Il digitale nelle vostre aziende grazie alla Digital Transformation

Dopo l'intranet, che ha permesso alle aziende di comunicare internamente con i propri dipendenti attraverso un sito web privato, e l'emergere di piattaforme sociali e collaborative, che integrano funzionalità come la chat, la condivisione di documenti e il social network aziendale (CSR), la tendenza è attuale è la digital transformation.

Tanto più che l'organizzazione del lavoro è in costante evoluzione, con lo sviluppo del concetto del coworking e dell'ufficio flessibile, ad esempio.

Senza ulteriori indugi, scoprite le caratteristiche della digital transformation, le sue differenze con intranet e CSN. nonché alcuni esempi di piattaforme per aiutarvi ad andare oltre nella trasformazione digitale della vostra azienda.

Potremmo definire la digital transformation (anche nota come trasformazione digitale) come il cambiamento che negli ultimi anni ha portato le aziende a dematerializzare la gestione dei dati sempre di più fino ad arrivare ad un cosiddetto digital workplace.

Si può infatti definire un ambiente digitale in cui ogni dipendente può accedere, da qualsiasi mezzo e in qualsiasi luogo, ai propri documenti privati e condivisi, alle basi di conoscenza e agli strumenti digitali dell'azienda - chat, agenda, applicazioni HR e business - per promuovere la collaborazione e la comunicazione, ma anche l'intelligenza collettiva e l'innovazione, anche in un contesto di lavoro a distanza.

Come abbiamo discusso nell'introduzione, l'intranet è un sito web utilizzato internamente per comunicare con i dipendenti.

Non molto interattivo, sta venendo progressivamente abbandonato perché considerato troppo verticale, con una comunicazione che va dall'alto verso il basso, in un momento in cui la gestione è sempre più partecipativa.

Da qui la sua evoluzione verso il social network aziendale. Ibrido di strumenti di collaborazione e di comunicazione interna, è anche uno strumento di socializzazione che rappresenta una leva per la trasmissione e la condivisione della conoscenza all'interno di un'azienda. Alcuni la chiamano intranet 2.0.

Ma per rispondere a nuovi modi di lavorare che promuovono la gestione agile, l'esperienza collaborativa, l'intelligenza collettiva e la produttività, il luogo di lavoro digitale o digital Workplace è una piattaforma collaborativa ancora più globale.

Grazie alla trasformazione digitale le modalità di lavoro sono innovative e più efficaci, che consente un unico accesso per la gestione della documentazione, della comunicazione e dei progetti, in tempo reale e in mobilità.

I vari strumenti tecnologici, per quanto innovativi, rimangono spesso frammentati e non funzionano bene insieme. Il posto di lavoro digitale li centralizza e li interconnette per promuovere la collaborazione a distanza e lo smart working, integrando diversi blocchi modulari sfruttando la tecnologia :

• gestione elettronica dei documenti (EDM) per creare, condividere e archiviare i documenti di lavoro;
• gestione dei contenuti (ECM), con motore di ricerca e indicizzazione dei documenti,
• gestione della conoscenza per condividere guide e metodi di lavoro (FAQ, tutorial, processi, ecc.);
• organizzazione e comunicazione interna, ad esempio con :
  • un servizio di messaggistica interna,
  • un forum, chat, strumento di videoconferenza,
  • un calendario condiviso,
  • un annuario aziendale;
• un social network aziendale per lo scambio tra collaboratori sui progetti in corso, il monitoraggio (competitivo, tecnologico, ecc.), le competenze;
• il collegamento con le applicazioni aziendali (CRM, ERP, task manager).

I vantaggi della Digital Transformation sono molteplici:

• la mobilità che permette, sia a casa che in viaggio,
• integrazione con il sistema informativo (IS) per l'interazione con il vostro ERP, strumenti CRM, ecc..,
• la fluidità dei processi,
• la scompartimentazione di competenze, progetti e professioni,
• riduzione dei costi di comunicazione interna (soprattutto se l'azienda è multi-sito o addirittura internazionale),
• ottimizzazione la collaborazione, il lavoro di squadra,
• aumento della produttività,
• miglioramento della soddisfazione dei dipendenti,
• attirare e trattenere il talento.

Ovviamente fare un passo avanti nella Digital Transformation non vuol dire solamente dotarsi di qualche software e magia il gioco è fatto. Il primo cambiamento deve avvenire a livello organizzativo concentrandosi sul fattore umano.

Il management deve in primis, sviluppare le competenze tecniche per poter guidare il cambiamento all’interno della propria equipe.

In seguito bisogna prevedere di:

• cambiare la cultura aziendale
• organizzare delle formazioni ad hoc
• cambiare in maniera graduale i processi
• saper gestire il cambiamento

In uno studio di qualche anno fa, INSEAD ha definito 5 elementi chiavi di quello che chiama Digital Journey. Questo modello è a sua volta suddiviso in 3 categorie :

• Cultura
• Processi
• Persone e Skills

Vediamo quindi i 10 elementi che dovrete prendere in conto prima di avventurarvi in un processo di Digital Transformation.

1. Digital Culture
2. Mindset
3. Meaning Machines
4. Skills
5. Digital Leadership
6. Surfing Disraptions
7. Ideation routine
8. Change
9. Top Commitments
10. Flex structures

Come in ogni progetto, ci sono passaggi da non perdere per individuare le reali esigenze e le possibili soluzioni. Quindi è necessario :

1. Definire le esigenze di attrezzature, in parallelo con i vostri obiettivi aziendali (finanziari e di qualità);
2. Fare un’analisi della situazione attuale, dei punti di forza e di debolezza della vostra organizzazione e dei vostri strumenti attuali;
3. Creare un team trasversale dedicato alla compilazione di questi dati e alla ricerca della piattaforma ideale;
4. Analizzare i risultati con le metriche di performance (KPI), ma anche la soddisfazione dei dipendenti.

☝️Queste informazioni vi saranno utili per incoraggiare e ottimizzare l'uso di un digital workplace, è essenziale :

• tenere in conto l’opinione dei vostri dipendenti migliorando il coinvolgimento
• definire regole per garantire la sicurezza del vostro capitale informativo (gestione dei diritti di accesso, hosting dei dati), ma anche per assicurare il rispetto del diritto alla disconnessione
• presentare la soluzione scelta, per garantirne l'adozione e rimuovere gli ultimi ostacoli

→ La chiave: la produttività e l'impegno dei vostri dipendenti.

• Quali sono gli strumenti che i vostri dipendenti utilizzano attualmente, di cui hanno bisogno o che desiderano?
• I loro usi soddisfano o potrebbero soddisfare i vostri obiettivi?
• Quale potrebbero essere i problemi del mio settore
• Quali sono i percorsi utente e l'interattività tra gli strumenti?
• Che cosa manca alla piattaforma collaborativa o agli strumenti digitali esistenti?

In breve, non scegliete strumenti collaborativi senza consultare i vostri team, è incoerente, potenzialmente costoso e controproducente.

Le piattaforme utilizzate devono essere facili e intuitive come Digitaliso che ha come obiettivo quello di a semplificare e organizzare i Sistemi di Gestione a norme ISO delle aziende attraverso la trasformazione digitale.Inoltre devono essere accessibili in totale sicurezza e da qualsiasi dispositivo e devono adottare sistemi aperti ovvero essere accessibili da tutti i dipendenti in modo sincronizzato ricorrendo ad esempio all’utilizzo del cloud per poter avere uno spazio condiviso. Un altro elemento importante è che un digital workspace deve poter accompagnare gli utenti fornendo loro un'assistenza virtuale e tutorial

Questo tipo di ambiente che permette ai lavoratori di accedere al loro lavoro in qualsiasi momento e in qualsiasi tempo, mantenendo la sicurezza dei dati pur permettendo ai lavoratori di avere un livello di operatività alto come quello ottenuto lavorando in un luogo fisico insieme ai colleghi.Si possono però riscontare alcuni problemi come i problemi di connessione, la non condivisione sul portale intranet dei documenti. Per gestire in modo migliore un lavoro di posto digitale ci vuole una buona strategia di management in quanto se un digital workspace è mal gestito questo porta sicuramente l’azienda a rischi gravi.

→ Siete responsabili delle comunicazioni interne, team manager, a capo di una piccola impresa o nel reparto IT (reparto sistemi informativi) per aziende più grandi?

→ Siete alla ricerca di una piattaforma collaborativa e virtuale che integri le vostre esigenze aziendali?

Sul mercato c'è molto di più di Microsoft 365, Workplace by Facebook e G Suite di Google.

Provate ad esempio delle suite complete come Workspace One, Zoho Workplace e Igloo.

Fin qui nessuna obiezione, ovviamente però il mondo del business comporta anche le cosiddette “scartoffie” e, a distanza, risulta parecchio complicato da gestire in maniera sicura. È per questo che si consiglia fortemente, alle aziende in procinto di muoversi verso un percorso digital, di dotarsi di uno strumento di firma elettronica. Ad esempio, con Yousign sarete in grado di velocizzare i processi di firma sia tra collaboratori che con i clienti.

Non potete più ignorarlo. Per lavorare in modo efficace in qualsiasi situazione, avete bisogno di maggiore flessibilità e collaborazione.

Ciò richiede una comunicazione fluida internamente, ma anche con i vostri fornitori di servizi, fornitori, partner e clienti.

Non sorprende che le soluzioni basate sul cloud soddisfino queste esigenze.

Ma mentre lo spazio di lavoro è virtuale, le relazioni e le aspettative sono umane. E in collaborazione ci sono dei collaboratori.

Scegliere un digital workplace vi rende più agili, a patto che ne scegliate uno che rifletta l'immagine dei vostri team, soddisfi le loro esigenze e promuova un'esperienza positiva per i dipendenti: risparmiando tempo e rendendo più facile l'inizio, tra le altre cose.