Come impostare obiettivi SMART? Il metodo per raggiungere la vetta

Quando si pianifica un progetto o si imposta e si dà il via ad un’iniziativa aziendale, la definizione di obiettivi chiari e concreti è essenziale. Il Management by Objectives, infatti, è un concetto centrale per la gestione delle imprese moderne.

In rapporto a questo concetto, forse vi è capitato di sentire da qualche parte parlare del metodo e degli obiettivi SMART… Siete curiosi di sapere di cosa si tratta?

In questo articolo vi presenteremo i dettagli essenziali della metodologia da adottare a seconda degli obiettivi che si intende raggiungere, siano essi di marketing, manageriali o di HR. Sfrutta gli esempi forniti per impostare i Vostri obiettivi SMART personali!

In particolare, di seguito troverete risposte alle seguenti domande: Come si usa esattamente la tecnica SMART? E com’è possibile formulare obiettivi SMART per mettere voi e i vostri team sulla strada giusta per ottenere una performance di successo?

Iniziamo con un inquadramento del concetto di “SMART” applicato agli obiettivi aziendali.

Creato da George T. Doran, il metodo SMART è un sistema finalizzato alla formulazione di determinati obiettivi. È un procedimento che consente di definire degli obiettivi in modo semplice e mnemonico, addirittura quasi ludico.

La messa in pratica della metodologia SMART comprende due passaggi principali, che risultano fondamentali nel processo di creazione e di gestione del business:

1. La definizione degli obiettivi che il progetto aziendale persegue;
2. La definizione degli step specifici che permetteranno il raggiungimento di questi obiettivi.

Tramite questi passaggi, il metodo SMART fornisce al team di lavoro un quadro preciso di inquadramento degli obiettivi, quantificabile e misurabile.

Questo consente di aggirare in modo relativamente agile le difficoltà riscontrabili in corso d’opera e di raggiungere rapidamente il successo di un progetto, con un notevole risparmio di tempo e denaro.

Nel concreto, il metodo SMART identifica 5 criteri per fissare i giusti obiettivi e garantirne la validità, che sono corrispondenti alle 5 lettere della parola SMART.

Infatti, SMART è un acronimo che riflette i seguenti significati:

• S → Specifico;
• M → Misurabile;
• A → Ambizioso;
• R → Raggiungibile;
• T → Tempificato.

☝ Che si tratti dei contesti di Project Management, Management, HR o Marketing, i criteri definiti dagli obiettivi SMART si applicano allo stesso modo.

L'obiettivo deve essere chiaro. Esso deve avere una formulazione semplice e definita con precisione. La specificità dell’obiettivo consente di andare dritti al punto, senza lasciar spazio a confusione.

Fissare un obiettivo significa anche essere in grado di valutarne il progresso e i risultati ottenuti. Per questo ogni obiettivo deve essere misurabile.

☝ Gli indicatori oggetto di misurazione devono essere determinati fin dall'inizio.

A seconda della variante semantica assunta dell'acronimo, la lettera A può corrispondere a diversi criteri. Essa può far riferimento a: arrivabile, appropriato o ambizioso.

In generale, ciò significa che l'obiettivo deve tenere conto del contesto in cui si colloca e offrire un alto grado di competitività per essere in grado di far avanzare il business e fornire la motivazione necessaria.

L'obiettivo deve essere, poi, sempre a portata del soggetto o del team che l’ha fissato e che lo persegue. Esso deve essere calibrato secondo i mezzi e le risorse a disposizione e non deve, in qualunque momento, essere percepito come irraggiungibile. Al contrario, è fondamentale che l’obiettivo sia sempre raggiungibile.

La fissazione di una scadenza precisa condiziona il raggiungimento dell'obiettivo ed è essenziale per garantire una giusta gestione del tempo dedicato al raggiungimento di uno scopo.

La determinazione di un orizzonte temporale preciso, infatti, consente di organizzare gli sforzi necessari per tagliare il traguardo prestabilito. Per questo motivo l’obiettivo deve essere tempificato, ovvero definito nel tempo.

Gli obiettivi SMART permettono di ottimizzare l’utilizzo delle risorse materiali e temporali a disposizione. Infatti, le azioni per raggiungere gli obiettivi sono, mediante il metodo SMART, ottimizzate e, quindi, rese più strategiche e funzionali.

Gli obiettivi SMART spingono ad una valutazione rigorosa dei progressi effettuati verso la realizzazione dei risultati attesi. Grazie a questa possibilità di tracking, è possibile valutare gli sforzi fatti e riaggiustare eventualmente la rotta qualora necessario.

Gli obiettivi SMART agiscono positivamente sull’attitudine dei soggetti implicati nei confronti del processo, perché ne aumentano la motivazione.

Gli obiettivi SMART permettono, infatti, di visualizzare in ogni momento a che punto ci si trova con il proprio lavoro. In questo modo, essi aiutano a definire con più nitidezza ciò che è stato raggiunto e ciò che resta da fare. In quest’ottica, risulta chiaro che è sempre più stimolante vedere il livello del proprio progresso raggiunto, piuttosto che navigare a vista.

Vediamo ora come impostare metodicamente gli obiettivi in modo SMART, seguendo ciascuno dei criteri sopra elencati.

Per fissare degli obiettivi specifici, è necessario porsi e rispondere ad una serie di domande che aiuteranno nella comprensione della direzione in cui si stanno dirigendo i propri sforzi.

👉 Ad esempio, può essere utile sfruttare la regola delle cinque W, largamente usata nella gestione dei progetti. Questa richiede specificatamente di rispondere ai seguenti quesiti:

• Who? (Chi?)
• What? (Cosa?)
• When? (Quando?)
• Where? (Dove?)
• Why? (Perché?)

Tramite la rielaborazione delle risposte a queste domande, il quadro di lavoro è stabilito. Ogni collaboratore o membro del team di progetto sarà, in questo modo, in grado di mettere a fuoco la direzione da prendere, le risorse a sua disposizione e l'ambito della sua azione.

Come si può migliorare qualcosa senza poterla prima misurare e valutare? Uno dei principali vantaggi degli obiettivi fissati secondo il metodo SMART è senza dubbio la loro natura quantificabile. La loro intrinseca misurabilità, infatti, non solo ne facilita il raggiungimento, ma aumenta anche le capacità di anticipazione e previsione.

👉 In termini di miglioramento continuo, questo criterio è essenziale, poiché permette di monitorare il raggiungimento degli obiettivi. Per implementare questo processo, è consigliabile definire degli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) precisi e misurabili, basati su dati concreti.

Nella loro pianificazione strategica, le aziende tendono spesso a fissare obiettivi molto ambiziosi. Tuttavia, anche se sembrano essere fondamentali per il successo di un progetto o lo sviluppo di un modello di business, questi obiettivi ambiziosi a volte non sono davvero raggiungibili.

Questo può portare ai seguenti inconvenienti :

• La necessità di impiegare nuove risorse, sia umane, che materiali, che finanziarie, per ridefinire la strategia;
• Un calo di motivazione da parte del team di lavoro;
• Una perdita di fiducia da parte degli investitori e delle altre parti interessate, e così via.

👉 Per questo è importante che ciascun obiettivo siano mantenuto raggiungibile, che esso sia calibrato alle reali possibilità imprenditoriali e, dunque, realistico e appropriato. Certo, essi devono rimanere ambiziosi, ma senza superare i limiti del possibile.

Come abbiamo appena visto, fissare obiettivi troppo ambiziosi, quindi irrealistici e non effettivamente raggiungibili, può portare a delle conseguenze molto negative per l’azienda.

Per questo motivo è fondamentale assicurarsi che gli obiettivi prefissati siano raggiungibili.

Per operare una giusta valutazione delle reali possibilità e dei reali limiti, è bene porsi le seguenti domande, al fine di specificare determinati parametri essenziali:

• Sono gli obiettivi in linea con la realtà del mercato e le proposte dei concorrenti?
• Siete in possesso delle risorse necessarie (sia finanziarie, che materiali, che umane) per perseguire tali obiettivi?
• C'è abbastanza tempo a disposizione per poter effettivamente raggiungere gli obiettivi?
• La visione riguardo agli obiettivi è condivisa da tutti i membri del team?
• La valutazione degli obiettivi è basata su analisi concrete e fattuali?

Attenzione! La R in SMART può, a volte, fare riferimento anche al fatto che gli obiettivi devono anche essere rilevanti per il progetto o, in generale, per l’azienda.

In altre parole, è importante chiedersi se gli obiettivi, per l’azienda, sono:

• Una priorità?
• Redditizi?
• Fissati al momento giusto?

👉 In questo contesto, è consigliabile svolgere un'analisi della propria situazione aziendale. Domande come: Quali sono i risultati attesi? Cosa apporteranno gli stessi risultati alla Vostra attività? sono da porsi per poter valutare efficacemente la pertinenza degli obiettivi.

Senza un lasso di tempo ben definito, non c'è risultato! Infatti, gli obiettivi possono essere raggiunti solo se risultano fissati nel tempo. In caso contrario, il suo raggiungimento potrebbe essere troppo dilazionato nel tempo se non, addirittura, non avvenire mai.

Nell'ambito di un progetto, la definizione della scadenza è essenziale per controllare l'uso delle risorse e il budget durante la sua realizzazione.

La creazione di una tabella di marcia del progetto, ovvero di una Roadmap, può costituire un grosso aiuto per guidare in modo corretto il procedere del team.

La Roadmap risulta uno strumento universalmente utile: del suo utilizzo traggono beneficio sia i membri del team, che il Project Manager. Questa mappa persegue il fine di dirigere le azioni e assicurare la loro pertinenza alla sequenza prestabilita fino al raggiungimento dell'obiettivo.

👉 Qualunque siano gli obiettivi prefissati e qualunque sia il lasso di tempo in cui questi devono essere raggiunti, è bene suddividerli sempre in unità più piccole, ovvero in fissare obiettivi intermedi.

Per visualizzare i compiti, le loro interrelazioni e la loro realizzazione, è possibile usufruire del supporto di strumenti come:

• Il grafico di Gantt,
• Il diagramma di Perth,
• Il metodo del percorso critico, e così via.

Di seguito vi proponiamo 3 esempi di applicazione del metodo SMART. Questi potranno essere usati nel vostro business, trasformando un obiettivo generale in un obiettivo intelligente finalizzato ad un risultato concreto.

→ Obiettivo generale 🎈 : Aumentare il traffico del sito web.

→ Obiettivo SMART 💡 :

• S → Aumentare il traffico verso i domini .es e .com del sito web aziendale;
• M → Passare da 3.000 visite a 5.000 visite al mese;
• A → Rafforzare l’annuario e duplicare il contenuto della pagina;
• R → Generare più lead e attirare più clienti;
• T → Entro i prossimi 6 mesi.

→ Obiettivo generale 🎈 : Aumentare il numero di abbonati.

→ Obiettivo SMART 💡 :

• S → Aumentare il numero di abbonati alla rivista;
• M → Duplicare il numero di iscrizioni alla newsletter aziendale;
• A → Creare 100 nuovi contenuti da scaricare;
• R → Conferire maggior valore all'utente;
• T → Entro i prossimi 30 giorni.

→ Obiettivo generale 🎈 : Aumentare il fatturato del prossimo anno.

→ Obiettivo SMART 💡 :

• S → Raddoppiare il fatturato dell'azienda;
• M → Da €40K a €80K;
• A → Rafforzare il team di vendita con l'assunzione di 3 Account Manager;
• R → Posizionamento nei mercati statunitense e tedesco;
• T → Seconda metà del 2021.

Ora avete tutte le chiavi per aprire lo scrigno del metodo SMART, potete assicurarvi una rotta ben precisa per realizzare il vostro progetto ideale e raggiungere, così, le ambite vette!

In caso di necessità, non esitate a dotarvi di strumenti di gestione dei progetti per definire e organizzare meglio il vostro lavoro.

Nell’elaborazione degli indicatori non dimenticate, però, la cosa più importante: gli obiettivi devono essere SMART! Solo così potrete rendere più definiti e monitorare meglio i vostri progressi, nonché giungere più rapidamente a destinazione.

Quanto a voi, quali sono i vostri criteri prediletti nello stabilire gli obiettivi? Condivideteci la vostra opinione nella sezione dei commenti!