Digital Workplace: quando il posto di lavoro è in Cloud

Da Roberta Salzano
Aggiornato il 1 settembre 2020, pubblicato il giugno 2020
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Cos'è un digital workplace?

Dopo l'intranet, che ha permesso alle aziende di comunicare internamente con i propri dipendenti attraverso un sito web privato, e l'emergere di piattaforme sociali e collaborative, che integrano funzionalità come la chat, la condivisione di documenti e il social network aziendale (CSR), la tendenza è attuale è il digital workplace.

Tanto più che l'organizzazione del lavoro è costante evoluzione, con lo sviluppo del coworking e dell'ufficio flessibile, ad esempio.

Senza ulteriori indugi, scoprite le caratteristiche del digital workplace, le sue differenze con intranet e CSN, nonché alcuni esempi di piattaforme per aiutarvi ad andare oltre nella trasformazione digitale della vostra azienda.

Cos'è un digital workplace?

Digital workplace: definizione

Potremmo tradurre digital workplace in ambiente di lavoro digitale. Quindi, per farla breve, una sorta di trasformazione dell'ufficio tradizionale in digital workspace.

Si può infatti definire un ambiente digitale in cui ogni dipendente può accedere, da qualsiasi mezzo e in qualsiasi luogo, ai propri documenti privati e condivisi, alle basi di conoscenza e agli strumenti digitali dell'azienda - chat, agenda, applicazioni HR e business - per promuovere la collaborazione e la comunicazione, ma anche l'intelligenza collettiva e l'innovazione, anche in un contesto di lavoro a distanza.

Quali sono le differenze con l'intranet e la CSN?

Come abbiamo discusso nell'introduzione, l'intranet è un sito web utilizzato internamente per comunicare con i dipendenti.

Non molto interattivo, sta venendo progressivamente abbandonato perché considerato troppo verticale, con una comunicazione che va dall'alto verso il basso, in un momento in cui la gestione è sempre più partecipativa.

Da qui la sua evoluzione verso il social network aziendale. Ibrido di strumenti di collaborazione e di comunicazione interna, è anche uno strumento di socializzazione che rappresenta una leva per la trasmissione e la condivisione della conoscenza all'interno di un'azienda. Alcuni la chiamano intranet 2.0.

Ma per rispondere a nuovi modi di lavorare che promuovono la gestione agile, l'esperienza collaborativa, l'intelligenza collettiva e la produttività, il luogo di lavoro digitale è una piattaforma collaborativa ancora più globale.

A cosa serve il Digital Workplace?

Il digital workplace è una delle modalità di lavoro innovative e più efficaci, che consente un unico accesso per la gestione della documentazione, della comunicazione e dei progetti, in tempo reale e in mobilità.

I vari strumenti tecnologici, per quanto innovativi, rimangono spesso frammentati e non funzionano bene insieme. Il posto di lavoro digitale li centralizza e li interconnette per promuovere la collaborazione a distanza, integrando diversi blocchi modulari:

  • gestione elettronica dei documenti (DMS) per creare, condividere e archiviare i documenti di lavoro;
  • gestione dei contenuti (ECM), con motore di ricerca e indicizzazione dei documenti,
  • gestione della conoscenza per condividere guide e metodi di lavoro (FAQ, tutorial, processi, ecc.);
  • organizzazione e comunicazione interna, ad esempio con :
  • un social network aziendale per lo scambio tra collaboratori sui progetti in corso, il monitoraggio (competitivo, tecnologico, ecc.), le competenze;
  • il collegamento con le applicazioni aziendali (CRM, ERP, task manager).

Quali sono le funzionalità del digital workplace?

Ovviamente la creazione di un digital workplace varia da caso a caso perchè ci sono troppi fattori in ballo. In ogni caso, Sam Marshall ha identificato delle funzionalità cardine che ne determinano l'esistenza e sono comuni a tutte le aziende.

  • Work engagement e comunicazione
  • Collaborazione del gruppo
  • Condivisione di informazioni e know how
  • Gli strumenti dedicati
  • La possibilità di essere produttivi sempre e ovunque

Quali sono i vantaggi del Digital Workplace?

I vantaggi del posto di lavoro digitale sono molteplici:

  • la mobilità che permette, sia a casa che in viaggio,
  • integrazione con il sistema informativo (IS) per l'interazione con il vostro ERP, strumenti CRM, ecc..,
  • la fluidità dei processi,
  • la scompartimentazione di competenze, progetti e professioni,
  • riduzione dei costi di comunicazione interna (soprattutto se l'azienda è multi-sito o addirittura internazionale),
  • ottimizzazione la collaborazione, il lavoro di squadra,
  • aumento della produttività,
  • miglioraramento della soddisfazione dei dipendenti,
  • attirare e trattenere il talento.

Come creare un Digital Workplace nella vostra azienda?

I passi essenziali

Come in ogni progetto, ci sono passaggi da non perdere per individuare le reali esigenze e le soluzioni più coerenti. Quindi è necessario :

  1. Definire le esigenze di attrezzature, in parallelo con i vostri obiettivi aziendali (finanziari e di qualità);
  2. Fate un’analisi della situazione attuale, dei punti di forza e di debolezza della vostra organizzazione e dei vostri strumenti attuali;
  3. Creare un team trasversale dedicato alla compilazione di questi dati e alla ricerca della piattaforma ideale;
  4. Analizzare i risultati con le metriche di performance (KPI), ma anche la soddisfazione dei dipendenti.

☝️ Per incoraggiare e ottimizzare l'uso di un digital workplace, è essenziale :

  • tenere in conto l’opinione dei vostri dipendenti migliorando il coinvolgimento
  • definire regole per garantire la sicurezza del vostro capitale informativo (gestione dei diritti di accesso, hosting dei dati), ma anche per assicurare il rispetto del diritto alla disconnessione
  • presentare la soluzione scelta, per garantirne l'adozione e rimuovere gli ultimi ostacoli

→ La chiave: la produttività e l'impegno dei vostri dipendenti.

Qualche questione da porsi:

  • Quali sono gli strumenti che i vostri dipendenti utilizzano attualmente, di cui hanno bisogno o che desiderano?
  • I loro usi soddisfano o potrebbero soddisfare i vostri obiettivi?
  • Quali sono i percorsi utente e l'interattività tra gli strumenti?
  • Che cosa manca alla piattaforma collaborativa o agli strumenti digitali esistenti?

In breve, non scegliete strumenti collaborativi senza consultare i vostri team, è incoerente, potenzialmente costoso e controproducente.

Alcuni strumenti

→ Siete responsabili delle comunicazioni interne, team manager, a capo di una piccola impresa o nel reparto IT (reparto sistemi informativi) per aziende più grandi?

→ Siete alla ricerca di una piattaforma collaborativa e virtuale che integri le vostre esigenze aziendali?

Sul mercato c'è molto di più di Microsoft 365, Workplace by Facebook e G Suite di Google.

Provate ad esempio delle suite complete come Workspace One, Zoho Workplace e Igloo.

Fin qui nessuna obiezione, ovviamente però il mondo del business comporta anche le cosiddette “scartoffie” e, a distanza, risulta parecchio complicato da gestire in maniera sicura. È per questo che si consiglia fortemente, alle aziende in procinto di muoversi verso un percorso digital, di dotarsi di uno strumento di firma elettronica. Ad esempio, con Yousign sarete in grado di velocizzare i processi di firma sia tra collaboratori che con i clienti.

Digital workplace : the place to be ?

Non potete più ignorarlo. Per lavorare in modo efficace in qualsiasi situazione, avete bisogno di maggiore flessibilità e collaborazione.

Ciò richiede una comunicazione fluida internamente, ma anche con i vostri fornitori di servizi, fornitori, partner e clienti.

Non sorprende che le soluzioni basate sul cloud soddisfino queste esigenze.

Ma mentre lo spazio di lavoro è virtuale, le relazioni e le aspettative sono umane. E in collaborazione ci sono dei collaboratori.

Scegliere un Digital Workplace vi rende più agili, a patto che ne scegliate uno che rifletta l'immagine dei vostri team, soddisfi le loro esigenze e promuova un'esperienza positiva per i dipendenti: risparmiando tempo e rendendo più facile l'inizio, tra le altre cose.

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