Come organizzare la giornata lavorativa: 15 attività utili per migliorare la produttività

di Giorgia Frezza, il 08/04/21
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Arrivate a fine giornata completamente esausti, dopo lunghissime ore a lavoro che si sono mostrate assolutamente improduttive. Pensate che il problema sia il lavoro? Che non siate tagliati per il vostro ruolo? Siete sull’orlo di un burn-out?

Avete mai considerato che forse una migliore organizzazione della giornata potrebbe produrre dei risultati differenti?

Ma come organizzare la giornata lavorativa? Non tutti hanno uno spirito multi-tasking. E probabilmente anche coloro che sono in modalità multi-tasking, dovrebbero cambiare strategia.

La migliore tattica è essere ben organizzati per completare le proprie task in modo smart.

Scoprite come nel nostro articolo!

1. Mantenere l’ordine sul vostro posto di lavoro

Eliminare il disordine, gli oggetti inutili e i documenti cartacei extra, le note Post-It, le spillatrici, il nastro adesivo e la classica tazza piena di 50 penne. Fate spazio solo al vostro computer, alla casella di posta elettronica, al telefono e alla vostra to-do list. Il vostro posto di lavoro deve garantirvi dello spazio per poter lavorare in modo efficiente e performante.

2. Redigere una to-do list digitale

Perché una to-do list digitale? Probabilmente sarete affezionati alla vostra to-do list cartacea? Ma quante volte avete rischiato di perderla? E una volta che si è riempita di impegni, quanto diventa difficile cercare una task specifica?

Una lista digitale, infatti, vi permette di cercare nello specifico: vantaggio indiscutibile rispetto alla versione cartacea.

Per esempio, se vedete uno dei vostri collaboratori arrivare in ufficio, potete digitare il suo nome nella vostra agenda digitale e compariranno subito le task di cui avete bisogno di parlare con lui.

Altra situazione: vi avanza un po’ di tempo libero, digitate nella vostra agenda la parola chiamata, subito comparirà la lista delle call che dovreste fare, utilizzando, così in modo smart i tempi morti.

3. Ritagliare 15 minuti alla fine di ogni giornata lavorativa

No, quegli ultimi 15 minuti alla fine della giornata lavorativa non servono per fare degli esercizi di yoga prima di uscire. Sono per prepararvi a un’altra giornata di successo per il giorno seguente.

Gli ultimi 15 minuti della giornata vi serviranno per ordinare il vostro posto di lavoro:

  • archiviate i documenti,
  • restituite gli oggetti utilizzati agli uffici corrispettivi,
  • pensate a riciclare i materiali riciclabili o a occuparvi della spazzature se è il vostro turno,
  • riscrivete la lista di cose da fare.

In questo modo, potrete arriverete al lavoro la mattina dopo con un'area di lavoro ordinata e una linea guida per la nuova giornata lavorativa.

4. Programmare il tempo per essere ben organizzati

Non aspettate la fine della giornata per organizzare tutto. Se lo fate, potreste aver bisogno di più di 15 minuti per mettervi sulla buona strada per la giornata successiva. Durante la giornata, anche 10 minuti possono fare la differenza.

Quindi aggiungete alla vostra agenda del tempo per organizzare la vostra giornata lavorativa. Quando programmate il pranzo e le riunioni, ci andate, giusto? Fate la stessa cosa per il tempo di organizzazione da dedicare ogni giorno. Scaricare la vostra to-do list digitale sul cellulare vi può permettere di verificare costantemente a che punto siete della vostra roadmap giornaliera.

5. Inserire il pilota automatico per le task di routine

Ogni lavoro ha dei progetti che si ripetono ogni anno alla stessa ora e ogni lavoro ha piccoli compiti che devono essere gestiti settimanalmente e mensilmente. Non cambiate i meccanismi interni ogni volta che affrontate un progetto che presenta le stesse affinità.

In questo caso, gli strumenti di automazione possono essere i vostri migliori amici: le mail di ringraziamento prescritte ai clienti che potete copiare e incollare vi faranno risparmiare tempo prezioso che potete dedicare per delle task più difficili. Se il vostro lavoro è incentrato sui social media, ci sono software che potete usare per postare in modo automatico. Basta fare una ricerca degli strumenti che ti aiuteranno di più e utilizzarli il prima possibile.

6. Fare una piccola chiacchierata con i vostri colleghi

Fare una piccola chiacchierata con i vostri colleghi è anche un modo intelligente per iniziare la giornata sul posto di lavoro. Cercate di condividere l'obiettivo dell'altro e anche i punti critici che devono essere gestiti in quel particolare giorno. Questo motiverà anche i vostri colleghi a lavorare come una squadra e ad affrontare varie sfide insieme. Quindi, iniziare la giornata con questi discorsi motivanti e amichevoli è il modo perfetto per allontanare tutte le preoccupazioni.

7. Controllare la tua casella di posta elettronica ma nessuna distrazione

Non dovreste prendere l'abitudine di controllare la casella di posta elettronica appena arrivate sul posto di lavoro, perché può distrarvi dal vostro obiettivo. Secondo degli studi scientifici, è stato scoperto che le persone iniziano a guardare video divertenti, azioni e titoli di notizie piuttosto che controllare le e-mail. Anche se passate attraverso la casella di posta, assicuratevi di rispondere solo alle e-mail urgenti. Non dovete inoltre controllare troppo spesso la vostra casella di posta elettronica, ma prendere l'abitudine di controllare non più di tre o quattro volte al giorno.

8. Costruire una routine specifica

Costruire una routine è anche altamente raccomandato per trascorrere la giornata sul posto di lavoro in modo organizzato. Costruendo una routine non dovrete prendere in continuazione delle decisioni regolari su ciò che deve essere fatto dopo. Tutti i vostri compiti saranno portati a termine in modo adeguato.

9. Fissare un periodo di tempo specifico per portare a termine una determinata attività

È necessario fare un piano per completare una task entro un periodo di tempo specifico. Questo vi aiuterà a realizzare il lavoro per tutto il giorno secondo il vostro programma. Potete anche usare strumenti unici per tracciare le vostre attività in ufficio. Impostando un timer, sarete in grado di completare una parte vitale di un progetto specifico in un breve periodo di tempo. Anche se sembra semplice, risulta altamente vantaggioso per aumentare la produttività sul posto di lavoro.

10. Affrontare task complicate nella prima metà della mattina

Ci sono molte persone che credono che il cervello funzioni al massimo delle sue capacità durante la mattina. Quindi, assicuratevi di iniziare la vostra giornata sul posto di lavoro con i compiti più complicati e cercate di risolverli in modo creativo. Sarete in grado di affrontare le sfide in modo efficiente durante la prima metà della mattina.

11. Concedetevi una piccola ricompensa dopo aver gestito un task difficile

Assicuratevi di motivarvi, concedendovi delle piccole ricompense dopo aver portato a termine una situazione complicata e complessa sul posto di lavoro. Per esempio, assicuratevi di fare una pausa caffè o tè dopo aver avuto una riunione con uno dei clienti più difficili. Potete anche fare una chiacchierata con i vostri colleghi per rinfrescarvi la mente.

12. Essere pronti ad affrontare le interruzioni

Anche se avete fissato un periodo di tempo, qualcosa può andare storto e rovinare il vostro programma. Quindi dovete essere sempre pronti ad affrontare le interruzioni.

Per esempio, se avete intenzione di completare un compito specifico entro le 09:00 - 09:30 e poi iniziare l'attività successiva dalle 09:45, potreste trovarvi un po’ con l’acqua alla gola. Pertanto, è consigliabile essere pronti a tutto e prevedere che non tutto rispetti le deadline del vostro programma.

13. Non bisogna trascurare le pause

Anche se può essere uno dei giorni più impegnativi sul posto di lavoro, assicuratevi di fare una pausa di una certa durata. Trascorrere un po' di tempo fuori dal posto di lavoro vi aiuterà ad ottenere un alto livello di energia per affrontare un problema o una questione con un approccio diverso. Aumenterà anche la vostra produttività sul posto di lavoro.

14. Assicurarsi di impiegare le risorse giuste

Cercare ogni giorno nuove risorse per risolvere o portare a termine un compito specifico è solo una perdita di tempo. Vi consigliamo piuttosto saggio di attenervi all’impiego di una particolare risorsa che funziona meglio per la task del giorno. Questo non solo farà risparmiare tempo, ma vi aiuterà anche a completare il vostro lavoro di routine in modo efficace.

15. Fatevi aiutare dai vostri colleghi

Ci sono molti obiettivi che dovete realizzare oggi? Vi state chiedendo se sarete in grado di completare ogni singolo compito in modo tempestivo? Allora sarà sicuramente vantaggioso per voi ottenere l'aiuto dei vostri colleghi. Assicuratevi di cercare le risorse giuste nel tuo posto di lavoro per raggiungere il vostro obiettivo in modo efficace.

Questi sono alcuni dei punti vitali che dovete seguire per realizzare il vostro obiettivo sul posto di lavoro. Dovete sempre ricordare che una pianificazione adeguata è estremamente importante per migliorare la vostra produttività. Non importa quello che state per realizzare, assicuratevi di implementare le vostre risorse nel miglior modo possibile. Dovete anche essere consapevoli di gestire il tempo in modo fruttuoso e quindi raggiungere il vostro obiettivo in modo efficiente.

Fateci sapere nei commenti se siete riusciti ad adattare questi consigli per raggiungere il successo nella vostra vita professionale.