Come organizzare una riunione di lavoro efficace?

La riunione di lavoro (o meeting) scandisce il ritmo della nostra vita professionale.

E per una buona ragione! È essenziale per il corretto svolgimento delle attività aziendali e per la gestione dei progetti.

Quali sono dunque le chiavi per il successo di una riunione d’equipe? Quali buone pratiche possono essere messe in atto per renderlo di nuovo significativo in un contesto di Digital Transformation?

Tra consigli e software intelligenti, scoprite come organizzare e condurre un incontro di lavoro efficace.

È importante pensare agli obiettivi del vostro incontro con largo anticipo. Questo può sembrare ovvio, ma chiedetevi sempre: "Per quale scopo specifico dovrei riunire i miei dipendenti? Senza questa riflessione preliminare, si corre il rischio di far perdere tempo a tutti.

Gli obiettivi dell'incontro possono essere di diverso tipo:

• per stabilire un piano d'azione
• riorganizzare un dipartimento
• riorganizzare i metodi di lavoro
• dare il benvenuto ad un nuovo dipendente
• coordinare i progetti
• negoziare, ecc.

Una volta definito chiaramente il vostro obiettivo, sarete in una posizione migliore per capire la direzione che prenderà il vostro incontro d'affari, che tipo di incontro sarà.

Il contenuto dell'incontro ne determina la tipologia. Alcuni dei più comuni lo sono:

• la riunione di revisione: ricorrente, viene utilizzata per fare il punto sui progetti in corso come team. Incoraggia gli scambi tra i partecipanti;
• l'incontro informativo: meno partecipativo del precedente, si tiene quando il management ha bisogno di comunicare su elementi veramente importanti (nuova organizzazione, cambio di direzione, buyout, ecc.). Prima di organizzarlo, chiedetevi sempre se le informazioni non possono essere trasmesse in altro modo, ad esempio via e-mail;
• la riunione di crisi (War Room): permette di sbloccare una situazione complicata, di risolvere i conflitti, di risolvere i problemi di comunicazione, ecc;
• Brainstorming: un incontro creativo per eccellenza, che porta a nuove idee, proposte, per sviluppare il vostro business.

Armati di tutti questi consigli, ora avete le chiavi in mano per proporre solo incontri di lavoro veramente rilevanti. Ora è il momento di andare al cuore della questione e chiedersi come preparare il vostro incontro.

Poiché un incontro di successo è un incontro ben preparato, prendetevi il tempo necessario per seguire i seguenti passi:

Non c'è niente di più frustrante della sensazione di aver perso tempo con una riunione per la quale non era richiesta la nostra presenza.

Per questo motivo è necessario selezionare attentamente i partecipanti. Ponetevi sempre la domanda: quali collaboratori saranno indispensabili per raggiungere l'obiettivo precedentemente definito?

Si dovrebbe anche fare in modo di raccogliere le conferme di partecipazione di tutti i partecipanti con largo anticipo. Questo vi permetterà di anticipare eventuali assenze e di riorganizzarvi di conseguenza.

Poi arriva il momento della pianificazione.

Trova una data che vada bene per tutti. Ed evitare, per quanto possibile, gli incontri tra le 14 e le 16: a causa della digestione, il cervello è molto meno ricettivo in questa fascia oraria.

Avete problemi a pianificare le vostre riunioni di lavoro in modo efficiente? Considerate i numerosi programmi software che lo rendono più facile. Ad esempio, potete proporre diversi slot in cui ogni partecipante indica se è disponibile o meno. Tutto quello che dovete fare è selezionare la data che funziona per tutti.

Così come avete scelto una fascia oraria adeguata, assicuratevi di scegliere una sala riunioni adatta. Deve offrire una capacità sufficiente per tutti i partecipanti.

Si consiglia inoltre di evitare le stanze senza finestre, poiché la luce artificiale è molto più faticosa per il cervello rispetto alla luce del giorno.

Infine, va notato che è ora possibile, grazie all'evoluzione dei nostri metodi di lavoro, tenere riunioni quando non tutti i partecipanti sono "fisicamente" presenti. Infatti, con un po' di preparazione, si può facilmente considerare l'opzione della videoconferenza. Per farlo, utilizzare uno strumento adeguato.

Skype, ad esempio, è una cosa sicura da anni. Skype per il business porta l'esperienza della videoconferenza un passo avanti con la condivisione dello schermo, la condivisione di documenti e la possibilità di ospitare fino a 250 partecipanti per conferenza.

L'organizzazione di una riunione di lavoro efficace e fluida comporta necessariamente lo sviluppo di un piano. Questo è simile a un foglio di preparazione di una riunione.

Vi suggeriamo di costruirlo così:

• evidenziare il vostro ordine del giorno sul vostro documento, ovvero l'elenco degli argomenti da discutere, discutere, votare, ecc. Dovrebbe portare al raggiungimento degli obiettivi precedentemente definiti;
• dare priorità ai temi da discutere;
• Assegnare un periodo di tempo specifico per ogni fase. In questo modo, si eviterà di traboccare su alcuni punti, e quindi di non avere più tempo per affrontare quanto segue;
• Considerare l'inclusione di un tempo supplementare per le domande alla fine dell'incontro;
• se necessario, includere nel documento i nomi dei partecipanti, nonché il luogo e la data della riunione di lavoro.

In questa fase della preparazione del vostro incontro, e se lo ritenete necessario, invitate alcuni partecipanti a lavorare sui temi da discutere.

Per fare questo, inviate loro il vostro ordine del giorno e indicate gli argomenti che vorreste che conducessero durante l'incontro.

Infine, prendetevi il tempo necessario per arrivare preparati. Sono loro che rendono l'incontro più dinamico ed efficiente.

Se si desidera utilizzare supporti di lavoro di maggiore impatto, rivolgersi a un software di presentazione. Prezi, ad esempio, offre modelli dinamici (creati da designer) che renderanno le vostre presentazioni più accattivanti. Inoltre, permette a diversi membri del team di creare e lavorare insieme, condividere e modificare le loro creazioni allo stesso tempo.

Inoltre, verificate sempre in anticipo la disponibilità e la funzionalità delle apparecchiature che intendete utilizzare (penne, carta per lavagna a fogli mobili, prolunga, ecc.). Chi non ha mai perso tempo prezioso a causa di un videoproiettore che non si accendeva?

Infine, se si sa che l'incontro rischia di protrarsi a lungo, è sempre gradito uno spuntino o una bottiglia d'acqua.

Ecco fatto, vi siete presi il tempo di organizzare questo incontro d'affari. Ora è il momento di interessarsi a come sta andando.

Organizzare e gestire una riunione di lavoro richiede l'attuazione di una serie di buone pratiche. Per garantire un successo completo, seguite i nostri consigli:

Chi ben comincia è a metà dell’opera, quindi:

• iniziare in orario;
• ricordare l'ordine del giorno e gli obiettivi dell'incontro;
• fare una rapida revisione del ruolo di ogni partecipante, ricordandogli le regole e il tempo da dedicare alla riunione;

Se necessario, nominare una segretaria per prendere appunti (per preparare il verbale) o anche per la gestione del tempo.

Tenere a mente che l'utilizzo di alcuni software facilita il lavoro del segretario o, in generale, della persona incaricata di prendere appunti. Qual è l'obiettivo? Per tenerlo meglio collegato all'incontro.

È iniziato il vostro incontro d'affari? In qualità di organizzatore, sta a voi fare in modo che tutto fili liscio seguendo questi pochi consigli:

• assicurarsi che l'incontro vada nella giusta direzione. Per raggiungere questo obiettivo, assicurarsi che l'ordine del giorno sia rispettato e che le discussioni siano adeguatamente indirizzate;
• assicurarsi che ci sia un'equa distribuzione della parola e incoraggiate tutti i partecipanti a parlare;
• aanticipare e disinnescare i conflitti;
• fare buon uso dei documenti di lavoro e degli strumenti di facilitazione;
• sintetizzare e garantire regolarmente che le informazioni e la comprensione degli argomenti siano correttamente comprese da tutti i presenti;

Se tutto questo vi sembra complesso, non preoccupatevi: ci sono strumenti per aiutarvi a gestire al meglio la vostra riunione. Uno di questi è Sherpany, il software all-in-one che offre una serie di funzioni per far sì che la vostra riunione si svolga senza intoppi.

Gestite le vostre informazioni e i vostri documenti, come ad esempio la vostra agenda, con un cruscotto in tempo reale. Un sistema di allarme e di notifica ricorda i documenti da firmare o da inviare durante la riunione. E potete anche modificare i vostri file in tempo reale.

È ora di finire la riunione?

Concluderlo riassumendo le discussioni e ricapitolando le decisioni prese.

Assicuratevi di inviare sempre una relazione ai partecipanti all'incontro in seguito: essa si basa sugli appunti del vostro o della vostra segretaria e riassume i progressi e le conclusioni.

Come abbiamo visto, è del tutto possibile renventare l'incontro di lavoro, non percepirlo più come una perdita di tempo.

Ma per essere sicuri di portare un vero valore aggiunto al vostro incontro, nessun segreto: preparatelo con rigore e metodo!

Pensate anche all'utilizzo di un software specifico: vi aiuterà a rendere il vostro incontro un successo, e renderà l'esercizio molto più collaborativo e dinamico. I vostri colleghi vi ringrazieranno!

E voi, come pensate di organizzare il vostro prossimo incontro d'affari?