Libro degli inventari: una descrizione a tutto tondo

Da Virginia Fabris
Aggiornato il 25 aprile 2022, pubblicato il marzo 2021
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Come imprenditore o responsabile di un’attività, ti sarà forse capitato di dover far fronte a tutti gli oneri burocratici previsti dalla contabilità aziendale.

I vincoli imposti da ogni tipo di documento o registro contabile sono spesso fuorvianti, soprattutto se non si ha ben chiaro cosa si deve fare e come. In questo articolo ti verrà proposta una panoramica completa del libro degli inventari. In questo modo, sarai in grado di occuparti dei tuoi doveri contabili senza incappare in errori o perdere di vista le scadenze.

Quindi mettiti comodo, che la lettura abbia inizio!

Il libro degli inventari … Cos’è?

Il libro degli inventari è uno dei libri contabili (insieme al libro giornale e al libro mastro) che fa parte delle scritture contabili obbligatorie previste della contabilità aziendale per gli imprenditori commerciali. Ne sono escluse professioni come agricoltori e piccoli artigiani.

Il libro degli inventari fornisce una panoramica generale dell’andamento economico generale dell’attività di un’impresa.

In particolare, si tratta di un registro periodico-sistematico che, per alcune tipologie di aziende, è obbligatorio. Esso è regolato sia dalla normativa civilistica, tramite l’articolo 2214 del Codice Civile, che dalla normativa fiscale, mediante l’articolo 14, comma 1, del DPR 600/73. In assenza del libro degli inventari per un’azienda che ha l’obbligo di elaborarlo, delle sanzioni sono previste ai sensi della legge.

Andiamo dunque a capire chi riguarda questo obbligo.

Per chi è obbligatorio?

Il libro degli inventari consiste in un adempimento obbligatorio per imprese di tipo commerciale. Cosa si intende per attività commerciale?

Si tratta di ogni attività economica che ha come obiettivo la produzione e lo scambio di beni e servizi (art. 2082 del Codice Civile). Queste ultime, spesso, fanno riferimento alle seguenti categorie di soggetti professionali:

  • Società di capitali;
  • S.n.c., S.a.s., società equiparate;
  • Soggetti professionali in regime ordinario (sia per obbligo che per opzione);
  • Imprenditori individuali esercitanti attività commerciali;

Sono, tuttavia, esclusi dall’onere di redazione i piccoli imprenditori, quali:

  • Artigiani;
  • Coltivatori diretti del fondo;
  • Piccoli commercianti;
  • Coloro che esercitano un’attività professionale svolta in linea prevalente mediante il proprio lavoro e quello dei componenti della propria famiglia.

A cosa serve?

Il libro degli inventari si prefigge lo scopo d'informare sulla situazione economica e patrimoniale dell’impresa in un periodo specifico. Infatti l’attività economica di un’impresa non resta congelata durante l’intero esercizio, ma varia considerevolmente. Ed è per questo che è necessario elaborare un tale documento, al fine di tenere conto di tutti questi cambiamenti. Il fisco può cosi riservarsi il diritto di controllo grazie alla consultazione del libro degli inventari. Secondo le normative, esso deve, in particolare fornire:

→ Un’indicazione e valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, quelle esterne all’impresa e quelle personali dell’imprenditore;

→ Una categorizzazione i beni: essi devono essere raggruppati in categorie omogenee in base alla loro natura, al loro valore e al valore attribuito a ciascuno di essi;

→ Il bilancio d’esercizio e il conto delle perdite e dei profitti.

In definitiva, il libro degli inventari serve a rendere rapidamente disponibili le informazioni patrimoniali dell’impresa per l’Agenzia delle Entrate.

Cosa deve contenere?

Il libro degli inventari deve contenere indicazioni su vari aspetti:

  • Immobili, eventualmente anche su rivalutazioni dei beni.

Come? In modo analitico, ovvero per singola particella catastale, o per rogiti (con indicazione di: estensione, ubicazione, valore al metro quadro, ecc.);

  • Macchinari, impianti e mobili.

Come? In modo analitico, ovvero per singolo cespite (con indicazione di: costo storico, fondo di ammortamento, valore netto da ammortizzare);

  • Rimanenze di materie prime, semilavorati e prodotti finiti.

Come? I valori vanno organizzati per categorie (quantità, unità di misura, valore unitario e complessivo);

  • Diritti, brevetti, marchi.

Come? Bisogna organizzarli per titolo giuridico e indicare le informazioni contrattuali che ne dichiarino la natura;

  • Capitale sociale e riserve.

Come? Tramite l’indicazione di: valore iniziale, variazioni (incrementi o decrementi) e valore finale;

  • Le liquidità e i valori di cassa.
  • Debiti e crediti: di questi vanno specificati la natura, la valuta, la scadenza, l’importo residuo e le garanzie (se presenti);
  • Partecipazioni, obbligazioni e altri valori mobiliari.

Come? Mediante un’organizzazione in categorie, in cui vanno esplicitati emittente, numero, classe di titoli, valore nominale e contabile;

  • Fondi.

Come? Attraverso l’indicazione del valore iniziale, di eventuali variazioni (incrementi o decrementi) e del valore finale.

☝ Per voci, quali rimanenze, debiti e crediti, che prevedono molti dettagli da fornire, è possibile fornire piuttosto una formulazione sintetica, ma esaustiva delle informazioni. Tutti i dettagli tralasciati andranno forniti in un secondo momento, in altra sede.

Il libro degli inventari va conservato per almeno 10 anni dall’ultima registrazione. La conservazione può essere effettuata su supporti supplementari che possano fornire garanzia della non modificabilità dei dati.

Riguardo al costo, ogni azienda deve provvedere all’acquisto di una marca da bollo da 16 (per le società di capitali) o 32 euro (per le società di persone e le imprese individuali) che viene apposta ogni centinaio di pagine elaborate.

Riguardo al formato, quest’ultimo può essere sia un formato classico, quindi cartaceo ma l’azienda può benissimo optare per la versione digitale del libro degli inventari.

Sottoscrizione obbligatoria

L’inventario deve essere sottoscritto. Per questa componente della contabilità aziendale è prevista la sottoscrizione obbligatoria. Quest’azione deve essere eseguita dall’imprenditore titolare dell’impresa o dal rappresentante della società o dell’ente a livello legale.

Tramite quest’azione, il firmatario si assume la responsabilità della correttezza e della veridicità delle informazioni contenute nel libro. In caso di omessa sottoscrizione da parte del contribuente, l’amministrazione finanziaria è legittimata ad avviare una procedura di accertamento induttivo del reddito d’impresa (art. 39, comma 2 del DPR n. 600/1973).

Ora che abbiamo visto il quadro generale del libro degli inventari, ci cimenteremo nei paragrafi che seguono a fornirti le indicazioni generali da tenere sott’occhio nella redazione di questo prezioso documento contabile.

Libro degli inventari: come si fa? Indicazioni generali di redazione

Quando va redatto?

Il libro degli inventari va redatto sia al momento d'inizio dell’attività, sia successivamente ogni anno. Si tratta dunque di uno strumento di pianificazione per l’anno contabile presente e futuro a cui non puoi fare a meno.

Due fattori o parametri sono da considerare nella redazione dell’inventario:

  • il metodo: scelto dall’azienda e di cui approfondiremo le caratteristiche nei paragrafi che seguono;
  • il tempo: la data in cui ci si prefigge di effettuare l’inventario.

Di conseguenza, esistono diverse tipologie di libro degli inventari, in base al momento e al metodo di realizzazione degli stessi:

  1. Inventario iniziale;
  2. Inventario annuale;
  3. Inventario in tempo reale o permanente;
  4. Inventario a rotazione.

Andiamo dunque ad approfondire insieme il senso di ciascun tipo d'inventario.

Inventario iniziale: all’inizio dell’attività

L’inventario iniziale, come si deduce facilmente dalla denominazione, viene redatto normalmente all’inizio di un’attività. Dato che l’avvio di un business non avviene che una sola volta, l’inventario iniziale costituisce un evento eccezionale.

Tuttavia, un ricorso all’inventario iniziale avviene anche nel caso straordinario di passaggio di regime contabile, da un regime semplificato a un regime ordinario.

L’inventario iniziale deve fare riferimento alla data di avvio dell’attività e deve contenere informazioni su:

  • Eventuali attività conferite (elencate, descritte e valutate);
  • Eventuali passività conferite (elencate, descritte e valutate);
  • Ammontare del capitale di conferimento;
  • In caso da’impresa individuale: eventuali attività e passività (elencate, descritte e valutate) dell’imprenditore al momento della costituzione dell’attività.

Inventario annuale: negli anni successivi al primo

L’inventario annuale è il libro degli inventari che deve essere tenuto con cadenza regolare ogni anno successivo a quello dell’inventario iniziale. Pertanto, costituisce un tipo d’ inventario ordinario. Solitamente, esso viene redatto alla fine di ogni anno per la chiusura dell’esercizio contabile. L’obiettivo è quello di controllare le scorte e le rimanenze in magazzino, in modo tale da evitare eventuali sprechi e ottimizzare la quantità di materie prime e beni presenti in magazzino.

Ricordati, però, che questo tipo d’inventario richiede un lavoro dettaglio e di alta precisione, poiché svolto una sola volta. Perciò un personale opportunamente formato che può essere portato a effettuare questa operazione su più giornate lavorative.

Per quanto riguarda la struttura, il libro degli inventari annuale si organizza in due sezioni:

  • Sezione analitica, dove vengono fornite informazioni sulle attività e sulle passività aziendali e sulla consistenza dei beni. Questi vanno raggruppati in categorie in riferimento alla natura e al valore loro attribuito.

È questa sezione che offre indicazioni sulla composizione del patrimonio aziendale da un punto di vista qualitativo e quantitativo.

  • Sezione sintetica, che contiene il bilancio d’esercizio, ovvero lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa.

Inventario in tempo reale o permanente

Questo tipo d’inventario viene denominato anche PIM (Perpetual Inventory Method): esso permette di supervisionare l’inventario in tempo reale.

Che cosa significa?

Ciò significa che ogni volta che un articolo esce dal magazzino, gli stock in magazzino vengono ricalcolati.

Il grande vantaggio di un tale metodo risiede nella possibilità di avere una panoramica sempre aggiornata delle quantità disponibili in magazzino.

Tuttavia, può risultare un’operazione molto laboriosa e richiedere ingenti risorse per essere effettuata.

Inventario a rotazione

Questo particolare tipo d’inventario si fonda su un conteggio regolare e pianificato di una o più parti degli stock presenti in magazzino. Può essere eseguito diverse volte durante un esercizio contabile. In termini di costi, risulta essere meno dispendioso rispetto ai metodi citati in precedenza.

Esso presenta numerosi vantaggi quali: offre la possibilità di essere costantemente aggiornati sulle quantità di prodotti presenti in magazzino, presenta un livello di difficoltà o di complessità inferiore ai metodi che abbiamo trattato in precedenza sia a livello tecnico, che logistico, infine permette di evitare eventuali rotture di stock, o di anticiparle grazie alla visione globale che offre.

NB: la scelta di un metodo o dell’altro non è vincolante. Infatti, essa può essere cambiata in qualsiasi momento, a discrezione dell’azienda e a seconda delle sue esigenze.

Come va redatto?

Durante la redazione di un libro degli inventari, va prestata attenzione al rispetto di determinati criteri.

Innanzitutto, il libro degli inventari va numerato progressivamente a partire dal numero 1 per ciascuna annualità. Insieme alla numerazione progressiva, va, inoltre, indicato l’anno di riferimento (a 4 cifre).

Il libro degli inventari è soggetto all’imposta da bollo. Ciò significa, che sarà obbligatorio apporvi una marca da bollo. Questa deve essere rispettivamente di 16 euro, per le società di capitali, e 32 euro per le società di persone e le imprese individuali.

La marca da bollo va apposta ogni 100 pagine e in via preventiva, ovvero prima di riportare qualsivoglia annotazione sulla prima pagina o su una delle altre 100.

Il libro degli inventari non è soggetto a vidimazione iniziale. Se rimangono pagine eccedenti vuote alla fine della compilazione, queste possono essere utilizzate per contenere i dati dell’esercizio successivo.

Forme alternative

Il libro degli inventari può essere redatto in forma elettronica. In questo caso bisognerà apporre una firma digitale e utilizzare una marcatura temporale almeno una volta all’anno.

Inoltre, non è obbligatorio redigere un libro degli inventare su libri o moduli continui. Infatti, esiste la possibilità di tenere il libro degli inventari anche su fogli mobili. In questo caso, però, bisognerà riportare in ciascun foglio:

  • il nominativo dell’imprenditore,
  • la sua ragione sociale,
  • il suo codice fiscale,
  • la sua partita Iva.

Più libri degli inventari?

Non è possibile tenere più libri degli inventari: il libro degli inventari ufficialmente riconosciuto è uno solo. Tuttavia, è possibile redigere più libri non ufficiali per:

  • Ciascun elemento patrimoniale (libro delle banche, libro dei crediti, ecc.);
  • Ciascuna unità locale (se aziende con diverse sedi).

Questa possibilità va optata se rende più agevole l’organizzazione aziendale.

In questo caso, però, va redatto un libro degli inventari ufficiale di sintesi cumulativo e sufficientemente dettagliato.

Troppa libertà nella redazione?

La libertà concessa in rapporto alla scelta dei dettagli da fornire nel libro degli inventari può far sorgere il dubbio che esso non sia del tutto affidabile. È possibile, infatti, che, nel corso della sua verifica da parte delle istituzioni competenti, un libro degli inventari venga giudicato come inattendibile.

In caso di ritenuta inattendibilità delle scritture contabili, l’amministrazione finanziaria sarà legittimata a intraprendere una procedura di accertamento induttivo del reddito. Questo avverrà anche in presenza di un bilancio d’esercizio redatto regolarmente.

Scadenze da rispettare

Il libro degli inventari va redatto e presentato entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette. Ciò significa, in altre parole, che esso va presentato entro 3 mesi dall’ultimo giorno del nono mese successivo a quello corrispondente alla chiusura del periodo d’imposta.

Attenzione! In caso di mancata o errata redazione del libro degli inventari si può incappare in conseguenze civilistiche e fiscali, che possono avere delle ripercussioni di natura penale. Ecco quali:

  • per mancato aggiornamento, si rischia di commettere un reato per bancarotta semplice;
  • Per mancata redazione dell’inventario, si rischia di commettere bancarotta fraudolenta documentale;
  • Per mancata sottoscrizione, omissioni d'indicazioni necessarie o errori nella compilazione, è solitamente messo in atto un accertamento induttivo.

Speriamo che questo articolo ti abbia chiarito le idee circa il libro degli inventari. Come hai potuto capire, si tratta di un documento imprescindibile per le aziende da un punto di vista legale ma anche organizzazionale. Chiarezza e veridicità risultano essere principi essenziali da rispettare se si vuole avere un andamento delle attività corretto e soddisfacente.

Se hai ancora dubbi o domande riguardo a questo argomento, puoi sempre lasciarci un commento: ti rispondiamo con grande piacere!

Nel frattempo, noi ti diciamo alla prossima!

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