COMEX: come renderlo un organo di gestione efficace?

COMEX, CODIR, COPIL, COMOP... Nel gergo aziendale non mancano gli acronimi per le riunioni che occupano gran parte del vostro tempo.

I dirigenti aziendali hanno generalmente familiarità con questi termini. Questo articolo fa luce su ciascuno di essi, illustrando cosa sono e a cosa servono, e fornisce anche consigli per gestire comitati esecutivi efficaci.

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Definizione di COMEX

Il Wiktionary definisce il COMEX, o comitato esecutivo, come il

comitato che assiste l'amministratore delegato.

È un organo di gestione che assume la forma di una riunione strategica. La sua frequenza varia a seconda delle dimensioni dell'azienda: può essere settimanale, mensile, semestrale o annuale.

Chi vi partecipa?

Il COMEX riunisce solo i dirigenti più anziani dell'azienda, gli amministratori più vicini alla direzione generale, come il direttore commerciale o il direttore marketing.

Qual è il ruolo del COMEX?

Il Comitato esecutivo svolge una serie di ruoli chiave nella governance aziendale. Serve a :

• (tenersi aggiornato sui risultati dell'azienda,
• monitorare l'attività aziendale
• sviluppare la strategia
• prendere decisioni strategiche,
• rafforzare la coesione e condividere una visione comune dell'azienda.

Esempio: COMEX di Total

Dal 1° settembre 2016, il Comitato esecutivo di Total è composto da sette membri che riportano al Presidente e Amministratore delegato:

• Patrick Pouyanné, presidente e amministratore delegato,
• Arnaud Breuillac, Presidente, Esplorazione-Produzione,
• Patrick de La Chevardière, Direttore finanziario,
• Momar Nguer, Vicepresidente esecutivo, Marketing e Servizi,
• Bernard Pinatel, Presidente, Raffinazione e Prodotti chimici,
• Philippe Sauquet, Vicepresidente esecutivo, Gas, Rinnovabili ed Energia e Vicepresidente esecutivo, Strategia-Innovazione,
• Namita Shah, Vicepresidente esecutivo, Persone e Responsabilità sociale.

Attua le strategie definite dal Consiglio di amministrazione e autorizza gli investimenti corrispondenti.

Shadow Comex: cos'è?

Forse vi sarete imbattuti nel termine "shadow comex". Che cos'è?

È un comitato che si affianca al comitato esecutivo di una società. Di solito è composto da giovani dirigenti. Il suo ruolo è consultivo; non ha poteri decisionali.

Ha tre obiettivi principali:

• esaminare in modo critico la strategia aziendale: lo shadow comex ha accesso agli stessi dati del comitato esecutivo, compresi quelli sensibili,
• illuminare l'alta direzione su nuove questioni, in particolare quelle relative alla trasformazione digitale,
• dare vita a nuovi progetti, sia per i processi interni all'azienda sia per ampliare la gamma di prodotti e servizi offerti.

Lo Shadow Comex può essere utilizzato come strumento manageriale, ma anche come leva per trattenere i talenti coinvolgendoli maggiormente nell'azienda, soprattutto per quanto riguarda il processo decisionale e la visione strategica dell'azienda.

⚠️ Avvertenze:

• Attenzione a non trasformarlo in un argomento di marketing e a comunicarlo (troppo): si perde l'aspetto "ombra" e i dipendenti potrebbero non vederlo di buon occhio;
• Attenzione a non creare una frattura intergenerazionale all'interno dell'azienda, mettendo i giovani manager contro quelli più esperti. L'obiettivo è che si scambino idee, lavorino insieme e imparino gli uni dagli altri.

Suggerimenti per un Comitato esecutivo efficace

Decisioni difficili da prendere, poco tempo per pensarci e prenderle... Come si può fare in modo che durante le riunioni del Comitato esecutivo si svolgano discussioni costruttive e produttive?

Stabilire un ordine del giorno e delle priorità

Può sembrare ovvio, ma è la prima cosa da fare: informate i membri del comitato in anticipo e comunicate loro gli argomenti che verranno discussi il prima possibile. Pianificate con largo anticipo, in modo che abbiano un po' di tempo per prepararsi e familiarizzare con gli argomenti.

Quali sono gli obiettivi di questo incontro?

Questa semplice domanda vi aiuterà a definire l'ordine del giorno e i risultati attesi alla fine del comitato.

Identificare chiaramente l'argomento sul tavolo

L'argomento è politico, strategico o operativo? Questo deve essere chiaro nella mente di tutti i presenti, in modo che si muovano tutti nella stessa direzione. Se non si parla esattamente della stessa cosa, sarà complicato andare avanti e prendere una decisione. Questo vale soprattutto se il tempo a disposizione per prendere una decisione è breve.

Beneficiare di una visibilità globale

Il Comitato esecutivo è il momento in cui sono rappresentati tutti i dipartimenti e l'occasione per fare il punto sull'attività di ciascuno di essi. Offre una visione a 360° dell'andamento dell' azienda, resa possibile dall'analisi dei KPI (key performance indicators) di ogni dipartimento.

Centralizzazione dei documenti necessari grazie all'EDM

Garantire l'accesso ai documenti a tutti i partecipanti è essenziale. La verbalizzazione, ad esempio, implica la possibilità di archiviare, rintracciare e condividere le informazioni scambiate.

Le aziende sono obbligate a considerare la condivisione sicura dei file per scambiare dati sensibili senza timore di divulgazione.

COMEX/CODIR: qual è la differenza?

Il confine tra questi due organi di gestione è talvolta confuso. La loro distinzione dipende dalle dimensioni dell'azienda e dalla sua cultura.

Un CODIR, o comitato di gestione, è responsabile della supervisione del buon funzionamento di un'azienda. Può comprendere fino a diverse centinaia di persone, molte di più di un COMEX. Un grande gruppo può avere decine o addirittura centinaia di CODIR, ma un solo COMEX.

Nelle aziende più piccole, in particolare nelle PMI, COMEX e CODIR possono essere sinonimi e comprendere gli stessi membri.

Altri organi di gestione aziendale

Il comitato direttivo (COPIL)

È un organo centrale nella gestione di progetti molto grandi. Controlla rigorosamente le attività, assicura il rispetto delle scadenze, definisce le risorse assegnate al progetto e così via. I suoi membri sono manager operativi coinvolti nella gestione del progetto.

Il Comitato operativo (COMOP)

Questo comitato riunisce i manager per prendere decisioni sia organizzative che operative.

Nelle piccole aziende i due concetti possono essere confusi.

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Le donne nei comitati esecutivi

Le donne sono sempre più rappresentate nei consigli di amministrazione delle grandi aziende. E a ragione: dal 1° gennaio 2017 le società francesi sono obbligate dalla legge Copé-Zimmermann, in vigore dal 2011, ad avere almeno il 40% di donne nei loro consigli di amministrazione.

I dati dimostrano che l'introduzione di questa quota è stata vantaggiosa. Alcune grandi aziende vantano addirittura una percentuale di donne superiore al 50%: Engie (56,2%), Icade e Vivendi (54,5%), ad esempio.

Ma il quadro non è così roseo quando si tratta del COMEX. Il CODIR e il COMEX non sono soggetti ad alcun obbligo legale per quanto riguarda la percentuale di donne in questi organi di gestione.

Nel 2018, solo il 15,3% dei comitati esecutivi delle 120 maggiori società francesi (SBF 120) era composto da donne.

Certo, questa cifra è in aumento, ma la crescita non è in alcun modo paragonabile a quella della presenza femminile nei consigli di amministrazione.

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