Libro degli inventari: una descrizione a tutto tondo

di Virginia Fabris. Articolo aggiornato il 27 aprile 2021, prima pubblicazione nel marzo 2021
Libro degli Inventari

Come imprenditore o responsabile di un’attività, ti sarà forse capitato di dover far fronte a tutti gli oneri burocratici previsti dalla contabilità aziendale.

I vincoli imposti da ogni tipo di documento o registro contabile sono spesso fuorvianti, soprattutto se non si ha ben chiaro cosa si deve fare e come. In questo articolo ti verrà proposta una panoramica completa del libro degli inventari. In questo modo, sarai in grado di occuparti delle tue scritture contabili senza incappare in errori o perdere di vista le scadenze.

Il libro degli inventari … Cos’è?

Il libro degli inventari è uno dei libri contabili (insieme al libro giornale e al libro mastro) che fa parte delle scritture contabili obbligatorie previste della contabilità aziendale per gli imprenditori commerciali.

In particolare, si tratta di un registro periodico-sistematico che, per alcune tipologie di aziende, è obbligatorio. Esso è regolato sia dalla normativa civilistica, tramite l’articolo 2214 del Codice Civile, che dalla normativa fiscale, mediante l’articolo 14, comma 1, del DPR 600/73.

Per chi è obbligatorio?

Il libro degli inventari consiste in un adempimento obbligatorio per imprese di tipo commerciale. Queste ultime, spesso, fanno riferimento alle seguenti categorie di soggetti professionali:

  • Società di capitali;
  • S.n.c., S.a.s., società equiparate;
  • Soggetti professionali in regime ordinario (sia per obbligo che per opzione);
  • Imprenditori individuali esercitanti attività commerciali;

Sono, tuttavia, esclusi dall’onere di redazione i piccoli imprenditori, quali:

  • Artigiani,
  • Coltivatori diretti del fondo,
  • Piccoli commercianti,
  • Coloro che esercitano un’attività professionale svolta in linea prevalente mediante il proprio lavoro e quello dei componenti della propria famiglia.

A cosa serve?

Il libro degli inventari si prefigge lo scopo di informare sulla situazione economica e patrimoniale dell’impresa in un periodo specifico. Secondo le normative, esso deve, in particolare fornire:

→ Un’indicazione e valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, quelle esterne all’impresa e quelle personali dell’imprenditore;

→ Una categorizzazione i beni: essi devono essere raggruppati in categorie omogenee in base alla loro natura, al loro valore e al valore attribuito a ciascuno di essi;

→ Il bilancio d’esercizio e il conto delle perdite e dei profitti.

In definitiva, il libro degli inventari serve a rendere rapidamente disponibili le informazioni patrimoniali dell’impresa per l’Agenzia delle Entrate.

Cosa deve contenere?

Il libro degli inventari deve contenere indicazioni su:

  • Immobili, eventualmente anche su rivalutazioni dei beni.

Come? In modo analitico, ovvero per singola particella catastale, o per rogiti (con indicazione di: estensione, ubicazione, valore al metro quadro, ecc.);

  • Macchinari, impianti e mobili.

Come? In modo analitico, ovvero per singolo cespite (con indicazione di: costo storico, fondo di ammortamento, valore netto da ammortizzare);

  • Rimanenze di materie prime, semilavorati e prodotti finiti.

Come? I valori vanno organizzati per categorie (quantità, unità di misura, valore unitario e complessivo);

  • Diritti, brevetti, marchi.

Come? Bisogna organizzarli per titolo giuridico e indicare le informazioni contrattuali che ne dichiarino la natura;

  • Capitale sociale e riserve.

Come? Tramite l’indicazione di: valore iniziale, variazioni (incrementi o decrementi) e valore finale;

  • Le liquidità e i valori di cassa.
  • Debiti e crediti. Di questi vanno specificati: la natura, la valuta, la scadenza, l’importo residuo e le garanzie (se presenti);
  • Partecipazioni, obbligazioni e altri valori mobiliari.

Come? Mediante un’organizzazione in categorie, in cui vanno esplicitati: emittente, numero, classe di titoli, valore nominale e contabile;

  • Fondi.

Come? Attraverso l’indicazione del valore iniziale, di eventuali variazioni (incrementi o decrementi) e del valore finale.

☝ Per voci, quali rimanenze, debiti e crediti, che prevedono molti dettagli da fornire, è possibile fornire piuttosto una formulazione sintetica, ma esaustiva delle informazioni. Tutti i dettagli tralasciati andranno forniti in un secondo momento, in altra sede.

Il libro degli inventari va conservato per almeno 10 anni dall’ultima registrazione. La conservazione può essere effettuata su supporti supplementari che possano fornire garanzia della non modificabilità dei dati.

Sottoscrizione obbligatoria

L’inventario deve essere sottoscritto. Per questa componente della contabilità aziendale è prevista la sottoscrizione obbligatoria. Quest’azione deve essere eseguita dall’imprenditore titolare dell’impresa o dal rappresentante della società o dell’ente a livello legale.

Tramite quest’azione, il firmatario si assume la responsabilità della correttezza e della veridicità delle informazioni contenute nel libro. In caso di omessa sottoscrizione da parte del contribuente, l’amministrazione finanziaria è legittimata ad avviare una procedura di accertamento induttivo del reddito d’impresa (art. 39, comma 2 del DPR n. 600/1973).

Libro degli inventari: come si fa? Indicazioni generali di redazione

Quando va redatto?

Il libro degli inventari va redatto sia al momento di inizio dell’attività, sia successivamente ogni anno. Di conseguenza, esistono due tipologie di libro degli inventari, in base al momento di realizzazione degli stessi:

  1. Inventario iniziale;
  2. Inventario annuale.

Inventario iniziale: all’inizio dell’attività

L’inventario iniziale, come si deduce facilmente dalla denominazione, viene redatto normalmente all’inizio di un’attività. Dato che l’avvio di un business non avviene che una sola volta per ciascun business, l’inventario iniziale costituisce un evento eccezionale.

Tuttavia, un ricorso all’inventario iniziale avviene anche nel caso straordinario di passaggio di regime contabile, da un regime semplificato ad un regime ordinario.

L’inventario iniziale deve fare riferimento alla data di avvio dell’attività e deve contenere informazioni su:

  • Eventuali attività conferite (elencate, descritte e valutate);
  • Eventuali passività conferite (elencate, descritte e valutate);
  • Ammontare del capitale di conferimento;
  • In caso di impresa individuale: eventuali attività e passività (elencate, descritte e valutate) dell’imprenditore al momento della costituzione dell’attività.

Inventario annuale: negli anni successivi al primo

L’inventario annuale è il libro degli inventari che deve essere tenuto con cadenza regolare ogni anno successivo a quello dell’inventario iniziale. Pertanto, costituisce un tipo di inventario ordinario.

Il libro degli inventari annuale si organizza in due sezioni:

1. Sezione analitica, dove vengono fornite informazioni sulle attività e sulle passività aziendali e sulla consistenza dei beni. Questi vanno raggruppati in categorie in riferimento alla natura e al valore loro attribuito.

È questa sezione che offre indicazioni sulla composizione del patrimonio aziendale da un punto di vista qualitativo e quantitativo.

2. Sezione sintetica, che contiene il bilancio d’esercizio, ovvero lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa.

Come va redatto?

Durante la redazione di un libro degli inventari, va prestata attenzione al rispetto di determinati criteri.

Innanzitutto, il libro degli inventari va numerato progressivamente a partire dal numero 1 per ciascuna annualità. Insieme alla numerazione progressiva, va, inoltre, indicato l’anno di riferimento (a 4 cifre).

Il libro degli inventari è soggetto all’imposta da bollo. Ciò significa, che sarà obbligatorio apporvi una marca da bollo. Questa deve essere rispettivamente di 16 euro, per le società di capitali, e 32 euro per le società di persone e le imprese individuali.

La marca da bollo va apposta ogni 100 pagine e in via preventiva, ovvero prima di riportare qualsivoglia annotazione sulla prima pagina o su una delle altre 100.

Il libro degli inventari non è soggetto a vidimazione iniziale. Se rimangono pagine eccedenti vuote alla fine della compilazione, queste possono essere utilizzate per contenere i dati dell’esercizio successivo.

Forme alternative

Il libro degli inventari può essere redatto in forma elettronica. In questo caso bisognerà apporre una firma digitale e utilizzare una marcatura temporale almeno una volta all’anno.

Inoltre, non è obbligatorio redigere un libro degli inventare su libri o moduli continui. Infatti, esiste la possibilità di tenere il libro degli inventari anche su fogli mobili. In questo caso, però, bisognerà riportare in ciascun foglio:

  • Nominativo dell’imprenditore,
  • La sua ragione sociale,
  • Il suo codice fiscale,
  • La sua partita Iva.

Più libri degli inventari?

Non è possibile tenere più libri degli inventari: il libro degli inventari ufficialmente riconosciuto è uno solo. Tuttavia, è possibile redigere più libri non ufficiali per:

  • Ciascun elemento patrimoniale (libro delle banche, libro dei crediti, ecc.),
  • Ciascuna unità locale (se aziende con diverse sedi),

se questo rende più agevole l’organizzazione aziendale.

In questo caso, però, va redatto un libro degli inventari ufficiale di sintesi cumulativo e sufficientemente dettagliato.

Troppa libertà nella redazione?

La libertà concessa in rapporto alla scelta dei dettagli da fornire nel libro degli inventari può far sorgere il dubbio che esso non sia del tutto affidabile. È possibile, infatti, che, nel corso della sua verifica da parte delle istituzioni competenti, un libro degli inventari venga giudicato come inattendibile.

In caso di ritenuta inattendibilità delle scritture contabili, l’amministrazione finanziaria sarà legittimata ad intraprendere una procedura di accertamento induttivo del reddito. Questo avverrà anche in presenza di un bilancio d’esercizio redatto regolarmente.

Scadenze da rispettare

Il libro degli inventari va redatto e presentato entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette. Ciò significa, in altre parole, che esso va presentato entro 3 mesi dall’ultimo giorno del nono mese successivo a quello corrispondente alla chiusura del periodo d’imposta.

Attenzione! In caso di mancata o errata redazione del libro degli inventari si può incappare in conseguenze civilistiche e fiscali, che possono avere delle ripercussioni di natura penale:

  • Per mancato aggiornamento, si rischia di commettere un reato per bancarotta semplice;
  • Per mancata redazione dell’inventario, si rischia di commettere bancarotta fraudolenta documentale;
  • Per mancata sottoscrizione, omissioni di indicazioni necessarie od errori nella compilazione, è solitamente messo in atto un accertamento induttivo.