Riunioni in videoconferenza > la rivoluzione dei meeting online

Seppur sia stata introdotta parecchi anni fa, la pratica della conferenza web ha cominciato ad essere utilizzata nell'ambito del digital workplace solo recentemente.

Infatti, le tecnologie di videoconferenza sono diventate abbordabili solamente a partire dagli anni 2000. È da questo momento che la videoconferenza è diventata disponibile a costi ragionevoli, sempre ammesso e concesso che la connessione Internet fosse consona a permettere una buona qualità del servizio.

L’applicazione di questa soluzione tecnologica, nonostante un inizio lento, è oggi molto in voga in ambito professionale. Le riunioni in videoconferenza sono diventate, oggi, all’ordine del giorno. Ma esploriamo un po’ meglio questo concetto.

Con videoconferenza si intende una modalità di incontro mediato da supporti tecnologici di persone che non si trovano nello stesso luogo.

Tramite la videoconferenza, i partecipanti al meeting avranno la possibilità di entrare in contatto, intrattenere una conversazione e vedersi pur non essendo fisicamente vicini.

La videoconferenza è un mezzo che consente di annullare le distanze fisiche presenti tra le persone e fa in modo di permettere loro degli interscambi quasi come se esse fossero presenti nello stesso luogo.

A seguito della diffusione dello Smart Working come pratica lavorativa integrata nelle dinamiche delle aziende, la videoconferenza è diventata particolarmente popolare.

L’applicazione della videoconferenza come strumento di supporto al lavoro e non più come puro mezzo per comunicare con amici e parenti era già in uso da diversi anni. Tuttavia, solo recentemente essa ha visto allargato il suo campo d’azione. Ormai non solo incontri sporadici con dipendenti lontani o con clienti internazionali: la videoconferenza è diventato il mezzo usuale anche per tenere le classiche riunioni aziendali.

Le riunioni aziendali sono momenti pensati per la condivisione di opinioni, la discussione di pratiche lavorative, il confronto su temi di rilevanza aziendale, la deliberazione su questioni di pertinenza del business, ecc. Si tratta di momenti pensati per favorire lo scambio di opinioni tramite l’incontro dei collaboratori di un’impresa in un unico luogo in cui essi possano comunicare apertamente.

Normalmente, siamo abituati a pensare alle riunioni come a delle convocazioni formali dei membri dell’azienda in un ufficio o in una sala, allo scopo di prendere decisioni riguardanti l’andamento delle attività d’impresa. Oggigiorno, tuttavia, sempre più spesso le riunioni vengono tenute da remoto, tramite videoconferenza.

Le riunioni online qualche tempo fa ci sarebbero sembrate una pratica aliena e lontana. Ora, invece, esse sono diventate assolutamente familiari. Non è raro, infatti, che gli uffici abbiano a disposizione sale riunioni attrezzate alla videoconferenza, ovvero munite di monitor, videocamere, microfoni e cuffie, pannelli fonoassorbenti, ecc.

Fino a non molto tempo fa, le pratiche di applicazione della tecnologia per favorire meeting aziendali da remoto erano oggetto di diffidenza. Infatti, essi venivano percepiti come un mezzo di estraniazione dei dipendenti dalla community aziendale, come strumento che favorisse la spersonalizzazione dei rapporti e, quindi, l’alienazione in ambito lavorativo.

Sormontato lo scoglio della diffidenza iniziale, invece, oggi si tende ad apprezzare particolarmente l’utilizzo delle nuove tecnologie in materia di videoconferenza per tenere le riunioni aziendali online. Questa metodologia, infatti, ha messo in luce innegabili vantaggi legati al suo utilizzo, come vedremo meglio in seguito.

Le riunioni in videoconferenza funzionano, basta prestare attenzione ad organizzarle in modo corretto.

Tuttavia, le riunioni online possono anche non riuscire. Ciò che può compromettere maggiormente il successo di una riunione in videoconferenza è sicuramente la qualità della chiamata. Infatti, in caso non si riesca a vedere e/o ascoltare un collega in modo distinto e continuativo, la riunione difficilmente potrà arrivare a raggiungere gli obiettivi prefissati.

Per evitare questo tipo di inconvenienti, è bene mettere in atto alcune buone pratiche. Vediamole insieme.

Per poter eseguire delle riunioni in videoconferenza senza incappare in troppi intoppi è importante innanzitutto munirsi delle giuste tecnologie di supporto.

Infatti, essendo le videoconferenze degli incontri che sono realizzati tramite la mediazione di mezzi tecnologici, è chiaro che essi siano completamente dipendenti dal buon funzionamento di questi ultimi. Dunque, se la tecnologia è carente, oppure la connessione internet è scarsa, la videoconferenza ne risulterà compromessa.

È necessario, dunque, controllare che le apparecchiature funzionino in modo adeguato. Pertanto, qualche consiglio pratico per verificarne l’adeguatezza può essere:

• Svolgere un check-up preventivo del suono e della qualità del video, per evitare spiacevoli sorprese al momento dell’incontro. A questo proposito, molto utile è l’opzione di visualizzazione dell’anteprima della webcam.
• Regolare l’inquadratura della telecamera in modo tale che essa permetta di vedere noi stessi e l’interlocutore in modo ottimale.
• Aggiustare l’illuminazione della fotocamera, così come l’illuminazione dell’ambiente in cui ci si trova.
• Prestare attenzione al background: esso sarà visto da chiunque parteciperà alla videochiamata, dunque è bene regolarsi di conseguenza.
• Spesso è consigliabile munirsi di auricolari, in modo tale da compensare la scarsa capacità di prestazione di molti microfoni inclusi sui laptop. Il check sonoro può essere eseguito tramite una chiamata di prova ad un qualsiasi conoscente in un momento precedente all’incontro.
• Operare un controllo della velocità dell’internet a disposizione: connessioni poco prestanti causeranno inevitabilmente dei problemi durante la videochiamata.

Riunioni in videoconferenza: i vantaggi per l’azienda

Come abbiamo detto, le riunioni in videoconferenza possono comportare dei benefici per l’azienda e tutti i collaboratori.

Quali sono?

         → Riduzione del dispendio di tempo e di denaro

• Riduzione dei costi legati al viaggio;
• Riduzione dei costi per la formazione dei dipendenti;
• Riduzione dei tempi di organizzazione.

  → Maggiore flessibilità

In linea di principio, le riunioni online possono essere tenute in qualsiasi momento nell’arco delle 24 ore, in diverse parti del mondo e ad esse possono partecipare lavoratori da qualunque sede e luogo. Partecipare alla riunione, infatti, è semplicissimo: basta cliccare su un bottone e si è collegati in tempo reale alla riunione virtuale.

Anche per chi lavora da casa, la partecipazione è possibile senza difficoltà, perché l’utente in questione non deve essere tenuto a presentarsi in ufficio: la sua sala conferenze sarà il suo studio o il suo salotto.

Inoltre, le riunioni possono essere seguite tramite il supporto potenzialmente della maggior parte di dispositivi mobili. Infatti, sia il tablet che lo smartphone sono ormai altrettanto adatti a fungere da supporto per la partecipazione a riunioni online.

      → Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

• Grazie alle videoconferenze è possibile compensare le carenze causate dalla distanza. Le videoconferenze consentono il recupero del potenziale dello scambio delle comunicazioni non verbali. Questo permette di aumentare il senso comunitario dei compartecipanti (dipendenti e clienti).
• Le riunioni online offrono la possibilità di organizzare più riunioni dal momento che la partecipazione ad essa provoca un minor dispendio temporale (tempi legati agli spostamenti, a eventuali incontri interpersonali, ecc. sono eliminati). Di conseguenza, il clima aziendale può diventare più comunicativo e questo può consentire di aumentare il grado di partecipazione all’azienda.
• Le riunioni in videoconferenza possono contribuire ad una migliore comunicazione delle informazioni tra i membri del team aziendale.

Per poter mettere in atto un’adeguata riunione in videoconferenza, sono da mettere in atto alcune buone pratiche, quali:

• Spegnere il microfono personale nelle riunioni di gruppo nei momenti in cui non si sta parlando. Infatti, disattivare l’audio per proprio computer può favorire una migliore qualità dell’audio generale ed evitare inquinamento acustico di vario genere.
• Se spetta a te pianificare le riunioni, è bene pianificare un’agenda precisa dotata di promemoria che possano ricordare ai dipendenti l’impegno da rispettare. Infatti, soprattutto se i lavoratori sono attivi in modalità Smart, può accadere più facilmente che una riunione, soprattutto se non prevista a cadenza costante, venga dimenticata.
• In caso si debbano presentare dei contenuti, è bene familiarizzare in maniera preventiva con le app da utilizzare. Esse sono diversi in base alla piattaforma utilizzata per la videoconferenza (Google Meet, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Pexip ecc. sono tutte disponibili in versione libera e offrono tutte un servizio gratuito), come ad esempio come si opera una condivisione dello schermo.
• È meglio pianificare degli interventi concisi e coinvolgenti: ancor più che in presenziale, nelle riunioni online le persone possono annoiarsi e diventare apatiche agli stimoli molto rapidamente.
• Anche se le riunioni in videoconferenza possono tecnicamente essere organizzate con più frequenza rispetto alle riunioni normali senza intaccare troppo la produttività aziendale, è, generalmente, bene non abbondare con le riunioni anche in videoconferenza. Come capita per le riunioni ordinarie, infatti, una frequenza troppo elevata degli incontri può diminuire il grado di pertinenza degli stessi e causare più una perdita di tempo che un investimento utile per l’azienda.