Consigli & strumenti per migliorare la comunicazione aziendale

comunicazione interna aziendale

Come migliorare la comunicazione interna di un'azienda, di un'associazione o di una start-up? Come diffondere internamente le informazioni per promuovere un buon ambiente di lavoro e aiutare i vostri dipendenti a raggiungere i loro obiettivi?

In questo articolo, appvizer ha identificato sei suggerimenti per voi: idee per una migliore comunicazione in azienda - e rendere la comunicazione interna un vero e proprio strumento HR - così come una lista di strumenti di comunicazione interna (social network aziendali) da utilizzare per ottimizzare la gestione delle informazioni.

Siete determinati ad aumentare la produttività dei vostri dipendenti consolidando al tempo stesso una vera cultura aziendale? 

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Il ruolo della comunicazione in azienda

Qual è il posto della comunicazione interna all'azienda? Quali sono i rischi di una mancanza di comunicazione?

In realtà, tutte le aziende hanno in qualche forma della comunicazione interna, senza necessariamente rendersene conto. Ad esempio, lo scambio di informazioni essenziali per il buon funzionamento dei progetti o relative all'organizzazione dell'azienda è una forma di comunicazione interna.

La sfida per le aziende è mantenere e ottimizzare la comunicazione interna.

Quali sono gli obiettivi della comunicazione interna?

Le gli scopi chiave della comunicazione interna:

  • sviluppare e valorizzare una cultura aziendale,
  • rafforzare il senso di appartenenza dei dipendenti,
  • valorizzare competenze,
  • fornire informazioni strategiche sullo sviluppo dell'azienda,
  • decompartimentalizzare l'azienda,
  • migliorare la collaborazione all'interno delle squadre e tra di esse.

 

Comunicazione interna al reparto risorse umane

Si può anche andare oltre: un'efficace comunicazione interna è un fattore significativo per trattenere i talenti.

Infatti, un dipendente che non si sente ascoltato o incluso in un'organizzazione non vuole rimanere lì. Una buona comunicazione interna può quindi ridurre indirettamente i costi delle risorse umane riducendo il fatturato.

➡️ Vi diamo ora 6 suggerimenti per migliorare la vostra comunicazione interna.

Suggerimento 1: Identificare i problemi di comunicazione

Come si può manifestare una mancanza di comunicazione interna? Come riconoscerla?

Segni di mancanza di comunicazione

Ci sono diversi indizi che ci può essere una mancanza di comunicazione nella vostra organizzazione:

  • l'indisponibilità delle persone,
  • perdita di informazioni,
  • mancanza di adattamento alle diverse culture della comunicazione,
  • resistenza al cambiamento,
  • un ambiente di lavoro che cambia molto rapidamente o è instabile.

Ad esempio, la forte e rapida crescita di una start-up o PMI e la rapida espansione dei loro team sono un segnale da non trascurare. Non perdetevi il cambiamento nella comunicazione interna per evitare di alterare l'atmosfera generale di lavoro e di creare tensioni.

Quali sono gli obiettivi della comunicazione interna?

  • migliorare la produttività,
  • centralizzare le informazioni,
  • sviluppare una cultura aziendale e condividere i valori,
  • assemblare e saldare le squadre,
  • evitare i conflitti.

Ostacoli alla comunicazione interna

Che cosa in azienda è una barriera alla comunicazione interna? Parecchi fattori:

  • la gerarchizzazione troppo forte e l'ermetismo tra i diversi livelli dell'azienda: l'informazione non passa, ognuno evolve nel suo mondo e non ci capiamo;
  • filtrare le informazioni: l'ascolto è selettivo, conserviamo solo le informazioni che ci interessano in un dato momento, non siamo in grado di trasmettere altre informazioni ricevute ad altre persone;
  • mancanza di armonia terminologica: non tutti usano le stesse parole per riferirsi agli stessi concetti, il messaggio non passa e non ci capiamo.

💡 Il glossario aziendale è una buona soluzione per risolvere l'ultimo problema. Un singolo documento elenca il vocabolario specifico della vostra azienda o delle vostre attività, il vostro "gergo", da utilizzare per lo scambio all'interno dell'azienda.

Suggerimento 2: creare una cultura aziendale basata sulla comunicazione

Si tratta di creare un ambiente di lavoro che favorisca il benessere e la produttività dei vostri team - i due concetti sono strettamente collegati. Fiducia, attenzione e tempo sono tre ingredienti essenziali affinché i dipendenti possano esprimersi.

Alla fine della giornata? Un senso di appartenenza all'azienda e una forma di fedeltà al datore di lavoro.

D'altra parte, se la vostra cultura aziendale si basa sulla conservazione delle informazioni e sulla compartimentazione dei servizi e delle competenze, troverete sicuramente una mancanza di comunicazione interna. Di conseguenza, anche i vostri progetti non progrediscono e i vostri team sono meno coinvolti.

💡 Festeggiate eventi significativi per i vostri dipendenti: compleanno, anniversario dell'arrivo in azienda, matrimonio, nascita, successo di un progetto significativo, arrivo o partenza di un dipendente, ecc.

Suggerimento 3: Definire una strategia di comunicazione interna

Le domande da porsi

Per definire la migliore strategia di comunicazione interna per la vostra organizzazione, ecco alcuni passi da seguire:

  • identificare i diversi obiettivi,
  • adattare il contenuto agli obiettivi che si desidera informare,
  • variare le tipologie di contenuti e mezzi di comunicazione: sito web, newsletter interna, blog, newsletter/display, intranet, social network aziendale, video, eventi, ecc....,
  • orientarsi verso una gestione più flessibile e attenta.

Migliorare la comunicazione interfunzionale

Migliorare la comunicazione spesso significa abbattere le barriere: in altre parole, vogliamo che la comunicazione diventi trasversale, che le informazioni scorrano verticalmente, non solo orizzontalmente. Si tratta di un problema ricorrente nelle PMI.

👉 La direzione è consapevole degli sviluppi operativi e i dipendenti seguono le decisioni a monte.

Suggerimento 4: Concentrarsi sulla trasparenza per coinvolgere i dipendenti

Attenzione! Errore da non fare: fare annunci solo per buone notizie o comunicare solo informazioni fattuali su un progetto o un cliente.

La trasparenza richiede una comunicazione su tutti i cambiamenti in corso o futuri: non sapere cosa sta succedendo è peggiore e può essere una vera fonte di stress per alcuni dipendenti. Cambiamento di direzione, acquisizione, riorganizzazione, nuovi processi... Ogni informazione è da condividere.

Essere chiari su ciò che sta accadendo e sul perché sta accadendo.

 

Creare appuntamenti regolari

Dopo il lavoro, colazione, pausa caffè, pranzo,  evento serale, seminario annuale..... Ci sono molte opportunità di scambio con i colleghi.

La creazione di incontri regolari rafforza i legami dei vostri dipendenti, per non parlare della quantità di informazioni scambiate informalmente!

Effettuare feedback frequenti

I famosi "feedback" cari al mondo degli affari hanno diversi obiettivi:

  • valorizzare il lavoro svolto,
  • incoraggiare i dipendenti,
  • dare loro visibilità sul  lavoro in modo che sappiano dove posizionarsi, se devono aumentare i loro sforzi o se il loro lavoro è apprezzato, ecc.

Per dare un feedback ai vostri dipendenti, non c'è bisogno di creare un incontro molto formale nell'ambito di un incontro in quanto tale, come si farebbe per un colloquio professionale. Questo può essere fatto su base settimanale in base al lavoro svolto durante la settimana, anche informalmente o anche oralmente.

Se state già applicando questo metodo nella vostra organizzazione, è già un primo passo. Congratulazioni!

👉 Ma si può andare oltre e invertire il significato del feedback: il feedback non è più solo da parte dei manager ai dipendenti, ma anche da parte dei dipendenti ai manager, o addirittura al management.

Si adotta così una comunicazione interna trasversale e bidirezionale caratterizzata da:

  • feedback dall'esperienza,
  • ascoltare e tenere conto dei commenti dei dipendenti,
  • l'espressione dei bisogni,
  • l'emergere di nuovi problemi e proposte per risolverli.

La formazione può essere un buon modo per raggiungere questo obiettivo.

strumenti comunicazione

© sviluppomanageriale

Suggerimento 5: Adottare una comunicazione collaborativa

La comunicazione collaborativa può sembrare una battuta : raramente comunichiamo da soli (o quanto meno non lo facciamo sapere 😉).

Più seriamente, questa forma di comunicazione è anche una forma di impegno per i vostri team. I vostri dipendenti partecipano attivamente alla comunicazione interna della vostra azienda; sono portatori di informazioni e non solo destinatari dei messaggi.

Sempre di più, la comunicazione collaborativa è anche un'aspettativa dei dipendenti. Vogliono essere maggiormente coinvolti, e questo di solito richiede strumenti comuni a tutta l'azienda.

L'obiettivo è quello di incoraggiare i dipendenti a comunicare tra loro, all'interno di una squadra e tra squadre. Torniamo all'idea della comunicazione trasversale.

Come ottenere una comunicazione collaborativa efficace in azienda? Per cominciare, è importante dare a tutti i dipendenti l'accesso agli stessi strumenti.

Suggerimento 6: utilizzare uno strumento dedicato

Come comunicare facilmente in azienda, senza perdere tempo a ordinare e-mail o cercare documenti per trovare l'ultima versione? Ci sono molti strumenti digitali disponibili per condividere informazioni e incoraggiare la collaborazione: i social network aziendali (CSR).

Chat, news feed, pianificazione, scambio e gestione di documenti elettronici, versioning di documenti, gruppi di discussione con gestione dei diritti di accesso.... Tutto è progettato in modo che ognuno abbia uno strumento personalizzato per migliorare il proprio lavoro quotidiano, in ufficio o in movimento tramite un'applicazione mobile.

appvizer confronta diversi pacchetti software CSR per aiutarvi a fare la vostra scelta.

Azendoo

  • Società interessate: tutte le società
  • I punti di forza di Azendoo:
    • spazi di lavoro per team e per topic,
    • integrazioni con i vostri strumenti, in particolare per la gestione dei documenti,
    • un migliore controllo dei compiti,
    • un'applicazione mobile.
  • Prezzo: Offerta iniziale, Offerta commerciale (15 €/utente/mese) o Offerta aziendale (29 €/utente/mese).

Jamespot

  • Imprese interessate: micro, PMI e grandi gruppi.
  • I punti di forza di Jamespot:
    • un guadagno in reattivita',
    • un partner nella vostra trasformazione digitale che si adatta alla vostra azienda,
    • collaborazione e agilità concentrate in un unico strumento.
  • Prezzo: piattaforma collaborativa a partire da 9 €/mese/utente

Netframe

netframe comunicazione interna

  • Imprese interessate: PMI
  • Punti salienti di Netframe:
    • strumento personalizzabile e adattabile,
    • discussioni che semplificano gli scambi (simile a WhatsApp),
    • un avvio rapido e un'operazione semplice.
  • Prezzo: a partire da 3 €/mese/utente

Slack

slack software collaborativo

  • Società interessate: tutte le società
  • I punti di forza di Slack:
    • lo strumento di comunicazione unificata più avanzato al mondo,
    • canali di discussione tematica per rivolgersi alle persone giuste,
    • una potente funzione di ricerca,
    • clienti prestigiosi come Deezer, Zapier, IBM, Trivago o la BBC.
  • Prezzo: gratuito per le caratteristiche principali, poi a partire da 6,25 €/mese/utente

Workplace

  • Imprese interessate:Tutte
  • Punti salienti di Facebook Workplace:
    • un'interfaccia familiare a tutti gli utenti privati di Facebook,
    • una gestione intuitiva della piattaforma,
    • uno strumento facilmente accettato dagli utenti.
  • Prezzo: $3/utente/mese

Yammer

  • Società interessate: tutte le società
  • I punti di forza di Yammer:
    • integrazione con Office 365,
    • una comunicazione aperta e dinamica,
    • gestione della conoscenza in uno strumento collaborativo.
  • Prezzo: a partire da 2,30 €/mese/utente

Soluzioni per comunicare meglio sul lavoro

La comunicazione e lo spirito di squadra sono strettamente legati: investire nel primo rafforza il secondo. Dare ai vostri dipendenti uno spazio dedicato alla comunicazione interna promuove il loro impegno quotidiano e, in ultima analisi, la loro produttività.

Temete che i vostri team diano la possibilità di deviare l'uso di una CSR per questioni non professionali? Fidatevi di loro! Questa è anche una sfida per la comunicazione interna: rafforzare la cultura aziendale e condividere valori comuni. E si tratta di un rischio così grande, rispetto al tempo sprecato a cercare informazioni o a superare la mancanza di comunicazione?
Avete altre idee innovative per migliorare la vostra comunicazione interna?

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