigli per gestire con successo i vostri progetti:
Fase 4: formattazione
L'ideale sarebbe redigere e finalizzare il verbale subito dopo la riunione, in modo da avere ancora un ricordo "fresco" degli scambi e dello svolgimento della riunione. Assicuratevi che il contenuto sia :
- informativo
- fattuale
- esplicativo.
Potete usare la voce passiva per raggiungere questo obiettivo. Allo stesso modo, non deve contenere pregiudizi o commenti. Puntate all'obiettività!
Anche la formattazione del verbale deve essere strutturata secondo le parti indicate sopra:
- ordine del giorno/introduzione
- sviluppo
- conclusione.
💡 Per garantire che il vostro verbale sia veloce da leggere e pratico, mantenete le frasi brevi e utilizzate elenchi puntati e paragrafi per quanto necessario.
Fase 5: correzione delle bozze
Prendetevi il tempo di rileggere il verbale finale, per assicurarvi che tutti gli elementi siano presenti e coerenti, che tutto sia scritto in un francese impeccabile e che i termini tecnici siano usati in modo appropriato.
Potete chiedere ad altri partecipanti di rileggere il documento per chiarire eventuali ambiguità o correggere eventuali refusi finali.
Fase 6: Convalida e distribuzione
Il verbale non è ufficiale finché non è stato approvato da tutte le parti responsabili della sua convalida.
Una volta convalidato, cercate di inviarlo a tutte le persone interessate (partecipanti, ma anche assenti) il più rapidamente possibile, il giorno stesso se possibile o fino a 2-3 giorni dopo la riunione.
Ricordate inoltre di rendere il documento accessibile e consultabile in qualsiasi momento da tutti i membri dell'azienda, in modo che ognuno possa facilmente fare riferimento alle informazioni che desidera.
💡 Per assicurarsi che i verbali delle riunioni vengano distribuiti correttamente ai team interessati, è meglio salvarli nel software di gestione dei progetti o sulla piattaforma collaborativa.
⚒️ Prendiamo ad esempio la piattaforma di collaborazione lavorativa monday.com, ideale per i manager. Organizza attività e progetti sotto forma di tabelle intuitive. Con pochi clic, è possibile allegare a queste tabelle il documento desiderato nella colonna "File". Grazie alla galleria dei file, è possibile trovare facilmente tutti i documenti archiviati in un unico elemento. Infine, lo strumento consente di limitare l' accesso ai verbali delle riunioni o di autorizzare le annotazioni.
Verbalizzazione delle riunioni con l'IA
Come funziona?
Immaginate uno strumento che vi ascolta durante la riunione, prende appunti per voi e poi vi invia un resoconto chiaro prima ancora che lasciate la stanza o il video. Benvenuti nell'era dei verbali di riunione automatizzati dall'intelligenza artificiale!
Il principio è semplice: un' applicazione AI (spesso collegata a Zoom, Google Meet o Teams) si autoinvita come partecipante silenzioso alla riunione. Registra gli scambi, prende nota dei punti chiave, rileva le decisioni prese e le azioni future.
Poi, in pochi secondi (neanche il tempo di un caffè ☕), genera un documento strutturato:
- con l' ordine del giorno ricostruito,
- gli argomenti discussi
- le discussioni principali,
- le decisioni prese,
- le fasi successive.
Alcuni strumenti offrono persino riepiloghi intelligenti, riepiloghi personalizzabili a seconda del tipo di rapporto e suggerimenti di azioni concrete per il team di progetto.
L'intelligenza artificiale non fa solo risparmiare tempo. Rende più affidabile la presa di appunti, riduce le omissioni e migliora la stesura dei verbali delle riunioni. Non c'è bisogno di rincorrere le informazioni, arrivano semplicemente nella casella di posta elettronica.
5 strumenti per aiutarvi a verbalizzare le riunioni
1 su 4
 Fireflies.ai |  Otter.ai |  Sonix |  Trint |
|---|---|---|---|
| Per tutte le aziende | Per tutte le aziende | Per tutte le aziende | Per tutte le aziende |
| Vedi software | Vedi software | Vedi software | Vedi software |
| Per saperne di più su Fireflies.ai | Per saperne di più su Otter.ai | Per saperne di più su Sonix | Per saperne di più su Trint |
Fireflies.ai: trascrizione automatica e sintesi intelligente delle riunioni
Fireflies.ai entra nelle vostre riunioni per prendere appunti al posto vostro. Grazie al suo sistema di trascrizione automatica, lo strumento cattura ogni parola scambiata durante la riunione.
Una volta terminata la discussione, riceverete un rapporto chiaro con :
- i punti chiave
- le decisioni prese
- le azioni successive ,
- e persino le citazioni chiave.
💡 Bonus: è possibile effettuare una ricerca per parola chiave o filtrare gli scambi per partecipante.
Il vero vantaggio? Fireflies si integra con i vostri strumenti preferiti: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, ma anche Slack, Trello o persino il vostro CRM. Così potrete risparmiare tempo prezioso per redigere i verbali delle riunioni.
Fireflies.ai
Otter.ai: prendere appunti in tempo reale con un assistente AI integrato
Otter.ai è il campione dell'annotazione in diretta. Durante la riunione, trascrive ogni scambio in tempo reale e genera al volo un rapporto strutturato . Non è necessario aspettare la fine della riunione per scoprire chi ha detto cosa.
Il suo assistente AI indica i punti chiave, le decisioni da ricordare e persino le azioni successive da intraprendere. Può anche assegnare automaticamente i discorsi ai partecipanti, per mantenere una chiara registrazione dei contributi di ciascuno.
Otter si integra perfettamente con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e può anche sincronizzarsi con il calendario per avviare la trascrizione al momento giusto. È l'alleato dei professionisti dei progetti che vogliono rimanere concentrati senza sacrificare la scrittura del resoconto.
Otter.ai
Compagno: gestione strutturata delle riunioni e follow-up collaborativo
Fellow non si limita a registrare i minuti: struttura l'intera riunione dalla A alla Z. Dall'impostazione dell'ordine del giorno all'annotazione collaborativa e al monitoraggio delle azioni, trasforma ogni scambio in un momento produttivo.
Il suo principale vantaggio? Uno spazio condiviso in cui ogni partecipante può :
- aggiungere punti da affrontare
- monitorare l'avanzamento del progetto,
- co-creare il documento della riunione.
Niente più dimenticanze o "chi doveva fare cosa" alla fine della settimana.
Fellow offre anche modelli di account che possono essere personalizzati in base al tipo di riunione: 1:1, riunione di team, comitato strategico, ecc. E si integra con Slack, Google Calendar, Asana e Zoom per un follow-up perfetto.
È ideale per i team che desiderano che le informazionifluiscano senza intoppi e che vogliono che qualcuno si assuma la responsabilità di ogni azione. In breve, un vero e proprio direttore d'orchestra per il lavoro collaborativo.
Sonix: trascrizione rapida di file audio e video
Sonix è pensato per coloro che registrano le riunioni per rivederle in seguito. Si carica il file audio o video e lo strumento genera una trascrizione a tempo di record. Annotazioni rapide e veloci.
Il testo viene sincronizzato con l'audio, facilitando la navigazione tra i contenuti. È possibile :
- evidenziare i punti importanti,
- commentare i passaggi,
- lavorare insieme sullo stesso documento.
Sonix gestisce oltre 40 lingue e offre funzioni di editing avanzate, perfette per perfezionare il resoconto della riunione o per pubblicare un verbale pronto da condividere. Non è lì per assistere alla riunione, ma per riviverla parola per parola, quando ne avete bisogno.
🎯 Una buona scelta se lavorate in remoto, se avete spesso bisogno di riascoltare argomenti delicati o se avete a che fare con progetti complessi. Il tutto senza perdere nemmeno un'informazione.
Sonix
Trint: editing collaborativo di trascrizioni per i team dei media
Trint trasforma le registrazioni audio o video in trascrizioni chiare, pronte per essere modificate, commentate e condivise con il vostro team.
Il suo punto di forza? Un'interfaccia progettata per la collaborazione:
- tutti possono evidenziare i punti chiave,
- aggiungere commenti
- assegnare azioni,
- creare estratti video della riunione.
Ideale per i lavori di contenuto, giornalismo o marketing, dove ogni parola conta.
Trint offre anche:
- modelli di account personalizzati
- strumenti di traduzione automatica
- ricerca intelligente in tutti i documenti.
Se vi destreggiate tra progetti, stakeholder e scadenze strette, Trint vi aiuta a mantenere la testa fuori dall'acqua, conservando una registrazione accurata di ogni discussione.
Trint
Suggerimenti finali per una maggiore chiarezza ed efficienza
- Inquadrate i vostri sforzi di scrittura: fissatevi un tempo massimo di un'ora, ad esempio. Questo vi incoraggerà a sintetizzare e vi farà risparmiare tempo prezioso che potrebbe essere utilizzato per raggiungere i vostri obiettivi.
- Utilizzate un formato standard: questo standardizza il materiale scritto del progetto e facilita la ricerca di informazioni specifiche, poiché segue un ordine logico nelle sezioni.
- Prevedete sezioni extra: tenendo presente che non tutte le riunioni trattano gli stessi argomenti, prevedete una certa flessibilità, con spazi vuoti da riempire se necessario.
- Seguite i vostri obblighi: se il vostro progetto fa parte di un processo di qualità, dovrete senza dubbio rispettare determinati standard e obblighi. Non trascurateli e assicuratevi che siano in linea con il vostro sistema di gestione integrato.
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