Cos’è un software di contabilità?
Definizione
Il software di contabilità è una soluzione informatica che permette di facilitare e integrare la tenuta contabile dell’impresa cosí come la gestione finanziaria. Puó andare dalla semplice gestione dei preventivi, fatture e tesoreria fino all’internalizzazione completa della contabilità generale e redazione dei documenti di bilancio (conto economico e stato patrimoniale).
Come funziona?
Il software di contabilità ha come obiettivo l’automatizzazione e l’internalizzazione totale o parziale dei servizi del vostro esperto contabile o dottore commercialista (l’iscrizione contabile a debito o a credito, la consulenza finanziaria, i documenti contabili, il libro paga) cosí come le operazioni amministrative correnti (creazione preventivi, fatture, ordinativi, gestione fornitori, raccolta di fatture e note spese, monitoraggio dei pagamenti, ecc)
Il software contabile offre una visione finanziaria. Questo è ció che lo rende differente dai software di gestione commerciale e di fatturazione. Esso annota gli impatti finanziari delle operazioni correnti. È una soluzione particolarmente consigliata per le piccole imprese (start-up, microimprese, auto-imprenditori) e le medie imprese (PMI) che hanno bisogno di conoscere in maniera precisa e in tempo reale i debiti e crediti sul conto bancario professionale e la tesoreria.
Le funzionalità principali di un software contabile:
Le funzionalità di un software contabile rappresentano una leva potente per lo sviluppo economico della vostra impresa o associazione.
Realizzare i pagamenti semplicemente attraverso una piattaforma dematerializzata
Per facilitare lo scambio tra i vostri partner o clienti e la vostra impresa, certi software di contabilità mettono a vostra disposizione la possibilità di pagare attraverso una piattaforma di pagamento dematerializzata per regolare le fatture. I movimenti del vostro conto sono direttamente integrati nella vostra contabilità per automatizzare la riconciliazione bancaria e le scritture. Gli scambi sono totalmente securizzati perchè possiate realizzare i vostri pagamenti o regolamenti in tutta tranquillità.
La gestione commerciale e la fatturazione
Il software di contabilità, integrato ad un modulo CRM, va oltre il facilitare la gestione commerciale (preventivi e fatture automatizzati). Diventa un vero alleato nella gestione delle relazioni e rapporto col cliente. A volte potete anche monitorare la gestione scorte del vostro magazzino. Che voi siate un libero professionista, un artigiano o impresa commerciale (imprenditore individuale, microimpresa, PMI o grande impresa), voi potrete monitorare la vostra contabilità per essere perfettamente al corrente dello stato finanziario della vostra impresa. Come con il lavoro del vostro esperto contabile, voi potrete realizzare il vostro bilancio contabile, il conto economico e analizzare profitti e perdite con molta più facilità controllando regolarmente il vostro software contabile.
Chi utilizza un software contabile?
Tutte le imprese a partire da una persona dovrebbero utilizzare un software contabile non fosse altro che per la realizzazione dei preventivi e fatture e per il registro dei pagamenti e i solleciti ai clienti in ritardo. Le imprese di taglia media dovrebbero utilizzare un software di contabilità come strumento di gestione finanziaria. Le imprese più grandi dovrebbero utilizzarlo per internalizzare tutta la tenuta contabile per poter esercitare un miglior controllo di gestione.
Perchè utilizzare un software contabile in azienda?
I vantaggi di un software contabile cloud:
Utilizzare un software di contabilità vi assicura una risposta efficace ai vostri bisogni in contabilità generale e vi offre la possibilità di analizzare i vostri risultati (contabilità analitica). Molto più pratici di excel, i software contabili:
- Vi faranno guadagnare tempo automatizzando le operazioni contabili correnti (fatture, libro paga, libro mastro, spese, inventario ed ecc)
- Vi permetteranno di ridurre i vostri costi contabili internalizzando dei servizi offerti dai commercialisti
- Facilitano la realizzazione del bilancio e relazione finanziaria secondo principi contabili
- Aiutano a monitorare i conti di terzi
- Assicurano il rispetto delle obbligazioni legali. Rispondono a un bisogno di rigore e trasparenza richiesto per tutte le imprese
- Potrete seguire giorno per giorno entrate e uscite della vostra tesoreria cosí come le immobilizzazioni e migliorare le vostre azioni di budgeting
- I documenti contabili sono modificati in parallelo e a misura del registro contabile
- I software contabili sono compatibili con il lavoro di un commercialista. Certi software gli danno inoltre accesso ai dati finanziari in modo tale che possa realizzare la vostra contabilità prendendo in considerazione la base dati del vostro software online
- Le procedure e le dichiarazioni fiscali e le dichiarazioni ai fini IVA saranno facilitati per gli utilizzatori del software
- Il software di contabilità vi aiuta a prendere buone decisioni avendo una visione realista dello stato delle finanze della vostra impresa ma anche permettendo di proteggervi da nuovi investimenti
- Un programma di contabilità SaaS (online) non dipende dal sistema operativo e si aggiorna automaticamente
- Automizzazione di calcolo tasse e semplificazione nella dichiarazione dei redditi
Svantaggi
- I software di contabilità open source e di contabilità gratuita non sono conformi alle leggi sulla finanza
Come scegliere?
Criteri
Ecco le caratteristiche importanti da prendere in considerazione per scegliere il software di contabilità adatto :
- Una buona interfaccia :Deve essere facile da capire e semplice da utilizzare. I software di contabilità online sono più intuitivi.Evitate di scegliere un software per la gestione commerciale che sarà fonte di complicazioni.
- L’inserimento delle scritture contabili:è l’attività principale del vostro software e deve poter essere effettuata rapidamente per non farvi perdere tempo nel quotidiano. Optate per una scelta basic con con la possibilità di importare ed esportare i vostri dati per poter usare le cifre durante un meeting per rendere più facile al commercialista il riconciliamento bancario.
- Il monitoring dei conti terzi : è importante poter conoscere i movimenti dei conti connessi ai vostri partner e dipendenti e tenere sotto controllo gli incassi.
- La dichiarazione ai fini IVA se ne siete soggetti
- La realizzazione di una previsione analitica: vi invita a prendere conoscenza delle possibilità per la vostra impresa e di comprendere meglio le possibilità per pensare a un nuovo progetto. Avrete, quindi, una visione potenziale a lungo termine dell’evoluzione dell’impresa.
- La possibilità di estrapolare le scritture contabili e realizzare più facilmente la dichiarazione fiscale.
- Il pannello di comando per avere una visione sintetica della situazione contabile dell’impresa
Software di contabilità per PMI
I software di contabilità sono uno strumento che spesso presenta un ruolo strategico nei processi decisionali: costo di produzione, costo di acquisto, margine. In un ruolo esterno , l’attività mira a dare valore alla vostra impresa: bilancio, conto economico, tesoreria. scoprite la nostra guida sulla contabilità.