Urgente o Importarte? La matrice Eisenhower per assegnare la giusta priorità

di Giorgia Frezza, il 27/04/21
matrice-eisenhower

"Le cose urgenti sono raramente importanti. Le cose importanti sono raramente urgenti. " (D. D. Eisenhower)

Questa frase è alla base della concezione e ideazione della matrice Eisenhower. Usata sia professionalmente che per l'organizzazione personale, è uno strumento semplice, ma molto efficace per la gestione del tempo e la prioritizzazione dei compiti.

Particolarmente apprezzato dai project manager, diventa un alleato nella pianificazione dei progetti per guadagnare in produttività, ma anche per allineare i team secondo lo stesso quadro di riferimento.

Come si presenta in pratica la matrice Eisenhower? E come usarla nella vita di tutti i giorni? Scoprite come stabilire le priorità e realizzare i vostri compiti in modo efficiente!

Cos'è la matrice Eisenhower?

Matrice Eisenhower: definizione e principio

La matrice Eisenhower è uno strumento che aiuta a stabilire le priorità secondo due variabili: urgenza e importanza.

Prende il nome dal suo creatore, Dwight David Eisenhower, uno statista americano, ufficiale militare e 34° presidente degli Stati Uniti, noto per la sua immancabile produttività in molti campi.

Funzionando come una griglia di lettura delle priorità, è generalmente rappresentata come una tabella a doppia entrata che genera, quindi, quattro blocchi, chiamati "Quadranti".

Qual è l'utilità di questo strumento?

La matrice può essere utilizzata per le attività quotidiane così come nella sfera professionale, individualmente o come parte integrante di un team.

Per questo motivo, viene impiegata abitualmente per :

  • gestire il tempo in modo più efficiente,
  • organizzare il lavoro e aumentare la produttività,
  • classificare i compiti distinguendo per ognuno il loro valore aggiunto e/o il loro carattere imperativo,
  • conoscere le differenti task e sapere quali delegare,
  • dare la priorità a un piano d'azione seguendo uno spirito di squadra,
  • prendere decisioni più informate, ecc.

Dirigenti, project manager, impiegati, tutti possono trovare un’utilità nell'uso di questa matrice.

Come funziona la matrice e i 4 quadranti

Come usare la matrice Eisenhower?

Prima di tutto, è essenziale saper attuare la distinzione tra :

"Cose urgenti", cioè compiti e attività che richiedono un'attenzione immediata e che devono avere la priorità;

"cose importanti", cioè compiti e attività i cui risultati sono decisivi per il progresso verso il raggiungimento degli obiettivi, e che quindi non devono essere trascurati.

Il modo in cui funziona lo strumento è quindi semplice: si ordinano i compiti da realizzare secondo il loro grado di importanza e urgenza, mettendoli nel quadrante corrispondente:

Quadrante 1: compiti importanti e urgenti:

  • un file importante da consegnare rapidamente,
  • una relazione da cui dipende l'esecuzione di un altro compito,
  • una e-mail ad alto valore aggiunto, ecc;

Quadrante 2: compiti importanti, ma non urgenti:

  • la realizzazione degli obiettivi quotidiani,
  • definire la strategia di un dipartimento,
  • monitorare un budget o un KPI,
  • attività di monitoraggio,
  • formazione, ecc;

Quadrante 3: compiti urgenti, ma meno importanti:

  • elaborazione di e-mail e chiamate,
  • rispondere a richieste e sollecitazioni ad hoc da parte di terzi, ecc;

Quadrante 4: compiti non urgenti o importanti:

  • controllare i social network,
  • rispondere a messaggi non importanti in una chat istantanea, ecc.

Una volta ordinati, questi compiti dovrebbero essere gestiti nel modo seguente:

No. 1: Eseguire questi compiti da solo immediatamente.

No. 2: Programmare questi compiti e farli personalmente in modo rapido.

No. 3: Affidare questi compiti a qualcuno che può farli in modo tempestivo.

No. 4: Abbandonare questi compiti, che spesso sono inutili.

Quali sono i limiti della matrice?

Sebbene questo strumento presenti molti vantaggi, tra cui la sua semplicità e chiarezza, possiede alcuni svantaggi, come:

  • la sua natura soggettiva: i criteri di urgenza e di importanza non sono sempre facili da definire. In una squadra, è necessario comunicare per valutare e dare priorità ai compiti al fine di raggiungere l'obiettivo comune;
  • la sua mancanza di sfumature: la matrice si basa su un sistema di valutazione dei compiti a due variabili, senza proporre di variare il grado di importanza o di urgenza, che rimane piuttosto limitato. La possibilità di utilizzare più gradazioni all'interno della stessa casella permetterebbe una prioritizzazione più raffinata dei compiti.

Caso d'uso con un team di progetto

Per far sì che un progetto si svolga senza problemi, la matrice può essere utile per decidere in gruppo gli argomenti prioritari. Si può organizzare una riunione o un workshop per ordinare e dare priorità alle azioni da eseguire.

Per esempio, avete intenzione di pubblicare un dossier tematico sul vostro blog per mettere in evidenza la vostra competenza commerciale. Per procedere all’azione, bisogna inquadrare e dare priorità alle diverse attività per raggiungere questa caratteristica.

➡️ In pratica:

  1. Preparate la lista di compiti e riunite la vostra squadra.

    Per esempio: 1) elencare le idee di contenuto, 2) trovare esperti interni o esterni per scrivere dei contenuti o essere intervistati, 3) definire un formato di articolo coerente, 4) produrre il contenuto, 5) promuoverlo, ecc.

  2. Spiegate a cosa serve la matrice Eisenhower, come funziona ogni quadrante e come utilizzare la matrice per inquadrare meglio il progresso del progetto.

  3. Determinate insieme cosa si intende per urgenza e importanza e quantificate i tempi previsti (in ore, giorni, ecc.).

    Per esempio: rilascio del file tra due mesi. In seguito, individuazione dei temi prioritari.

  4. Concordate i compiti e le attività che sono considerati prioritari e/o essenziali, rivedendoli insieme e aggiungendoli alla matrice.

    Per esempio: quali argomenti sono critici per la riuscita del vostro progetto? Quanto è importante la qualità del contenuto? Quando dovreste iniziare a comunicare i progressi al cliente?

  5. Rivedete insieme la matrice, assicurandovi che sia chiaramente compresa e concordata.

Gli strumenti di gestione del progetto

Per migliorare l'efficienza e la collaborazione dei team, i software di project management offrono la possibilità di creare la vostra matrice Eisenhower online.

Con questi strumenti, è possibile:

  • creare parametri personalizzati,
  • lavorare sulla matrice e modificarla in tempo reale, sebbene i team lavorino in remoto,
  • tracciare le azioni,
  • condividere commenti o documentazione del progetto, ecc.

L'uso della matrice diventa così più esteso e fornisce supporto alle altre fasi della gestione del progetto.

Ultimi consigli per aumentare l'efficienza

Una volta che avete capito come funziona la matrice, cercate di usarla nel modo più proattivo possibile.

Per arrivare a tale risultato, assicuratevi di dare più spazio all'importante e meno all'urgente. In un ambiente saturo di molteplici richieste, è essenziale essere in grado di fare un passo indietro e discernere ciò che è veramente importante.

  • Cercate di dedicare la maggior parte del vostro tempo alle attività del quadrante 2, cioè alle attività importanti. È così che riprenderete il controllo della situazione e raggiungerete i vostri obiettivi a lungo termine;
  • Siate proattivi non appena arriva un nuovo compito, e pianificatelo il più possibile, in modo da non svolgerlo di fretta e sotto pressione;
  • Completate la matrice con altri metodi di ponderazione, per esempio valutando l'impatto previsto delle vostre azioni, o le risorse da utilizzare. La legge di Pareto, per esempio, può aiutarvi a dare priorità alle vostre azioni;
  • Riducete al minimo indispensabile il tempo speso in attività che non sono né importanti né urgenti, che non servono direttamente al raggiungimento dei vostri obiettivi.

Con questi consigli, riuscirete a riprendere in mano il controllo del vostro tempo e ad avere un approccio completamente diverso all'urgenza.

E voi, come usate la matrice Eisenhower? Condividete le vostre migliori pratiche nei commenti!