Come digitalizzare la propria azienda: definizione, procedura e vantaggi

di Giorgia Frezza, il 11/05/21
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Oggi il processo di trasformazione digitale dell'azienda è senza dubbio una chiave di successo per qualunque impresa.

Tali innovazioni permettono di rimanere competitivi in un mercato dove le persone hanno già abbracciato completamente la realtà digitale nel loro stile di vita e nelle loro abitudini di consumo.

Ecco perché è essenziale per i leader aziendali ripensare sia l'organizzazione interna della loro azienda, ma anche la loro strategia di marketing e di growth development, attraverso un modello di business orientato verso il digitale.

In che cosa consiste il processo di digitalizzazione di un’azienda? E quali mezzi e risorse servono per portare a termine questa transizione verso l’universo del digitale?

Nel nostro articolo troverete un’analisi del fenomeno della transizione digitale e del processo di digitalizzazione aziendale.

La digitalizzazione aziendale: definizione

Non è semplice dare una definizione precisa del processo di digitalizzazione di un'azienda, in quanto è un concetto ampio che approccia la trasformazione della struttura e dell’organizzazione aziendale.

A grandi linee, possiamo definire la digitalizzazione aziendale come quel processo che concorre alla trasformazione verso un assetto digitale di tutti i processi aziendali, dalle interazioni, alle comunicazioni e non solo. Anche le funzioni aziendali e i modelli di business devono essere rivisitati tramite la lente di ingrandimento delle nuove tecnologie e dei big data.

Dall’analogico al digitale

Il processo di digitalizzazione ha come obiettivo l'eliminazione di tutti quei processi aziendali che si reggono su modelli di business tradizionali, chiamati anche analogici. Il risultato finale della digitalizzazione deve essere la creazione di sistemi e processi lavorativi fluidi e una maggiore automatizzazione di attività e procedure a qualsiasi livello dell’organizzazione aziendale, ovvero:

  • settore del marketing
  • settore delle vendite
  • settore del customer care
  • settore della distribuzione
  • settore della produzione

Digitalizzazione ≠ dematerializzazione

La dematerializzazione indica quel processo che porta alla conversione di tutti i documenti cartacei aziendali in documenti digitali, disponibili in differenti formati di file. Per questo motivo, la dematerializzazione è un concetto separato e differente rispetto alla digitalizzazione, che, invece, comporta un cambiamento totale del metodo di lavoro aziendale.

Possiamo dire, tuttavia, che la dematerializzazione non è un concetto estraneo alla digitalizzazione, ma uno dei processi che rientra a far parte delle strategie e procedure verso una digitalizzazione della vostra impresa.

La digitalizzazione e i nuovi spazi di lavoro

Il processo di digitalizzazione comporta uno spostamento dei luoghi fisici di lavoro verso uno spazio digitale: tutti i processi avvengono tramite la rete in un ambiente 100% virtuale in cui l’ufficio fisico non ha ragione di esistere.

Il lavoro aziendale trova dei nuovi ambienti lavorativi: tutte le interazioni sociali tra collaboratori, clienti e dipendenti avvengono tramite le videoconferenze, le videochat e le piattaforme collettive di social networking.

I 4 pilastri della trasformazione digitale

Al giorno d’oggi stiamo vivendo un’ascesa senza precedenti della componente digitale nelle aziende. Infatti, per garantirsi un posto di rilievo nel mercato, è necessario che ogni impresa si impegni ad introdurre delle innovazioni tecnologiche perché possa rimanere competitiva e redditizia.

Se avete deciso di intraprendere il processo di trasformazione digitale, è il momento di fare la conoscenza di SMAC. Tramite il social, il mobile, l’analytics e il cloud, sarà possibile abbracciare l’inevitabile trasformazione digitale in atto senza troppe difficoltà.

SMAC: Social, Mobile, Analytics, Cloud. Cosa significa?

SMAC è un acronimo formato da 4 lettere che si riferiscono ad altrettanti termini. Questi definiscono le 4 componenti tecnologiche che traducono le principali inclinazioni del mercato in termini di trasformazione digitale delle aziende. I termini cui le lettere di SMACS fanno riferimento sono:

  • Social,
  • Mobile,
  • Analytics,
  • Cloud.

Nel concreto, questi termini corrispondono ai 4 investimenti IT che devono essere fatti per garantire che un’azienda rimanga competitiva sul mercato. Pertanto, sono anche indicatori della maturità o dell’inadeguatezza tecnologica di un business.

Tramite l’inserimento di questi parametri, l’intera impresa e il suo funzionamento potranno essere adattati alle tendenze (sostenibili) del mercato. Dal vantaggio apportato potranno beneficiare sia i clienti, che gli utenti, ma anche gli stessi dipendenti!

Le tecnologie del processo di digitalizzazione

La trasformazione digitale di un’azienda non può avvenire senza l’impiego di strumenti e piattaforme collaborative hi-tech. Ma digitalizzare un’azienda non vuol dire adottare tutte le ultime scoperte tecnologiche che il mercato offre. Bisogna saper scegliere con cura e attenzione:

  • le tecnologie di cui l’azienda ha bisogno
  • il livello delle competenze digitali dei dipendenti dell’azienda
  • il budget aziendale messo a disposizione per gli investimenti tecnologici

Per un processo di digitalizzazione di successo, tutti i software basati su cloud sono un’ottima soluzione per ogni tipo di impresa, sia per una comunicazione rapida sia per lavorare da remoto. La G-suite di google o Onedrive sono un ottimo strumento di condivisione e archiviazione dei file grazie alla possibilità di utilizzare le grandi capacità di stoccaggio del cloud.

Sono fondamentali software per la comunicazione digitale come Skype, Google Chat, Zoom o Teams. Sono delle piattaforme comunicative semplici e di facile utilizzo che incoraggiano una maggiore collaborazione e scambio reciproco.

Per facilitare l’automatizzazione e semplificare le dinamiche aziendali, i sistemi gestionali o ERP sono di estrema importanza.

Grazie a questi software, la vostra azienda potrà facilmente gestire, contabilizzare e tenere sotto controllo tutte le attività più importanti di un'impresa, dalla logistica alla contabilità.

Ai sistemi sopra indicati, vengono aggiunte tutte le piattaforme CRM e CMS connesse alla gestione della customer care e della produzione di digital content.

Come abbiamo ripetuto più volte, il numero di nuove tecnologie introdotte non è l’elemento di riuscita del processo di digitalizzazione, ma il modo in cui vengono gestite e collegate in modalità 100% digitale.

Quali sono i vantaggi del processo di digitalizzazione?

Decidere di digitalizzare la propria impresa non è semplice, ma i vantaggi che ne derivano sono innumerevoli. I processi aziendali diventano più rapidi e performanti, i tempi di produzione si riducono esponenzialmente e i lavoratori si sentono più partecipi al processo di produzione di valore aggiunto attraverso processi di aggiornamento continuo.

Andiamo a vedere nel dettaglio i vantaggi.

Zero spazio alle inefficienze

I modelli di business che sono orientati alla digitalizzazione hanno l’obiettivo di creare un sistema gestionale più flessibile e efficiente grazie a un workflow che in parte viene automatizzato.

Dei clienti sempre più soddisfatti

La digitalizzazione e l’automatizzazione dei processi aziendali contribuiscono a migliorare i livelli di efficienza del servizio offerto ai propri clienti, registrando un aumento della soddisfazione e dei feedback positivi. La digitalizzazione, infatti, permette di gestire simultaneamente le innumerevoli richieste che provengono dai clienti: i diversi touchpoint comunicativi migliore la customer experience e l'interazione con la vostra azienda.

L’innovazione in costante aggiornamento

Un’azienda che ha deciso di intraprendere un processo di digitalizzazione ha deciso di abbracciare allo stesso tempo lo sviluppo di nuove tecnologie e professioni. L’assetto digitale consente alla vostra azienda di adattarsi più facilmente al cambiamenti e alle nuove innovazioni, restando competitiva sul mercato della concorrenza.

Diminuzione del livello di rischi

Un’azienda che opera in un ambiente digitale presenta una diminuzione di rischi e errori. E nel momento in cui degli errori si presentano, i processi instaurati dalla digitalizzazione permettono la rapida individuazione delle cause e delle soluzioni ai problemi riscontrati.

Una comunicazione più efficace

Il cambiamento apportato dal processo di digitalizzazione coinvolge la comunicazione tra collaboratori, fornitori e clienti potenziali. Questi ultimi, da soggetti passivi, diventano attori attivi di questo processo comunicativo, collaborando a quattro mani con le tecnologie implementate dalla digitalizzazione.

La creazione di nuove opportunità

Se la vostra azienda è digitalizzata, i vostri processi aziendali saranno più efficienti e competitivi. Si avrà più tempo da dedicare a nuovi progetti e cogliere nuove opportunità per aumentare il profitto dell’azienda. Le azioni di decision making vengono semplificate e possono essere basate su un sistema che raccoglie dati e informazioni in maniera digitale.

Quali sono i costi della digitalizzazione aziendale?

A fronte degli innumerevoli vantaggi che la digitalizzazione apporta, bisogna tenere in conto che ci sono dei costi da sostenere per portare a termine questo processo di transizione verso un’azienda digitale.

Prima di procedere all’analisi dei costi della digitalizzazione, bisogna ricordare che il processo di digitalizzazione per un'azienda non vuole mettersi al passo con le nuove tecnologie, ma scegliere delle tecnologie che siano in linea con le esigenze dell’impresa. Per questo motivo, la digitalizzazione deve essere considerata un nuovo orizzonte di profitto e guadagno per rendere la propria impresa innovativa e competitiva su un mercato in continua evoluzione e sempre più globale.

Quali sono, quindi, i costi di questo upgrade verso il digitale?

Dotarsi delle giuste tecnologie

Il processo di digitalizzazione non può essere completo senza l’acquisizione di nuove tecnologie e ingenti investimenti in sistemi informatici come software di gestione o ERP, sistemi IoT, stampanti 3D, piattaforme in modalità cloud e connessioni fibra ultraveloci.

Tutti gli elementi citati sono la principale fonte di spese per attuare il processo di digitalizzazione aziendale.

Avere un personale competente

Una volta che l’azienda dispone delle giuste tecnologie, bisogna avere anche dei collaboratori in grado di usare correttamente gli strumenti alla base di una gestione digitalizzata. Lo step successivo, quindi, è cercare delle persone che abbiano le skills richieste per un ambiente 100% digitale e che siano in grado di sfruttare al massimo il potenziale.

Se i costi di assunzione di personale sono troppo onerosi, l’alternativa è offrire dei corsi di formazione al personale esistente in modo che possa conoscere le nuove metodologie di digitalizzazione.

In entrambi gli scenari possibili, a parte il costo economico, sussiste anche un costo di tipo culturale. Il processo di digitalizzazione comporta, infatti un costo strategico e gestionale, ovvero un cambiamento di rotta rispetto ai modelli di business tradizionali che conduce a un ambiente digitale e innovativo. La mentalità aziendale viene cambiata completamente, così come l’organigramma aziendale.

Questo cambiamento deve partire dai vertici direzionali affinché arriva a interessare tutta l’azienda. Non serve a niente assumere del personale altamente qualificato se i dirigenti dell’azienda non sono in grado di indicare la direzione verso questo cambiamento digitale.

E voi, vi sentite pronti ad affrontare questa sfida?