Document Management System: definizioni e vantaggi

La gestione elettronica dei documenti, o DMS (dall’inglese Document Management System), è la conseguenza diretta della dematerializzazione dei documenti, che viene adottata nelle nuove pratiche commerciali.

È un dato di fatto, gli scaffali sono finalmente liberati dai pesanti raccoglitori, polverosi, che non permettono di sfruttare correttamente le informazioni in essi contenute.

Ma come organizzare le vostre fatture, i preventivi, i contratti, ecc. ? Ecco una nuova metodologia che consente di memorizzare, archiviare e utilizzare in modo ottimale le risorse documentali della vostra azienda.

Imprenditori, manager, appvizer vi offre tutte le nozioni di base sulla gestione elettronica dei documenti e i suoi vantaggi, soprattutto in modalità SaaS.

Benvenuti nell'era della gestione documentale 2.0, dalla transizione digitale al lavoro collaborativo!

Il DMS fa parte della più ampia famiglia dell’Enterprise Content Management.

Si tratta di un sistema di gestione documentale computerizzato per organizzare e facilitare la creazione e la gestione di informazioni e documenti elettronici all'interno di un'organizzazione.

Il DMS partecipa così ai processi di lavoro collaborativo, alla capitalizzazione e allo scambio di informazioni.

Permette di gestire anche :

• i diritti di accesso in base agli utenti e alle loro funzioni
• i sistemi:
  • di acquisizione (scansione in massa di documenti cartacei)
  • di indicizzazione
  • di archiviazione,
  • di memorizzazione delle informazioni,
  • di distribuzione dei documenti,
• workflow

I volumi di informazioni e documenti all'interno delle organizzazioni diventano rapidamente ingestibili e possono ostacolare la produttività. Per questo motivo è importante centralizzarli e standardizzarli al fine di :

• facilitare il lavoro interno e la comunicazione,
• migliorare l’archiviazione indicizzandoli secondo determinati algoritmi
• gestire in modo impeccabile dei rapporti con la clientela (nessuna perdita di documenti contrattuali o altri contenuti),
• favorire la creazione collaborativa di documenti
• migliorare la contablità e la gestione della fatturazione elettronica

Approfondiamo i vantaggi legati al DMS

La carta si danneggia, si perde, viene dimenticata in fondo a un cassetto. In formato digitale, un documento è protetto. Esistono anche sistemi di backup ultra sicuri che garantiscono la duplicazione su diversi server.

E' possibile attribuire diverse caratteristiche ad un documento, grazie ai metadati, in modo che il motore di ricerca possa trovarlo attraverso diversi percorsi di indicizzazione.

Esempio: una fattura può essere trovata digitando il nome del cliente o il nome del prodotto.

I documenti sono conservati in una biblioteca virtuale e accessibili a tutti grazie ad una struttura ad albero. Una struttura ad albero guida gli utenti attraverso il modo in cui sono organizzate le cartelle, le sottocartelle e i file.

Non c'è bisogno di stampare tutto e conservarlo in scatole di cartone che occupano spazio, la gestione è digitale! Per non parlare del fatto che si risparmia sul lavoro manuale, sull'elettricità e sulla manutenzione delle macchine.

Il tempo viene risparmiato a tutti i livelli: nella ricerca di documenti, nell'archiviazione, nella distribuzione e nell'automazione di alcuni compiti (indicizzazione, ecc.).

I file modificati vengono aggiornati in tempo reale, con tutti che lavorano dagli stessi documenti, simultaneamente, da più postazioni.

Le versioni precedenti sono accessibili attraverso una cronologia, con data e nome del collaboratore che ha apportato modifiche, grazie al timestamp.

Questo si chiama versioning ed evita la duplicazione.

Potrete gestire i diritti di accesso per proteggere le vostre informazioni.

Ci sono anche casseforti digitali integrate per l'indicizzazione, il recupero e l'archiviazione di file sensibili e basati su prove in un ambiente altamente sicuro.

Questo strumento complementare non interviene contemporaneamente nel ciclo di vita di un documento.

Scannerizzate tutti i vostri documenti cartacei esistenti.

È un compito noioso ma molto importante. Una volta fatto, non dovrete più farlo.

NB: Grazie alla tecnologia ADF (acquisizione automatica dei documenti) è possibile estrarre informazioni dalle immagini scansionate, comprese le tecniche OCR (Optical Character Recognition), di riconoscimento dei codici a barre e ICR (Intelligent Character Recognition). Questo può far risparmiare tempo prezioso.

Indicizzazione dei documenti scansionati per facilitare le operazioni dei motori di ricerca:

• per tipo (descrizione formale del documento utilizzando i suoi metadati (autore, titolo, fonte, data, ecc.),
• per concetti o parole chiave (indicazioni sul contenuto del documento).

Alcuni software possono farlo per voi (indicizzare solo il nome del file o anche il contenuto e i metadati).

Archiviateli su un supporto di vostra scelta, assicurando il rispetto dei principi:

• autenticità: le copie sono vere, identiche agli originali,
• sostenibilità: i vostri dati sono utilizzabili a lungo termine,
• riservatezza: i vostri dati sensibili sono protetti.

Il DMS permette di determinare la distribuzione dei documenti all'interno dell'azienda secondo procedure e metodi di lavoro predefiniti (il flusso di lavoro).

Affinché la sua attuazione sia utile e vantaggiosa per tutti, diffondete queste procedure a tutti i vostri dipendenti.

Utilizzate i vostri dati. Parliamo anche di Content Analytics: è l'analisi e lo sfruttamento dei grandi contenuti dei dati aziendali per trasformarli in indicatori, tendenze, situazioni e quindi decisioni.

Un sistema software DMS in modalità SaaS consente di avere uno strumento scalabile, costantemente aggiornato e accessibile a tutti i dipendenti, anche se mobili.

Potete anche condividere l’accesso come terzi, come il vostro commercialista, i vostri fornitori o i vostri clienti, per una maggiore fluidità nei vostri scambi.

Infine, non ci sono problemi di archiviazione, tutto è nel cloud.

Tra i criteri da tenere i conto nella scelta del software fate attenzione a:

• Conformità: soprattutto a norme quali l’ISO 9001 e GDPR
• Mobilità e lavoro collaborativo: accesso da dispositivi mobile e possibilità di lavoro collaborativo anche a distanza
• Compatibilità con gli altri software che utilizzate

Dokmee è una soluzione avanzata per l'EDM, l'archiviazione e l'acquisizione elettronica dei dati per tutte le strutture, in particolare per le PMI.

Dokmee offre tra le altre cose:

• riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)
• gestione delle firme elettroniche
• PDF ad alta compressione
• timbratura dei documenti e delle firme

JDoc è una soluzione ergonomica che offre interessanti funzionalità DMS. Semplifica la gestione de documenti e dei flussi di lavoro.

Tra le caratteristiche di Jdoc:

• Indicizzazione e ricerca documenti
• Integrazione di massa dei documenti
• Archiviazione digitale

LogicalDOC è uno strumento che vi permette di dematerializzare tutta la vostra gestione documentale. Si tratta di un software DMS a cui potrete accedere costantemente.

Con LogicalDOC potrete:

• Indicizzare in multi-lingua
• Drag and Srop
• OCR per lettura documenti

Se non siete ancora entrati nella dinamica della dematerializzazione dei documenti, semplificatevi la vita ed entrate nell'era digitale! Prima o poi dovrete iniziare a convertirvi e una volta provato non vorrete tornare più indietro.