Project dashboard: come costruirlo

Nell’ambito della gestione progetti, la realizzazione di una project dashboard ben costruita, si rivela indispensabile per un’organizzazione ottimale.

Infatti, avere sempre a disposizione un quadro riassuntivo delle prestazioni è fondamentale per analizzare le performance aziendali. Così, diventa più semplice intervenire tempestivamente in caso di problematiche.

Vediamo insieme tutti i vantaggi di questo strumento, e come fare per costruirlo in maniera ottimale. Infine, come si determinano i KPI di maggior interesse?

La project dashboard aiuta a visualizzare gli elementi essenziali di un progetto, e permette di monitorarne l'avanzamento in modo proattivo. Inoltre, permette di delegare compiti, determinare scadenze realistiche, individuare le criticità esistenti, e molto altro ancora.

In poche parole, in cosa consiste una project dashboard? Si tratta di un’interfaccia composta da informazioni sintetiche e dati rilevanti.

Questo cruscotto, permette di monitorare e analizzare l’avanzamento di un progetto e il raggiungimento degli obiettivi, per mezzo degli indicatori chiave di performance (o KPI). Questi ultimi, devono essere stabiliti con grande cura dal project manager, poiché sono fondamentali per tenere il progetto sotto controllo, e fare le giuste previsioni.

In altre parole, è uno strumento che permette di visualizzare una sintesi estrema di tutta l’attività di un’organizzazione in un dato periodo temporale. La project dashboard consiste in un confronto tra le previsioni e i risultati operativi attraverso alcuni indicatori neutrali e affidabili.

Adatto ad aziende di tutte le dimensioni, è uno strumento complementare alla pianificazione strategica. Il suo vantaggio? Essere costruito su misura in base alle caratteristiche dell’azienda e al settore di riferimento.

A vostra discrezione, potete scegliere questo strumento per la gestione di progetti singoli, oppure per un intero portafoglio progetti.

☝️ Potete scegliere di adottare un approccio trasversale, con membri di diversi team al lavoro su uno stesso progetto (commerciale, marketing, ricerca e sviluppo, ecc.).

Essenziale per la gestione a breve e medio termine, permette di mantenere alta la produttività e la redditività.

Attraverso le sue conclusioni chiare, permette l’apporto di correttivi non appena si osserva uno scostamento rispetto agli obiettivi previsti.

La dashboard deve contenere dati concreti e aggiornati in real-time. A seconda dello scopo, però, gli elementi possono variare:

• Gestione operativa. In questo caso si verifica il completamento delle task operative e l’attuazione del piano d’azione. L’obiettivo è attuare rapidamente azioni correttive, ove necessario.
• Gestione strategica. In questo caso si ricerca una visione globale di tutte le attività aziendali e il loro relativo avanzamento. L’obiettivo è facilitare il processo di decision making da parte del management e degli attori interessati.
• Analisi dati. In questo caso si cerca di analizzare i numeri, ad esempio identificando i nessi di causalità. L’obiettivo è migliorare i processi.

Per risultare efficace, la dashboard deve saper fornire informazioni pertinenti e imparziali ai 3 principali stakeholder del progetto:

• Management: si tratta di facilitare la gestione dei compiti, delle risorse (soprattutto in termini di budget) e dei vincoli dei vari processi di lavoro nel tempo,
• Team incaricato del progetto: in questo caso, lo strumento è parte di una strategia di miglioramento continuo delle prestazioni e di gestione del cambiamento.
• Parti terze (clienti, subappaltatori, revisori, ecc.): l'obiettivo è essenzialmente quello di consentire loro di misurare lo stato di avanzamento di un progetto e di dimostrare la trasparenza della comunicazione.

In grado di riassumere informazioni molto più complesse in un semplice numero, gli indicatori di performance sono centrali per qualsiasi project dashboard. Grazie ad essi è infatti possibile eseguire diagnosi pertinenti, volte a rendere il progetto efficace.

Se si gestiscono più progetti contemporaneamente, è preferibile combinare indicatori operativi e di risultato privilegiando un approccio SMART.

I KPI si possono raggruppare in diverse categorie:

• Indicatori di costo, volti a verificare che il progetto non sfori il budget allocato (monitoraggio costi effettivi, variazione costi progetto, ecc.);
• Indicatori di tempo, per monitorare le tempistiche, evitare ritardi e rispettare le scadenze prefissate (tasso di ritardo, ecc.);
• Indicatori qualità, per valutare la qualità del progetto e del lavoro svolto (tasso di customer satisfaction, tasso di lamentele, ecc.);
• Indicatori di efficienza, per verificare che la gestione progetti sia efficace e permetta di ottimizzare le risorse necessarie, e se il progetto avanza in modo soddisfacente. (tasso di avanzamento, numero di task completate, ecc.).

Per valutare l’efficacia del project management, gli indicatori devono permettere di misurare gli sforzi compiuti in relazione agli obiettivi iniziali.

Le domande a cui devono rispondere sono piuttosto semplici, e concernono la qualità, i costi, e le tempistiche. Ecco alcune tra le più comuni:

• Qual è l'attuale livello di utilizzo delle risorse pianificate?
• Qual è il tasso di soddisfazione del cliente?
• Qual è il tempo medio dedicato a certi compiti?

La gestione di un progetto comporta anche il controllo e il monitoraggio dell'ambiente circostante. In questo contesto, i cosiddetti indicatori "operativi" sono utilizzati per gestire i rischi lungo tutta la roadmap (tasso di assenteismo ad esempio).

Si tratta di veri e propri campanelli di allarme, utili per rilevare eventuali anomalie. Un rapido intervento correttivo permette di evitare il deterioramento di uno o più indicatori di risultato per un periodo di tempo più lungo.

In caso di rappresentazione grafica, si utilizzano i colori verde (OK), giallo (soglia di allerta) e rosso (situazione critica).

Semplice a prima vista, la project dashboard richiede in realtà una pianificazione adeguata.

Uno scoreboard non è solamente un documento informativo. Il suo obiettivo è facilitare il processo di decision making degli utenti.

La sua realizzazione necessita in primo luogo di una definizione precisa dei risultati attesi dal destinatario. Successivamente, verificate di aver identificato i giusti parametri misurabili (svolgendo, se necessario, dei test). Su questi parametri i vostri collaboratori potranno operare, per raggiungere gli obiettivi fissati.

Ricordatevi che la dashboard non è un rapporto dettagliato, ma deve permettere ai suoi lettori una comprensione in pochi minuti. Per questo, è buona norma non selezionare più di 10 KPI. Scegliete solo quelli più coerenti con i vostri problemi decisionali, e risparmierete tempo e risorse per la raccolta di dati superflui.

Ricorrere a una piattaforma SaaS (Software as a Service) si rivela indispensabile per essere competitivi in un ambiente di lavoro sempre più collaborativo e interfunzionale. Ergonomiche e intuitive, queste soluzioni garantiscono una maggior profondità analitica e una maggior interattività rispetto ad un’analisi svolta tramite i tradizionali fogli di calcolo.

Sul nostro comparatore di software online, trovate alcune soluzioni che potrebbero fare al caso vostro. Oltre a un miglior “task management”, la personalizzazione è garantita grazie alla presenza di un gran numero di dashboard template.

Uno dei principali vantaggi di una dashboard online è senza dubbio la presentazione visuale delle informazioni.

Grafici, Gantt chart e icone permettono di creare eleganti sintesi di facile lettura, mostrando più facilmente i trend e l'evoluzione dei principali indicatori.

Il ricorso a colori, filtri e criteri di ordinamento offre una vasta gamma di personalizzazione, così da impostare i report nel modo più efficace e intuitivo possibile.

Le dashboard online permettono di accedere ad un grado di dettaglio molto elevato. Diventa così più semplice monitorare l’andamento delle subtask, e comprendere le cause dei vari andamenti.

Generalmente, una parte dello schermo ospita una griglia di tipo Excel con diversi elementi: un clic su uno di questi permette di visualizzare il relativo indicatore di progetto, e le informazioni associate. Ciascun dipendente (e non solo il capo del progetto) può così informarsi sulla data di completamento prevista, sul controllo del budget, sul rispetto dei tempi, ecc.

I tool più avanzati permettono una condivisione delle informazioni all’avanguardia. Per una velocità massima nel processo decisionale e esecutivo. Alcune soluzioni permettono ad esempio delle funzionalità prese a prestito dal mondo dei social network: per scambiare in tempo reale su uno specifico thread di discussione.

La dashboard costituisce un asset indispensabile nella gestione progetti. Al contempo strumento di gestione e di tracciamento, garantisce massima visibilità sui rischi, sulle risorse e sul programma di lavoro. Inoltre, permette di ricevere per tempo delle segnalazioni in caso di scostamenti di alcuni parametri.

L’utilizzo di un software SaaS per costruirla consente un grado elevato di personalizzazione di tutti gli indicatori di progetto, nonché del layout. Inoltre, favorisce la reattività e migliora le prestazioni operative.