

Come digitalizzare aziende e imprese: la digital trasforming è un processo complesso, ma che apporta innumerevoli benefici. Scopriamo insieme quali sono.
Il media che reinventa l'impresa
Dopo l'intranet, che ha permesso alle aziende di comunicare internamente con i propri dipendenti attraverso un sito web privato, e l'emergere di piattaforme sociali e collaborative, che integrano funzionalità come la chat, la condivisione di documenti e il social network aziendale (CSR), la tendenza è attuale è la digital transformation.
Tanto più che l'organizzazione del lavoro è in costante evoluzione, con lo sviluppo del concetto del coworking e dell'ufficio flessibile, ad esempio.
Senza ulteriori indugi, scoprite le caratteristiche della digital transformation, le sue differenze con intranet e CSN. nonché alcuni esempi di piattaforme per aiutarvi ad andare oltre nella trasformazione digitale della vostra azienda.
Potremmo definire la digital transformation (anche nota come trasformazione digitale) come il cambiamento che negli ultimi anni ha portato le aziende a dematerializzare la gestione dei dati sempre di più fino ad arrivare ad un cosiddetto digital workplace.
Si può infatti definire un ambiente digitale in cui ogni dipendente può accedere, da qualsiasi mezzo e in qualsiasi luogo, ai propri documenti privati e condivisi, alle basi di conoscenza e agli strumenti digitali dell'azienda - chat, agenda, applicazioni HR e business - per promuovere la collaborazione e la comunicazione, ma anche l'intelligenza collettiva e l'innovazione, anche in un contesto di lavoro a distanza.
Come abbiamo discusso nell'introduzione, l'intranet è un sito web utilizzato internamente per comunicare con i dipendenti.
Non molto interattivo, sta venendo progressivamente abbandonato perché considerato troppo verticale, con una comunicazione che va dall'alto verso il basso, in un momento in cui la gestione è sempre più partecipativa.
Da qui la sua evoluzione verso il social network aziendale. Ibrido di strumenti di collaborazione e di comunicazione interna, è anche uno strumento di socializzazione che rappresenta una leva per la trasmissione e la condivisione della conoscenza all'interno di un'azienda. Alcuni la chiamano intranet 2.0.
Ma per rispondere a nuovi modi di lavorare che promuovono la gestione agile, l'esperienza collaborativa, l'intelligenza collettiva e la produttività, il luogo di lavoro digitale o digital Workplace è una piattaforma collaborativa ancora più globale.
Grazie alla trasformazione digitale le modalità di lavoro sono innovative e più efficaci, che consente un unico accesso per la gestione della documentazione, della comunicazione e dei progetti, in tempo reale e in mobilità.
I vari strumenti tecnologici, per quanto innovativi, rimangono spesso frammentati e non funzionano bene insieme. Il posto di lavoro digitale li centralizza e li interconnette per promuovere la collaborazione a distanza e lo smart working, integrando diversi blocchi modulari sfruttando la tecnologia :
I vantaggi della Digital Transformation sono molteplici:
Ovviamente fare un passo avanti nella Digital Transformation non vuol dire solamente dotarsi di qualche software e magia il gioco è fatto. Il primo cambiamento deve avvenire a livello organizzativo concentrandosi sul fattore umano.
Il management deve in primis, sviluppare le competenze tecniche per poter guidare il cambiamento all’interno della propria equipe.
In seguito bisogna prevedere di:
In uno studio di qualche anno fa, INSEAD ha definito 5 elementi chiavi di quello che chiama Digital Journey. Questo modello è a sua volta suddiviso in 3 categorie :
Vediamo quindi i 10 elementi che dovrete prendere in conto prima di avventurarvi in un processo di Digital Transformation.
Come in ogni progetto, ci sono passaggi da non perdere per individuare le reali esigenze e le possibili soluzioni. Quindi è necessario :
☝️Queste informazioni vi saranno utili per incoraggiare e ottimizzare l'uso di un digital workplace, è essenziale :
→ La chiave: la produttività e l'impegno dei vostri dipendenti.
In breve, non scegliete strumenti collaborativi senza consultare i vostri team, è incoerente, potenzialmente costoso e controproducente.
Le piattaforme utilizzate devono essere facili e intuitive come Digitaliso che ha come obiettivo quello di a semplificare e organizzare i Sistemi di Gestione a norme ISO delle aziende attraverso la trasformazione digitale.Inoltre devono essere accessibili in totale sicurezza e da qualsiasi dispositivo e devono adottare sistemi aperti ovvero essere accessibili da tutti i dipendenti in modo sincronizzato ricorrendo ad esempio all’utilizzo del cloud per poter avere uno spazio condiviso. Un altro elemento importante è che un digital workspace deve poter accompagnare gli utenti fornendo loro un'assistenza virtuale e tutorial
Questo tipo di ambiente che permette ai lavoratori di accedere al loro lavoro in qualsiasi momento e in qualsiasi tempo, mantenendo la sicurezza dei dati pur permettendo ai lavoratori di avere un livello di operatività alto come quello ottenuto lavorando in un luogo fisico insieme ai colleghi.Si possono però riscontare alcuni problemi come i problemi di connessione, la non condivisione sul portale intranet dei documenti. Per gestire in modo migliore un lavoro di posto digitale ci vuole una buona strategia di management in quanto se un digital workspace è mal gestito questo porta sicuramente l’azienda a rischi gravi.
→ Siete responsabili delle comunicazioni interne, team manager, a capo di una piccola impresa o nel reparto IT (reparto sistemi informativi) per aziende più grandi?
→ Siete alla ricerca di una piattaforma collaborativa e virtuale che integri le vostre esigenze aziendali?
Sul mercato c'è molto di più di Microsoft 365, Workplace by Facebook e G Suite di Google.
Provate ad esempio delle suite complete come Workspace One, Zoho Workplace e Igloo.
Fin qui nessuna obiezione, ovviamente però il mondo del business comporta anche le cosiddette “scartoffie” e, a distanza, risulta parecchio complicato da gestire in maniera sicura. È per questo che si consiglia fortemente, alle aziende in procinto di muoversi verso un percorso digital, di dotarsi di uno strumento di firma elettronica. Ad esempio, con Yousign sarete in grado di velocizzare i processi di firma sia tra collaboratori che con i clienti.
Non potete più ignorarlo. Per lavorare in modo efficace in qualsiasi situazione, avete bisogno di maggiore flessibilità e collaborazione.
Ciò richiede una comunicazione fluida internamente, ma anche con i vostri fornitori di servizi, fornitori, partner e clienti.
Non sorprende che le soluzioni basate sul cloud soddisfino queste esigenze.
Ma mentre lo spazio di lavoro è virtuale, le relazioni e le aspettative sono umane. E in collaborazione ci sono dei collaboratori.
Scegliere un digital workplace vi rende più agili, a patto che ne scegliate uno che rifletta l'immagine dei vostri team, soddisfi le loro esigenze e promuova un'esperienza positiva per i dipendenti: risparmiando tempo e rendendo più facile l'inizio, tra le altre cose.