Ufficio Open Space: abbattiamo i muri in ufficio!

L’Open Space è un concetto che ha preso piede da alcuni anni ed è tuttora considerato molto di attualità. Ne sentiamo parlare in relazione all’arredamento di appartamenti, così come in rapporto all’organizzazione di spazi lavorativi e collaborativi.

In particolare, l’Open Space negli ambienti professionali è molto in voga grazie alla praticità per il lavoro collaborativo, ma la sua applicazione è altrettanto controversa. Vediamo insieme in questo articolo le caratteristiche dell’Ufficio Open Space e soffermiamoci ad analizzare le sue potenzialità e i suoi limiti rispetto ad un ufficio tradizionale.

Open Space è una dicitura inglese che letteralmente significa “spazio aperto”. L’Open Space descrive un ambiente unico in cui non sono presenti elementi strutturali divisori, come le pareti, ma che ospita al suo interno funzioni abitative differenti.

Ad esempio, in un ambiente Open Space una cucina può coesistere in un medesimo spazio con una salone.

L’Open Space è una tendenza di design e arredamento che ha riscosso molto successo soprattutto negli ultimi anni e che risulta essere sempre più in voga. I vantaggi di questo tipo di organizzazione dell’ambiente sono legati soprattutto alla differente concezione dello spazio abitativo.

Infatti, tramite l’arredamento Open Space, gli ambienti appaiono molto più ampi rispetto ad un’organizzazione dello spazio tramite apposizione di pareti divisorie. Dal punto di vista dell’illuminazione, la luce naturale può più facilmente raggiungere ogni angolo dell’ambiente, mentre, per quel che riguarda il consumo energetico, il risparmio non è indifferente.

L’Open Space è un modello di organizzazione dello spazio che non è applicato solamente agli ambienti domestici. Infatti, molto in voga risulta la scelta dell'Open Space negli ambienti lavorativi. L’ufficio Open Space è, quindi, una realtà sempre più frequente.

L’introduzione degli uffici aperti è una delle modificazioni introdotte nel contesto della rivoluzione del mondo del lavoro in atto da più di trent’anni. Infatti, il recente passato ha vissuto l’affermazione di nuove professioni, soprattutto implicanti la creatività e la collaborazione.

Particolarmente toccati sono il settore informatico e quello dell’informazione, con professioni legate alla comunicazione, al graphic design, al copywriting, al social marketing, al community management, ecc.

Queste professioni emergenti hanno fin da subito posto l'accento sull’esigenza di lavorare in “Team Working”, che si è da subito configurato come chiave della loro efficacia strategica. Di conseguenza, il luogo di lavoro è andato uniformandosi alla necessità di avere a disposizione ambienti in cui lo scambio di idee fosse facilitato.

Questo nuovo modo di concepire e vivere il lavoro fonda le sue radici negli anni 90 nella Silicon Valley. Centro propulsore di nuovi modelli di business, essa ha influenzato l’immaginario collettivo anche per quel che riguarda l’organizzazione degli spazi lavorativi.

Infatti, con la diffusione di immagini delle sedi dei colossi Facebook e Google, si è imposta la tendenza di lavorare in uffici aperti. Dalla Silicon Valley, dunque, ci arriva l’idea che l’open space possa essere applicato efficacemente ad ambienti lavorativi.

In questo contesto, la logica di risparmio e di sostenibilità economica venne unita all’esigenza di innovazione. Infatti, Facebook e Google hanno presentato un modello lavorativo privo di gerarchie, ovvero assolutamente orizzontale e flessibile, che hanno tradotto in termini spaziali negli uffici open space.

In un tale tipo di spazio lavorativo, l’idea era quella di favorire e stimolare la collaborazione, ma anche di fornire un’idea di lavoro fluido e trasparente.

L’Open Space è da sempre considerato un sinonimo di modernità, dinamismo, di approccio al lavoro alternativo e progressista.

Tuttavia, se la sua applicazione è legata a molti, innegabili vantaggi, il suo utilizzo comporta anche parecchi svantaggi.

Vediamoli insieme.

L’applicazione dell’Open Space negli uffici comporta innumerevoli benefici, soprattutto dal punto di vista del risparmio energetico. Questi sarebbero:

• Un notevole risparmio economico in termini di spese su spazi e materiali;
• Gli spazi utilizzati sono organizzati in modo più flessibile, curato ed ispirato, il che può essere un elemento determinante nell’influenzare positivamente la produttività;
• Comunicazione in tempo reale: incentivo al Team Working e alla collaborazione tra colleghi. Questo determina una diminuzione della possibilità che si creino malintesi o fraintendimenti, così come ritardi e rallentamenti.

Se l’Open Space comporta svariati vantaggi, esso ha anche non poche pecche o lacune. Secondo svariati studi condotti sull’efficacia dell’applicazione dell’Open Space negli uffici, infatti, gli svantaggi per i lavoratori sarebbero diversi e gravosi.

Numerosi sondaggi eseguiti tra i dipendenti hanno mostrato come, in un ufficio Open Space:

• È più facile distrarsi;
• La privacy non è sufficientemente tutelata;
• Si è soggetti ad un sovraccarico sensoriale (inquinamento acustico e distrazioni visive) che genererebbe più stress del dovuto;
• Il grado di infelicità e insoddisfazione negli ambienti lavorativi è maggiore;
• La produttività generale subisce un calo;
• Aumenta il rischio di infezioni: virus e batteri circolano con maggiore facilità in uno spazio condiviso;

Alcuni studi dimostrano come, in un ufficio senza pareti, si comunicherebbe paradossalmente di meno e si tenderebbe, al contrario, di più a scambiarsi comunicazioni tramite posta elettronica.

Secondo uno studio condotto nel 2018 dalla Harvard Business School, negli uffici Open Space si registrano quasi due terzi di congedi per malattia in più rispetto a quelli contati in uffici classici.

Secondo il Journal of Environmental Psychology, il problema maggiore legato ad un ufficio Open Space sarebbe l’aumento dello stress causato dall’ingente inquinamento autistico. Questo avrebbe un forte impatto negativo sia sulla qualità del lavoro che sul benessere dei dipendenti.

Dunque, gestire un ufficio Open Space non è necessariamente un gioco da ragazzi. Per questo motivo, gli uffici aperti devono essere ben pensati e calibrati per non risultare nocivi per la produttività aziendale.

→ Un possibile approccio all’Open Space che potrebbe diminuire gli effetti negativi ad esso legati, è quello di prevedere appositi spazi privati di “decompressione”, ovvero delle sale separate di dimensioni minori.

Questi luoghi, realizzabili sotto forma di cabine o aree insonorizzate, consentirebbero di riguadagnare la privacy o la concentrazione perdute, quando necessario. Questa soluzione, seppur non risolvendo tutti i problemi legati all’applicazione dell’Open Space, può ridurne alcuni.

→ Alternativamente, o in aggiunta, si può creare una leggera separazione tra gli spazi, seppur senza introdurre pareti divisorie. Esistono, infatti, delle soluzioni pratiche e poco invasive che possono contribuire alla salvaguardia minima della privacy dei lavoratori.

→ Invece, allo scopo di limitare l’influenza negativa del rumore, possono essere utilizzati dei pannelli fonoassorbenti.

Naturalmente, oggi, la sfida per i designer è quella di combinare l’intenzione di mantenere uno spazio di lavoro condiviso con la necessità di far fronte a determinate esigenze personali dei dipendenti.

La necessità è oggi quella di ripensare la postazione lavorativa all’interno dell’azienda, mantenendola dinamica, ma sufficientemente tutelata. L’attività dei professionisti del settore dovrà porsi lo scopo di trovare un buon equilibrio tra la superficie a disposizione, gli usi a cui è destinata e le esigenze dei lavoratori. Vedremo cosa ci attende nel futuro!

E tu, hai mai avuto un’esperienza diretta con un ufficio Open Space? Se sì, quali sono state le tue impressioni e qual è la tua posizione a riguardo? Condividi con noi il tuo parere nei commenti!