La normativa telelavoro, un maestro d'orchestra nel nuovo mondo digitale

Sei un CEO e vuoi iniziare a dare ai tuoi dipendenti il telelavoro parziale o totale?

Il telelavoro è sempre di più utilizzato dalle aziende! Anche se non sempre è obbligatorio, molte aziende ricorrono a questo sistema in quanto pensano che esso abbia benefici sul rendimento dei lavoratori.

Ti stai chiedendo se instaurare questo sistema nella tua azienda?

Leggi questo articolo per saperne di più sul funzionamento, gli adempimenti e i diritti dei dipendenti in materia di telelavoro.

In generale, si ha tendenza a pensare che il telelavoro sia una soluzione che permette di svolgere un'attività da casa o da qualsiasi altro posto esterno all’azienda a condizione di avere i supporti tecnologici (strumenti telematici e informatici) per poter comunicare a distanza fra lavoratori o con i referenti delle aziende esterne. È vero, ma il concetto è più articolato di quanto possa sembrare.

La decisione del telelavoro viene presa in modo volontario dal datore di lavoro e dal dipendente e dev’essere messa per iscritto nel momento di assunzione oppure in un momento successivo. Tuttavia, se questa scelta viene effettuata in fase di assunzione, resterà tale per tutta la durata del contratto. Si tratta dunque di un accordo individuale fra le due parti interessate, ossia l’azienda e il dipendente. Se invece questa decisione viene effettuata in un momento ulteriore, allora potrebbe essere interrotta. In questo caso il dipendente dovrà ritornare a svolgere la sua attività nei locali dell’azienda, smettendo quindi di praticare il telelavoro.

Inoltre, in base all’azienda è possibile scegliere di fare il telelavoro parziale, ovvero effettuare alcuni giorni alla settimana in telelavoro, mantenendo alcuni giorni in azienda per poter permettere il contatto diretto tra i lavoratori. Questa modalità di lavoro viene chiamata anche smart working.

Il contratto di telelavoro è un contratto di lavoro subordinato: il lavoro viene svolto a distanza senza obbligatoriamente essere nella sede di lavoro principale.

Per quanto riguarda i lavoratori dipendenti del settore privato è un accordo di quadro generale che può essere integrato nei contratti collettivi, come contenuto nell’accordo interconfederale del 9 giugno 2004.

Il telelavoro è fattibile da tutti coloro che svolgono un’ attività che non necessita obbligatoriamente la presenza fisica in azienda. Ti sembrerà forse una definizione vaga, di fatto le domande da porti sono:

• Può svolgere la sua attività da casa?
• I materiali sono poco ingombranti?
• Ha bisogno della presenza di un altro lavoratore?

Se la risposta è no, sappi allora che il tuo dipendente può tranquillamente fare il telelavoro.

Si tratta soprattutto di tutte quelle aziende la cui attività principale non necessita l’intervento manuale dei dipendenti, ossia di tutte quelle attività per le quali l’uso di smart devices è ampiamente sufficiente.

Coloro che fanno il telelavoro non applicano tutte le pause ovvero la durata massima del riposo giornaliero e la durata totale del lavoro. Ma ciò non esclude che il contratto possa regolamentare l’orario dell’inizio e della fine dello svolgimento dell’attività lavorativa. Tuttavia, il contratto può regolamentare l’orario dell’inizio e della fine del lavoro.

Di solito nel contratto di telelavoro gli orari sono conformi a quelli degli altri dipendenti che esercitano la loro attività in azienda. E spesso vengono indicate delle fasce orarie in cui il dipendente dev’essere assolutamente disponibile per l’azienda. Inoltre, il contratto collettivo pone l’obbligo al telelavoratore di rientrare periodicamente in sede aziendale.Il contratto non deve essere discriminatorio, gli orari devono essere adeguati con il carico di lavoro e adeguati a quelli dei dipendenti che svolgono la loro attività in azienda. Nonostante la durata del lavoro sia equivalente a quella di un ordinario lavoratore in azienda, per molti, essere in telelavoro è un vantaggio in quanto possono risparmiare il tempo del tragitto per svolgere le loro attività personali.

Secondo la norma, il datore di lavoro deve fornire al lavoratore il materiale necessario per lo svolgimento delle sue mansioni e per avere un’organizzazione lavorativa ottimale, a meno che quest’ultimo non utilizzi i suoi propri strumenti.

Inoltre, il datore di lavoro deve rimborsare i costi dei collegamenti telefonici e la connessione internet al dipendente in quanto elementi utilizzati per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Innanzitutto, il dipendente e l’azienda devono firmare un accordo da trasmettere in via telematica nel portale Cliclavoro, piattaforma sotto l’amministrazione del Ministero del Lavoro.

In tutti i casi, come per un contratto normale, l’azienda e il dipendente devono firmare un accordo riguardante i seguenti punti:

• il numero di pause e la loro durata;
• la tipologia degli strumenti tecnologici che il lavoratore utilizzerà per esercitare la propria attività;
• il diritto alla formazione e all’apprendimento;
• il diritto di sanzionare il dipendente in caso di comportamento scorretto.

L’accordo può essere stipulato a tempo determinato o indeterminato, è importante che la sua durata sia indicata sul contratto e sull’accordo.

Inoltre, la retribuzione di un lavoratore in telelavoro non dev’essere inferiore a quella di un lavoratore che svolge la sua attività lavorativa in azienda. Detto ciò, se sei un lavoratore in telelavoro, sappi che il trattamento economico dev’essere lo stesso in quanto svolgerai le stesse attività che avresti fatto in azienda, con la sola differenza che al posto di compiere i tuoi doveri dalla tua solita postazione lavorativa in azienda, li esegui a distanza.

Per quanto riguarda gli orari di lavoro, svolgerai la tua attività negli stessi orari previsti in ufficio, dovrai essere disponibile durante questi orari per eventuali riunioni o per gestire le urgenze.

Un elemento importante da gestire nel contratto è il diritto alla disconnessione, il dipendente ha diritto di disconnettersi durante le sue ore di pausa. Tuttavia, questi orari devono essere stipulati nel contratto, in modo tale da sapere quando è vietato contattare il dipendente se non per motivi di estrema urgenza, o emergenza che non può essere risolta senza l’intervento del dipendente.

In aggiunta a quanto riferito in precedenza, il dipendente in telelavoro ha come tutti gli altri dipendenti il diritto alla formazione e alla certificazione delle competenze.

L’azienda ha inoltre il compito di tutelare la salute e la sicurezza dei dipendenti: non solo è necessario preoccuparsi della loro salute fisica, ma anche del loro stato psicologico. Bisogna sempre ricordarsi che non è per niente facile per tutti effettuare la propria vita privata e lavorativa nello stesso luogo.

Un altro elemento importante è quello di assicurarsi del buon funzionamento del materiale tecnologico assegnato al dipendente.

Infine, il dipendente ha diritto all’assicurazione INAIL, ovvero contro gli infortuni sul lavoro e ha anche diritto alle malattie professionali.

Come puoi vedere, il lavoratore, anche se opera a distanza è tutelato dalla legge come qualsiasi altro dipendente presente fisicamente nella struttura aziendale: non vi è dunque alcuna differenza di trattamento tra questi due casi.

L’azienda ha il diritto, a seconda di quanto è stato stabilito nell’accordo di telelavoro e dalla normativa di legge, di verificare l’attività svolta dal dipendente al di fuori dei locali aziendali.

L’azienda ha il diritto di utilizzare il materiale tecnologico fornito al dipendente per effettuare controlli e ottenere informazioni sull’attività effettuata. Tuttavia, il dipendente dev’essere informato e la privacy dev’essere obbligatoriamente rispettata. Un elemento importante è che non è possibile secondo la legge installare sul suo computer, software che possano identificare la sua localizzazione.

L'azienda ha inoltre, il diritto di sanzionare il dipendente nel caso in cui il suo comportamento sia inadeguato con il regolamento in vigore all’interno dell’azienda. I metodi possono essere diversi, fra questi troviamo: il rimprovero verbale, la multa, la sospensione o addirittura, nei casi più gravi, il licenziamento. Tuttavia, queste sanzioni possono essere contestate dal dipendente, il quale ha un massimo di 5 giorni per presentare giustificazioni. Dopo questi 5 giorni l’azienda può mettere in atto la sanzione.

Fare telelavoro non significa lavorare meno, ma di certo vi è una maggiore comodità in quanto i lavoratori non devono spostarsi per svolgere la loro attività ma possono farla tranquillamente da casa, riducendo quindi il tempo di tragitto e lo stress dei mezzi di trasporto pubblici. Si tratta dunque di un modo di lavorare più agile. Per quanto riguarda i tempi di lavoro, le prestazioni da svolgere e il carico di lavoro, non vi è alcuna riduzione, tutto rimane uguale.

La tecnologia ha reso il lavoro a distanza molto più semplice. Digitalizzare l’azienda è un elemento essenziale, soprattutto se si tratta di un’impresa in cui vi è la possibilità di fare telelavoro. Se vuoi gestire il tuo lavoro in maniera efficiente, ricorrere all’utilizzo di software all’interno della tua azienda è un elemento primordiale. Tra le tipologie di software maggiormente utilizzate, possiamo trovare quelli per l’invio e la ricezione di e-mail, i software per la gestione di documenti e di scambio di file, i software per le videoconferenze che permettono di effettuare riunioni pur essendo a distanza. Questi sistemi permettono di avere anche una maggiore visibilità dello stato del lavoro per una migliore gestione e coordinazione fra i dipendenti.

Un ulteriore vantaggio offerto da questi software è il fatto di essere in cloud, ciò significa che non bisogna installare il software direttamente sul PC, ma vi è la possibilità di utilizzarlo online, utilizzando qualsiasi dispositivo. Anche i software per la gestione della sicurezza si sono adattati a questo nuovo mondo del lavoro. Un esempio valido sul mercato è Digitaliso che è un software per la gestione di Sistemi Qualità, Sicurezza e Ambiente. Questo software permette di digitalizzare tutti i processi organizzativi e le scadenze, controllandone la corretta gestione a distanza, il tutto in una soluzione creata da esperti di sistemi di gestione che conoscono pienamente le difficoltà sia per i professionisti del settore che per le aziende. Digitaliso ha infatti come obiettivo quello di semplificare e organizzare i processi aziendali attraverso un approccio allineato alle normative ISO.

Il telelavoro è una scelta che andrebbe fatta insieme ai dipendenti, sebbene da un lato potrebbe essere benefica per l’azienda, dall’altro lato ci sono persone che hanno bisogno di contatto umano e il fatto di lavorare da casa è per loro frustrante.
Proprio per questo, il ricorso al telelavoro non dev’essere in alcun modo una scelta importa, ma un accordo fra entrambe le parti interessate, ossia il datore di lavoro che rappresenta la volontà dell’azienda e il dipendente.

Come abbiamo visto, con il telelavoro i dipendenti possono risparmiare il tempo del tragitto e ridurre lo stress dei mezzi di trasporto. Possono ad esempio aumentare le ore di sonno, il che porta a una diminuzione della stanchezza e di conseguenza, un aumento nella produttività. Tuttavia, un grande svantaggio di tale pratica è che non vi è alcuna divisione dello spazio lavorativo con quello personale. Inoltre, qualora il telelavoro fosse possibile i dipendenti e le aziende non dovrebbero dimenticare i loro adempimenti secondo quanto stipulato nell’accordo.

A presto, sempre e solo qui, su Appvizer!