Come proteggere la produttività nell’era del Videoconferecing

Vi svegliate carichi e motivati a controllare tutte le cose da spuntare dalla vostra to do list, al termine di alcune riunioni. Poi, una per una, domande veloci e riunioni di coordinazione riempiono il vostro calendario, ogni giorni. In un batter d’occhio, fuori è buio - e la lista di cose da fare che avevate al mattino è rimasta intatta, accumulando priorità più urgenti.

Per molti di noi, poiché WFH (Work From Home) è diventato solo "lavoro", questo ciclo frustrante può sembrare impossibile da spezzare.

È facile dare la colpa alla nostra applicazione per videoconferenze, che clicchiamo spesso. Ma con l'allungarsi delle nostre giornate, con i nostri calendari più pieni e senza vederne il fondo, è giunto il momento di mettere in discussione la vera fonte della nostra battaglia per la produttività.

Le nostre agende sono sempre piene di meeting, alcuni con ordini del giorno chiari, altri un po' meno mirati. Ma poiché molte aziende si stanno adattando a lavorare con un team distribuito, è più facile che mai sentirsi sempre qualche passo indietro. Purtroppo, questa paura di essere tagliati fuori professionalmente si materializza spesso sotto forma di tanti e tanti incontri di coordinamento. In videoconferenza. A catena.

Ma prima di programmare l'ennesima chiamata, dovete chiedervi: "Cosa spero davvero di ottenere da questa chiamata? Per molti, la risposta è una delle seguenti:

Avendo perso il ritmo a cui siamo abituati in ufficio, è facile sentire dell'ansia per lo stato di avanzamento di un progetto che di gestisce o per un cliente per cui la vostra paura passa si insinua discretamente.

Nel tentativo di simulare il "drop by your desk per una domanda veloce", le innocue chiamate di coordinazione di 15 minuti per tenersi al corrente stanno diventando comuni.

Non abbiamo più la comodità di un ufficio condiviso per consolidare tutte le decisioni prese, le conoscenze accumulate e i progressi compiuti.

Se non avete un Digital Workplace comune e condiviso con una fonte di informazioni centralizzata, voi e il vostro team sarete spesso alla ricerca di dati. Questo perché i nostri strumenti - siano essi CRM, ERP o altro - rimangono tristemente scollegati l'uno dall'altro - e spesso anche i membri del nostro team.

Per questo motivo stiamo organizzando più videoconferenze per colmare le lacune informative.

Spendendo i primi 10 minuti di una chiamata solo per mettersi sulla stessa lunghezza d’onda, condividendo i dati e riconciliando le lacune informative, le riunioni diventano meno incentrate sull'andare avanti e più su aggiornamenti ripetitivi.

E quando sono a catena, è anche peggio.

Sarebbe un'ingiustizia affrontare l’argomento ignorando il fatto che la maggior parte di noi sente la mancanza dei nostri colleghi. Ci piace chiacchierare, condividere ciò su cui stiamo lavorando, e soprattutto in un momento in cui hai perso la possibilità di avere una chat a metà corridoio con chiunque oltre al tuo coinquilino, molti programmano le chiamate solo per riconnettersi.

Per piani su larga scala e brainstorming, niente può sostituire un buon incontro strategico.

Ma se vi incontrate per condividere dati, collaborare su specifici argomenti di lavoro, o semplicemente per "fare una domanda veloce" - avete un problema di strumenti o di piattaforma, non un problema di videoconferenze.

Quando si passano tonnellate di tempo a fare avanti e indietro da Zoom per i motivi di cui sopra (stare al passo, la stabilità o colmare le lacune), si abusa di uno strumento e si ignora tutto il resto.

Trasmettere informazioni di base nelle chiamate per tutto il giorno prosciuga voi e il vostro team, non lasciando nulla al brainstorming creativo, alla pianificazione dei progetti e ad altre iniziative in cui le chiamate possono aggiungere un valore aggiunto sostanziale.

Man mano che ci abituiamo alle norme dello smartworking, ci rendiamo conto che le cose si stanno ancora facendo, i progetti continuano ad andare avanti, e il cielo non è ancora caduto - si formerà un normale ritmo quotidiano.

Calendari trasparenti. Proteggete il vostro bene più prezioso (il vostro team) dalla fatica delle videochiamate è una priorità elevata, e può essere davvero difficile in questi tempi "sempre in orario". Stabilendo un precedente di aspettative realistiche e di accettazione verso il necessario "fuori orario", date alla vostra squadra la possibilità di presentarsi pienamente carica.

Qui, da monday.com, abbiamo incoraggiato le persone a mettere "tempo per la famiglia" sui loro calendari - e noi rispettiamo questi confini. Fissare queste aspettative in anticipo ci ha aiutato ad evitare problemi di produttività dovuti alle videoconferenze.

Alcune videoconferenze devono esserci - in alcuni casi, non c'è un’alternativa per il tipo di creatività e di energia che un incontro con gli altri può portare. Ma data la nostra nuova realtà WFH, l'abbiamo superata.

Quindi, prima di programmare istintivamente un'altra riunione di Zoom, considerate questi due punti:

SÌ alla chiamata: Sincronizzazione di grandi immagini, riunioni settimanali di progresso, riunioni in cui è necessario fare progressi come gruppo, progetti di squadra che richiedono una collaborazione non coperta da strumenti

NO alla chiamata: Condivisione dei dati, sincronizzazione e aggiornamenti di stato, collaborazione per la modifica di documenti o modifiche di design, "una domanda veloce", riunioni durante gli orari di calendario bloccati.

Permettete ai vostri strumenti di dare una mano

Affidandosi alle videoconferenze per rispondere ad ogni domanda, si spende energia mentale per chiarire e sincronizzare, invece di aggiungere un reale valore collaborativo e creativo. Identificando le funzioni che possono essere risolte con gli strumenti, non con le persone, i processi a livello di organizzazione possono diventare più fluidi e si può smettere di saltare da una chiamata all'altra.

Affidandosi alle videoconferenze per rispondere ad ogni domanda, si spende energia mentale per chiarire e sincronizzare, invece di aggiungere un reale valore collaborativo e creativo. Identificando le funzioni che possono essere risolte con gli strumenti, non con le persone, i processi a livello di organizzazione possono diventare più fluidi e si può smettere di saltare da una chiamata all'altra.

Se state pensando che la vostra organizzazione non dispone attualmente di strumenti in grado di svolgere tali funzioni, potreste avere un problema di strumenti, non un problema di chiamate. Quando si guarda con occhio critico agli strumenti che la vostra organizzazione sta utilizzando, ci sono alcune cose critiche che dovrebbero essere in primo piano:

• Flessibilità. Questo strumento può essere utilizzato per una varietà di flussi di lavoro o processi e per più team?
• Integrazioni. Se è qui che tutti devono sentirsi sicuri nel controllare le informazioni, devono essere in grado di lavorare bene con tutti gli altri strumenti che il vostro team sta usando.
• Trasparenza. Permettere a tutti i membri dell'organizzazione di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno dà loro l'autonomia di fare ciò di cui hanno bisogno, senza richiedere una chiamata di 30 minuti.

Le abitudini e le strutture che si stanno costruendo in questo periodo hanno il potenziale per definire la cultura e i processi aziendali per gli anni a venire. Tracciando confini chiari e affidandosi agli strumenti giusti, è possibile utilizzare questo tempo per creare un flusso di lavoro più ideale all'interno della propria organizzazione.

Quindi, usate Zoom responsabilmente.