La condivisione dei documenti: Google Drive, Dropbox o Onedrive?

Da Giorgia Frezza
Il 04/05/21
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Il vostro modello di condivisione dei documenti è ancora basato sulle chiavette USB o le memorie di stoccaggio esterna. Vi siete sempre detti che non c’è un sistema più sicuro per condividere i documenti?

Ma quante volte avete perso la vostra chiavetta USB o, una volta inserita nel computer, non siete più riusciti ad accedere ai file che conteneva? Se siete alla ricerca di un sistema sicuro per la condivisione dei documenti, continuate a leggere l’articolo.

Appvizer oggi vi mostra perché la condivisione dei documenti è importante e essenziale in un ambiente lavorativo basato sul collaborative working.

Condividere i documenti in modo smart significa anche averli sempre a disposizione in qualsiasi momento senza dover fare preoccuparsi della loro archiviazione.

Pronti a conoscere tutti quello che c’è da sapere sulla condivisione dei dati? Si?

Perfetto. Allora cominciamo.

Condivisione dei documenti: passare per il cloud

Al giorno d’oggi la condivisione di documenti è una pratica ormai indispensabile in ambito lavorativo, professionale e anche scolastico. Per permettere al vostro team di essere performanti, è importante che tutti siano a conoscenza delle stesse informazioni. Per questo motivo, i supporti di memoria esterna sono diventati obsoleti e poco affidabili.

La nuova frontiera di condivisione dei file sono i sistemi basati su una versione cloud. I vantaggi comparativi di questi sistemi sono innegabili:

1.Condivisione immediata e con più persone

Grazie ai sistemi di cloud, infatti, è possibile condividere in qualche secondo più file simultaneamente. Inoltre, più membri dello stesso team, una volta avuto l’accesso al file, possono lavorare contemporaneamente insieme. In questo modo, si ha la possibilità di essere più produttivi, risparmiando moltissimo tempo.

2.Minore dispendio delle risorse

Un altro vantaggio che non deve essere tralasciato è il risparmio a livello di risorse. Attraverso la condivisione dei file su un sistema cloud, non è più necessario stampare i documenti. Si risparmia a livello di carta, di inchiostro e di energia elettrica. Saranno consumi minimi che però hanno un impatto sulle spese di ufficio a fine mese. Inoltre, la scelta di un cloud per la condivisione dei documenti è una scelta a favore dell’ambiente. Infatti, riducendo il livello di risorse anche solo per stampare i documenti, mettete in atto una pratica ecologica sempre ben accetta.

3. Elevato livello di privacy

Se fate parte di un'azienda, è importante garantire la sicurezza dei dati sui quali state lavorando. Anche in questo caso, il cloud si trova in una posizione favorevole rispetto a questo fattore.

I documenti cartacei possono essere perdersi facilmente, così come i sistemi di stoccaggio esterni come chiavette e hard disk esterni. Una falla nelle rete di sicurezza di un’azienda non è assolutamente consigliata.

Con i sistemi che si servono della tecnologia cloud, il livello di sicurezza è uno dei migliori. Infatti, solo gli utenti selezionati possono avere l’accesso ai documenti presenti nel cloud. Quindi il proprietario del documento può selezionare il livello di sicurezza da applicare e le persone con cui desidera condividere il documento.

Solo le persone indicate da colui che ha creato il documento potranno accedere al documento. Inoltre, si possono consentire ulteriori condivisioni e modifiche a determinati collaboratori e lasciare solo la possibilità di visualizzare il file in modalità di lettura. In qualsiasi momento, si riceverà una notifica quando qualcuno ha preso visione o ha modificato uno dei vostri documenti.

Come condividere documenti online?

Gli strumenti di condivisione dei documenti sono l’ideale per poter gestire in modo smart il flusso di lavoro di un’azienda anche utilizzando semplicemente il vostro smartphone o nel caso in cui le persone si trovano distanti fisicamente.

Esistono diversi sistemi di cloud o di condivisione dei documenti online. Sono sempre più sviluppati a livello di features offerte: avete, quindi, l’imbarazzo della scelta. Quasi tutti sono ideati secondo lo stesso funzionamento, sebbene ognuno di questi sistemi presenti le sue caratteristiche peculiari che possono più o meno in linea con le vostre esigenze.

La maggior parte di questi sistemi è gratuita e accessibile a tutti coloro che dispongono di una connessione Internet. L’unico limite riguarda le capacità di archiviazione. Per la vostra azienda è preferibile, quindi, optare per un’opzione a pagamento che possa concedervi un maggiore spazio di archiviazione e delle features in più per offrire ai vostri collaboratori un’esperienza di filesharing ottimale.

Dropbox: i tuoi file accessibili ovunque

Per accedere in ogni momento ai vostri file, anche se non siete in ufficio, Dropbox vi offre la possibilità di avere una sorta di cartella virtuale su internet alla quale puoi sempre accedere. Ovviamente, anche le persone che hanno ricevuto la vostra autorizzazione, possono accedere alla cartella e aggiungere o modificare i file presenti in base al loro livello di autorizzazione.

Su Dropbox potete archiviare qualsiasi tipo di file, da documenti word a file excel e così via.

Dropbox è un sistema che funziona online. Tuttavia, è possibile scaricare la versione desktop per il proprio pc in modo che si possa continuare a lavorare sui file anche senza connessione internet.

Una volta che la connessione Internet è di nuovo attiva, Dropbox si occuperà automaticamente di aggiornare i file modificati, basandosi sulla versione modificata più recentemente. E se il file è condiviso con più persone, le modifiche verranno apportate automaticamente anche sugli altri computer che hanno l’accesso al file.

Google Drive: il lavoro coordinato dei documenti

Google viene incontro alle vostre esigenze di condivisione di documenti con il suo servizio Google Drive. Come nel caso di DropBox, anche con Google Drive disponete di uno spazio di archiviazione online in cui potete condividere i vostri documenti senza problemi.

Tuttavia, il vantaggio ulteriore di Google Drive consiste nella possibilità di poter lavorare insieme sullo stesso documento: più collaboratori dello stesso team possono apportare delle modifiche in simultanea.

Questa opzione è possibile con Google Docs, ovvero la versione online del pacchetto Word di Microsoft Office, in quanto presenta più o meno le stesse funzionalità per la redazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, e questionari on-line.

I documenti, creati in questo modo, possono essere consultati simultaneamente da tutte le persone che hanno ricevuto l’autorizzazione ad accedere al file.

Onedrive: il cloud firmato Windows

Onedrive è il sistema di cloud nativo del sistema Windows. Su i PC che lavorano con il sistema Windows, è già preinstallato di default. OneDrive offre una versione online dei programmi Word, Excel e Powerpoint per poter lavorare e condividere i documenti in tutta semplicità. Onedrive è integrato con Microsoft Office 365 e offre un piano gratuito a cui è possibile aggiungere delle funzionalità ulteriori a pagamento. Nella versione Basic avete a disposizione uno spazio di 5 GB.

Una delle funzionalità interessati di OneDrive è la presenza di una vault personale, in cui potete proteggere tutti i tipi di file attraverso un sistema di verificazione dell’identità. Nella versione base, potete inserire fino a 3 file nella vault.

Con OneDrive, avete la possibilità anche di fare delle scansioni multipagina di documenti cartacei, ricevute, biglietti e trasferirli direttamente dal vostro cellulare su Onedrive. Infatti, questo sistema offre la versione mobile per smartphone.

Dato che è un sistema di default, non dovrete procedere alla sua installazione se utilizzate un sistema Windows. Il backup di tutti i vostri file sul pc sarà effettuato ogni volta che apportate delle modifiche e anche la sincronizzazione su tutti i dispositivi e per gli altri utenti che vi hanno accesso è istantanea e altamente efficiente.

Onedrive mantieni anche i file che avete cancellato per un periodo ulteriore di 30 giorni. Così potrete ripristinarli in qualsiasi momento.

Come Google Drive, anche con Onedrive avete la possibilità di lavorare anche senza connessione internet e collaborare con gli altri utenti in modo simultaneo e istantaneo.

Il servizio di Windows è già disponibile su i sistemi Windows, per i sistemi macOS bisognerà invece installarlo. Ma, una volta installato, la versione per desktop presenta le stesse funzionalità offerte per i sistemi Windows.

La vostra azienda è pronta a fare il passo successivo per migliorare il sistema condivisione dei documenti?

Scriveteci nei commenti se la condivisione dei documenti fa già parte delle vostre pratiche e se avete notato la differenza in termini di produttività.

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