Scritture contabili: la chiave di lettura della contabilità

Per un'azienda, le scritture contabili sono la base per un sistema di contabilità solido e affidabile della sua situazione finanziaria.

L’abilità nella redazione delle scritture contabili non è, tuttavia, una dote innata, ma obbedisce ad un insieme di principi e regole che devono essere innanzitutto conosciuti. Insieme decifreremo in questo articolo cos'è una scrittura contabile e come redigerla nel modo corretto.

Una scrittura contabile è un insieme di documenti che traccia e registra tutte le operazioni di un’azienda, siano esse di natura economica, finanziaria o commerciale. Esse descrivono, in sostanza, la situazione patrimoniale dell’impresa presa in considerazione, in relazione a singoli atti, oppure a determinati periodi di attività.

Le scritture contabili consentono di registrare le variazioni economiche e finanziarie di un’impresa. Esse costituiscono, di conseguenza, la base della contabilità. In particolare, è sulla loro costituzione che possono essere redatti i bilanci e altri documenti contabili volti a riflettere fedelmente la salute finanziaria del business preso in considerazione.

Le scritture contabili devono essere regolarmente tenute da tutti gli imprenditori commerciali: infatti, sono obbligatorie per legge. Le scritture contabili hanno lo scopo di poter tracciare una panoramica delle dinamiche aziendali in ogni momento e, anche, in tutela di eventuali creditori. Esse, infatti, devono essere tenute e sono regolate dall’articolo 2214 del Codice Civile.

Attenzione! Tutte le tipologie di aziende sono obbligate alla tenuta delle scritture contabili tranno i piccoli imprenditori, pur svolgendo un’attività commerciale, non sono obbligati a redigere le scritture contabili.

Esistono diverse tipologie di scritture contabili, che si dividono nelle seguenti categorie:

• Scritture contabili di gestione, che si dividono in: scritture contabili di costituzione (da farsi all’inizio del primo esercizio) e continuative (registrate durante tutto l’esercizio);
• Scritture contabili di apertura, cioè le scritture poste in essere all’inizio di un nuovo esercizio;
• Scritture contabili di chiusura, eseguite, invece, per determinare il reddito complessivo di esercizio (alla chiusura, dunque, di tutti i mastrini).

Le scritture contabili obbligatorie per tutti gli imprenditori commerciali sono:

• Il libro giornale;
• Il libro degli inventari;
• Il fascicolo della corrispondenza commerciale;
• Altre scritture che divergono in base alla natura e alla taglia dell’azienda presa in considerazione.

Come accennato, diverse tipologie di aziende saranno tenute a redigere, oltre alle scritture indicate dall’articolo 2214 del Codice Civile, anche diversi altri tipi di scritture contabili. Le società per azioni, ad esempio, devono tenere:

• Il libro dei soci;
• Il libro delle obbligazioni;
• I libri delle adunanze e delle deliberazioni;
• Il libro degli strumenti finanziari di partecipazione all’affare cui è stato destinato un patrimonio;
• Il libro di documentazione dell’attività del soggetto incaricato della revisione contabile.

Invece, le società a responsabilità limitata dovranno tenere:

• Il libro delle decisioni dei soci, delle amministrazioni e del collegio sindacale o del revisore;
• Il libro delle decisioni degli amministratori;
• Il libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore (se presenti).

Le scritture contabili vanno sempre inserite all’interno di determinati schemi, chiamati “conti”. Questi possono essere di due tipi:

1. Conti economici,
2. Conti finanziari.

All’interno di conti economici (C.E.) vanno registrate le variazioni economiche (ricavi e costi). I conti economici possono essere semplici, se contengono oggetti singoli, o complessi, se riguardano elementi molteplici.

I conti economici possono contenere:

1. Oggetti di reddito, che sono formati dai ricavi e dai costi.
2. Oggetti di capitale, formati dal patrimonio netto (P.N.), a sua volta formato da: capitale sociale, utili d’esercizio, riserve e perdite in sospeso.

Di questi elementi, sono definite variazioni economiche positive l’insieme dei ricavi, del capitale sociale, degli utili d’esercizio e delle riserve. Mentre sono definite variazioni economiche negative, i costi e le perdite in sospeso.

Invece, nei conti finanziari (C.F.) vanno inserite le variazioni finanziarie. I conti finanziari, al contrario dei C.E., possono essere solo semplici.

I conti finanziari possono, poi, essere:

1. Certi, ovvero che contengono oggetti che danno luogo ad un’immediata mobilizzazione di denaro (entrate o uscite di liquidità tramite banca o cassa).
2. Assimilati, ovvero che sono composti da oggetti che non danno luogo ad un’immediata mobilizzazione di denaro, ovvero: crediti e debiti.
3. Presunti, ovvero che contengono oggetti incerti, cioè che non è sicuro che avranno luogo in futuro. Questi possono essere: fondi, rischi e oneri.

Degli oggetti appena visti, entrate di denaro e crediti compongono le variazioni finanziarie positive, chiamate anche attività. Invece, uscite di denaro, debiti, fondi, rischi e oneri formano le variazioni finanziarie negative, anche note come passività.

In particolare, le attività sono tutte le azioni che comportano un guadagno di denaro per l’azienda. Le passività, invece, corrispondono ai comportamenti che determinano una perdita di denaro per il business.

La redazione di una scrittura contabile si basa sul principio della contabilità a partita doppia.

La partita doppia è un metodo di scrittura contabile, che prevede la registrazione delle variazioni economiche e finanziarie di un’azienda all’interno dei rispettivi conti (C.E. e C.F.).

La contabilità a partita doppia prevede che ogni operazione di inserimento delle informazioni avvenga due volte. Questo è giustificato sulla base del principio che ogni movimento economico possiede una doppia natura, ovvero:

→ Una natura economica: costi, ricavi e valore del capitale;

→ Una natura finanziaria: crediti, debiti e liquidità.

Queste nature si traducono, dunque, nel concreto, in una doppia registrazione delle medesime informazioni riguardo ad una transazione monetaria. Infatti, al momento di realizzazione di un evento, si registra:

→ L’aspetto economico, ovvero, ad esempio, l’insorgenza di un costo o l’ottenimento di un ricavo;

→ L’aspetto finanziario, ovvero la rispettiva uscita o entrata di denaro in relazione al costo o al ricavo realizzati.

Le informazioni presentate in doppia copia devono coincidere, cioè devono essere esattamente le stesse.

L’inserimento delle informazioni avviene contemporaneamente in doppia copia, su due libri contabili distinti:

• Il libro mastro;
• Il libro giornale.

Il libro mastro è un libro in cui sono registrati tanti conti economici e finanziari, quanti sono quelli che sono stati aperti da un’azienda durante un esercizio. All’interno del libro mastro, ad ogni conto economico corrisponderà uno specifico conto finanziario.

Nel libro mastro, ogni conto è registrato sotto la forma di un mastrino, ovvero uno schema a forma di T. Questo si compone di due sezioni, una a sinistra, chiamata “dare”, e una a destra, chiamata “avere”.

Dunque, i dati delle variazioni economico-finanziarie vengono inseriti nel mastrino corrispondente, nelle colonne del “dare” e dell’”avere”. In particolare, le due sezioni assumono il seguente significato:

• “Dare” = come vengono impiegate le risorse dall’azienda;
• “Avere” = quali sono le fonti da cui provengono tali risorse.

Questo significa che ogni registrazione contabile avviene sulla base della seguente domanda: Da dove provengono le mie risorse (avere) e come le sto utilizzando (dare)?

Il libro giornale riporta le stesse variazioni economico-finanziarie del libro mastro. Tuttavia, esse sono, questa volta, registrate in ordine cronologico, quindi in base alla loro data di creazione.

A livello grafico, il libro giornale si struttura come una tabella composta da diverse righe e colonne. Ogni riga corrisponde ad un fatto di gestione, ovvero una singola variazione economico-finanziaria. Le colonne, invece, contengono le menzioni di: data, conti accesi in dare, conti accesi in avere, valori parziali e valori totali.

Importante! Alla chiusura di un conto, è fondamentale che ci sia un bilanciamento tra il dare e l’avere di un conto economico e del corrispondente conto finanziario.

I valori registrati in dare di un conto economico, infatti, devono corrispondere ai valori in avere del corrispondente conto finanziario. Ad esempio, il costo di una materia prima deve corrispondere al valore della somma di denaro in uscita per il suo acquisto.

Allo stesso modo, i valori registrati in avere in un conto economico devono corrispondere ai valori in dare del corrispettivo conto finanziario. Ad esempio, il ricavo della vendita di un prodotto deve corrispondere all’ammontare di denaro in entrata nell’azienda.

Se hai commesso un errore di registrazione durante la stesura delle tue scritture contabili, fai attenzione! Infatti, devi sapere che non è possibile cancellare o modificare un movimento riportato. La correzione può essere effettuata solo tramite la redazione di un nuovo contenuto, che vada a sostituire quello vecchio.

Dunque, le scritture contabili non si possono cancellare. Anche in caso di errore, esse vanno corrette lasciando, però, traccia del movimento iniziale.

L’insieme delle scritture contabili, dunque, costituisce la contabilità, intesa come il dossier di documenti necessari per definire e controllare l’andamento dell’attività d’impresa.

In particolare, l’andamento si definisce, in economia aziendale, come la variazione in aumento o in diminuzione, delle componenti economica e finanziaria dell’azienda.

Le scritture contabili sono non solo utili, ma addirittura obbligatorie. In alcuni casi, esse permettono alle autorità fiscali di poter disporre di una base di dati affidabile per effettuare i loro controlli rapidamente e a distanza.

Il procedimento di redazione delle scritture contabili permette di tracciare l'origine di ogni transazione contabile e limita il rischio di frode.

Per redigere e automatizzare il più possibile la gestione delle scritture contabili, è anche possibile dotarsi di un software di contabilità ausiliario.