Il libro dei soci: documento essenziale di un’associazione

Per fondare una società di capitali (Spa, Srl, Sas…) o una semplice associazione, è indispensabile creare un dossier contenente un certo numero di documenti sociali obbligatori e la tenuta delle scritture contabili. Tra i libri obbligatori, una società deve presentare il Libro dei Verbali del Consiglio Direttivo e Verbali dell’Assemblea dei Soci ed il Libro Soci. Inoltre, in base a quanto specificato dallo statuto dell’associazione, potrebbero essere istituiti altri libri come ad esempio quello del Collegio Sindacale. Il nostro articolo di oggi si concentra sul terzo di questi documenti sociali obbligatori: il libro dei soci.

Che cos’è un libro dei soci? Come si redige? Quali informazioni devono essere menzionate? Quali sono le differenze con il libro dei volontari?

Troverete la risposta a queste domande nel nostro articolo.

Redigere il libro dei soci rientra tra le formalità per la creazione di un’associazione. Si usa per dettagliare l'ammontare dei contributi, in contanti o sotto altra forma, sottoscritti e pagati da ciascun socio e il numero di azioni ricevute in cambio. Questa lista permette quindi di identificare tutti i partner dell’associazione.

È imperativo che le informazioni fornite nel libro dei soci siano certificate come conformi alla realtà delle varie sottoscrizioni fatte dai soci e associati della società.

L'importo totale dei contributi deve essere rimesso alla banca; questo ammontare è chiamato il deposito del capitale sociale presso la banca. Il depositario dei fondi deve comunicare e rendere disponibile ad ogni azionista il libro dei soci.

N.B. Anche se la società è composta da un solo azionista, il libro dei soci risulta sempre un documento obbligatorio da fornire. L'unica differenza rispetto a una società di capitali con più azionista consiste nel fatto che il libro dei soci risulterà come un elenco a un solo nominativo.

Riportiamo in modo specifico ciò che l’articolo 2421 codice civile stabilisce per il libro dei soci.

La società deve tenere:

Quindi le informazioni principali che il libro dei soci deve contenere sono le seguenti:

• Natura del documento ("libro dei soci");
• Nome della società, forma societaria (Spa, Srl, Sas), indirizzo della sede legale
• Importo del capitale sociale dell’associazione (il capitale sociale minimo per le associazioni è solo un euro) ;
• Valore nominale delle azioni dell'associazione ;
• Importo del capitale sociale versato della società ;
• Numero di azioni sottoscritte da ciascun azionista dell’associazione ;
• Nome, cognome, indirizzo di ogni azionista (persona fisica) o forma giuridica, nome della società, importo del capitale sociale, città e numero di registrazione della società;
• Importo dei contributi in contanti versati da ogni azionista (o valutazione dei loro contributi versati in altra forma);
• Riepilogo del numero totale di azioni sottoscritte nel capitale sociale, l'importo totale dei conferimenti e l'importo totale dei pagamenti effettuati;
• Data, luogo di creazione e numero di copie del libro dei soci dell’associazione.

Inoltre, sarebbe consigliato avere un documento a parte che dimostri l’avvenuto versamento della quota associativa annuale, riportando la data del pagamento della quota per ogni anno.

Una volta redatto secondo tali norme, il libro dei soci deve essere certificato dai partner fondatori dell'associazione.

Ci sono tre modi per redigere il libro dei soci per un’associazione o società di capitali:

• 1a possibilità: la persona che redige l'atto costitutivo è incaricata di redigere il libro dei soci dell’associazione. Il libro dei soci si trova spesso allegato allo statuto.
• 2a possibilità: la persona che scrive l'atto costitutivo redige la lista dei sottoscrittori di azioni e la integra direttamente nell'atto costitutivo, nell'articolo "capitale sociale". Tuttavia, in pratica, molti registri richiedono che la lista degli abbonati sia fornita in un documento separato.
• 3a possibilità: la lista dei sottoscrittori di azioni è redatta dalla banca, come appendice al certificato di deposito di fondi (rimessa dopo il deposito del capitale sociale presso la banca).

Piccola dritta: anche se è possibile optare per una SAS a capitale variabile, questo non vi esime dal redigere un libro dei soci che comprenda i soci fondatori.

Come abbiamo ripetuto più volte, il Libro Soci è un documento obbligatorio che ogni società deve possedere. Per quanto riguarda la sua redazione, sono accettati, quindi, sia il formato cartaceo che quello digitalizzato. Infatti, è molto importante sottolineare che questo documento deve essere conservato presso la sede legale dell’ente e tenuto sempre a disposizione per chi desideri consultarlo.

Infatti la lista degli associati indica le persone fisiche che possono usufruire di specifici diritti e doveri in conformità con la quota associativa di iscrizione.

Normalmente non è richiesta la vidimazione del libro dei soci. Tuttavia, è una procedure in più da considerare se si cerca di avere una garanzia in merito alla riferibilità del libro all’ente, e l'immodificabilità dei dati, definitivi per il semplice fatto di essere raccolti in un supporto preventivamente validato.

Per diventare soci di un’associazione, la procedura è più semplice di quanto potete aspettarvi.

Bisogna seguire tre tappe fondamentali per diventare a tutti gli effetti soci di un’associazione:

1. Il socio deve compilare una domanda di ammissione. Di solito, questa domanda di ammissione può essere richiesta direttamente all’associazione o si trovare dei preformulati online.
2. Il consiglio direttivo ha il compito di valutare la domanda di ammissione del potenziale socio e può decidere se accettarla o respingerla
3. Una volta che le deliberazione del consiglio direttivo, il richiedente diventa nuovo socio dell’associazione a tutti gli effetti. Deve quindi fornire i suoi dati personali (Nome, Cognome, Qualifica, Data di nascita, Residenza, Data di ammissione, Regolarità nel pagamento della quota, ecc.) affinché vengano registrati all’interno del libro dei soci.

L’associazione ha il compito di tenere il libro dei soci sempre aggiornato, reale e con la presenza di date precise nell’associazione.

L’iter amministrativo descritto è comune a tutte le associazione. Tuttavia, vi raccomandiamo di controllare lo statuto dell’associazione di cui volete diventare soci. Infatti, alcune associazioni possono avere un iter particolare di accettazione/rifiuto del richiedente e anche i diritti/doveri che spettano al socio possono variare da società a società.

Il libro dei soci è uno documenti sociali obbligatori tra i più importanti. Infatti svolge una duplice funzione:

• il libro dei soci gioca un ruolo importante nella gestione della democraticità della vita associativa
• il libro dei soci è importante per dimostrare l’esistenza della vita associativa
  • a terzi (Ag. Entrate, Guardia di Finanza, SIAE, ecc.)
  • per la regolamentazione interna dei poteri. Infatti il libro dei soci serve per controllare chi è realmente socio e chi non ne ha i requisiti. Per esempio, le associazioni organizzano delle feste per soli soci e in caso di ispezione devono essere in grado di dimostrare di mostrare ai controllori l’effettiva regolarità dell’ammissione delle persone presenti alla festa.

Il libro dei soci e il registro dei volontari sono due documenti sociali distinti e con fini differenti.

Il libro dei soci è una prova ufficiale dell’appartenenza a una società o associazione e fornisce a ogni a socio una serie di diritti e doveri legati alla vita associativa dell’ente. Inoltre, il libro dei soci è fondamentale per calcolare il raggiungimento dei quorum nelle assemblee e per individuare chi gode dei diritti propri dei soci.

Il libro volontari o registro dei volontari, invece, è l’equivalente del libro soci ma per un’associazione no profit.

Il libro volontari è principalmente redatto a fini assicurativi per identificare la listi di volontari fissi e non occasionali dell’ente. Il registro, infatti, sarà la prova per l’assicurazione che la persona in questione è a carico dell’associazione. In questo modo, ogni associato potrà quindi disporre di una polizza assicurativa nell’ambito del lavoro svolto per l’associazione no profit.

Per alcune categorie di associazioni, il libro dei soci non è soggetto ad autentica. Questo significa che non è obbligatorio che sia vidimato da parte di un pubblico ufficiale (Notaio, Segretario comunale).

Le associazioni che rientrano in questa eccezione sono le seguenti:

• le Associazioni Sportive,
• le Associazioni Culturali o di Promozione Sociale e
• gli Enti del Terzo Settore

Il libro dei soci può essere, quindi, redatto sotto la forma di fogli “liberi” sottoscritti dal Presidente dell’Assemblea dei Soci o del Consiglio direttivo e dal Segretario.

Secondo la sentenza CTP di Pisa n. 8/2011,

Per questo motivo, le società deve possedere un libro dei soci per mostrare che la vita associativa rispetta i principi democratici e soprattutto che l’associazione non è temporanea al solo fine di usufruire occasionalmente dei servizi di agevolazione fiscali menzionati nella sentenza citata.

Se l’Agenzia delle Entrate attua un accertamento e verifica che vi è mancanza di vita associativa, le sanzioni per la società sono le seguenti:

• l’agenzia delle entrate disconosce ogni introito sotto la voce ricavi istituzionali
• l’associazione è di nuovo assoggettata a normale tassazione

Adesso disponete di tutte le informazioni sul libro dei soci. Quindi, se avete fondato un’associazione e non avete redatto un libro dei soci, è il momento di farlo affinchè possiate usufruire delle quote sociali messe a disposizione dallo Stato.

Se, invece, volete diventare associati di un ente, adesso conoscete la procedura da seguire.

Se avete domande o dubbi sull’argomento, non esitate a scriverle nei commenti.