Come tenere la contabilità di un’azienda: una manciata di consigli utili

Da Virginia Fabris
Il 03/05/21
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Come tenere la contabilità di un’azienda? È un quesito centrale nella gestione aziendale. Infatti, l’efficienza di un’impresa si basa anche sulla tipologia di organizzazione scelta per i propri documenti contabili.

Vediamo insieme in questo articolo come tenere la contabilità di un’azienda per evitare di perdere tempo inutilmente o incappare in errori maldestri in poche, semplici mosse.

Consigli pratici su come tenere la contabilità di un’azienda

💸 Controlla le spese (accuratamente)

Al fine di gestire in modo ottimale la contabilità di un’azienda è necessario controllare accuratamente le spese sostenute.

Tutte le spese sono importanti! Qualunque sia la movimentazione di denaro avvenuta o qualunque sia la natura e l’ammontare dei costi sostenuti, questi vanno registrati nel bilancio totale delle uscite dell’azienda.

È importante che ogni movimento finanziario sia debitamente riportato nel conto corrispondente e che ad esso vada applicata la giusta percentuale di IVA.

💢 Dunque, presta attenzione anche a piccole transazioni di denaro eseguite in contanti, anche ad esigue spese sostenute durante viaggi aziendali. Insomma, riporta qualunque tipo di importo erogato dall’azienda a favore di una qualunque controparte.

✏️ Registra le operazioni di contabilità (come si deve)

Per poter tenere correttamente la contabilità di un’azienda, è fondamentale che tutte le operazioni effettuate siano registrate opportunamente.

💢 Impegnati, dunque, ad operare una registrazione contabile cronologica e tempestiva tutte le transazioni effettuate dal momento che esse sono tutte rilevanti a fini contabili.

Così facendo, tenere sotto controllo la contabilità della tua azienda sarà molto più semplice: in questo modo potrai avere sempre la certezza e la sicurezza di avere tutte le operazioni riportate nell’apposita sezione. Questo favorirà una certa rapidità di consultazione e, dunque, una certa agilità nella gestione della contabilità aziendale.

Grazie alle nuove tecnologie sviluppate e introdotte in materia contabile, questi processi amministrativi sono stati automatizzati. Affidandosi a software specializzati di contabilità, infatti, ci si potrà affidare alla sua competenza per l’immissione e la conservazione dei dati contabili.

💸 Presta attenzione all’Iva (non deducibile)

I principali errori nella gestione della contabilità aziendale sono legati alle deduzioni di IVA da specifici costi. Infatti, non è così scontato comprendere come quando l’IVA possa essere detratta. Ad esempio, può capitare che un costo teoricamente deducibile arrivi a non esserlo qualora non sussista una ricevuta o in caso questa non risulti essere corretta.

💢 Per questo motivo, presta particolarmente attenzione alla deducibilità dell’IVA sui diversi costi. Poniti sempre la domanda: sono esauditi tutti i presupposti che consentono l’applicazione dell’IVA su questo determinato importo?

 🗃 Gestisci l’archivio (con cura)

Una buona contabilità d’impresa si basa anche su un archivio ben gestito. Infatti, uno dei segreti per tenere una buona contabilità aziendale è proprio quello di gestire con cura il proprio archivio.

Soprattutto quando si è alle prese con documentazione cartacea, è facile che documenti vadano persi, ad essi sia assegnata una locazione errata, o essi non vengano costantemente riordinati e aggiornati.

Dunque, nel momento in cui sia necessaria una consultazione, è facile che, in un archivio mal gestito, i documenti non si trovino. Conseguenze di questo inconveniente sono una perdita di tempo consistente e, in casi sfortunati, anche delle sanzioni pecuniarie.

I documenti contabili, infatti, per legge, devono essere conservati a fini fiscali per alcuni anni. Un esempio concreto è costituito dalle ricevute dei costi su cui si è effettuata una detrazione di IVA devono essere conservati e resi disponibili ad eventuali controlli del fisco per 4 anni oltre all’esercizio di riferimento.

💢 Per questo motivo è consigliabile procedere all’organizzazione sistematica di tutti i documenti aziendali, ovvero di tutte le fatture, di tutte le ricevute e di tutta la restante documentazione, all’interno di un archivio ben strutturato.

Con l’introduzione del sistema della fatturazione elettronica, la gestione della documentazione contabile è stata semplificata di molto. L’archiviazione online, infatti, non ha solo consentito di salvare i dati relativi ai documenti fiscali in modo più rapido, ma ha anche consentito una loro conservazione più sicura ed affidabile.

🕑 Organizza (opportunamente) le tempistiche

Si tenga presente che tenere la contabilità di un’azienda comporta un determinato tempo di svolgimento. Infatti, per quanto possa essere debitamente organizzata, la gestione della contabilità non è una pratica subitanea.

💢 Per questo motivo ti consigliamo di fissare delle tempistiche periodiche fisse dedicate alla pura e semplice gestione della contabilità della tua azienda. In altre parole, è bene che tu organizzi il piano di svolgimento delle attività aziendali includendovi dei momenti dedicati al monitoraggio e alla supervisione della contabilità.

La normativa italiana non impone delle periodicità per l’attuazione della gestione aziendale, pertanto, l’organizzazione di un piano gestionale è a carico di ogni singola impresa.

La tenuta contabile e fiscale di un’azienda, ad esempio, può essere organizzata su base:

  • Frequente;
  • Mensile;
  • Trimestrale;
  • Semestrale.

Gestione della contabilità → su base frequente

Il controllo della tenuta della contabilità aziendale su base frequente è una modalità di monitoraggio molto efficace.

Questo metodo di supervisione è facilitato dalle nuove tecnologie in materia di fatturazione, ma non dipende necessariamente da esse. Infatti, grazie ai moderni software, è offerta la possibilità di monitorare le spese e registrarle in modo istantaneo con pochi semplici clic. Invece, gestire la documentazione manualmente risulta un po’ più dispendioso in termini temporali ed energetici, ma rimane comunque possibile.

😊 La periodicità di un controllo eseguito su base frequente è molto consigliabile se si vuole aumentare l’efficacia delle proprie operazioni contabili: eventuali sviste od errori possono essere identificati e corretti subito, senza causare troppi ritardi o problemi a catena.

Gestione della contabilità → su base mensile

Il controllo periodico della contabilità su base mensile è una periodicità di supervisione della tenuta contabile relativamente scrupolosa. Infatti, questa periodicità corrisponde all’arco di tempo minimo per assicurarsi che la propria contabilità sia gestita in modo corretto.

Eventualmente, si potrebbe approfittare per eseguire il monitoraggio canonico della contabilità aziendale nel momento in cui i dipendenti consegnano la nota spese. In questo momento, infatti, si potrà cogliere l’occasione per individuare eventuali discrepanze o errori, per controllare la conformità delle spese sostenute, la politica in base alla quale sono state effettuate (ad esempio rispetto ai budget stabiliti, ecc.).

Gestione della contabilità → su base trimestrale

Una cadenza trimestrale per il monitoraggio della contabilità prevederà, dunque, un controllo sistematico eseguito 4 volte all’anno.

In questo caso, è consigliabile organizzare il calendario in modo tale che le fasi di controllo non coincidano con i periodi di maggiore lavoro per l’azienda.

Gestione della contabilità → su base semestrale

Secondo questa impostazione della gestione aziendale a cadenza semestrale, il controllo della tenuta contabile e fiscale avviene solamente due volte l’anno.

😟 In caso di adozione di questo metodo di monitoraggio, si presti attenzione al fatto che la mole di informazioni da rivedere sarà ingente. È bene, dunque, sviluppare un piano organizzativo di conseguenza: le tempistiche per il controllo potrebbero allungarsi e anche il tempo necessario per risolvere eventuali problematiche emerse potrebbe non essere poco.

👀 Opera azioni di controllo (su base costante)

I consigli offerti sono validi per qualsiasi tipo di attività: se gli adempimenti fiscali e contabili sono un must a cui nessuna impresa può sfuggire, dei consigli pratici su come tenere la contabilità di un’azienda in modo corretto non possono che essere utili.

La cosa importante è, però, che i controlli siano attuati con costanza. Infatti, se si volesse svelare il segreto su come tenere una contabilità di un’azienda corretta, basterebbe dire che basterebbe operare azioni di controllo su base regolare. In questo caso, vale la pena dire: meglio controllare una volta in più che una volta in meno!

👦 Chiedi consiglio ad un consulente (competente)

💢 Nel caso in cui tu non ti senta sicuro e abbia costantemente il timore di incappare in qualche errore gestionale, puoi sempre decidere di affidarti ad un consulente competente in materia di gestione contabile.

In questo modo, potrai concentrarti su altre incombenze aziendali con la sicurezza di aver affidato la tua gestione aziendale ad uno specialista competente. Egli ti supporterà e ti affiancherà in tutti i procedimenti contabili e ti fornirà le giuste dritte per organizzare al meglio la tua contabilità.

E tu, cosa pensi a riguardo? Comunicaci la tua opinione nella sezione dei commenti sottostante, facci sapere le tue tecniche personali e come preferisci gestire la tua contabilità!

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