Contabilità: definizione e funzione in ambito aziendale

di Giorgia Frezza, il 22/02/21
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Cos'è la contabilità? Termine di uso comune, la contabilità rimane una pietra miliare nella vita di un'impresa. Tuttavia, se ne sentiamo spesso parlare, a volte ci chiediamo quale sia la sua vera definizione, o anche quale sia la sua funzione?

Di fronte ai molteplici vincoli fiscali e legali, ci si può legittimamente porre questa domanda.

In questo articolo, ci soffermiamo sulla definizione e la funzione della contabilità industriale per comprenderne meglio le problematiche. Infatti, l’attività contabile è alla base della buona gestione della vostra azienda.

Contabilità: definizione

La contabilità è l’oggetto di studio della ragioneria, branca delle scienze economico-aziendali. In pratica, la contabilità è l’insieme di scritture contabili di un’azienda, necessarie per controllare l'andamento di un’impresa.

La contabilità è, quindi, una disciplina che permette di redigere conti e analizzare la situazione finanziaria della vostra azienda in modo continuo e in tempo reale.

In particolare, mira a identificare tutti i movimenti di denaro e i flussi finanziari in entrata e in uscita dall'azienda, come costi e ricavi, per esempio. Per fare questo, tutte le transazioni finanziarie sono registrate in un registro contabile, chiamato libro mastro.

Bisogna anche notare che la contabilità si basa su diversi principi contabili importanti come

  • il principio della continuità aziendale,
  • il principio dell'indipendenza degli esercizi
  • il principio della prudenza.

Il principio della continuità aziendale

La continuità aziendale è un principio contabile fondamentale e una norma contabile internazionale. Essa è disciplinata dall'articolo 2423-bis del codice civile, che stabilisce che se è prevista una cessazione dell'attività per l'esercizio N+1, i conti dell'esercizio N devono essere redatti secondo i principi e le regole contabili abituali, come se l'attività dovesse continuare a tempo indeterminato. Il principio della continuità aziendale implica che l'ammortamento dovrebbe continuare nel modo usuale e a lungo termine. Le attività sono valutate al loro valore d'uso e non al loro possibile valore patrimoniale netto. Gli accantonamenti sono contabilizzati normalmente e i riporti di entrate e uscite sono stabiliti in condizioni normali.

Questo principio della continuità aziendale ha delle conseguenze sulla gestione dell’azienda, nel campo della:

  • la valutazione dei beni dell'azienda e l'ammortamento in corso.
  • L'ammontare degli accantonamenti
  • Il riporto dei risultati, in particolare agli anni successivi (carry-forward)
  • L'eliminazione dei debiti nel bilancio della società (in particolare nel caso di procedure collettive in corso)

Il principio dell’indipendenza degli esercizi

Il principio contabile dell'indipendenza degli esercizi è, secondo il piano generale dei conti (GCA), uno dei pilastri della contabilità. Infatti, gli utenti delle informazioni contabili (tasse, banche, investitori...), hanno bisogno di fare un giudizio su una società e questo, su un periodo spesso chiamato "anno fiscale" contabile. È quindi necessario menzionare nel bilancio tutte le spese e le entrate che lo riguardano. Questo legittima l'uso del principio contabile dell'indipendenza degli esercizi.

Per rispettare il principio dell'indipendenza degli esercizi, la contabilità deve tenere conto delle seguenti scritture d'inventario:

  • Ratei passivi: uscite future che prendono in considerazioni costi già maturati. I ratei passivi si riferiscono all'esercizio in esame ma le uscite vengono contabilizzate dopo la chiusura dell'esercizio.
    • Es: commissioni e spese bancarie per euro 100 con competenza dicembre e accreditati a inizio gennaio.
  • Ratei attivi: entrate future che prendono in considerazione ricavi già maturati. I ratei attivi si riferiscono all'esercizio in esame ma le entrate verranno contabilizzate dopo la fine dell'esercizio.
    • Es: interessi attivi bancari per euro 100 maturati a dicembre e accreditati a inizio gennaio.
  • Risconti attivi: oneri relativi all'esercizio successivo ma registrati nell'esercizio in corso.
    • Es: pagamento in anticipo dell’affitto del capannone industriale annuale pagato il 01/10/2010 in cui 3 mesi si riferiscono all'esercizio in corso e gli altri 9 mesi all'esercizio successivo.
  • Risconti passivi: entrate relative all'esercizio successivo ma riconosciute nell'esercizio in corso.
    • Es: i fitti attivi, ovvero la riscossione, tramite bonifico bancario, di un fitto semestrale anticipato di € 5.000,00;

Il principio della prudenza

Il principio contabile della prudenza è decisivo nella contabilità. Il piano generale dei conti richiede che i conti delle società siano redatti sulla base di valutazioni prudenti per anticipare tutte le perdite, probabili o certe, che le riguardano. Le società devono quindi registrare queste perdite nei loro conti alla fine dell'esercizio.

Il principio di prudenza si applica alle registrazioni contabili fatte da una società. Questo principio, in contabilità, consiste nell'anticipare qualsiasi perdita probabile, non appena tale perdita è prevista, e non prendere in considerazione i profitti, anche se sono probabili, prima di attualizzarli. In altre parole, la società deve registrare alla chiusura dell'esercizio tutte le perdite probabili o certe che la riguardano, anche se appaiono dopo la data di chiusura dell'esercizio.

I diversi tipi di contabilità

Contabilità generale o finanziaria

La contabilità generale permette di tenere la contabilità di un'azienda o di un'organizzazione, registrando tutte le attività in modo cronologico.

È obbligatoria, eccetto per le microimprese, e permette di conoscere la salute finanziaria e il valore degli attivi di una società, attraverso un certo numero di documenti contabili:

  • il conto economico elenca le entrate e le uscite dell'azienda,
  • lo stato patrimoniale mappa le attività all’attivo (ciò che l'azienda possiede) e le passività (ciò che l'azienda deve),
  • la nota integrativa fornisce informazioni utili per la comprensione del conto economico e dello stato patrimoniale.

La contabilità analitica o di gestione

Mentre la contabilità generale fornisce una panoramica dei conti dell'azienda, la contabilità analitica offre di analizzarli e interpretarli per facilitare il processo decisionale. L'obiettivo è analizzare i costi inerenti ad ogni creazione di valore calcolando la redditività:

  • di un prodotto,
  • di un progetto o attività,
  • del valore dell'inventario (con margine di contribuzione, per esempio).

L'obiettivo è multiplo:

  • per identificare ciò che causa perdite e ciò che fa guadagnare,
  • identificare le leve di crescita e i punti da ottimizzare,
  • attuare un piano d'azione per ridurre il divario con le previsioni e aumentare la redditività complessiva.

La contabilità di cassa

La contabilità di cassa registra i flussi finanziari in entrata e in uscita di un'azienda. Crea una voce contabile per ogni pagamento in entrata e in uscita, in base alle attività del conto bancario.

È riservata alle società individuali sotto il Non-Commercial Profits Scheme (NCB) e a certe società sotto l'Industrial and Commercial Profits Scheme (ICB). È semplice da amministrare e richiede meno tempo della contabilità per competenza e quindi meno costosa.

Contabilità per competenza

La contabilità per competenza registra i crediti e i debiti dell'azienda al momento dell'impegno, senza che siano ancora materializzati dai flussi finanziari. Questo può essere il caso quando una fattura viene emessa o ricevuta, per esempio.

Ciò richiede regolari riconciliazioni bancarie per assicurare che i flussi di cassa corrispondano alle registrazioni per competenza. Permette di dare una rappresentazione molto più fedele dei risultati e degli attivi, e di assicurare un controllo accurato del recupero dei crediti.

Contabilità di bilancio

Il compito della contabilità di bilancio è quello di definire i bilanci per i prossimi anni. Si concentra solo sulle spese e le entrate di bilancio che sono state convalidate in anticipo per un dato anno contabile. Non prende in considerazione :

  • Attività e passività,
  • debiti e crediti.

Non è obbligatoria, ed è spesso usata come strumento per gestire l'azienda e controllare il suo budget. In particolare, fornisce visibilità sulle differenze rispetto alla previsione effettuata e permette di aggiustare il business plan in funzione delle previsioni future.

Contabilità pubblica

La contabilità pubblica è la contabilità tenuta dalle amministrazioni pubbliche e dal governo generale per rendere conto delle spese e delle entrate. Si basa sugli stessi principi enunciati nel piano contabile generale, come la contabilità generale privata, la partita doppia o l'ammortamento.

Permette di determinare il bilancio pubblico dopo aver comunicato gli obiettivi annuali. Permetterà allora di verificare se le spese previste nel bilancio corrispondono all'importo previsto. Alla fine, la differenza tra le entrate, cioè le varie tasse raccolte, e le spese permetterà di determinare se l'organizzazione è in surplus o in deficit di bilancio.

Differenze tra la contabilità ordinaria e la contabilità semplificata

La contabilità ordinaria o contabilità doppia, ovvero la contabilità secondo il metodo della partita doppia, viene tenuta da:

  • Le persone fisiche, le società sotto un nome collettivo e le società in accomandita semplice con un fatturato annuo superiore a 500.000 euro
  • tutte le altre società (Spa, Srl, etc..), indipendentemente dal loro fatturato

La contabilità semplificata è stata introdotta per ridurre gli obblighi contabili delle piccole e medie imprese con l'obiettivo di ridurre il costo della contabilità e aiutarle a gestire le loro imprese più facilmente. L'obiettivo è quello di ridurre i costi della contabilità e di aiutarli a gestire più facilmente le loro imprese. Comporta regole contabili più leggere e obblighi per le imprese sia dal punto di vista finanziario che amministrativo.

La funzione della contabilità in un'azienda

Un’operazione di informazione finanziaria

In termini concreti, la contabilità si concentra sulla:

  • redazione del bilancio d’esercizio della società,
  • raccolta e coordinazione di tutti i dati finanziari.

Il compito del contabile dell'azienda è quello di inserire le informazioni contabili e garantire la loro affidabilità e veridicità.

Tenere la contabilità dell’azienda significa riconciliare, attraverso il metodo della partita doppia, le informazioni finanziarie con le transazioni finanziarie, cioè con le operazioni effettuate (vendite, acquisti, investimenti, ecc.). Affinché una registrazione contabile sia certificata, è necessario stabilire un legame con l'aiuto di un documento giustificativo.

In pratica, il commercialista avrà il compito di controllare le scritture contabili relative alle attività dell'azienda. Il piano dei conti sarà basato sull'anno contabile (periodo delimitato di tempo in cui vengono registrati tutti i flussi finanziari che interessano l’azienda).

Un metodo a sostegno del processo decisionale

La contabilità rimane un’attività indispensabile per la gestione aziendale e il processo decisionale. La funzione della contabilità è quello di fornire al management e ai direttori d'azienda informazioni affidabili per definire una strategia e prendere decisioni alla luce della situazione economica.

Così, alla chiusura dell’esercizio finanziario, una volta all'anno, il contabile redige documenti contabili sintetici, che sono obbligatori. Può anche produrre in qualsiasi momento rendiconti provvisori (rendiconti contabili intermedi), che presentano la posizione finanziaria della società in modo periodico.

Utile per il controllo di gestione, la contabilità va oltre la sua funzione di sostegno alla gestione. Per esempio, il calcolo della redditività di una voce permette di valutare la pertinenza e la fattibilità del modello di business dell'azienda.

Infine, la precisione dei supporti contabili rende la contabilità un perfetto supporto informativo per tutti i settori dell'azienda. Ogni dipartimento di un'azienda ha la possibilità di fare affidamento sulla contabilità per valutare la propria attività.

L'importanza della contabilità

Su base giornaliera, la contabilità è di fondamentale importanza. Infatti tramite il rendiconto contabile, è possibile:

  • dare un quadro globale e affidabile della situazione economica di un'azienda. Questa immagine sarà poi comunicata agli azionisti e agli stakeholder esterni attraverso la produzione di documenti di sintesi obbligatori: lo stato patrimoniale e i conti economici (contabilità generale);
  • calcolare i costi per dedurre la redditività di ogni segmento di attività e identificare le voci di profitto e perdita dell'azienda (contabilità dei costi) ;
  • preparare i bilanci futuri con un approccio lungimirante, confrontando le realizzazioni effettive con le cifre inizialmente previste, al fine di aggiustare le previsioni future (contabilità di bilancio);
  • monitorare su base giornaliera tutte le spese e i flussi di cassa che riguardano l'azienda, così come le variazioni delle immobilizzazioni.

Contabilità è una parola che spaventa tutti per la sua complessità. Tuttavia, come abbiamo visto nel nostro articolo, la contabilità non è così terribile. In pratica, è un’attività che richiede regolarità e un certo grado di rigore.

Necessaria per soddisfare gli obblighi legali dell'azienda, la contabilità è un referto dello stato di salute di un’azienda: un’attività decisiva da tutti i punti di vista.

E se ora volete saperne di più sul mondo della contabilità e gli obblighi contabili relativi alla vostra azienda, consultate la nostra sezione dedicata.