Il metodo DMAIC in 5 tappe

DMAIC. Se avete cercato questa parola, siete probabilmente un manager operativo alla ricerca dell'equazione perfetta tra la gestione del vostro team e il raggiungimento degli obiettivi aziendali, attraverso il miglioramento dei processi esistenti.

Nell’ambito del lean management, avete provato ad applicare il metodo DMAIC?

In questo articolo, vi spieghiamo di cosa si tratta e come può aiutare a risolvere alcuni vostri problemi nel riuscire in un progetto.

DMAIC, acronimo di Define, Measure, Analyze, Improve, Control, è un metodo di management agile che ha l’obiettivo di migliorare la qualità e l’efficacia dei processi di produzione industriali (lean manufacturing), ma si applica anche ai processi aziendali nei servizi, nella logistica, nel commercio e nell’amministrazione.

Il metodo DMAIC deriva dal metodo Six Sigma, brevettato da Motorola sul finire degli anni Ottanta.

Tramite l’analisi e la risoluzione dei problemi, rilevati in compiti spesso ripetitivi, il DMAIC condivide gli obiettivi del Lean Six Sigma:

• aumento di redditività e produttività,
• soddisfazione clienti,
• riduzione sprechi e ottimizzazione risorse,
• qualità della vita lavorativa e sicurezza dei dipendenti, ecc.

L’obiettivo del DMAIC è simile a quello del metodo Kaizen, relativo anch’esso alla gestione dei processi.

Vediamo insieme il modello DMAIC con un esempio relativo ai tempi di consegna.

🎯 Obiettivo: identificare il problema, i rischi e i possibili freni.

Inoltre, in questa fase bisogna definire i bisogni dei clienti, gli obiettivi generali e le risorse e tempistiche relative ai vari team di progetto.

🤔 Domanda: qual è il problema individuato? Qual è l’obiettivo del progetto?

🚀 Mappare il processo (in corso o previsto) per identificare difficoltà e rischi.

💡 Consiglio:

• priorizzare i problemi a seconda dell’urgenza, dell’importanza e dell’impatto sugli altri processi.
• utilizzare il metodo delle 5 M (o diagramma di Ishikawa) per schematizzare le relazioni causa-effetto.

🤓 Risposta: Il tempo che intercorre tra l'ordine del cliente e la consegna finale è molto lungo. Occorre quindi ridurlo.

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🎯 Obiettivo: Misurare e quantificare concretamente il problema, l’obiettivo di performance o la produttività, utilizzando delle metriche. Questa fase consente, in particolare, di individuare il margine di progresso e le variazioni del ciclo.

🤔 Domanda: Come misurare concretamente il problema? Quali sono gli indicatori da seguire?

🚀 Azione: Determinare le metriche e i punti di misura rilevanti e limitarli ad un massimo di 10, per seguirli accuratamente.

💡 Consiglio: Gli indicatori vanno scelti in base ai vostri obiettivi e ai risultati attesi. Tenerlo a mente vi aiuterà a selezionarli con saggezza.

Gli esperti Six Sigma raccomandano metriche che rispondano a 4 criteri:

• precisione,
• ripetibilità,
• riproducibilità,
• stabilità.

Potete chiedere a questi esperti una consulenza o partecipare a una formazione Lean Six Sigma (vi sono diversi livelli di certificazione previsti: Green Belt, Black Belt, ecc.).

🤓 Alcune linee d'azione possibili :

• il numero di ordini e la loro evoluzione,
• il tempo medio di elaborazione in ogni posizione strategica (ricezione dell'ordine, produzione, preparazione dell'ordine, spedizione),
• il numero di dipendenti per ogni posizione in relazione alla curva dell'ordine.

Inoltre, potete anche misurare il tasso di reclami del servizio clienti e il tasso di riacquisti, per vedere se questo ha un impatto reale sulla vostra attività.

🎯 Ricercare le cause del problema o dei rischi potenziali analizzando i processi e i dati raccolti nella fase precedente.

L’analisi di questi dati va oltre la comprensione del problema e la valutazione del divario tra la situazione attuale e gli obiettivi definiti (reali vs. previsti).

🤔 Domanda: Quando, in che momento e in che modo si presenta il problema?

🚀 Azioni:

• Sintetizzare i dati raccolti per mezzo di una dashboard;
• Analizzare il loro evolversi e le differenze tra risultati attesi e raggiunti.

💡 Consigli:

• Naturalmente si deve tener conto della variabilità dei dati, ad esempio se la vostra attività è soggetta a stagionalità.
• Il metodo QQOQCP, anche detto regola delle 5W (Who, What, Where, When, Why), può essere utilizzato con i vari stakeholder per prendere in considerazione tutti i parametri (gestionali e di campo), al fine di proporre o scartare le vie di miglioramento da sperimentare.

🤓 Risposte:

• in seguito a confronto coi collaboratori interessati: emerge un deficit di comunicazione tra i team che preparano gli ordini e quelli che li spediscono, che non sono avvertiti in tempo reale della loro disponibilità.
• Dati: il ritardo maggiore si registra nell'area "spedizione" dei magazzini, che da solo rappresenta il 20% del tempo medio di evasione degli ordini. Sembra pertanto esserci una carenza di manodopera e di attrezzature.
• I reclami per ritardi di consegna sono aumentati del 15% rispetto allo stesso mese dell’anno scorso preso come riferimento, quando c'erano il 20% di ordini in meno da gestire, da parte di un numero di dipendenti rimasto invariato.

🎯 Obiettivo: determinare e attuare la soluzione in grado di eliminare la causa del problema.

Diverse aree di miglioramento possono essere testate, contemporaneamente o in alternativa.

🤔 Domanda: Quali aree di miglioramento dovrebbero essere testate per prime?

🚀 Azioni :

Definire un piano d'azione con la partecipazione di tutti gli stakeholder per garantire il loro impegno e la loro efficacia.

Pianificare tutte le attività dopo averle tagliate e programmate in base alla loro interdipendenza.

💡 Consigli:

Definire una soglia di tolleranza accettabile e dei criteri di successo (in questo caso relativo ai tempi di consegna) per giudicare se un miglioramento è sufficiente in relazione agli obiettivi.

Lasciare il tempo per far apparire i risultati.

🤓 Risposte:

• assumere nel settore “spedizioni”,
• rinnovare progressivamente i materiali,
• affidarsi ad uno strumento collaborativo affinché i team possano comunicare in tempo reale e condividere il loro livello di progresso in ogni fase della catena di produzione.

🎯 Obiettivo: verificare che la soluzione dia risultati sul lungo periodo.

Anche in questo caso si tratta di osservare, misurare utilizzando i KPI (Key Performance Indicators) e analizzare i nuovi processi messi in atto. Infine, osservare i progressi e adattare le azioni in base ai risultati.

🤔 Domanda: Come guidare le azioni tenendo conto delle metriche e delle variabili definite?

🚀 Azioni:

• verificare la corretta attuazione delle azioni definite;
• anticipare i rischi e dotarsi di strumenti di collaborazione e di supporto alle decisioni;
• documentare i processi e aggiornarli;
• formulare raccomandazioni per ottenere risultati duraturi.

💡 Consigli: Che si tratti di cambiare processi, strumenti o gestione, non esitate a chiedere aiuto agli specialisti e, soprattutto, a comunicare con i vostri team.

🤓 Risposte: affidarsi ad un software quale:

• KPI Fire App: un’applicazione di software management ricca di funzionalità che permettono di migliorare la comunicazione aziendale interna.
• Mashzone: un’applicazione che permette la creazione di dashboard grafiche a partire dall’analisi dati, che permette di prendere decisioni più consapevoli.

Ora che conoscete i vantaggi offerti dal metodo DMAIC, siete pronti per applicarlo nella vostra azienda!