Quali sono gli obblighi del libro giornale?

La contabilità è una disciplina che permette di codificare e tenere traccia delle operazioni contabili effettuate ogni giorno da un'azienda nel corso della sua attività. Il libro giornale , che traccia tutte queste operazioni, contiene le registrazioni disposte in ordine cronologico e corrispondenti ai documenti giustificativi (fatture, documenti bancari, ecc.).

È un documento obbligatorio per la maggior parte delle strutture e la sua corretta gestione soddisfa degli obblighi di legge. Implica quindi il rispetto di un certo numero di regole per quanto riguarda la sua tenuta e le scritture contabili: rafforzare la conoscenza in materia contabile e rivedere gli elementi essenziali della contabilità in questo settore.

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Il libro giornale della contabilità

Cos'è il libro giornale della contabilità?

Il libro giornale è un registro a due colonne che viene utilizzato per registrare tutte le operazioni contabili , sia a credito che a debito .

Per tenere la propria contabilità, una società o il proprio commercialista registra cronologicamente e in modo continuo le varie scritture . Ciò consente anche di ordinare le registrazioni dell'anno in corso in base alla loro natura (acquisto, vendita, flusso di cassa, ecc.).

Tutti i flussi che hanno un'influenza sulle attività e passività della società sono registrati nel libro giornale, sia che provengano da un cliente o da un fornitore (acquisto di materie prime da un fornitore, ad esempio, per la vendita di prodotti finiti ai clienti). Pertanto, le operazioni possono essere molto varie.

Come gestire il libro giornale?

Modalità di tenuta

Il libro giornale dev’essere conservato per 10 anni in forma cartacea o digitale (art. 2215 bis codice civile). Se un tempo era previsto un bollo su ogni pagina oggi la disciplina impone:

• alle società di persone due marche da bollo ogni 100 pagine
• alle società di capitali una marca da bollo ogni 100 pagine

Per quanto riguarda i registri cartacei, nel caso di errori di inserimento, non è possibile effettuare correzioni ma è possibile solamente la correzione tramite storno.

L'utilizzo di software , comunque, sostituisce sempre di più i libri giornali cartacei con strumenti che permettono di evitare errori (ad esempio grazie al riconoscimento del conto esatto).

Regole specifiche per la registrazione

Le registrazioni effettuate nelle riviste contabili sono suddivise giorno per giorno. Non è possibile registrare una scrittura che duri diversi giorni. Inoltre, non ci possono essere spazi vuoti o alterazioni nel libro mastro. Le scritture devono essere registrate entro 60 giorni dall’evento scatenante.Un requisito finale è che gli importi siano espressi nella valuta nazionale del paese in cui si trova la sede legale della società.

Il contenuto della libro giornale

All'interno del libro giornale possiamo trovare tutte le registrazioni contabili dell'azienda.

Anche se normalmente è lasciato un certo margine di scelta, ovviamente lo strumento più utilizzato è la partita doppia. 

Tra le voci da inserire nel libro giornale vi sono :

• la data di ciascuna operazione registrata
• la formulazione della voce contabile
• l'importo della transazione contabilizzata

La sua struttura

Il libro giornale si presenta sotto forma di tabella con un'ampia colonna dedicata alle voci e, a destra, alla fine della riga, due colonne: la colonna degli addebiti e quella degli accrediti le due devono essere a somma zero: ciò significa che la somma degli addebiti è pari alla somma degli accrediti.

Redazione tramite Excel

Tra le possibilità per passare al "digitale" senza ricorrere ad un costo, resta sempre Excel. Dal nostro punto di vista ci teniamo a sottolineare che Excel può essere un ottimo strumento per muovere i primi passi verso una digitalizzazione della contabilità. In ogni caso restano dei punti di vigilanza che ci teniamo a farvi presente:

• Lascia comunque un discreto margine di errore nella vostra contabilità
• Non prevede dispositivi come marche temporali e altri dispositivi di sicurezza che permettano di sostituire quella che un tempo era la vidimazione tramite marca da bollo
• Non è la soluzione ideale quando si tratta di grandi volumi di registrazioni contabili

L'utilità di un software di contabilità

Mantenere i vostri conti senza uno strumento adeguato può essere fonte di errori, perdita di tempo e non conformità legale. I vostri conti sono il riflesso della vostra attività. Per dare un'immagine fedele, deve essere chiara e ben conservata.

Un vantaggio operativo e strategico

La vostra fatturazione, le vostre rimanenze, le vostre voci di chiusura - stato patrimoniale, conto economico - risultano dalla vostra contabilità o sono direttamente collegate alla vostra contabilità. Le risorse utilizzate sono quindi sia operative che strategiche.

I vantaggi dell'interoperabilità e della sincronizzazione

Ci sono due aspetti chiave tra i vantaggi di un software di contabilità specializzato:

• l'interoperabilità con le altre attività aziendali (un flusso registrato dal reparto vendite, ad esempio, va direttamente nella contabilità, evitando di dover rifare la contabilità )
• sincronizzazione: alcune soluzioni sono in grado di interfacciarsi con il vostro conto bancario. Tutte le vostre entrate e le vostre uscite sono così monitorate in tempo reale

Il sistema di promemoria

I software le cui API (Application Programming Interface) consentono tali connessioni possono avvisare l'utente in caso di :

• un pagamento tardivo da parte di uno dei vostri clienti
• o una scadenza per il pagamento di una delle vostre fatture fornitori

Questo sistema di promemoria è un'eccellente salvaguardia, che consente di gestire e monitorare la propria attività in condizioni ottimali.

Rapporti analitici

Le soluzioni di contabilità hanno preziose capacità analitiche come strumento di supporto alle decisioni. Le tabelle riassuntive delle spese per tipo di spesa, i ricavi per cliente, per prodotto, ecc. sono tutte informazioni essenziali per valutare il buon funzionamento della vostra attività.

Inserimento automatico dei dati

Alcuni strumenti di contabilità consentono di tenere facilmente la contabilità generale grazie alla macchina di apprendimento. Le riconciliazioni bancarie da effettuare diventano così semiautomatiche. I suggerimenti vi fanno risparmiare tempo, riducendo al contempo il rischio di errori.

Aggiornamento del quadro normativo

Un software di contabilità in modalità SaaS (Software as a Service) ha il vantaggio di essere aggiornato a distanza. Il loro editore, specialista nella fornitura di servizi associati, si occupa per voi di un monitoraggio proattivo della regolamentazione, a vostro vantaggio in modo continuo.

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Conclusione

Il libro contabile è un documento obbligatorio per qualsiasi azienda, a meno che non si tratti di un lavoratore autonomo o di una microimpresa. Il suo mantenimento, se fatto correttamente, chiarisce l'evoluzione della vostra attività e diventa uno strumento di guida a sé stante.