Time Management: Cos'è e quali tecniche per migliorarlo?

Il segreto per trovare più tempo è il Time Management

Time management: il segreto per trovare più tempo

Perché migliorare il time management? Per essere produttivi ed evitare il burn-out e molto altro...

Stiamo parlando dell'uso del proprio tempo, letteralmente del suo buon uso, per dissociare la vita professionale e privata, per avere una visione chiara di ciò che si deve fare, per avere tempo per voi, per respirare e quindi riprendere i vostri compiti al 100% della forma.

Ultimamente ci sono già abbastanza fattori di stress, non credete?

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Cos'è il time management?

Il time management è il processo di pianificazione e controllo utilizzato per gestire il tempo e organizzare le proprie attività al fine di impiegare il minor tempo possibile per le proprie attività.

Come ottimizzare tempo e priorità?

Secondo la legge di Pareto, si può portare a termine l'80% di un obiettivo completando il 20% dei compiti.

Spesso solo quel 20% è davvero importante e produce l'80% dei risultati.

Tuttavia, i numeri e la teoria non vi aiuteranno a ottimizzare il vostro tempo.

La seconda buona notizia è che non mancano strumenti e tecniche di time management.

Abbiamo selezionato 4 fasi essenziali, da combinare secondo le vostre esigenze!

Step 1: Definire la vostra to do list

Per essere ben organizzati, non c'è niente come il metodo della to do list : si elencano le cose da fare, impegnative o rapide che siano, in modo da non tralasciare nulla.

Si può arrivare a scomporre le attività importanti, in modo da renderle meno impegnative, e poi dare loro una priorità, come abbiamo discusso in questo articolo:

Step 2: Stabilite le vostre priorità

matrice priorità eisenhower

©Federico Casini

 

Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.

Eisenhower

Ora che definito la vostra lista delle cose da fare, come si fa a stabilire le priorità? TUTTO sembra urgente! Prendete un bel respiro e ricontrollate, utilizzando il metodo di Eisenhower.

Dividete le vostre attività in 4 categorie (ad esempio importanti ma non urgenti) per sapere in quale attività sia da svolgere immediatamente e quale attività possa essere rimandata.

💡 Su questo principio, per motivarsi all'inizio della giornata, non esitate a iniziare con compiti veloci, dove lo sforzo è basso e il guadagno piuttosto significativo.

Step 3: Pianificate le vostre attività!

Sapete cosa fare e in quale ordine, ora pianificate le vostre attività utilizzando un software dedicato o un app agenda.

Definite una scadenza, una scadenza ai vostri lavori, e visualizzate il lavoro facilmente, utilizzando la codifica a colori.

☝️ Il calendario condiviso è ideale per il lavoro a distanza o in team.

💡 Se possibile, pianificate le vostre riunioni all'inizio della giornata e limitatele nel tempo.

Un incontro a metà mattina o a metà pomeriggio rompe il ritmo e la concentrazione, e alla fine della giornata si trascina.

Ancora meglio, pianificatelo prima della pausa pranzo, tutti saranno d'accordo ad andare dritti al punto per placare la fame il più possibile.

Step 4: Attenetevi al vostro programma ed evitate di procrastinare

Vi siete prefissati degli obiettivi, ovvero compiti da svolgere in un certo ordine ed entro un certo periodo di tempo.

Ora la cosa più difficile mettere in pratica il proprio piano!

via GIPHY

Per essere concentrati nei propri compiti, ed evitare il famoso multitasking, adottare il metodo Pomodoro. Dedicate delle fasce orarie ben definite ai vostri diversi compiti (circa 25 minuti ciascuno, seguiti da una pausa di 5 minuti) per darvi il massimo della dedizione e del ritmo.

Se, nonostante tutta la vostra buona volontà, a volte rimandate i compiti difficili per dopo, a favore di compiti più facili, provate il metodo GTD, per ottenere le cose fatte.

Esso combina alcuni tra i metodi di time management di cui abbiamo parlato: identificare i compiti, stabilire le priorità, eventualmente delegare, e fare aggiustamenti man mano che si procede.

Essere organizzati è un’arte che si può imparare!

Tick tock : è il momento di controllare il vostro tempo

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Siete in ritardo? Niente panico! Prendetevi un po' di tempo per organizzarvi… ne risparmierete un sacco!

Può sembrare paradossale, ma è la chiave della vostra efficienza professionale e della vostra realizzazione personale.

La gestione del tempo richiede un po' di rigore all'inizio, ma alla fine vi porta a essere flessibili: analizzare, priorizzare, delegare, eseguire, controllare, questo è il segreto.

Questa è ginnastica mentale vera e propria, la parte più difficile è iniziare una nuova routine ogni giorno e attenersi ad essa.

Naturalmente, un piccolo aiuto è sempre benvenuto. Pensiamo che il nostro toolbox per la gestione delle attività possa aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi:

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